4.4.1 PROCESO DE VENTAS
El personal que se encuentra en el departamento de ventas recibe la mercadería por medio de un documento llamado transferencia de bodega a su vez firman la persona encargada de bodega y de ventas.
Con el conocimiento debido proceden a colocar en exhibición el producto por sus diferentes marcas o segmentos.
Al momento de realizar la venta se lo puede realizar de diferentes maneras, la primera a través de una consulta por el facultativo quien recomendará lo necesario para el paciente y la segunda el cliente que ingresa a la óptica en busca de un producto para su conveniencia.
Una vez que el cliente se ha decidido por el producto se le procede a realizar un contrato en el cual se detalla el precio, el anticipo que es el 50% del costo total, el tipo de producto y el saldo pendiente por cobrar, luego se hace la entrega del producto o caso contrario se llama al cliente para que retire el mismo.
Al finalizar el día se realiza un reporte de ventas en el sistema de lo que se ha vendido, cobrado, anticipado y devuelto. Se entrega el reporte de ventas junto con el dinero en efectivo, cheques y vouchers al Presidente de la empresa quien verifica que las ventas con lo cobrado este correcto, una vez aprobado el Presidente toma mando sobre el efectivo y si es necesario lo entrega, luego se pasa al departamento contable los cheques para ser depositados y los vouchers quedan pendientes de pago con su debida revisión con las facturas de venta para su futuro pago por el banco en donde el departamento contable realiza un monitoreo para ver si se a acreditado a la cuenta de la empresa los RECAPS en donde dicha institución emite una retención del impuesto a la renta y posterior la liquidación del pago en diferentes fechas.
El departamento contable procede a mayorizar las ventas del día y cuadra con el reporte enviado por parte de las vendedoras.
4.4.2 PROCESO DE COMPRAS LOCALES
Al momento de realizar las compras locales la encargada de bodega imprime del sistema un reporte de existencias de lo que se tiene en stock y de lo no también, con esta información se pone en contacto con el proveedor para coordinar una visita en donde con una lista se realiza una selección bien definida de los productos que se van a pedir y de los modelos nuevos.
A continuación revisan y comprueban, proceden a realizar el pedido y en un periodo no mayor a tres días nos despachan la mercadería en donde no siempre llega lo que se pide, al momento de recibir el producto la encargada de bodega revisa de una en una las piezas con la factura correspondiente, una vez confirmado que todo este correcto se pasa la factura al departamento de contabilidad para que se realice la retención debida, luego al Presidente para su aprobación del pago y nuevamente al departamento de contabilidad para girar el cheque y entregar al proveedor en cualquier día de la semana no se tiene un día fijo para pagos.
Las compras locales son en un 70% de mercadería, se las realiza mensualmente, los costos están entre 2.000 a 3.000 dólares por lo que la empresa obtiene descuentos del 10%, 8% o el 5% por pronto pago lo cual no es un beneficio para la empresa netamente sino mas para el cliente porque se puede competir con el mercado porque la competencia tienen crédito.
4.4.3 PROCESO DE IMPORTACIÓN
La empresa importa un 30% de accesorios en los que es marcos y gafas que se realiza una o dos veces al año mientras que el 90% corresponde a la materia prima, suministros e insumos y el pedido se lo hace tres veces al año. Para realizar una compra en el exterior primero se hace una proyección de lo que se necesita en el sistema, se imprime un reporte de lo que se utilizó en los
últimos cuatro meses y se incluye un porcentaje para la producción de productos nuevos, con estos datos el Presidente realiza una cotización al extranjero para ver si es conveniente o no y si se esta de acuerdo se efectúa la orden de pedido por correo electrónico.
Posterior empieza el proceso de importación en donde con la cotización que nos enviaron se pide una póliza de seguro y nos proceden a despachar en un tiempo de quince a treinta días, con el tramite pertinente en aduanas.
Para la desaduanización del producto la empresa tiene un agente afianzado el cual lleva toda la documentación con la información de importación que se recibió por correo electrónico y luego se procede a realizar el trámite de desaduanización en la que se paga los valores por impuestos, los cargos de navieras o de aerolíneas, gatos internos de la aduana y luego se recibe la mercadería que es enviada a Cuenca para la revisión física en la empresa.
La mercadería recibida es receptada en la bodega del laboratorio, es ahí donde se verifica el producto, se ingresa en el sistema y se almacena en la bodega para luego ser utilizado.
4.4.4 PROCESO DE PRODUCCIÓN
El proceso de producción comienza con las ventas, en donde el cliente solicita su producto por la consulta recibida en la empresa por los facultativos o cliente que viene de fuera a escoger el armazón o medida. El personal de ventas emite la orden de trabajo o contrato y esto se envía a recepción del laboratorio ya sea del armazón comprado en la empresa o propio de cliente y luego se entrega al departamento de producción.
La persona encargada de producción con la orden de trabajo determina la materia prima necesaria para cada artículo y solicita a la bodega del laboratorio las bases es decir la materia prima para el proceso de fabricación.
El responsable del control de la bodega envía por escrito al departamento de contabilidad el reporte de las bases es decir la materia prima que a utilizado y
en contabilidad revisan el contrato que se genero en el departamento de ventas y se procese a dar de baja la materia prima utilizada en el sistema y se procede a facturar.
El producto elaborado y ensamblado se manda a recepción de laboratorio en done se registra y posteriormente se entrega al departamento de ventas para la entrega al cliente.