Manual de procedimientos para el control de activos fijos de la red celular para la empresa Telefónica Movistar Ecuado

UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica del Ecuador

ÁREA ADMIBNISTRATIVA

TÍTULO

DE MAGÍSTER EN GESTIÓN EMPRESARIAL

Manual de procedimientos para el control de activos fijos de la red

celular para la empresa Telefónica Movistar Ecuador

TRABAJO DE TITULACIÓN

AUTOR: Cruz Hidalgo, Javier Ernesto

DIRECTOR: Yépez Crow, Hugo Santiago, Mgs

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Magister.

Hugo Santiago Yépez Crow

.

DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

De mi consideración:

Que el presente trabajo, denominado: _“Manual de Procedimientos para el control de Activos Fijos " realizado por el profesional en formación: Cruz Hidalgo Javier Ernesto; cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la Graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como de contenido, por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.

Loja, Febrero de 2016

f)

DECLARACIÓN DE AUTORIA Y CESIÓN DE DERECHOS

Yo, Cruz Hidalgo Javier Ernesto declaro ser autor del presente trabajo de fin de maestría: Manual de procedimientos para el control de activos fijos de la red celular para la empresa Telefónica Movistar Ecuador de la titulación: Magister en Gestión Empresarial, siendo el Mgs. Hugo Santiago Yépez Crow director del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, concepto, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 88 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice:

“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado o trabajos de titulación que se realicen con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de _{la Universidad”}

f:

Autor:

Cédula 1712380243

DEDICATORIA

A Dios por ser el guía que me dio la fuerza y la fe para alcanzar un nuevo sueño;

De manera muy especial a mis hijos Anthony y Nayeli que son la fuerza motivadora de mi vida;

A mi esposa Mercedes por su apoyo, paciencia y comprensión en todas las etapas de mi proyecto;

A mis padres por su ejemplo de perseverancia y constancia.

AGRADECIMIENTO

En primer lugar quiero agradecer al Director de mi tesis el Mgs. Hugo Yépez Crow por su importante apoyo en el desarrollo de mi proyecto.

A la Universidad Técnica Particular de Loja que me brindó la oportunidad de desarrollarme académicamente y permitirme cumplir un objetivo más en mi vida.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CARÁTULA……… i

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA.………..…...… ii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS………...………. iii

DEDICATORÍA……… iv

AGRADECIMIENTO………... v

ÍNDICE DE CONTENIDOS………...…... vi

RESUMEN………...………... 1

ABSTACT……….……….. 2

INTRODUCCIÓN……….……… 3

CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES……….…………..…..……..…….. 4

1.1 Las telecomunicaciones……… 5

1.2 Antecedentes……… 9

1.3 Alcance……… 11

1.4 Metodología……… 22

1.5 Objetivo general……… 23

1.6 Objetivos específicos……… 23

CAPÍTULO II SITUACIÓN ACTUAL……… 24

2.1 Análisis interno……… 25

2.2 Antecedentes de la empresa……… 28

CAPÍTULO III MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE ACTIVOS FIJOS… 31 3.1 Procedimiento actual_……… 32

3.2 Área de control de activos fijos……… 33

3.3 Procedimientos_……… 34

3.3.1 Adquisición de Activos Fijos……….. 34

_{3.3.1.1 Objetivo………} 34

_{3.3.1.2 Políticas………} 34

_{3.3.1.3 Descripción……….} 34

_{3.3.1.4 Diagrama de flujo………} 38

_{3.3.2 Almacenaje y control en Bodegas de activos fijos………} 39

_{3.3.2.1 Objetivo………} 39

_{3.3.2.2 Políticas………} 39

_{3.3.2.3 Descripción……….} 42

_{3.3.2.4 Diagrama de flujo………} 46

_{3.3.3 Capitalización de activos fijos……….} 47

3.3.3.1 Objetivo……… 47

3.3.3.2 Políticas_……… 47

3.3.3.3 Descripción……….. 47

3.3.3.4 Diagrama de flujo……… 49

3.3.4 Transferencias de activos fijos………. 50

3.3.4.1 Objetivo……… 50

3.3.4.2 Políticas………. 50

3.3.4.3 Descripción……….. 50

3.3.4.4 Diagrama de flujo………. 51

3.3.5 Baja de activos fijos……… 53

3.3.5.1 Objetivo………. 53

3.3.5.2 Políticas………. 53

3.3.5.3 Descripción……… 53

3.3.5.4 Diagrama de flujo………. 55

3.3.6.1 Objetivo……… 57

3.3.6.2 Políticas……… 57

3.3.6.3 Descripción………. 57

3.3.6.4 Diagrama de Flujo……….. 59

CAPÍTULO IV ANÁLISIS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE ACTIVOS FIJOS……….. 60

4.1 Indicadores………. 61

4.2 Tiempo de gestión………. 62

4.3 Calidad de información………. 64

CONCLUSIONES………. 66

RECOMENDACIONES……… 67

BIBLIOGRAFÍA………. 69

ANEXOS………. 70

Definición de términos……….. 70

Modelo de acta entrega recepción………. 72

Detalle recepción de bienes y servicios……… 73

Formulario de altas activos fijos………. 74

Formulario de bajas activos fijos………... 75

Formulario de transferencias activos fijos………. 76

1

El rubro más importante y significativo en la cual la empresa realiza su inversión es en la adquisición de activos fijos, los mismos que sin ellos el funcionamiento de esta sería definitivamente imposible, la dinámica del negocio, leyes y procedimientos han creado la necesidad de poder administrar de manera confiable y eficiente uno de los rubros más importantes del balance de situación financiera: El activo fijo. La aplicación del control de los bienes diseñada forma parte del sistema integrado de la empresa y va a interactuar con los diferentes módulos especialmente con el de adquisiciones e inventario del sistema de gestión de control de activos fijos. Este permitirá a la empresa automatizar la gestión y el control de las actividades relacionadas al manejo de activos fijos, lo cual considerará un acceso rápido y sencillo a los datos, además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado de los bienes de TELEFÓNICA.

2

The most important and significant item in which the company conducts its investment in the acquisition of fixed assets, the same as without them the operation of this would definitely be impossible, business dynamics, laws and procedures have created the need to manage reliable and efficient one of the most important items of the balance of financial position manner: The fixed assets. The control application designed property is part of the integrated system of the company and will interact with the different modules especially with the procurement and inventory management system fixed assets control. This will enable the company to automate the management and control of activities related to the management of fixed assets, which considered quick and easy access to data also accessed data will always be updated, which is a very important factor for to keep a centralized goods TELEFÓNICA.

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INTRODUCCIÓN

La finalidad del presente trabajo es desarrollar un documento en el que se registre y transmita la información referente al movimiento y función de los activos fijos tangibles e intangibles en las unidades de control de Telefónica, y que además facilite la realización por medio del capital humano el cumplimiento de los objetivos y el desarrollo de sus funciones asignadas, como son la intervención, el soporte y el control en el giro del negocio.

El presente documento será referido como un manual de procedimientos, que permitirá establecer los mecanismos y políticas necesarios de registro y control del activo fijo, a través de la identificación de las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades inherentes al manejo de los bienes. Así mismo, dará a conocer la información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos que se lleven a cabo, desde el requerimiento del activo, su adquisición, almacenamiento, distribución, registro, instalación y asignación del activo fijo.

La correcta aplicación de este manual permitirá el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y/u omisiones; y, servirá como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades de control.

4

5

El concepto de movilidad está cada día más extendido en las comunicaciones. Esto supone una gran ventaja porque permite disponer del servicio en cualquier momento, en cualquier lugar y de forma mucho más personal. De hecho la expansión del uso de los teléfonos móviles es uno de los procesos que más está cambiando los hábitos de las personas.

En Ecuador, el Servicio Móvil Avanzado (SMA) presenta una penetración de 113,3% a julio 2014, lo cual se entiende como el porcentaje de subscriptores de telefonía móvil, M2M (Machine to Machine), Dongles, líneas TTUP (telefonía pública) y Tablets con relación a la población total. En términos generales, los servicios de correos y comunicaciones constituyen 3,5% del Producto Interno Bruto mismo que ha experimentado un crecimiento desde el 2007 de 1.1%. [1]

La cobertura territorial se encuentra actualmente en un 73% (a nivel parroquia) y el 97% de la población tiene cobertura de por lo menos una tecnología móvil. La difusión del servicio móvil avanzado ha ingresado en nuestro país en una fase de madurez, la misma que presenta un crecimiento más lento con relación a las fases de inicio y desarrollo; asimismo, experimenta grandes avances en la determinación de un mercado con múltiples servicios, segmentos y aplicaciones, caracterizado por el intercambio generacional de tecnologías que permiten cada vez más acceder a información con velocidades mucho más rápidas. [2]

Al ser un sector muy dinámico, también permite intervenir en el desarrollo de sectores sociales, debido al acceso a la información y la disminución de brechas y asimetrías de información, las mismas que permitirán estimular de mejor forma la toma de decisiones de los ciudadanos

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Fuente: Boletín estadístico del sector de Telecomunicaciones Dic/14, Dirección de planificación del Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información

Existen varias tecnologías que se han desarrollado para suministrar servicios de telefonía móvil. Son las siguientes:

• El sistema analógico TACS (1G) que fue el que se utilizó para el desarrollo de los primeros servicios móviles (conocidos por su marca comercial MoviLine). Esta tecnología está en franca decadencia por obsoleta. [3]

• GSM (2G) (Global System for Mobile Communications - Sistema Global de Comunicaciones

Móviles), con más de 1000 millones de usuarios en todo el mundo. Es un sistema de comunicaciones móviles digital, El GSM es un estándar mundial de comunicaciones móviles operando en más de 200 países en todo el mundo y con más de 300 redes en servicio. [4]

• UMTS (3G) Este sistema es el que los operadores de telefonía móvil están desplegando en la actualidad. Existen 4 licencias para la explotación de redes en esta tecnología en explotadas por Telefónica. Esta tecnología también hace uso de técnicas CDMA, y se caracteriza por una mayor capacidad para la transmisión de datos que la tecnología GSM.

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por ello que en ocasiones se la denomina ‘Internet Móvil’. Otra denominación con la que se la conoce es ‘3G’ (3ª Generación de telefonía móvil), en contraposición con GSM (o 2G, la 2ª Generación) y los sistemas analógicos anteriores como Moviline (o 1G, la 1ª Generación). [5]

• LTE (4G) velocidad futurística o de cuarta generación de telefonía móvil, estará basada

totalmente en tecnología IP, alcanzando la convergencia entre las redes por cables e inalámbricas así como en computadoras, dispositivos electrónicos y tecnología de la información para proveer velocidad de acceso de 100 Mbps en movimiento y 5 Gbps en reposo manteniendo una calidad de servicio de punta, alta seguridad para permitir ofrecer servicios de cualquier tipo, en cualquier momento y en cualquier lugar.[6]

Tabla 1. Cuadro comparativo del avance de las tecnologías móviles

Fuente: 2G-5G Networks: Evolution of Technologies, Standard, and Deployment", S. Akhtar, College of Information Technology, UAE University 2008

Concepto de telefonía celular

Tal y como se ha mencionado anteriormente, se utiliza tres tecnologías diferentes para ofrecer el servicio de telefonía móvil: GSM (también conocido como GSM900), DCS (conocido también como GSM1800) y UMTS. Las operadoras se centran en la de GSM900, utilizando la de GSM1800 como refuerzo de la anterior cuando esta se

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encuentra saturada. La tecnología UMTS o de 3ª generación se usa cada vez más para el establecimiento de comunicaciones de datos y nuevos servicios avanzados, cada vez a velocidades mayores gracias a los nuevos estándares que aparecen cada día como HSPA o HSPA+ que permiten velocidades de hasta 21 Mbps en la interfaz radio. Las tres tecnologías tienen varias características en común, pero la más importante de ellas es que se tratan de sistemas de telefonía celular.

En la actualidad se encuentra ya concesionado el servicio de la tecnología LTE también llamada de cuarta generación 4G tanto para la operadora pública CNT y las dos operadoras privadas Claro y Movistar

El espectro radioeléctrico se define como el medio en el que se propagan las ondas electromagnéticas que son empleadas en los sistemas de telecomunicaciones para transmitir y recibir información (datos, voz, video). Es un recurso natural, de carácter limitado, que constituye un bien de propiedad del Estado ecuatoriano.

Actualmente, en nuestro país la demanda de espectro para la consolidación de servicios como: sistemas de comunicaciones móviles, redes de televisión digital terrestre o diversos sistemas de acceso inalámbrico de banda ancha, es elevada. Para Telefónica Movistar la necesidad de espectro radioeléctrico en 1900 y 700 MHZ (AWS) es imperativa, puesto que, al igual que en una carretera, cuando se encuentra muy saturada se requiere construir más carriles para que fluya el tránsito de manera adecuada, de la misma manera sucede en las telecomunicaciones: se requiere ampliar los canales para que la información se transporte eficientemente.

El espectro radioeléctrico es un bien intangible y es considerado por la Constitución de la República del Ecuador de acuerdo al Art. 313 como sector estratégico, por tanto, el Estado se reserva el derecho de su regulación, administración, control y gestión.

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La gestión y control de los activos fijos es un tema de importante interés para la mayoría de empresas medianas y grandes a nivel nacional, para nuestro análisis el sector de las telecomunicaciones es relevante, por cuanto implica importantes inversiones a corto, mediano y largo plazo que comprometen las finanzas de la empresa y de la corporación en general, por ende se requieren capitales propios, sin embargo, ante la inexistencia de los activos fijos no se podría efectuar las operaciones cotidianas de la empresa en relación a tráfico de Red y Sistemas, por lo tanto, es indispensable lograr el máximo aprovechamiento de los bienes de tal modo que se justifiquen dichas erogaciones.

Con la investigación se definen las medidas necesarias para la gestión y control de los activos fijos de la empresa TELEFÓNICA, estableciendo orientaciones generales en la administración y control de estos, con el fin de servir de guía en la toma de decisiones, satisfacer necesidades específicas de clientes internos y externos, mejorar la calidad, oportunidad y confiabilidad de la información y efectuar análisis de la rentabilidad de los activos productivos.

Es de notar que el estudio surge como una extensión de las observaciones de la realidad, detectándose una necesidad sentida de la empresa por iniciar un proceso que permita, precisamente, una adecuada implementación en el control de inventarios físicos en las estaciones bases y en las bodegas propias y de proveedores, así como un sistema integrado a las necesidades de la empresa.

Como investigación aplicada se busca ser más proactivo en la organización y sentar las bases para aportar al desarrollo de la empresa, que a través de sus procesos, fortalezca e incorpore todos sus elementos en el sistema de control de inventarios de activos físicos.

Los parámetros requeridos para este estudio son el resultado de una aplicación metodológica en la cual se contemplaron los aspectos más relevantes del manejo de los activos en TELEFÓNICA, teniendo en cuenta la normatividad aplicada al sector de servicios en telecomunicaciones.

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funciones de finanzas, manufactura, compras, ventas, recursos humanos, contabilidad y logística, se maneja de forma independiente, de tal forma que las áreas involucradas tienen su propia manera de controlar sus procesos sin que estos sean los adecuados y sin una secuencia cronológica que permita dar seguimiento a la adquisición de los activos fijos de la red desde su adquisición, vida útil y su baja definitiva.

Por su parte el área técnica realiza la planificación de instalación de nuevas EEBB (Estaciones Base) y proyectos de ampliación solo con el presupuesto asignadas a su área, descuidando el stock de inventario reposado en bodegas propias y de proveedores, todo hace que el stock de bodega permanezca sin movimiento por más de 2 años cayendo en la obsolescencia e impactando directamente en los resultados de la empresa.

El área de compras dentro de su módulo MM (Materials Management) de la misma forma realiza las adquisiciones de activos de la red en base a lo solicitado por el área técnica, la negociación y adjudicación con proveedores es responsabilidad del área, a partir de los pedidos realizados por las áreas conforme a los presupuestos aprobados (salvo pedidos por razón de cargo). Se establecen los plazos de pago, así como la documentación (contratos) y garantías (retenciones o avales) para el aseguramiento de lo establecido en estos acuerdos, por ende tenemos como resultado compras innecesarias, duplicidad de stock, en definitiva la adquisición de un activo fijo se maneja de forma aislada al control global de los bienes de la compañía

El área de Control de Gestión realiza la recepción en SAP de los bienes adquiridos y actas de entrega firmadas por los administradores de contrato sin que estas tengas una previa revisión de lo adquirido o ingresado a bodegas, esto hace que genere un error en SAP por la mala imputación sea esto en Blanco (cuando se desconoce un sitio de instalación) o imputación Q (cuando se conoce el sitio de instalación)

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Por su parte en área de Contabilidad en su módulo de AA (Assets Accounting) no puede realizar la capitalización de sus Activos Fijos hasta que no se solucione el inconveniente de recepción en SAP y por ende existen retrasos en las activaciones y desactualización en el módulo, que mediante las tomas físicas realizadas permanentemente resultan con inconsistencias importantes que afectan directamente en los informes de Auditoría Interna y Externa y que son causas de observaciones locales y corporativas.

1.3 Alcance

Estructura de Telefónica Ecuador en la cual se está generando el nuevo procedimiento

Figura 2 Estructura Organizacional Telefónica Ecuador

Fuente: Estructura Organizacional de Telefónica Ecuador, Web de procesos internos, 2014

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codificación, gastos de depreciación que figuran en el balance de activos expresados en venta o baja, ocupación de espacio físico de activos fijos obsoletos e inservibles, reportes con valores irreales en cada una de las cuentas contables, información histórica incompleta y no confiable, entre otras.

Tabla 2. Cuadro de stocks en bodegas al último trimestre del 2014

CENTRO

ALMACÉN

Almacenes

Valores

E003

1

Cerezos

$ 1.409.824,54

E003

10

Huawei

$ 775.811,07

E003

13

ZTE

$ 3.008.622,13

E003

E102

Bodega SIAE

$ 521.622,86

E003

E103

Bodega Nokia

$ 3.837.179,88

E003

E104

Proyectos Ecuador

$ 738.897,95

Valor Total

$ 10.291.958,43

Fuente: Valores detallados correspondes al stock de bodegas propias y de proveedores de nuestros equipos con una permanencia promedio de 365 días y que aún no han sido capitalizados

En tal virtud se propone el desarrollo e implementación de un instrumento administrativo

denominado “Manual de Procedimientos para el Control de Activos Fijos de la Red” que

incremente la confianza de los usuarios de la información, asigne responsables, diseñe procedimientos de adquisiciones para los reemplazos pertinentes, facilite inspecciones al inventario físico, otorgue atención oportuna en cuanto a infraestructura por orden de prioridades, establezca criterios técnicos para la contabilización y documentación de respaldo, entre otros aspectos que en conjunto coadyuven a un mayor aprovechamiento y prolongación de la vida útil de propiedades, planta y equipo pertenecientes a Telefónica en relación al despliegue de la Red como:

Elementos de un Sistema Móvil Avanzado

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La estación base es el elemento encargado de gestionar todas las comunicaciones móviles que se realizan en su zona de cobertura y enlazarlas con el resto del sistema, desde donde se encaminarán a otras redes fijas o móviles alternativas.

Los elementos más visibles de una estación base son las antenas, que emiten la energía electromagnética necesaria para establecer la comunicación con los usuarios de teléfonos móviles que se encuentran en la zona de cobertura de esta estación base. Además de las antenas, la estación base está compuesta de equipos electrónicos transmisores/receptores y de una serie de elementos auxiliares de conexión al sistema radiante para su correcto funcionamiento.

También cabe destacar, como parte del conjunto de una estación base, otras instalaciones accesorias como pueden ser las torres, soportes, los pararrayos, tomas de tierra, etc. Los equipos electrónicos se instalan dentro de una caseta para protegerlos de la intemperie y posibles acciones vandálicas. Dentro de la caseta también se incluyen baterías para garantizar el funcionamiento de la estación aún en el caso de cortes de fluido eléctrico.

- Equipos de Conmutación

Son los centros que permiten la conexión con las redes públicas y privadas y la interconexión de usuarios situados en distintos puntos geográficos

La conmutación es la conexión que realizan los diferentes nodos que existen en distintos lugares y distancias para lograr un camino apropiado para vincular a dos usuarios de una red de telecomunicaciones. Permite la descongestión entre los usuarios de la red, lo que disminuye el tráfico.

- Equipos de Transmisión

Es un conjunto de elementos interconectados que se utiliza para transmitir una señal de un lugar a otro y en diferentes sentidos. La señal transmitida puede ser eléctrica, óptica o de radiofrecuencia.

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el nombre de regeneradores ya que la señal, deformada y atenuada por su paso por el medio de transmisión, es reconstruida y conformada antes de la retransmisión.

Los elementos básicos de cualquier sistema de transmisión son la pareja multiplexor/de multiplexor (que pueden ser analógicos o digitales), los equipos terminales de línea y, en su caso, los repetidores o regeneradores.

Los multiplexores pueden ser de división de frecuencia o de división de tiempo.

El equipo terminal de línea consta de los elementos necesarios para adaptar los multiplexores al medio de transmisión, sea este un conductor metálico, fibra óptica o el espacio radioeléctrico. En el equipo terminal se incluyen además los elementos de supervisión de repetidores o regeneradores así como, en caso de ser necesario, el equipo necesario para alimentar eléctricamente a estos repetidores o regeneradores intermedios cuando ello se hace a través de los propios conductores metálicos de señal.

En los modernos equipos de transmisión de la Jerarquía Digital Síncrona (SDH) estas funciones de supervisión y adaptación al medio, generalmente óptico, están concentradas en el mismo equipo

- Equipos de Energía

El medio de transmisión es el soporte físico que facilita el transporte de la información y supone una parte fundamental de la comunicación de datos.

Este transporte puede ser mecánico, eléctrico u óptico electromagnético, etc.

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Fuente: Manual de Equipos de Red Versión 2. 2013, Vicepresidencia de Red Telefónica Ecuador

Adicional de los equipos instalados en las estaciones base se gestiona el control de la soluciones Indoor

Estas soluciones se implementan de manera rápida, eficiente y organizada, adecuándose a las necesidades específicas de cada cliente garantizando la calidad de voz y/o datos.

Dentro del tipo de soluciones indoor se tienen las siguientes:

- Cel-Fi:

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una distancia mínima de 10m entre el receptor y el amplificador que son los dos elementos que componen esta solución.

Un Cel-Fi comunica al receptor y repetidor vía Wii-Fi facilitando de esta manera su instalación, tan solo requiere de alimentación eléctrica.

La instalación de esta solución se la podrá realizar el mismo día de evaluación de la señal indoor logrando mantener ambientes de radio óptimos.

Figura 4 Cel Fi

Fuente: Manual de Equipos de Red Versión 2. 2013, Vicepresidencia de Red Telefónica Ecuador

- Femto Celda:

Es una solución 2G, no requiere de una señal a ser repetida, se necesita para su funcionamiento acceso a internet (vínculo IP con ancho de banda y calidad de servicio), posee un radio de cobertura de aproximadamente 15 metros. El internet puede ser provisto por el cliente o se puede realizar la instalación de última milla previa factibilidad por parte de TEM.

El equipo se comporta como una radio base, pero de muy poca potencia, por lo tanto permite absorber tráfico descargando la red celular macro.

Receptor, unidad de ventana

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Fuente: Manual de Equipos de Red Versión 2. 2013, Vicepresidencia de Red Telefónica Ecuador

- Repetidores:

Esta es una solución indoor 2G/3G. Requieren la instalación de una antena Yagi que repetirá la señal de una estación presente a nivel outdoor, permite la instalación de antenas distribuidas para mejorar el radio de cobertura indoor.

Existen de 3 tipos de repetidores, la diferencia principal es la potencia que irradian y el radio que pueden cubrir:

o Baja Potencia, 0.5 W.

o Nodo A, 5 W.

o Óptico, 10 W.

Fuente: Manual de Equipos de Red Versión 2. 2013, Vicepresidencia de Red Telefónica Ecuador

Estas soluciones no descargan la red macro solamente repiten la señal de una estación servidora.

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Se usa para cubrir pequeñas áreas de aproximadamente 100 mt2. La señal a repetir proviene de la red macro a través de una antena.

- Nodo A:

Por su potencia permite cubrir hasta 4 pisos de un edificio o 1000 mt2 en campo abierto. La señal a repetir proviene de la red macro a través de una antena.

- Repetidor óptico:

Este equipo toma la señal de radio frecuencia de la estación base y la transforma en luz, la transporta por medio de fibra óptica hasta la unidad remota que se instala en el edificio. Con este tipo de repetidor es posible dar toda la capacidad de una estación base a zonas de alto uso celular por ejemplo en interiores de edificios.

- Antenas Vega:

Son antenas celulares con un patrón de radiación muy directivo y alta ganancia. Se usan para dirigir la cobertura a zonas específicas desde grandes distancias, 10 Km aproximadamente. Son útiles para cubrir zonas suburbanas o rurales de difícil acceso.

Figura 7 Antena Vega

Fuente: Manual de Equipos de Red Versión 2. 2013, Vicepresidencia de Red Telefónica Ecuador

- IBS (In-Building Service)

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grandes superficies debido a su gran potencia de radiación, 40 W máximo permitiendo descargar la red macro y asegurar la mejor calidad indoor.

Figura 8 IBS

Fuente: Manual de Equipos de Red Versión 2. 2013, Vicepresidencia de Red Telefónica Ecuador

En cada uno de los siguientes puntos se desarrollarán las tareas propias de cada uno de los departamentos implicados en la instalación de una estación, describiendo en detalle los trabajos propios que se desarrollan en un proyecto real. Como en todo proyecto, existe un ciclo de vida y unas etapas que deben ejecutarse una tras otra en orden. No se puede dar paso por ejemplo al diseño técnico del punto si aún no se ha regularizado el aspecto legal de la instalación, ya que posiblemente se cancele el punto por reticencias de la propiedad o problemas de licencias con el ayuntamiento.

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Fuente: Proceso interno Gerencia de P&I (Planificación e Infraestructura de Red) versión 3. 2014, Telefónica Ecuador

Algunos puntos pueden ejecutarse en paralelo como sucede por ejemplo en la fase de diseño, sin embargo, no se puede realizar la integración del equipo si no existe una adecuación (obra civil) hecha en el emplazamiento (sitio de construcción) o no se pasa a la búsqueda y adquisición del emplazamiento si no tenemos un área de necesidad extraída del plan de implantación.

El proyecto deberá cubrir todos los procesos y actividades que tienen impacto en la gestión de activos fijos, comprendiendo en particular lo siguiente:

• El ciclo de logística de bodegas

• Proyectos, liquidación y activación

• Inventario técnico y contable en el ERP (modelo UMI / UMA) • Logística de montaje y desmontaje, repuestos y reparaciones

• Registro de los movimientos de UMI y UMA en el ERP • Desafectación de activos, bajas de UMIs y UMAs • Controles periódicos del inventario físico

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a) Definir y difundir el proceso: roles, responsabilidades, procedimientos, formatos, indicadores de gestión y políticas.

b) Mantener actualizada, aprobada y publicada toda la documentación del proceso.

c) Establecer los mecanismos de análisis y búsqueda de oportunidades de mejora continua del proceso en base a los indicadores de desempeño.

d) Planificar y gestionar los recursos requeridos para la operación y mejora del proceso. e) Velar por el cumplimiento del proceso.

f) Capacitar a las áreas involucradas en el proceso.

Analizar la documentación relacionada con los procedimientos existentes, normas y políticas que sean de aplicación y organigrama actual del personal de las diferentes áreas que participa del proceso de activos fijos.

Verificar las bases de los módulos de activos fijos y de mantenimiento en cuanto a su vinculación para poder funcionar en el modelo UMA/UMI.

Interpretar, a través de entrevistas con el personal de las áreas, el sistema de información utilizado actualmente para obtener, analizar y difundir datos, ya sea a través de las áreas de contabilidad y finanzas, activos fijos, logística, compras, y operación & mantenimiento.

En cada entrevista analizaremos el seguimiento y cumplimiento por parte de las áreas de cada uno de los pasos de los procesos documentados. Estará comprendido en este diagnóstico, el nivel de confiabilidad de la información aportada por cada una de las áreas y la identificación de los pasos del proceso en que dicha información no fluya de manera adecuada.

Se levantará los requerimientos de información que tienen los distintos departamentos que consultan información del activo fijo como es el caso de Red, Sistemas y Administrativo

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La investigación está orientada a formular estrategias y mecanismos que establezcan una guía eficiente y eficaz en el manejo de inventarios, en el control de activos fijos de la red celular para la empresa Telefónica Movistar, y con ello, soportar los procesos y procedimientos requeridos para su gestión. Todo este sistema, debe estar integrado a los propósitos organizacionales y a las operaciones de la empresa como tal para lograr efectividad del mismo

La investigación está planteada de una manera que busca eficazmente integrar un diseño de control de todos los activos de la empresa y sus áreas relacionadas ya que hay sedes en las cuales no hay control de estos, donde se han dado cambios notables.

Con la investigación se definen las medidas necesarias para los activos fijos de la empresa Telefónica Movistar, estableciendo orientaciones generales en la administración y control de estos, con el fin de servir de guía en la toma de decisiones, satisfacer necesidades específicas de clientes internos y externos, mejorar la calidad, oportunidad y confiabilidad de la información y efectuar análisis de la rentabilidad de los activos productivos.

Es de notar que el estudio surge como una extensión de las observaciones de la realidad, detectándose una necesidad sentida de la empresa por iniciar un proceso que permita, precisamente, una adecuada implementación en el control de inventarios físicos, así como un sistema integrado a los propósitos de la empresa.

Como investigación aplicada se busca ser más proactivo y pertinente en la organización y sentar las bases para aportar al desarrollo de la empresa, que a través de sus procesos, fortalezca e incorpore todos sus elementos en el sistema de control de inventarios de activos físicos.

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El propósito de la investigación es auditar, sanear y diseñar un manual de procedimientos para el control de los activos fijos de red en la empresa Telefónica Movistar.

1.6 Objetivos específicos

 Controlar y administrar el inventario y rotación de los activos de la VP de Red (Vicepresidencia de Red), de acuerdo a la planificación anual del despliegue.

 Coordinar efectivamente el proceso de adquisición de activos con la formación de equipos de trabajo conformado por: proveedor, red y control de activos de red, para asegurar el correcto registro de la entrega/recepción de bienes y servicios en tiempos justos y óptima calidad de la información.

 Controlar las operaciones logísticas en SAP ERP de: ingresos de importaciones, custodia en bodega, transferencias y egresos de los activos de red en tiempo real.

 Potenciar el proceso de transferencias de activos de red entre sitios técnicos mediante los sistemas de gestión remota y física.

 Establecer un plan anual de tomas físicas general en bodegas de proveedor y por muestreo en sitios técnicos de la red, cumpliendo con la norma corporativa establecida por casa matriz.

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La administración y control de los activos fijos de la empresa Telefónica Movistar presenta importantes falencias por la carencia de una profunda visión de las actividades vinculadas con las funciones de administración, custodia, uso, mantenimiento, registro y control de los activos fijos, los mismos que no han sido motivo de optimización para el presupuesto asignado al área técnica, ocasionando desperdicios innecesarios, adicionalmente el mal registro de los activos asignados y adquiridos producen que existan faltantes al momento de revisión de los módulos del sistema SAP o al momento de la constatación física, originando pérdida de imagen y credibilidad del área de activos fijos, siendo estos el reflejo de los resultados de los últimos 3 años de auditorías con calificación "insatisfactorio" (informe ejecutivo de gestión de activo fijo años, 2011, 2012, 2013)

Existe una desactualización importante en el módulo PM (Plant Management) de Global SAP, el cual gestiona el control individual de los elementos del inmovilizado. Así, se identifica:

a) Equipos pendientes de consumo con una antigüedad promedio que supera los 180 días,

b) Equipos reportados por el proveedor con nombres de sitio técnico erróneos y,

c) Elementos que no han sido asignados a un sitio o ubicación técnica, situaciones que dificultan el control de dichos elementos.

No se realizan validaciones sobre la información reportada por el proveedor referente a los ingresos y egresos de equipos de sus bodegas; actualmente, dicha información es cargada directamente en SAP para iniciar el proceso de despiece (ingreso a bodega), consumo (asignación a un sitio técnico) y asignación de equipos a un código de Activo Fijo.

No obstante, en casi la totalidad de las verificaciones físicas llevadas a cabo por las áreas de contabilidad y auditoría interna en el primer semestre del año 2014 se han encontrado:

a) Equipos instalados físicamente que no han sido identificados en la base de UMIs del módulo PM de SAP,

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b) Equipos instalados que tampoco fueron encontrados en el reporte del proveedor y,

c) Equipos identificados en los reportes que poseen un nombre de sitio técnico diferente al que fueron encontrados físicamente.

La información cargada en el sistema SAP refleja inconsistencias en cuanto a la asignación de las diferentes clases de activos fijos. Así por ejemplo se han identificado la existencia de torres (soportes para antenas) clasificados dentro de equipos concentradores de red de datos, baterías y equipos de climatización, o casetas de guardianía dentro de radioenlaces, antenas de transmisión, baterías, entre otros. Estos errores, debido a su materialidad, distorsionan la distribución de la vida útil dentro de las diferentes clases de activos fijos.

Problemas presentados en el módulo MM de SAP (Gestión de Material) han impedido que se gestione normalmente el despiece (ingreso a bodega), de los componentes utilizados en cada proyecto, situación que ha dificultado a su vez la recepción de facturas y la activación de

proyectos mantenidos como en “curso” con un aproximado de 33 millones de dólares pendientes por capitalizar a diciembre 2014, de este cifra el 60% corresponden a proyectos ya entregados y en operación y que aún no se han sido capitalizados y por ende se genera un cargo de depreciación no reconocida de 1.2 millones aproximadamente. (Dato según reporte Auditoria Interna a marzo 2015).

El proceso actual de activos fijos presenta importantes debilidades de documentación y asignación de funciones que inciden en su calificación dentro de la etapa de certificaciones nacionales e internacionales así por ejemplo:

- Se incluyen las funcionalidades del sistema SAP, pero no abarca una descripción, ni

asignación de responsabilidades en temas relacionados con la codificación de activos fijos, adiciones o mejoras a los activos ya existentes, funciones de los responsables de activos fijos de cada área, verificaciones físicas y conciliación de resultados, lineamiento para la baja de activos fijos y roles de las áreas encargadas de los proyectos de inversión que se encuentran en curso o que ya están en operación.

- No se incluye dentro de la documentación los formatos o formularios a utilizarse para el

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- No existe segregación de funciones o niveles de autorización para las actividades de los

diferentes procesos, las cuales se han concentrado en el responsable de activos fijos (ejecutivo a cargo en Contabilidad), lo cual genera ineficiencias y riesgos para el proceso global de control de activos fijos.

El criterio utilizado para asignar un activo fijo a un clase de activo fijo no es uniforme, por lo que se han identificado importantes inconsistencias en el 41% de los casos analizados, situación que ha tenido impacto en la clasificación del costo de los activos dentro de las diferentes cuentas que componen el activo fijo de la compañía, la vida útil asignada y consecuentemente en el gasto de depreciación, e impide además, reflejar la realidad del negocio pudiendo acarrear observaciones por parte de entidades de control.

Adicionalmente se han identificado RIESGOS que pueden afectar el normal desarrollo de las actividades entre los cuales tenemos:

Riesgo 1: Planificación estratégica y normativa.- La inexistencia de normativa y/o procedimientos claros, concretos, aprobados y verificables por toda la organización, dificulta el establecimiento de reglas de actuación y comportamientos de cada una de las funciones involucradas en la gestión del activo fijo.

Riesgo 2: Recursos humanos.- No disponer de las personas necesarias y que las mismas no cuenten con conocimientos, habilidades y experiencia suficiente, puede llevar a no cumplir con los objetivos del proceso.

Riesgo 3: Infraestructura.- No disponer de una infraestructura tecnológica efectiva, eficiente, adecuada, segura y actualizada, que respalde el proceso de la gestión del activo fijo, puede dar lugar a que las transacciones que se realicen no sean automáticas y por tanto se precise de mayores recursos para su control.

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Riesgo 5: Limites de autoridad.- Una inadecuada segregación de funciones, así como la falta de definición de niveles de autorización, podrá dar lugar a registros no válidos.

Riesgo 6. Relevancia y disponibilidad de información.- No disponer de información adecuada y oportuna, especialmente en rubros concernientes a proyectos de inversión, puede dar lugar a valores no registrados o retrasos en el reconocimiento contable de los mismos, afectando la correcta valuación de los activos de la compañía.

Riesgo 7.- Información contable fiscal.- Una asignación errónea de los bienes o proyectos hacia las cuentas contables de la compañía o una aplicación incorrecta de los principios contables, puede dar lugar a confusiones y errores en el análisis de indicadores para la toma de decisiones.

2.2Antecedentes de la empresa

El 19 de abril de 1924 se funda la compañía Telefónica Nacional de España (CTNE). Nueve décadas después, da lugar en el tiempo para conocer el contexto español en el que apareció y creció lo que hoy conocemos como Telefónica.

Los orígenes y primer desarrollo de una empresa a la vez longeva y hoy en toda su plenitud: Telefónica. Saca, así, a la luz con minuciosidad y rigor, una historia dilatada en el tiempo, compleja, rica en acontecimientos.

Desde su creación en 1924, Telefónica ha sido la responsable de la extensión y modernización del servicio telefónico en España y, en definitiva, ha marcado con impronta imborrable el devenir de la telefonía española.

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Presente en 21 países y con una base de clientes de más de 316,1 millones de accesos, Telefónica tiene una fuerte presencia en España, Europa y Latinoamérica, donde concentra la mayor parte de su estrategia de crecimiento.

Telefónica es una empresa totalmente privada que cuenta con 1,5 millones de accionistas directos y que cotiza en el mercado continuo de las bolsas españolas y en las bolsas de Londres, Nueva York, Lima y Buenos Aires.

Telefónica es nuestra marca institucional, que nos representa globalmente frente a los empleados, accionistas, instituciones y proveedores.

Nuestros clientes nos identifican a través de nuestras marcas comerciales; siendo Movistar, O2 y Vivo las más conocidas. Estas marcas integran nuestros servicios de telecomunicaciones móviles, fijas, banda ancha y televisión a más de 300 millones de clientes en diferentes países.

 Movistar tiene presencia en España ,Argentina , Chile , Uruguay , Perú, Ecuador, Venezuela , Colombia , México , Guatemala , Panamá , El Salvador , Costa Rica y Nicaragua .

 O2 opera en Reino Unido y Alemania.

 Vivo es nuestra marca en Brasil.

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Telefónica trabaja en el país con transparencia y prácticas éticas para el desarrollo de las telecomunicaciones del país desde 2004. Está en las 24 provincias del país y actualmente, comunica a más de 5 millones de ecuatorianos con servicios móviles innovadores, que generan una red de productividad y equidad para más de 100.000 familias, contamos con 1380 colaboradores de los cuales un 4% son personas con discapacidad. Sus ingresos representan casi el 1% del PIB nacional.

Telefónica es la única operadora de telecomunicaciones en Ecuador que posee un Sistema de Gestión Integrado y una certificación en cuatro áreas: ambiental; seguridad y salud ocupacional, calidad de procesos y seguridad en la información. Además, está comprometida con la educación: a través de Fundación Telefónica se ha capacitado a 26.680 niños, niñas y jóvenes; además, con el programa de erradicación de trabajo infantil, Pro niño, más de 48.151 niños, niñas y jóvenes han vuelto a las aulas

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En la actualidad no existe el área de Control de Activos Fijos, motivo por el cual se han generado desactualizaciones en los módulos de SAP y falta de coordinación con las áreas involucradas, el manejo se lo realiza de forma independiente, lo que da como resultado la complejidad del proceso de adquisición de activos fijos, duplicidad de funciones y tiempos muertos de gestión.

Figura 9 Proceso Actual AF

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Como punto de partida para el procedimiento de control de activos fijos se propone redefinir los procesos de control y gestión de activos fijos y materiales de red, con base en la creación de un área centralizada que se ocupe de estas actividades

Procesos que servirán como guía de las acciones futuras para la administración de los activos fijos y materiales de red. Los temas alcanzan básicamente a los siguientes grupos de movimientos de activos fijos: altas (circuito de compras y capitalización, logística de bodegas, construcción de sitios), bajas, transferencias entre sitios o bodegas, y controles periódicos de activos fijos

Figura 10 Control Activos Fijos

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3.3.1 Adquisición de Activos Fijos

3.3.1.1 Objetivo

Establecer los parámetros necesarios con las áreas involucradas en la adquisición de bienes y servicios relacionados al Capex (Inversiones realizadas por la compañía) para la verificación y análisis de la problemática percibida por nuestros clientes a nivel nacional, esto con el objetivo de sectorizar los inconvenientes recibidos sean estos en tema calidad, cobertura o capacidad.

En base a reuniones efectuadas con los gestores financieros y administradores de contrato se analizará la futura planificación a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades y prioridades que se manejen en el área de despliegue

3.3.1.2 Políticas

El administrador de contrato debe solicitar al área de control de activos fijos el stock disponible en bodegas de el / los ítems que desea comprar

El comprador debe recibir la validación de inventarios entre Red y el área de control de activos fijos vía correo electrónico.

La validación del stock en bodega vs la necesidad de compra se debe realizar en el área de control de activos fijos hasta 48 horas laborables posterior de recibido el correo electrónico por parte del administrador de contrato.

3.3.1.3 Descripción

Responsable: Analista control de activos fijos/ compradores

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En caso que exista stock remanente de equipos que se desean adquirir, el administrador de contrato deberá replantear el alcance al pliego o en su defecto enviar un cronograma de instalación de los equipos que aún están en bodega al área de control de activos fijos.

El analista de control de activos fijos asignará el código de material SAP que debe asignarse al catálogo de precios remitido por el área de compras. En caso de no existir el material en el maestro de materiales de la compañía este se dará de alta.

Responsable: Gestor Financiero

a) Cumplir y hacer cumplir lo establecido en este proceso.

b) Enviar al área de control de activos fijos la planificación de despliegue, iniciativas y/o cambios de las áreas de red que impliquen consumo de CAPEX.

c) Entregar el cronograma de ejecución de sus proyectos al área de control de activos fijos para realizar el seguimiento de consumo de equipos, servicios, materiales, software, conforme el cronograma preestablecido.

d) Entregar la información requerida por el área de control de activos fijos para sus respectivos controles y registros.

Responsable: Administrador de Contrato

a) Elaborar el pliego de especificaciones técnicas (RFP, matriz de calificación técnica, RFQ, RFI) delimitando los siguientes ítems: hardware, materiales de instalación, software y servicios.

b) Validar las actas de entrega/recepción, desglosadas por cuatro ítems:

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El acta de aceptación técnica deberá incluir el anexo 1 (digital), en el cual se detallará las series de los equipos, número de parte, nombres exactos de los sitios donde se instalaron los equipos o se prestó el servicio (inclusive software).

c) Firmar el acta de entrega/ recepción, posteriormente a la validación física de equipos en caso de compra DDP.

Responsable: Comprador

a) Enviar orden de compra desglosando los valores por los conceptos: hardware, software, materiales y servicios asignando el catálogo de precios a la orden de compra cuando aplique.

b) Validar con el área de control de activos fijos la existencia o no en bodega, de los equipos o materiales que se requieren comprar.

La orden de compra se realizará en base a los siguientes criterios:

Compra ordinaria.- Compra en la que se concretan todas las condiciones de las mismas unidades, importe, especificaciones de producto, condiciones de suministro y de pago. etc

Compra general.- Compra en la que se concreta para un tiempo determinado, un importe global y una relación de precios unitarios de un conjunto de ítems; pero, no se concreta el número de unidades de cada uno de ellos, en base a escenarios contemplando el valor previsto. También se determinan todas las condiciones generales de suministros: plazos de entrega, niveles de servicio, garantías, condiciones de pago, etc.

Responsable: Analista de Inversiones

El analista de Inversiones entregará el archivo de ejecución presupuestaria al área de control de activos fijos con la siguiente información: fecha de implementación de las soluciones, sitio de implementación de las soluciones, nombres de los proyectos y línea del presupuesto con la cual se creará el elemento financiero.

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Cada proyecto de inversión contará con un esquema Promotor/Gestor. El promotor es el responsable final de la inversión, justifica su oportunidad o necesidad en función de su impacto en el negocio y compromete ante la compañía la consecución de los resultados en ingresos, costes o cualquier otra variable operativa derivados de su ejecución que permitirán alcanzar el plan de negocio que soporta el proyecto de inversión.

El gestor son las unidades especializadas (generalmente unidades técnicas) encargadas de valorar y ejecutar las inversiones al mínimo coste y en el menor tiempo posible, asegurando su máxima eficiencia.

La presentación de las propuestas de inversión al Comité de Inversiones deberá ser realizada por el promotor de las mismas, que se apoyará en el gestor para la elaboración del plan de negocio y memoria justificativa de la inversión.

El comité de inversiones debe asegurar el adecuado funcionamiento del proceso inversor de la unidad de negocio, para lo que validará el plan general de inversiones incluido en el plan estratégico, participará directamente en la determinación de las inversiones de cada ejercicio y será el responsable de evaluar y aprobar/ desestimar los proyectos de inversión del ejercicio en curso.

El comité de inversiones estará integrado por las áreas promotoras y gestoras de los proyectos, control de gestión, finanzas y aquellas otras áreas que permitan alcanzar la mayor eficiencia en el proceso.

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Adquisición activos fijos

Figura 11 Control Activos Fijos

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3.3.2 Almacenaje y control en bodegas de activos fijos

3.3.2.1 Objetivo

Mantener actualizado el inventario en el módulo de PM de SAP a nivel de hardware (seriales), identificado por proyectos, bodegas, estado de equipos, valor de adquisión de equipos nuevos, serializado por ítems en las diferentes bodegas a nivel nacional.

3.3.2.2 Políticas

a) El administrador de contrato debe garantizar que el proveedor envíe con periodicidad semanal al área de control de activos fijos los siguientes reportes:

- Recepción de equipos en bodega.

- Salida de equipos para instalación con el nombre del sitio a instalar.

- Traslado de equipos entre estaciones de sitio a bodega y de bodega a sitio por concepto de mantenimiento.

En caso de incumplimiento en el envío de reportes de movimientos de inventario se debe ejecutar el escalamiento funcional de la siguiente manera:

1. Administrador de contrato

2. Jefatura de reporte del administrador de contrato 3. Gerencia responsable del proyecto

4. Vicepresidencia de red.

La planificación anual de despliegue de red, iniciativas, proyectos, infraestructura y optimización de red debe contener la siguiente información:

- Fechas estimadas de instalación

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b) El Ing. Sr. de operación y mantenimiento de red debe informar al área de control de activos fijos la necesidad de asignar equipo a un técnico para solventar incidencias (repuestos en consignación)

c) El Jefe de control de activos fijos debe coordinar con los proveedores de equipos y materiales de red la organización de cuatro tomas físicas de inventario a nivel de series de equipos: una al año al 100% del stock serializado y materiales de instalación; y las restantes de manera aleatoria de igual manera al stock serializado y materiales de instalación.

La coordinación de la toma física la debe realizar el área de control de activos fijos y la ejecución de la misma la debe realizar conjuntamente con el proveedor.

El área de control de activos fijos debe supervisar el proceso de toma física del proveedor.

El área de control de activos fijos debe conciliar los resultados de la toma física del proveedor con el módulo de PM de SAP y reportará resultados a las gerencias de contabilidad, compras y auditoría interna.

d)Para la entrega y recepción de equipos en bodega el administrador de contrato debe elaborar un aviso de llegada que incluirá: el packing list en el formato establecido, el pedido derivado/ orden de compra y carta de adjudicación.

El proveedor debe elaborar el packing list con la siguiente información: - Descripción de el / los equipos

- Cantidad

- Serie de el / los equipos

- Número de parte de el / los equipos - Tecnología

- Fabricante - Valores unitarios

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El acta de entrega/recepción debe estar desglosada en cuatro líneas: hardware, software, materiales y servicios, caso contrario no se podrá procesar la información para la creación de la cesta derivada. Se debe anexar al acta de aceptación técnica el acta de verificación física, siempre y cuando la negociación sea DDP.

e) El área de control de activos fijos debe realizar la verificación de los equipos arribados a las diferentes bodegas en un máximo de 72 horas laborables.

El administrador de contrato debe indicar qué equipos deben ser considerados como repuestos al concluir el proyecto detallados en las líneas: hardware, materiales, en lo referente a repuestos.

El administrador de contrato no podrá firmar el acta de entrega/recepción por equipos si es que el proveedor no presenta adjunto a mencionado documento el formato de verificación física aceptado por Telefónica

f) El proveedor debe presentar el acta entrega- recepción de bienes o servicios a Telefónica detallando la LPU (Lista de precios unitario) adjudicada en el proceso de compra expresando lo ítems por el cual solicita el pago.

El proveedor debe presentar el acta entrega-recepción de bienes o servicios a Telefónica con el logo de la empresa a la cual pertenece, la numeración secuencial, número de contrato, si es una entrega/servicio total y si es parcial el número de parcial al cual pertenece.

El proveedor debe presentar el acta entrega-recepción de bienes o servicios a Telefónica adjuntando un anexo en donde se estipule el sitio, el valor y la cantidad del bien o servicio realizado.

g) El Analista de control de activos fijos creara los elementos financieros en SAP con el archivo de liberación de Capex

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Realizará el seguimiento de los arribos de equipos a las diferentes bodegas de red a nivel nacional.

Recibirá y analizará las actas de aceptación técnica procurando que el detalle de los valores expresados en el acta sean coincidentes con los detallados en la carta de adjudicación y las condiciones de pago se respeten en el acta conforme lo establecido en la carta de adjudicación.

Asignará materiales en SAP al proceso de compras.

Gestionará la creación de los emplazamientos en SAP, crear las ubicaciones técnicas de acuerdo a la planificación anual de implementación de nuevos sitios.

h) El

3.3.2.3 Descripción

Notificación de entrega de equipos

Responsable: Proveedor/ administrador de contrato

El proveedor notificará la fecha y hora en la que entregará los equipos en las bodegas al administrador del contrato y al área de control de activos fijos, para realizar la verificación del arribo de los equipos.

Verificar el arribo de equipos a bodega

Responsable: Verificador de control de activos fijos

Para la recepción de los equipos el administrador de contrato envía al verificador de control de activos fijos el formato de arribo de equipos.

El verificador de control de activos fijos constatará el detalle de los equipos arribados en las diferentes bodegas de proveedores de acuerdo a lo recibido en el formato de arribo de equipos.

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de control de activos fijos y al administrador de contrato de Red para la regularización de la novedad por parte del Proveedor.

Verificar físicamente el arribo de equipos red en bodegas

Responsable: Administrador de contrato/ verificador de control de activos fijos

Para la recepción de los equipos el administrador de contrato envía al verificador de control de activos fijos el formato de arribo de equipos.

El verificador de control de activos fijos constatará el detalle de los equipos arribados en las diferentes bodegas de proveedores de acuerdo a lo recibido en el formato de arribo de equipos.

En caso de existir inconsistencias entre el formato de recepción de equipos vs la verificación física, se dejará constancia de la misma en el acta de verificación física y se comunicará al jefe de control de activos fijos y al administrador de contrato de Red para la regularización de la novedad por parte del Proveedor.

Esta verificación deberá anexarse al acta de entrega-recepción del proveedor como requisito para la firma del acta por parte del administrador de contrato. Esta verificación previa aplica siempre y cuando la negociación sea DDP, en caso de que el INCONTERMS sea diferente la verificación se realizará posterior al arribo de equipos a la bodega y esto no impedirá el tratamiento del acta para el pago del proveedor.

Regularizar novedades encontradas en verificación

Responsable: Proveedor/verificador control de activos fijos

Realizar las acciones necesarias para cumplir en conformidad la entrega de equipos acordados en la compra.

Firma de acta de verificación física de equipos.

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El responsable de la verificación física de Telefónica conjuntamente con el proveedor firmará el acta de verificación física de equipos y materiales. En caso de existir novedades en la recepción de los equipos, esta acta no se firmará hasta que sean regularizados.

Análisis y recepción del acta de aceptación técnica.

Responsable: Administrador de contrato/ analista de control de activos fijos

El analista de control de activos fijos constatará en el acta de aceptación técnica los valores económicos segregados en los ítems hardware, software, servicios y materiales, siguiendo la estructura del catálogo de precios adjudicado en el proceso de compras y contrastará los ítems recibidos en el acta de aceptación técnica vs. Los ítems detallados en el catálogo de precios adjudicado de la compra.

El analista de control de activos fijos validará si el valor expresado en el acta corresponde a las condiciones de pago detallada en la carta de adjudicación.

El área de control de activo fijo archivará las actas de entrega recepción para realizar las capitalizaciones de activos.

Se anexará al acta de aceptación técnica el acta de verificación física en el caso de ser equipos o en caso de ser servicios se incluirá el anexo 1.

Devolución acta al proveedor.

Responsable: Analista control de activos fijos

En caso de no existir la segmentación en las líneas de hardware, software, materiales y servicios, indicando valores y sitios, el acta será devuelta al proveedor hasta que la información sea regularizada.

Elaboración de plantilla de definición de ítems a cargar en SAP.

Responsable: Analista control de activos fijos

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Ingreso información de plantilla en SAP.

Responsable: Digitador/confirmador

Ingresar la información contenida en la plantilla generada por el área de control de activos fijos.

Creación de ubicación técnica.

Responsable: Analista control de Activos Fijos

El analista de control de activos fijos gestionará la creación del emplazamiento en SAP con el soporte SAP en Argentina. Posteriormente creará en SAP el código de la ubicación técnica que corresponda

Registrar el despiece de los equipos comprados.

Responsable: Analista control de activos fijos

El área de control de activos fijos será la responsable de detallar las series de los equipos en SAP comprados a los proveedores mediante el proceso de despiece (ingreso de ítems serializados a inventarios)

Registrar el consumo de equipos en SAP / PM

Responsable: Analista control de activos fijos

El área de control de activos fijos realizará el consumo de las series de los equipos (egresos de bodega) con los reportes enviados por los diferentes proveedores con una periodicidad previamente acordada con el proveedor.

Asignación de equipos.

Responsable: Analista control de activos fijos

El área de control de activos fijos asociará en SAP las series de los equipos reportados por los proveedores con su respectivo sitio de instalación.

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Responsable: Analista control de activos fijos

El área de control de activos fijos realizará tomas físicas en bodegas propias y bodegas de proveedores que tengan equipos de propiedad de Telefónica.

Se realizarán 4 tomas físicas al año, 3 por muestreo y la restante de manera general. El resultado del levantamiento físico se conciliará con el modulo SAP-PM y los resultados de la toma física serán comunicados a las gerencias de compras, contabilidad y auditoría interna.

En caso de existir diferencias entre SAP y el conteo físico, el proveedor deberá justificar la diferencia de inventario en un plazo no mayor a 72 horas laborables.

3.3.2.4 Diagrama de flujo

Almacenaje y control de bodega de activo fijo

Figura 12 Almacenaje y control de bodegas de activos fijos

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3.3.3.1 Objetivo

Emisión de alta de las inversiones de CAPEX en el sistema SAP adquiridos para la operación que formarán parte del patrimonio de la compañía en el módulo SAP AA (activos fijos)

3.3.3.2 Políticas

El área de control de activos fijos se encargará de capitalizar los equipos de red, sistemas software, licencias, remodelaciones, mobiliario, etc., en el módulo AA de SAP, previo análisis de la cuenta de "Inmovilizado en curso".

Todas las activaciones deberán ser respaldadas por la respectiva acta de entrega recepción en el formato único señalado en las actividades anteriores y su respectiva factura.

3.3.3.3 Descripción

Creación de elementos financieros y ubicaciones técnicas.

Responsable: Analista control de activos fijos

En base al documento de ejecución presupuestaria mensual de CAPEX, se crearán en SAP los elementos financieros por proyectos para el consumo de CAPEX, Peps y ordenes de inversión

Plan de la estructura del proyecto (PEP)

El plan de la estructura del proyecto (PEP) es un modelo del proyecto que organiza las tareas del proyecto en una jerarquía.

 Es la base funcional para las etapas de planificación adicionales de un proyecto, por ejemplo, para la planificación de procesos, la planificación de costes, la programación, la planificación de capacidad o el cálculo del coste, así como el control del proyecto.

 Ofrece una representación clara del proyecto y facilita la coordinación e implementación del proyecto desde el punto de vista de la gestión.