UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LA EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ DE LA CIUDAD DE
CUENCA PERÍODO 2012
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA –CONTADORAPÚBLICA
AUTORA:MOLINA PESÁNTEZ KARLA YOLANDA DIRECTORA: DRA. MARÍA ANGÉLICA GARCÍA SALAZAR. MDE
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Karla Yolanda Molina Pesántez, declaro que la presente investigación fue realizada por mi persona la cual es original, autentica y profesional; basada en
una investigación seria y con respaldo de la información proporcionada por la empresa Industrial Óptica Sánchez.
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente tesis “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables de la empresa Industrial Óptica Sánchez de la ciudad de Cuenca período 2012, fue elaborada luego de la investigación realizada por la Sra. Karla Yolanda Molina Pesántez, como requisito previa la obtención de su título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría – Contadora Pública de la Universidad Tecnológica Equinoccial Modalidad a Distancia.
Por tanto la información que esta investigación contiene fue revisada y analizada conjuntamente con la Sra. Karla Molina en varias oportunidades durante el proceso de Dirección de Tesis.
Atentamente;
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA: Contabilidad y Auditoría – CPA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LA EMPRESA INDUSTRIAL ÓPTICA SÁNCHEZ DE LA CIUDAD DE
CUENCA, PERIODO 2012
Autora: Karla Yolanda Molina Pesántez
Directora: Dra. María Angélica García Salazar. MDE
Fecha: Cuenca 2012
RESUMEN EJECUTIVO
El manual de procedimientos va a permitir que el personal de la empresa al momento de requerir información y acceder a la documentación necesaria para cada área se realice de una manera rápida y oportuna, esto ayudará a una buena toma de decisiones y medir el grado de errores en cuanto a los procedimientos evitando la ausencia de eficiencia en las actividades de la empresa. La empresa al momento de implementar un manual de procedimientos deberá incluir las actividades y responsabilidades de los empleados, para así cumplir con los objetivos organizacionales. Un manual de procedimientos determina el tiempo de ejecución y la aplicación de métodos para lograr eficientemente el desarrollo del trabajo. La estructura de la organización nos permitirá ver las funciones, deberes y responsabilidades de cada uno de los involucrados en las distintas áreas, con el fin de lograr mayor precisión, eficiencia, coordinación para poder balancear estas tareas. Con la elaboración de un manual de procedimientos se podrá tener informado al personal sobre los cambios en las actitudes de la dirección superior, tener claro la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma
DEDICATORIA
La presente investigación va dedicada con todo mi cariño y amor a mi esposo
Edwin y a mis hijos Andrés y Daniel, quienes me supieron animar e impulsar para el desarrollo de mi tesis y por su ayuda incondicional en todo este tiempo de estudio, quiero también dedicar este trabajo a mi familia quienes supieron motivarme a cada instante para la culminación de mi carrera profesional.
AGRADECIMIENTO
En primer lugar quiero agradecer a Dios por haberme dado la oportunidad de poder terminar mis estudios y haberme guiado por el buen camino.
A mi esposo Edwin y mis hijos Andrés y Daniel por su amor incondicional y tolerancia, mostrándome todos los días que cuando uno se propone algo lo cumple.
A mis padres, en especial a mi madre Yolanda quien con su amor y generosidad ha hecho realidad parte de mi sueño que ahora lo estoy cumpliendo.
A mi suegra Germanita quien me dio ese empujoncito que necesitaba para volver a retomar mis estudios.
A la empresa Industrial Óptica Sánchezen especial a la Sra. Patricia Sánchez quien me permitió realizar mi investigación en su empresa y en base a su información.
A mis tutores de la Universidad Tecnológica Equinoccial, en especial la Dra. María Angélica García Salazar quien con sus buenos consejos y sobre todo paciencia me supo guiar en el desarrollo de mi tesis para cumplir la meta propuesta.
ÍNDICEDE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN CAPITULO I EL PROBLEMA
1.1 Tema ... 1
1.2 Planteamiento del problema ... 1
1.3 Formulación del problema ... 2
1.4 Subpreguntas ... 3
1.5 Objetivos ... 3
1.5.1 Objetivo general ... 3
1.5.2 Objetivos específicos ... 3
1.6 Justificación ... 3
1.7 Limitaciones ... 5
CAPITULO II MARCO REFERENCIAL - TEÓRICO - REFERENCIAL 2.1Antecedentes ... 6
2.2 Fundamentación teórica ... 7
2.2.1Manual de procedimientos ... 7
2.2.2 Definición de los procedimientos y sus características más importantes ... 7
2.2.3 Estructuras de las organizaciones y coordinación ... 8
2.2.4La organización como cultura ... 8
2.2.5 Manuales administrativos ... 9
2.2.6 El manual como medio de comunicación ... 10
2.2.7 Beneficios de un manual de procedimientos ... 10
2.2.8 Importancia de un manual de procedimientos ... 11
2.2.10 Elementos para el análisis de información del procedimiento ... 12
2.2.11 Ventajas de un manual de procedimientos ... 14
2.2.12 Desventajas de un manual de procedimientos ... 14
2.2.13 Concepto de manual ... 15
2.2.14 Clasificación de los manuales administrativos ... 15
2.2.14.1 Por su contenido ... 15
2.2.14.2 Por su función específica ... 16
2.2.14.3 General ... 18
2.2.14.4 Específico ... 18
2.2.15 Concepto de procedimientos administrativos ... 19
2.2.16 Organización ... 19
2.2.17 Importancia de una organización ... 20
2.2.18 Administración ... 20
2.2.19 La empresa ... 20
2.2.20 Clasificación de las empresas ... 21
2.2.20.1 Por su naturaleza ... 21
2.2.20.2 Por el sector ... 21
2.2.20.3 Por la integración de capital ... 22
2.2.21 Estructura organizacional ... 22
2.2.22 Importancia de la estructura organizacional ... 22
2.2.23 Organigramas ... 23
2.2.24 Objetivos de los organigramas ... 23
2.2.25 Clases de organigramas ... 23
2.2.25.1 Por su amplitud y complejidad ... 23
2.2.25.2 Por la forma de presentación ... 24
2.2.25.3 Por su contenido ... 24
2.2.25.4 Por el fin ... 24
2.3 Marco conceptual ... 25
2.4 Marco legal ... 27
2.5 Hipótesis ... 28
2.6 Variables de la investigación ... 28
2.6.1 Variable independiente ... 28
2.6.2 Variable dependiente ... 28
CAPITULO III
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1 Antecedentes ... 30
3.2 Ambiente Externo ... 31
3.2.1 Clientes ... 34
3.2.2 Proveedores ... 35
3.2.3Competencia ... 37
3.3 Ambiente Interno ... 42
3.3.1 Capacidad de gestión empresarial ... 42
3.3.2Organigrama empresa Industrial Óptica Sánchez ... 43
3.3.3Capacidad de gestión financiera ... 43
... 3.3.4 Capacidad de gestión de comercialización ... 44
3.3.5Capacidad de gestión administrativa ... 453.3.6Capacidad de gestión de servicio ... 46
3.3.7 Capacidad de gestión de inventarios ... 47
CAPITULO IV LEVANTAMIENTO, INVENTARIOS Y ANÁLISIS DE PROCESOS 4.1 Cadena de valor ... 49
4.2Inventario de procesos ... 50
4.3 Descripción de actividades por áreas ... 50
4.3.1Proceso de ventas ... 50
4.3.2Proceso de compras ... 51
4.3.3Proceso de importación ... 52
4.4 Análisis de los procesos ... 53
4.4.1 Proceso de ventas ... 53
4.4.2 Proceso de compras locales ... 54
4.4.3 Proceso de importación ... 54
4.5 Diagrama y simbología ... 57
4.5.1 Símbolos de departamentos ... 58
4.6 Análisis de interpretación de los resultados ... 63
4.6.1 Presentación de los resultados de la entrevista ... 63
4.6.2 Presentación de los resultados de la encuesta ... 66
CAPITULO V PROPUESTA DE ESTRUCUTURACIÓN DE FUNCIONES Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES 5.1 Importancia ... 72
5.2 Objetivos de funciones y procesos a alcanzar ... 73
5.3 Calidad empresarial ... 73
5.4 Eficiencia empresarial ... 73
5.5 Beneficio empresarial ... 74
5.6 Beneficiarios ... 74
5.7 Organigrama estructural empresa Industrial Óptica Sánchez ... 75
5.8 Organigrama funcional empresa Industrial Óptica Sánchez ... 76
5.9 Organigrama posicional empresa Industrial Óptica Sánchez ... 77
5.10 Descripción de funciones ... 78
5.11 Descripción de procesos ... 85
5.11.1Políticas de ventas ... 86
5.11.1.1Flujogramas del proceso de ventas ... 87
5.11.2Políticas de compras ... 89
5.11.2.1 Flujogramas del proceso de compras ... 90
5.11.3Políticas de pago a proveedores ... 92
5.11.3.1Flujogramas del proceso de pago a proveedores ... 93
5.11.4 Políticas de importación ... 95
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones ... 97
6.2 Recomendaciones ... 98
BIBLIOGRAFÍA ... 99
ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS TABLAS
Tabla Nº 1 Ventas estimadas 2011 ... 41
Tabla Nº 2Diagramas y simbologías ... 57
Tabla Nº 3Diagrama de flujo ventas ... 59
Tabla Nº 4Diagrama de flujo compras ... 60
Tabla Nº 5Diagrama de flujo importación ... 61
Tabla Nº 6Diagrama de flujo producción ... 62
GRÁFICOS Gráfico Nº 1 Organigrama empresa Industrial Óptica Sánchez ... 43
Gráfico Nº 2 Organigrama gestión estratégica y financiera ... 49
Gráfico Nº 3 Símbolos de departamentos ... 58
Gráfico Nº4Conocimiento de un manual de procedimientos ... 66
Gráfico Nº 5 Aspectos para elaborar un manual de procedimientos ... 67
Gráfico Nº6 Como consideran la implementación de un manual. ... 68
Gráfico Nº7 Una estructura organizacional define bien las funciones ... 69
Gráfico Nº8La carencia de un manual incide en una inadecuada estructura organizacional ... 70
Gráfico Nº9La mala información se debe a la falta de organización ... 71
Gráfico Nº10 Organigrama estructural empresa Industrial O. S. ... 75
Gráfico Nº11 Organigrama funcional empresa Industrial O. S. ... 76
INTRODUCCIÓN
En la actualidad el desarrollo de las nuevas tecnologías traen consigo exigencias de calidad en el manejo de la información e implementación de orden en los procesos internos de una empresa, por lo que es imprescindible el conocimiento y la aplicación de nuevas formas deejecución en los diversos departamentos, por lo que es necesario la implementación de un manual de procedimientos cuyo factor importante trae como resultado la calidad en sus diversas proyecciones, en donde se pretende un buen desarrollo de las funciones cuando no se tiene claro cómodeben realizarlas.
Cuando el personal conoce todos los pasos que deben realizar se obtiene un
resultado de calidad, para así poder ejecutar sus obligaciones de una manera eficiente y no desperdiciar sus recursos humanos, además para una empresa la buena atención al cliente y la calidad en el servicio es el soporte fundamental entoda organización.
El presente trabajo tiene como finalidad poder realizar una reestructuración de la empresa, a su vez pretende que los empleados se ajusten a un buen desempeño de los requerimientos que la nueva estructura organizacional les desea implementar.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 TEMA
Manual de Procedimientos Administrativos y Contables de la empresa Industrial Óptica Sánchez de la ciudad de Cuenca período 2012.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la empresa Industrial Óptica Sánchez durante algunos años se ha venido realizando un sistema de control de procesos inadecuado y con carencia organizativa, como consecuencia existe una mala calidad en la entrega de informes, en la documentación interna y externa de la empresa dando consigo
desajustes en los tiempos al momento de realizar actividades dentro de la empresa, es por eso que por la falta de una manual de procedimientos administrativos y contables se ve afectada la calidad de servicio y una buena organización empresarial; el flujo de información no fluye bien dentro del personal porque no existe un proceso en el que se detalle el desarrollo de las actividades en los diferentes puestos de trabajo. Es por eso que no se ha realizadoun adecuado control en las diversas actividadesorganizacionalesyen el manejo de la información administrativay contable en los diferentes procesos de la situación interna de la empresa, además existe una falta de coordinación, eficiencia y calidad en el desarrollo de las funcionesque realiza cada uno de los departamentos; así también da lugar a que el personal no disponga de un apropiado acoplamiento en las tareas encomendadas, lo cual trae consigo un sin número de conflictos y problemas de estructuración y organización en varias áreas operativas, también puede ocasionar problemas de atención y esfuerzos del personal dando como resultados que el manejo del trabajo y el nivel de competitividad sea ineficiente, locual no permite mejorar sus procesos.
La empresa se encuentra sin una guía en su estructura de actividades en el desarrollo de la información; además existe actualmente un mal manejo de tareas encomendadas en los diferentes departamentos.
Causa
Como consecuencia de la carencia de un manual de procedimientos la empresa se ve afectada en todas sus operaciones administrativas y contables dando como resultado la ausencia de desarrollo en todos sus niveles organizativos y además deja de tener competitividad en el mercado.
Efecto
La inadecuada organización de las actividades de la empresada lugar a la implementación de un manual de procedimientos administrativos y contables, el
cual mostrará en forma detallada las funciones que debe realizar cada departamento, para así evitar errores al momento de presentar informes, agilitar sus actividades y un mejor desempeño del personal, evitando contratiempos innecesarios y equivocados permitiendo incrementar la eficiencia y la calidad en el desarrollo de la empresa.
Pronóstico
La noimplementaciónde un manual de procedimientos administrativos y contables dará como consecuencia la carencia en la organización de las actividades de la empresa y además un limitado desarrollo de innovación y calidad.
1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo lacarencia de un manual de procedimientos administrativos y contables en la empresa Industrial Óptica Sánchez incide en la adecuada organización de la empresa?
‐ ¿Qué es un manual de procedimientos?
‐ ¿Cuáles son las características de un manual de procedimientos?
‐ ¿Qué consecuencias produce la carencia de un manual de
procedimientos?
‐ ¿Qué es la organización de las actividades dentro de una empresa?
‐ ¿En qué consiste una adecuada organización en las actividades de una
empresa?
‐ ¿Qué efectos genera una apropiada organización en una empresa?
1.5 OBJETIVOS
1.5.1 GENERAL
Diseñar un manual de procedimientos administrativos y contables de la empresa Industrial Óptica Sánchez de la ciudad de Cuenca período 2012.
1.5.2 ESPECÍFICOS
Determinar la situación actual de la empresa a través de un diagnóstico
situacional, con la finalidad de establecer sus debilidades y fortalezas en cada departamento
Construirflujogramas de procedimientos que orienten a la buena
organización de las actividades en la empresa Industrial Óptica Sánchez.
Diseñar un manual de procedimientos administrativos y contables para
especificar las funciones del personal en la empresa Industrial Óptica Sánchez.
1.6 JUSTIFICACIÓN
realizan para el desarrollo de las actividades de rutina diaria, permitiendo al personal informarse como hacer y que deben hacer, también sirve para dar una visión general de la empresa al personal y constituye un referente a la documentación, para identificar sus errores, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento, también sirve de orientación al personal nuevo y así facilitar su incorporación al empleo, las mismas que son pasos del trabajo a realizar, un manual de procedimientos nos ayuda a una buena coordinación de actividades eliminando la perdida de tiempo y esfuerzo para mantener una calidad que llevara a la eficacia y eficiencia de los procesos evitando malos entendidos al momento de ejecutar
dichas operaciones facilitando el proceso de hacer efectivos sus procesos, normas y funciones administrativas y contables.
Teórica
Un manual de procedimientosadministrativos y contables dentro de una empresa es un componente del sistema de control interno, el cual permitiráobtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral además éste contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de los diversos procesos de operación y actividades que se realizan en una organización.
Metodológica
Todas las empresas en su afán de diseñar e implementar un sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los mismos que son los pilares fundamentales para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, designando responsabilidades a los encargados de todas las áreas, creando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol.
Práctica
tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos que requiere las empresas.
1.7 LIMITACIONES
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL – TEÓRICO – CONCEPTUAL
2.1 ANTECEDENTES
La elaboración de un manual de procedimientos administrativos y contables en la empresa es muy importante porque al momento de requerir información y acceder a la documentación estas estarán a disposición del personal de manera permanente, se tendrá un control sistematizado de la información al
momento de registrar las actividades y los movimientos y así tener una información confiable y oportuna para una buena toma de decisiones y obtener buenos resultados en el ejercicio contable y así poder ver los errores en cuanto a los procedimientos que puede provocar la ausencia de eficiencia y eficacia en las actividades de la empresa.
Las empresas deben tomar decisiones importantes que permitan tener ventajas competitivas dando como resultado la eficacia, efectividad y excelencia empresarial a través de un proceso continuo, buscando el éxito el cual depende de elementos de control que nos indique la eficacia de sus operaciones para realizar las correcciones necesarias para cumplir las metas propuestas.
2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
“Manual de procedimientos es el documentos que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas”1
La empresa al momento de implementar un manual de procedimientos debe incluir las actividades y responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
En un manual de procedimientos administrativos y contables se incluyenlas funciones que intervienen precisando responsabilidad y participación.
2.2.2 DEFINICIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y SUS CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES
“Un procedimiento es considerado como una sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación”2
Involucra actividades, determinación del tiempo de ejecución, la aplicación de métodos específicos para lograr eficientemente el desarrollo del trabajo y el control. Es una serie de actividades ligadas entre si que pueden o no pertenecer a un mismo departamento, se caracteriza por no se un método individual de trabajo.
__________________
1
“Sistemas administrativos”.Gómez Ceja, Guillermo. México, Mc. Graw Hill, 1997, p.125. 2
2.2.3 ESTRUCTURAS DE LAS ORGANIZACIONES Y COORDINACIÓN
Dos factores fundamentales intervienen en toda estructura de una organización: la división del trabajo en distintasáreas entendida como la separación de actividades con el fin de lograr mayor precisión, eficiencia y especialización y la coordinación o sincronización de los esfuerzos que integren y balanceen estas tareas. La estructura de una organización puede definirse a partir de estos dos factores:
“Simplemente como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido en diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre estas tareas”3
En términos de la estructuración de la organización, la centralización puede ser vista como un “medio cerrado de coordinar la toma de decisiones en la organización”4 que surge de la necesidad de la coordinación y en la cual todas las decisiones son tomadas desde un centro y luego implementadas a través de la supervisión directa.
La estructura permite ver las funciones, deberes y responsabilidades de cada
componente social de organizaciones, es de gran importancia porque a través de ella se delega autoridad, establecen responsabilidades y se determinan las diferentes posiciones en la línea jerárquica y esto permite alcanzar la efectividad organizacional.
“La estructura de una organización es el patrón formal en que están agrupados las personas y los trabajos. La estructura, por lo general, se ilustra con un organigrama”5
2.2.4 LA ORGANIZACIÓN COMO CULTURA
Hay una estrecha relación entre cultura y dirección, la cultura es el conjunto de valores, creencias, actitudes respecto al mundo y la sociedad que provoca distintos modos de vida, pero si nos centramos en la organización
__________________
3
Mintzberg, H. (2004): Diseño de organizaciones eficientes. 2º Edición, 2º reimp. Buenos Aires. El Ateneo, p.6 4
James, Gibson.John,Ivancevich& James, Donnelly (Jr.) (2003) Las Organizaciones: Comportamiento, Estructura y Procesos. Ediciones Mc.Graw Hill. Décima Edición. México.
5
“la cultura de empresa como el conjunto de valores, creencias, actitudes, aptitudes, comunes a todos o por lo menos a la gran mayoría de los miembros de la empresa desde la alta dirección hasta la base operativa y que son otras tantas normas implícitas que influyen sobre los comportamientos en el contexto de su trabajo. Es implícita, invisible e informal un modus vivendi especifico caracterizado por símbolos, mitos, o sea, por un universo simbólico”6
Es importante destacar que la elaboración del Manual, responde a un
modelode abajo (desde la realidad) hacia arriba (la esquematización y análisis),
lo que permiteconocer, primero, la realidad de la tramitación y, posteriormente,
establecer las pautasque deben seguirse. Estimo que es imposible proceder de
otro modo, dado que lasmedidas impositivas que se pretendieran imponer
desde arriba chocan muchas vecescon la dura realidad y con el funcionamiento
más correcto de cada servicio.
Ademásello permite aunar esfuerzos y conocer con todo detalle, tal como se
recoge en la descripcióndel procedimiento, los diferentes matices concretos de
cada uno de ellos, quesin duda condicionan su tramitación. Es evidente que la
práctica se puede y se debemejorar, pero en todo caso debe ser ella la que
sirva de base a la formulación del procedimiento.
Manual de procedimientos administrativos. Universidad Pública de Navarra, Ed.
Universidad Pública de Navarra, Pamplona 2003.
2.2.5 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
__________________
6
“el manual presenta sistemas y técnica específicas, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo quedesempeñen responsabilidades específicas. Un procedimientopor escrito significa establece debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”7
2.2.6 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las
actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. Los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.8
2.2.7 BENEFICIOS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
- La elaboración de un manual de procedimientos nos permite revisar los registros, informes y las funciones que desempeña cada departamento.
- Se debe realizar recomendaciones que garanticen que las actividades cumplan con los parámetros propuestos por los directivos de la institución en el tiempo establecido y así poder minimizar los costos.
- Con un manual de procedimientos se pone a conocimiento del personal todas las actividades que se dedica la empresa.
__________________
7
Graham Kellog. Scrib. Manuales Administrativos. Consulta 21/08/2012. http://es.scribd.com/doc/40930232/11-MANUALES-ADMINISTRATIVOS
8
- Sirve para un buen adiestramiento al personal nuevo que ingresa a la empresa disminuyendo la perdida de tiempo en el desarrollo de las funciones encomendadas.
- Es una guía de trabajo al momento de consulta los procedimientos tanto para el personal directivo como operativo.
- El diseño de un manual de procedimientos permite la revisión constante y el mejoramiento de los procedimientos y políticas de la empresa para un buen desarrollo de las operaciones.
- Al realizar una auditoria administrativa acerca de las políticas, procedimientos y controles será de una manera más efectiva y eficiente al contar con un manual de procedimientos.
2.2.8 IMPORTANCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La importancia de un manual esta en la explicación detallada de los procedimientos y así evitar errores que se dan dentro de los diferentes funciones de la empresa, por medio de un manual se detecta los problemas que se dan en la empresa tratando de no duplicar funciones, esto ayuda a que al momento de un ingreso de una persona a la empresa la estructura organizacional indica los procedimientos y la funciones dadas a cada departamento.
En la actualidad es un requisito indispensable que las empresas grandes posean un manual de procedimientos porque sirve como guía de trabajo, el mismo que aprobado y se establece la obligación de dar un buen uso a dicho manual y a su vez poder trasmitirlo al personal que labora en la institución.9
__________________
9
2.2.9 CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El contenido de un manual de procedimientos depende de cómo está estructurada cada organización, se puede aplicar de acuerdo a su ámbito de aplicación y a su alcance.
‐ Portada
‐ Índice
‐ Introducción
‐ Objetivo General
‐ Descripción de los procedimientos
‐ Diagramas de flujo ‐ Formato del procedimiento
‐ Validación
‐ Aprobación10
2.2.10 ELEMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Consiste en revisar los elementos de la información que se unifico en la recolección de la información con el objetivo de mostrar los resultados que cada área operativa, así como aplicar las siguientes preguntas:
‐ ¿Qué trabajo se hace?
Es el tipo de actividades que se realiza en el área administrativa y contable y cuales son los resultados obtenidos.
___________________
10
‐ ¿Quién lo hace?
Es el personal (individual o grupo) y las áreas que intervienen en el procedimiento para realizar el trabajo.
‐ ¿Cómo se hace?
Es la frecuencia de actividades que se realiza para cumplir con un trabajo o actividad encomendada.
‐ ¿Cuándo se hace?
Cuantas veces se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para lograr los resultados requeridos o finalizar una tarea.
‐ ¿Dónde se hace?
Es la ubicación geográfica o domicilio de la empresa.
‐ ¿Por qué se hace?
Busca el objetivo de las actividades que forman los procedimientos así como demostrar la existencia del mismo, estos procedimientos deben estar bien detallados para que no ocasionen consultas futuras o perdidas de tiempo en el personal en función.
Las respuestas a estas preguntas requieren de tiempo para un buen
análisis de la información y así tener un enfoque mas claro del grupo de actividades.11
___________________
2.2.11 VENTAJAS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
‐ Vigila el cumplimiento de la rutina de trabajo.
‐ Facilita las labores de las auditorias.
‐ Ayuda a la formación del personal nuevo que ingresa a la empresa.
‐ Describe en forma detallada las actividades de cada puesto.
‐ Proporciona una visión integral de la empresa al personal.
‐ Permite que el personal operativo conozca los pasos a seguir en el
desarrollo de las actividades rutinarias. ‐ Son guías del trabajo a ejecutar.
‐ Sirve de referencia documental para precisar fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
‐ Facilita la contratación de la persona adecuada para el puesto
adecuado.
‐ Se convierte en una empresa ordenada y efectiva.
‐ Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
‐ Fácil capacitación al personal.
‐ Logra y mantiene un sólido plan de organización.12
2.2.12 DESVENTAJAS DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
‐ Varias empresas consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual de procedimientos ‐ Si no se actualiza puede perder efectividad.
‐ Se convierte en una estricta reglamentación y rigidez.
‐ Puede ser demasiado caro, limitado y laborioso preparar un manual y
mantenerlo al día.13
___________________
12
http://es.scribd.com/doc/60389285/Clasificacion-de-los-manuales-josbelis 13
2.2.13 CONCEPTO DE MANUAL
“Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones sobre organización, políticas y/o procedimientos de la organización, que se consideran necesarios para la ejecución del trabajo”. 14
2.2.14 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
2.2.14.1 POR SU CONTENIDO
MANUAL DE HISTORIA
Hace referencia a la historia de la empresa como empezó, el crecimiento que ha tenido, los logros obtenidos, su administración y la situación actual, dando al personal que labora en dicha organización un conocimiento mas claro de su actividad empresarial. Un manual bien elaborado y aplicado da lugar a una buena comprensión y dando confianza al personal a que se sientan seguros de su desempeño.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Se explica en forma detallada como esta formada la empresa mediante sus objetivos, responsabilidades y funciones de los diferentes departamentos.
MANUAL DE POLÍTICAS
Consiste en una descripción detallada de parámetros al momento de tomar decisiones para cumplir con los objetivos propuestos. Cuando se conoce la estructura de la organización no proporciona un marco principal en donde se basan todas las acciones y esto nos permite la descentralización de los parámetros y nos sirve de soporte para que las revisiones tengan su eficiencia y efectividad.
___________________
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es el conocimiento analítico de los procedimientos administrativos en donde se da a conocer la actividad operativa de la empresa, es una guía de trabajo para el personal el cual sirve para orientar al personal nuevo que ingresa a la organización en el cual se confirma que el personal hace uso de dicho manual para realizar su trabajo.
2.2.14.2 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA
MANUAL DE PRODUCCIÓN
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas que se presentan diariamente para así poder tener una buena y rápida solución a dichos inconvenientes.
MANUAL DE COMPRAS
Este proceso se debe reflejar por escrito, consiste en detallar el alcance del proceso de compras, definir la situación de comprar y cuales son las técnicas a utilizar que afectan sus actividades.
MANUAL DE VENTAS
Se indica los aspectos más importantes del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas. Dentro de este manual cabe recalcar que se debe entregar al personal una guía de referencia para tomar decisiones diarias.
MANUAL DE FINANZAS
Consiste en entregar por escrito las responsabilidades de las finanzas en todo
especificas para las personas que están involucradas en manejo de dinero, protección de bienes y de información financiera dentro de la organización.
MANUAL DE CONTABILIDAD
Son los principios y métodos de la contabilidad. Es un punto de referencia para el personal involucrado en esta actividad. El manual puede contener los siguientes aspectos: estructura del departamento, detalle del sistema contable, operaciones internas del personal, elaboración de registros e información financiera.
MANUAL DE CRÉDITO Y COBRANZAS
Se determina por escrito las normas y procedimientos de esta actividad como: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones.
MANUAL DE PERSONAL
Trata de dar a conocer al personal que labora en la empresa las actividades y políticas de la organización. El manual de personal abarca varios puntos como: selección del personal, aspectos sobre las buenas relaciones humanas, administración y políticas de personal, el uso de servicios, capacitación, etc.
MANUAL TÉCNICO
Son los principios y técnicas de una función operacional dada, es un punto de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como conocimiento para el personal interesado en esta área.
MANUAL DE ADIESTRAMIENTO
Este manual describe todos los procesos, las labores y las rutinas de un puesto
2.2.14.3 GENERAL
MANUALES GENERALES DE ORGANIZACIÓN
Consiste en la planeación organizacional el cual trata del organismo detallando la organización formal y estructura funcional.
MANUALES GENERALES DE PROCEDIMIENTOS
Contiene todos los procedimientos de una unidad orgánica que forman parte de
un organismo social en donde se unifica la forma de operar.
MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS
Es presentar por escrito lo más importante y destacado de la gerencia administrativa a toda la empresa con un tipo de guía en donde todo el personal puede actuar a las condiciones generales.
2.2.14.4 ESPECÍFICO
MANUAL ESPECÍFICO DE AUDITORÍA INTERNA
Son los diferentes puntos importantes que se debe tratar en los diferentes tipos de actividad, es decir una auditoria interna en forma particular.
MANUAL ESPECÍFICO DE POLÍTICAS DE PERSONAL
MANUAL ESPECÍFICO DE TESORERÍA
Es la realización de los procedimientos en el orden de ejecución al fin de agilitar los pasos a seguir por el trabajador como por ejemplo: ingresos de caja, pago a proveedores, facturación, etc.15
2.2.15 CONCEPTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
“El procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. Es, en definitiva, la forma en que han de producirse los actos administrativos que deberán ajustarse al procedimiento establecido. Como consecuencia de los pasos y resultados obtenidos en las distintas fases del procedimiento se forma expediente, en el que figuran los diferentes documentos generados, que normalmente serán escritos. El expediente será la base que permitirá llegar a una resolución”.16
El procedimiento administrativo es la participación directa de la administración las misma que debe realizar los cambios que sean necesarios para llegar a un objetivo establecido la cual expondrá sus diferentes puntos de vista en los de mayor interés siendo todo este proceso transparente e imparcial.
2.2.16ORGANIZACIÓN
“Organizar es el proceso de integrara en una estructura coordinada la actividades necesarias para alcanzar los objetivos de una empresa; dotando a esta estructura con personal calificado y competente, y proveer de los elementos físicos necesarios para el diseño de sus funciones”17
___________________
15http://es.scribd.com/doc/54171970/3/clasificacion-de-los-manuales-administrativos 16
Olivia Suárez Quintana. www.eacanarias.org/Userfils/File/.../curso_proced-Tema_4.pdf 17
2.2.17IMPORTANCIA DE UNA ORGANIZACIÓN
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos, suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo y reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, la delimitar funciones y responsabilidades.18
Dentro de una empresa la organización es de gran importancia la cual nos permite lograr los objetivos con un mínimo de esfuerzo y con una mayor rapidez, así como definir funciones y responsabilidades para no exista las
misma actividad o función dos o mas veces en donde esto nos ayudara que las actividades se cumpla con eficacia y eficiencia.
2.2.18 ADMINISTRACIÓN
“Es el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización”19
La administración como tal son los pasos que se deben seguir para cumplir las metas establecidas de la empresa donde están involucrados los procesos administrativos como la planificación, organización, dirección, control las mismas que tiene relación entre sí.
2.2.19 LA EMPRESA
Una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.20
___________________
18www.mitecnologico/Main/ConceptoEImportanciaDeLaOrganizacion2010 19
Stoner, Freeman, Gilbert, 2004, Pág. 4 20
La empresa es una herramienta que sirve para producir y poner a disposición de la personas parte de los servicios y bienes existentes la cual para poder alcanzar los objetivos la empresa pone a disposición los factores que utiliza en su producción como materia prima, mano de obra y maquinaria, etc., dado esto la empresa debe buscar la forma de llegar a ello para obtener resultadosaceptables. Toda empresa integra un buen número de personas e intereses en la que se llega a un solo fin que es la colaboración porque es un elemento muy importante para la relación entre el empresario y las perronas que integran laempresa.
2.2.20CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
2.2.20.1 POR SU NATURALEZA
EMPRESAS INDUSTRIALES: Se dedican a la trasformación de las materias primas en productos terminados
EMPRESA COMERCIALES: Son las que se dedican a la compra y venta de productos elaborados y se convierten en intermediarios entre productores y consumidores.
EMPRESAS DE SERVICIOS: Son las que prestan un servicio a la colectividad.
2.2.20.2 POR EL SECTOR
EMPRESAS PRIVADAS: Están formadas con capitales del sector privado ya sean personas naturales o jurídicas, ejemplo una papelería, un restaurante.
EMPRESAS PÚBLICAS: Son las que pertenecen al Estado quiere decir que el capital es del sector publico, ejemplo empresas de agua potable, de energía eléctrica.
2.2.20.3 POR LA INTEGRACIÓN DE CAPITAL
Son las empresas unipersonales es decir que el capital pertenece a una sola persona natural o jurídica o pluripersonal, cuyo capital pertenece a dos o más personal naturales.21
2.2.21 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
“La estructura de una organización es el patrón formal en que están agrupados las personas y los trabajos. La estructura por lo general, se ilustra con un organigrama”22
La estructura organizacional nos indica las responsabilidades, funciones y deberes que comprende cada organización, a través de esta podemos delegar autoridad y establecer responsabilidades la cual nos permite alcanzar la efectividad organizacional.
2.2.22 IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que se ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están a cambios constantes (expansión, contracción nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.23
Con una estructura organizacional se realiza un ordenamiento de los departamentos administrativos de una empresa y la relación que existe entre si, es decir nos indica la forma en el que se divide, agrupan y coordinan las diferentes actividades de la empresa para un beneficio general de la institución.
___________________
21
http://www.emagister.com/curso-contabilidad-computarizada-introduccion-generalidades-definiciones/empresa-clasificacion-caracteristicas
22
FRANKLIN, Benjamín y GOMEZ CEJA, Guillermo: Organigrama y Métodos un Enfoque Competitivo, 2002. 23
2.2.23 ORGANIGRAMAS
“Un organigrama es la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen”24
“Es esencialmente una representación gráfica de la estructura de una empresa, son sus servicios, órganos y puestos de trabajo y de sus distintas relaciones de autoridad y responsabilidad”25
El organigrama es la representación gráfica de lasdiferentes organizaciones o
de uno de sus departamentos es decir constituye la diagramación de la estructura organizacional de una empresa y de sus puestos de trabajo, por lo que es unmedio de información que nos permite reconocer la acción y las relaciones que existe entre los diferentes departamentos que lo integran, es una carta de presentación de la organización mostrando de una forma sencilla y clara como esta dividida y organizada la empresa.
2.2.24 OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS
“El objetivo de los organigramas es: Presentar en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una organización”26
2.2.25 CLASES DE ORGANIGRAMAS
Los organigramas generalmente se clasifican en:
2.2.25.1 POR SU AMPLITUD Y COMPLEJIDAD
‐ Organigramas Maestros: Muestra la estructura completa.
___________________
24JAMES, Gibson.JOHN, Ivancevich& JAMES, Donnelly (Jr.) (2003) Las Organizaciones: Comportamiento, Estructura y Procesos. Ediciones McGrawHill. Décima Edición. México.
25
VASQUEZ, Víctor; Organización Aplicada, 2002 26
‐ Organigramas Suplementarios: Estos muestran un solo departamento
con un detalle de las obligaciones de cada uno.
2.2.25.2 POR LA FORMA DE PRESENTACIÓN
‐ Organigramas Verticales: En la parte superior esta la jerarquía suprema
unidos por líneas y representan la autoridad y responsabilidad y el resto de jerarquías van hacia abajo con un nivel de poca importancia.
‐ Organigramas Horizontales: Se coloca la jerarquía suprema a la
izquierda y los demás a la derecha de acuerdo a su importancia.
‐ Organigramas Circulares: En el centro va la autoridad máxima y a su
alrededor se encuentran las otras las mismas que se encuentran alejadas en razón de su jerarquía.
2.2.25.3 POR SU CONTENIDO
‐ Integrales: Es la representación grafica de todos los departamentos
administrativos así como la relación de autoridad.
‐ Funcionales: Es el diagrama de la organización con cada uno de sus
departamentos y a cada uno designado sus funciones o actividades.
‐ De puestos, plazas y unidades: Se indica cuantos puestos por
departamento así como el nombre de las personas que van a ocupar dicho puesto.
2.2.25.4 POR EL FIN
‐ Informativo: Nos da una visión general de cómoestá estructurada cada
‐ Analítico: Nos ayuda encontrar defectos, explicar modificaciones, es un
análisis completo de las funciones.
‐ Reales: Sirve para dar cambios, reformar, orientar de mejor manera la
situación de la empresa.
‐ Legales: Es la organización del funcionamiento y formación que nos
sirve de guía para directivos y administradores dando autoridad y funciones dentro de la empresa.
2.3 MARCO CONCEPTUAL
Manual de Procedimientos: El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. (Gómez 1997, p.125)
Procedimientos:Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminado al logro de un fin determinado. (Diccionario Larousse 1998)
Estructura organizacional: Es el patrón formal del modo en que están agrupados las personas y los trabajos dentro de una organización.
(Gibson, 2003)
Actividades: Es la definición de lo que debe hacer las personas que desempeñan cargos dentro de una empresa. (Diccionario Larousse 1998)
Cargo: Representa una responsabilidad u obligación que debe cumplir una persona dentro de una organización. (Diccionario de Contabilidad y Finanzas, 2002)
Funciones: Son todas aquellas actividades propias de un empleo, facultad u oficio. (Diccionario Enciclopédico Larousse, 1998)
Organizaciones: Son conjuntos de elementos personales, patrimoniales, instrumentales, etc., que componen una unidad productiva. (Gibson, 2003)
Eficiencia: Capacidad para utilizar los medios de que dispone de la forma más eficaz posible en la consecución de los objetivos planteados. (Diccionario de Contabilidad y Finanzas, 2002)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, lascuales transforman elementos de entrada en resultados, otorgándoles un valor agregado.
Control: Proceso de observación y mediación a través del cual se realiza la comparación de forma regular de las previsiones efectuadas con los resultados reales obtenidos. (Diccionario de Contabilidad y Finanzas, 2002)
Personal: Recurso humano que compone la organización y a su vez realiza actividades, y toman decisiones que contribuyen al éxito de las organizaciones. Robbins (2006) pág. 34
Estrategia: Es la terminación o propósito (misión) de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de los cursos de acción y de la asignación de los recursos necesarios para cumplirlas. Koontz y Werich (2005) pág. 163
Reclutamiento del personal: Es el conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Es un sistema de información mediante el cual la organización ofrece oportunidades de empleo. Chiavenato (2005)
Planeación: Destaca que planificar implica “seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplidos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones” (Reyes, 2004) Pág. 35
2.4 MARCO LEGAL
Al ser la empresa Compañía Limitada esta sujeta a presentar los balances e informes de la situación económica de la empresa, el cumplimiento de las NIFF con su respectivo detalle, así como la posesión de los libros de contabilidad, de las acciones y de los accionistas a la Superintendencia de Compañía entidad que revisa y controla la información de las empresas.
Al Servicio de Rentas Internas (SRI) por la presentación de declaraciones
mensuales del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y del Impuesto a la Renta, Anexos Transaccionales (ATS) así como el Formulario 107 de Relación de Dependencia que se presenta anualmente por cada empleado aquí va los ingresos que ha percibido el trabajador, los gastos personales en caso de tenerlos, las deducciones al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y el valor por la retención del impuesto a la renta cuando el trabajador sobrepasa el monto de sus gastos personales anuales; y la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento.
Al Ministerio de Relaciones Laborales (MRL) con el cumplimiento del Código del Trabajo en la presentación de formularios de Décimo Tercer Sueldo, Décimo Cuarto Sueldo, Contratos al personal, Actas de Finiquito, Utilidades a los trabajadores las mismas que se llevaran con total seriedad.
2.5HIPÓTESIS
El resultado de una implementación de un manual de procedimientos administrativos y contables permitirá eliminar la desorganización de las actividades correspondiente a cada función y a su vez obtener un mejor desempeño y disposición del personal para que los procesos de la empresa se lleven de la mejor manera y en el tiempo establecido.
2.6VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
La implementación de un manual de procedimientos administrativos y contables a la empresa Industrial Óptica Sánchez representan una herramienta muy importante en el desarrollo de las actividades y en la toma de decisiones
ya que permitirá cumplir con las funciones y procesos de una manera clara y sencilla, tratando de mejorar y orientar el esfuerzo de cada empleado para realizar las tareas encomendadas con mayor rapidez y agilidad, teniendo como efecto una buena estructura organizacional para así incrementar la eficiencia y la calidad en el desarrollo de las actividades.
2.6.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
Carencia de un manual de procedimientos administrativos y contables.
2.6.2 VARIABLE DEPENDIENTE
2.7OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO
Variable independiente
- Utilización de un
manual de procedimientos
administrativos y contables.
- Aplicación de un
manual de procedimientos
administrativos y contables.
-Conocimiento de un
manual de procedimientos
administrativos y contables para un buen manejo de las funciones
administrativas.
- Aplicación de un
manual de procedimientos
administrativos y contables.
- Conocimiento de un buen manejo de un manual de procedimientos
administrativos y contables.
Guión de entrevista Carencia de un
manual de procedimientos administrativos y contables. Variable dependiente
- Como elaborar un
manual de procedimientos
administrativos y contables en la organización de las actividades de la empresa.
- Conocer la estructura
organizacional de la empresa con la aplicación de un
manual de procedimientos
administrativos y contables.
- Elaboración de un manual de
procedimientos administrativos y contables.
- Desarrollo de flujogramas. La encuesta instrumento del cuestionario Inadecuada
CAPÍTULO III
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1 ANTECEDENTES
El Dr. Enrique Sánchez Orellana, médico de profesión, político destacado, trabajo a favor de la salud pública del Azuay, un hombre visionario, emprendedor por excelencia incursiono en varios campos en pro del servicio y progreso de su ciudad natal Cuenca. Como empresario emprendió en esta
ciudad el servicio de Optometría y Oftalmología incluyendo también el área Comercial e Industrial de productos ópticos.
En el año 1986 la segunda generación de la familia Sánchez Arteaga adquiere un nuevo laboratorio para la fabricación de lentes pasando a llamarse Industrial ÓpticaSánchez. A partir del año 2000 hasta la fecha laactividad industrial de la empresa ha estado en constante evolución a la par con laboratorios ópticos de las grandes urbes adquiriendo equipos de última tecnología, con la misma mística de servicio con la que nació; trabajar en pro de la salud visual en Cuenca y en el Austro del país.
VISIÓN
Industrial Óptica Sánchez, tiene como visión ofrecer la mejor tecnología y servicio en el área de la salud visual, para Cuenca y el Austro del país.
MISIÓN
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
-Garantizamos nuestro servicio profesional. -Respaldamos las marcas que disponemos.
-Observamos como parte del servicio, comodidad, calidad y tendencia de la moda.
-Estamos cambiando, porque estamos en constante evolución.
3.2 AMBIENTE EXTERNO
En el vertiginoso ambiente que envuelve a todas las organizaciones a nivel mundial, la creciente complejidad en sus estructuras, la adopción de tecnología avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan, la variada cantidad de recursos que se les asignan y el aumento generalizado en la demanda por sus productos y servicios, ha generado una nueva dimensión en las funciones directivas clásicas.
La redefinición de roles y funciones en las organizaciones, conlleva forzosamente a la redefinición funcional al interior de ellas. La tarea es determinar qué hacemos, de qué forma lo ejecutamos y qué labores requieren ser creadas, modificadas o eliminadas.
Se desprende de inmediato que las nuevas estructuras institucionales, requieren la implementación de un nuevo estilo de gestión por procesos en donde no se mide una gestión por normas sino por los resultados.
Dentro de todas las organizaciones, se vuelve imperativa la necesidad de contar con instrumentos administrativos como los Manuales de Procedimientos, que apoyen la atención del quehacer cotidiano, de modo que, en forma ordenada, planificada y oportuna consigan la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes.
estandarizados, debidamente estructurados y esquematizados que permitan transmitir al nuevo empleado y fortaleceren el personal antiguo, en forma ágil y oportuna la cambiante dinámica laboral.
Las organizaciones líderes a nivel mundial utilizan los manuales de procedimientos porque son una buena herramienta a la hora de capacitar al personal nuevo, teniendo de manera clara que necesitamos un cambio radical en las organizaciones empresariales.
En nuestro país podemos observar que existe actualmente un enorme incremento en las diversas organizaciones empresariales tanto públicas como privadas la implementación de un manual de procedimientos, ya que permite un buen manejo en los diversos métodos, en la utilización y distribución de la información interna, razón por la cual en nuestra investigación hemos visto la necesidad de plantear este proceso fundamental en todos los sectores productivos del país, ya que permite el enriquecimiento para las empresas favoreciendo desarrollar las actividades en forma rápida, oportuna y eficiente.
La necesidad de implementar un manual de procedimientos a nivel nacional se debe al enorme esparcimiento de las empresas en sus diferentes departamentos, lo que hace necesario automatizar la información debido a las nuevas tecnologías lo cual conlleva a un fuerte movimiento empresarial, los mismos que desean estar a la vanguardia tanto local como nacional.
Un manual de procedimientos permite que el personal se sienta seguro, confiando en todo lo que realiza en sus funciones, y a su vez permite que las empresas aumenten su nivel de calidad y competitividad en el mercado.
A continuación mencionaremos una breve historia y como están estructurados los diversos departamentos y las actividades que realizan cada uno de ellos.
La empresa Industrial Óptica Sánchez al momento cuenta con dos áreas: Comercial (Centro Comercial) la cual fue cediday la Industrial, pero a partir del año 1997 se hace un convenio para hacer una división que durante 10 años la parte Industrial no ingresa a los centros comerciales, teniendo claro que lo que tiene que ver con lo comercial tiene distinta razón social son independientes esto ha ocasionado que se piense que los dos fusionan de igual manera teniendo malos entendidos razón por la que la parte Industrial decide dejar la
marca “ÓpticaSánchez” a la parte Comercial el cual ha sido un proceso muy difícil y ha desarrollado su propia marca Soiópticas (SánchezOpticaIndustry) que rige en el mercado a partir del 23 de octubre del 2012 teniendo claro que no es solamente una empresa estática sino mediante este slogan se quiere dar a conocer que como empresa cada día va innovando y evolucionando su producto y así marcar la diferencia con el resto de empresas.
Con respecto a la inflación la empresa ha venido sustentando una estabilidad en los precios de sus productos a partir de la dolarización establecida en el país hace algunos años, es decir los precios no cambian con frecuencia, las alzas se debe a la fabricación de producto de última generación que se encuentra en el mercado.
La empresa se encuentra en un proceso de estabilidad de precios ya que con la maquinaria adquirida para la elaboración del producto es demasiado costoso y el valor cobrado en la mercadería no justifica con la inversión que se realiza para mantenerse a la vanguardia de las nuevas tecnologías teniendo en cuenta que si vemos el contexto en forma general al momento de adquirir el producto, vale la penaporque está relacionado el precio con la calidad, por lo tanto existe una igualdad.
La diferencia de los valores nacionales con los internacionales es el doble en el costo del producto terminado, si hablamos en la producción de lentes porque
el mercado nacional no tiene ese valor adquisitivo.
Según los índices el valor de la venta del producto terminado encarece en el precio final por la inversión que se realiza en publicidad, en mostrar una buena imagen de la empresa, en la renovación y mantenimiento permanenteen los locales,además se capacita al personal en atención y presentación al cliente.
Una política muy importante que tiene la empresa y que marca la diferencia con las demás, es la reinversión en la misma, por lo que los beneficios estarían marcados en un ahorro libre de impuestos.
Esto permite que la empresa se mantenga activa en el mercado, porque su reinversión les permite mejorar y mantener una buena capacidad adquisitiva, la empresa crece y por ende se puede adquirir nuevas maquinarias dando de baja las antiguas y disponiendo de esta manera de un capital inicial.
3.2.1 CLIENTES
En relación a los clientes lo que más sobresale es estar como una empresa solida y solvente y de buen prestigio, es la fidelización de los clientes que viene de tres generaciones. Hace años atrás todas las recomendaciones se las hacia por comentarios de las personas, desde el año 1987 existe un crecimiento
servicio optométrico y la venta del producto terminadocomo una de sus mayores fortalezas, superando de esta manera a la competencia.
Desde hace tres año acá se ha implementado el marketing con el avance de las nuevas tecnologías ydía a día la empresa se da a conocer mediante prensa, radio, redes sociales y por la víapública como: vallas publicitarias, gigantografías en el transporte público, entre otras.
La gama del producto es de excelente calidad, todo lo que se comercializa escon materia prima norteamericana en relación a la fabricación de lentes, aquí
no se trabaja con vidrio ni plástico, lo que se vende es policarbonato es decir plástico fino.
La empresa está a la vanguardia de las nuevas tendencias en el mercado actual renovando y actualizando constantemente sus productos porque la tecnología como el internet nos acerca al mercado internacional y los clientesconocen lo nuevo del producto.
Los productos desactualizados que no se han vendido se dan de baja luego de un año y se ofrece a personas de escasos recursos económicos, es decir se hace un banco de lentes a las empresas Fe y Alegría,Fundación Hogar del Ecuador, teniendo en cuenta que es un número reducido. Por lo tanto la empresa no dispone de una bodega de almacenamiento, la rotación del producto es rápida y lo que se exhibe sale a la venta.
Cada tres meses se hace los cambios necesarios por las cuatro estaciones, en cada una se da una colección y siendo una fortaleza de la empresa el precio, la calidad, la marca, es decir todo esta equiparado.
3.2.2 PROVEEDORES
La empresa cuenta con dos grupos de proveedores locales como:
‐ Dealers que son empresas autorizadas para manejar ciertas marcas
con un segmento especifico de marcas.
‐ Importaciones que distribuyen líneas de lujo, líneas Premium, líneas
deportivas, líneas importadas de precio medio de excelente calidad y un buen modelaje.
La empresa dos veces al año acuden a ferias internacionales, las cuales ya se saben las tendencias, hacia donde van los fabricantes con sus colecciones y eso es lo que quieren vender es una conexión directa con la moda.
La empresa cuenta con el producto de gafas y lentes, todo marco se encuentran codificado la misma que se la realiza internamente con su código de barras respectivo.
Se cuenta con un portafolio de 9 distribuidores que nos dan calidad, diseño y buen precio, a continuación detallamos el grupo de proveedores locales:
‐ Activity
‐ Pinjas
‐ Optiworld
‐ Optima
‐ Mil deportes
‐ Didao
Además se tiene un grupo de proveedores de importación como:
‐ CSC (EE – UU) es una línea económica de excelente calidad
‐ Trevy (Italia) es una línea media
3.2.3 COMPETENCIA
La competenciade la empresa se fundamenta principalmente con organizaciones de tipo informal, ya que estas no cuentan con una adecuada infraestructura y modernos laboratorios apegados a las exigencias del cliente y las nuevas tecnologías; además podemos indicar al respecto que la empresa Soiopticas viene hacer su propia competencia por cuanto las demás empresas tienen sus propias características como es el caso de la ÓpticaOptocentro lleva en el mercado 10 años, cuenta con dos locales ubicados el primero en el centro de la ciudad en la calle Bolívar y el segundo en el centro comercial Milenium
Plaza, ellos a su vez diversificaron su atención al cliente en el centro comercial ellos tienen solamente la venta de gafas con una variedad poco demostrativa y en el centro de la ciudad marcan la diferencia y esto hace que sea un valor agregado a dicha óptica porque cuenta con la presencia del Dr. Diego Carpio – Oftalmólogo junto con su hijo, que cuenta con una buena clientela y popularidad atrayendo consigo a la clientela.
Si hablamos de otra empresa es de Óptica Los Andes lleva 20 años en el medio la misma que no se ha posesionado en el mercado como una óptica importante a nivel nacional cuenta con 80 puntos de ventas en varias ciudades del país incluida Cuenca pudiendo decir que sus ingresos son inferiores a lo que factura Soiopticas.
Otra competencia es la Óptica GMO ellos se diferencia porque realizan los llamados combos como por ejemplo: por adquisición de un lente tiene un regalo consulta gratis, por $35 o $45 marcos, lunas y consulta gratis.
A nivel de Soiopticas podemos mencionar la empresas de los hermanos que formaron individualmente y están ubicados en centros comerciales pero trabajan con un segmento diferente, pero la diferencia la hace soiopticasporqueexiste una preferencia del cliente, la entrega es inmediata, cuenta con locales cómodos y una buena atención al cliente, se maneja una
Soiopticas tiene los mejores precios en el mercado porque ellos fabrican es aquí donde los clientes buscan la atención es decir la postventa ya que como fabricantes ellos dan mantenimiento al producto propio de ellos y de otras ópticas. En lo relacionado en marcas los precios son similares ya que a nivel mundial los costos son estandarizados, cuentan con una gran afluencia de clientela de fuera de la ciudad como Machala, Loja, Morona Santiago los mismos que adquieren un buen producto de marca con una garantía determinada mostrándose así muy interesante dentro de este mercado y es por esto que les obliga a abrir un tercer local para el 2014.
También podemos manifestar que la empresa dispone de un principio fundamental que es la reinversión de las utilidades dentro de la misma, lo contrario a lo de la competencia que prefiere incrementar los sueldos a los socios dejando de lado la reinversión y la actualización de equipos, por lo que en el futuro estas empresas tienden a desaparecer del mercado.
Según estudios realizados en el año 2011 sobre la situación en el mercado y la competencia podemos mencionar varios aspectos muy importantes para la empresa.
Mercado a mediano plazo
La población urbana de cuencana esta alrededor de una 330.000 personas con un porcentaje del 35% de la población cuencana que usa lentes estamos hablando de 115.500 personas con una tasa de reposición promedio de cuatro años con 28.750 pares anuales con un fuerte potencial en el mercado.
Incremento demanda
‐ 57% población + 60 antes de 10 años, es decir que el número de
demanda en la adquisición del producto según las encuestas se encuentran a partir de los 50 años de edad.
Preocupación por salud visual y daños solares
‐ Los clientes demandan calidad, pagan por ella, no son motivados por
precio, más exclusividad y alto valor.
Moda en uso de armazones
‐ Incremento poder adquisitivo, visto como accesorio de moda.
Las claves internas de la empresa son:
‐ Atención personalizada
‐ Calidad de servicio ‐ Exclusividad
‐ Prestigio
‐ Exhibición de vanguardia
‐ Ubicación
Competencia
Competidores potenciales:
GMO
‐ Líder europeo, consolidándose en Sudamérica, aun débil en el Azuay.
‐ Actualmente en expansión.
OLA (Óptica Los Andes)
‐ 40 unidades en el país.
‐ En expansión en Ecuador y Perú.
OPTOCENTRO
‐ 3 lugares en Cuenca.
‐ Posicionamiento local.
Análisis de la competencia
Empresas Puntos débiles Puntos fuertes
GMO
1.Poco conocimiento del medio
local.
2.Personal poco profesional 3.Trato frio a los clientes
1.Precio bajo
2.Amplitud instalación 3.Presupuesto
publicitario
OLA
1.Trato impersonal 2.Procesos mecánicos
3.Bajo posicionamiento
1.Imagen consolidada 2.Precio medio, bien
surtido
3.Presupuesto publicitario
OPTOCENTRO
1.Exhibición confusa 2.No estructurada
3.Poca delegación en toma de
decisiones
Con ‐ ‐ ‐ ‐ $ $ 200.00 $ 400.00 $ 600.00 $ 800.00 $ 1.000.00 $ 1.200.00 $ 1.400.00
nclusiones
Actualm
Varios d objetivo
Hay un en med
Se debe para po en el me
$ 0 00 00 00 00 00 00 00 s:
mente no ha
de ellos, a os ambicios
competido iano plazo
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ercado.
VENTAS
Tabla Nº 1
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S ESTIMA
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