TRABAJOS DE GRADO PUJ
III. ANÁLISIS SITUACIONAL
El presente análisis situacional de ATI Internacional Ltda. es un ejercicio integral que permite visualizar y conocer a la organización desde su constitución hasta nuestros días. Su entorno y/o mercado, su negocio y demás aspectos son presentados con el fin de adquirir un conocimiento global sobre la organización, facilitando el análisis de comunicación, el cual es el interés particular de esta sección apoyando los objetivos del proyecto.
De esta manera, se describe a la organización cronológicamente, determinando sus orígenes, pasando a la estructura organizacional, hasta el análisis de los ejes de acción que permitirán acceder a nuevas oportunidades de desarrollo y mejoramiento para ATI Internacional a nivel interno desde la propuesta diseñada para tal efecto.
a) Descripción de la empresa i. Historia
ATI fue creada en el año 1995 con el objeto de prestar asesoría a las entidades estatales en procesos licitatorios internacionales financiados por la Banca Multilateral y de fomento y procesos de gestión y aplicación de donaciones y de recursos extranjeros destinados a Colombia para el Sector Salud; logrando fuertes lazos con entidades estatales, las cuales se destacan hoy como su principal cliente.
Para el año 2000, ATI Internacional Ltda. amplía su objeto social con el ánimo de apoyar el seguimiento y control en la ejecución de proyectos públicos en los distintos sectores, promoviéndose y consolidándose como pionera en el desarrollo de interventorías, auditorías y gerencia de proyectos sociales para entes estatales de nuestro país.
ii. Empresas en el país
Gracias a los enormes resultados obtenidos a nivel social y corporativo, otros profesionales vieron en la experiencia y el sector de ATI una gran oportunidad para potencializar y/o incursionar en un nuevo campo de acción.
Actualmente existen aproximadamente 17 empresas dedicadas a la ejecución de proyectos de carácter social a nivel nacional, donde “Consultoría Colombiana” y “BDO” son las más grandes competencias de ATI Internacional.
A su vez, universidades como la “Universidad Nacional de Colombia” y la “Pontificia Universidad Javeriana”, entre otras, hacen parte del creciente entorno laboral y competitivo de ATI Internacional durante los últimos años, donde el esfuerzo conjunto entre las entidades públicas y privadas para el desarrollo y sostenibilidad de proyectos y programas sociales a nivel local y nacional ha sido uno de los pilares de ejecución de la política pública actual.
iii. Descripción del entorno (PEST)
“El análisis PEST es una herramienta para comprender el crecimiento o declive de un mercado, y en consecuencia, la posición, potencial y dirección de un negocio. Es una herramienta de medición de negocios.” (Chapman, 2004)
Se toma esta herramienta para presentar de manera concisa, una descripción del entorno de la organización enmarcada en los cuatro aspectos fundamentales del mercado:
Entorno Político
Los programas sociales hacen parte de los principales motores de la política pública actual. Desde la Presidencia de la
República, hasta las instituciones públicas que pertenecen al Sistema de Bienestar Familiar trabajan en cadena para forjar una mejor calidad de vida para las poblaciones vulnerables de nuestro país. Entidades relacionadas:
Presidencia de la República Ministerio de Educación
Entorno Económico
Dado que el cliente mayoritario es el Estado, el tipo de contratación es de prestación de servicios por un periodo determinado y una cobertura concreta. Los recursos utilizados son un complemento entre los recursos privados de la empresa contratista y los destinados al Programa que se esté ejecutando.
Actualmente, el Estado destina entre el 1% y 7% de la inversión para hacer tareas de seguimiento e interventoría a proyectos
Ministerio de Protección Social Secretaría de Educación (SED)
Instituto de Bienestar Familiar (ICBF) Administraciones Locales
Sistema de Seguridad Social Demás empresas del Estado
En cuanto a la legislación, en algunos concursos estatales es solicitado la presentación del Registro Único de Proponentes (RUP) el cual enmarca la experiencia de las organizaciones interesadas en contratar con el Estado. Para el año pasado, se destinó un nuevo decreto el cual busca facilitar el acceso y entendimiento de la información
consignada en dicho documento de identificación, sin embargo, presenta un nuevo obstáculo para las organizaciones que, como ATI Internacional, pretenden ampliar su campo de acción, ya que el nuevo decreto, vigente desde el pasado 30 de junio del presente año, será otorgado a partir de la experiencia adquirida,
reduciendo la posibilidad a las empresas consultoras de incursionar en otros campos de acción o sectores.
de índole social en el país.
Día a día, el Estado está procurando aumentar los requisitos en cuanto a recursos y experiencia profesional de las empresas prestantes de los servicios requeridos para el cumplimiento de los proyectos y programas a nivel nacional. Por ello, exige de manera permanente la participación de empresas sólidas y con elevada trayectoria en proyectos de esta índole para el mejoramiento continuo de los resultados esperados y obtenidos en los proyectos. Este refinamiento constante ha generado alianzas entre diferentes empresas consultoras para la participación y desarrollo de los proyectos sociales, haciendo el entorno competitivo más agresivo, y aumentando a su vez los niveles de corrupción en los procesos licitatorios.
Entorno Social
Colombia es un país donde su población vulnerable sobrepasa el 50% de sus habitantes. Desde la pobreza hasta la miseria total, los niños, los adultos
Entorno Tecnológico
La mayoría de las entidades públicas ya han sistematizado sus proyectos con el fin de reducir costos, potencializar los
mayores, discapacitados física y mentalmente, entre otros son los diferentes públicos que se ven
beneficiados de los diferentes proyectos que se manejan a nivel estatal para el mejoramiento de la calidad de vida. Actualmente ha venido creciendo la cifra de población vulnerable por las lluvias, los embarazos no deseados y el abandono a los ancianos. Todas estas personas requieren de ayudas del Estado, el cual se ve afectado en cuanto a la cobertura y recursos asignados, generando un gran impacto en las empresas privadas que apoyan las labores de interventoría.
reducir los errores por cruce de
información entre varios proyectos, entre otras. Esto ha generado la necesidad en las empresas privadas de actualizar su forma de trabajo y sus procesos internos para estar acorde con la tecnología manejada en el Estado.
Desde incrementar y actualizar los
recursos tecnológicos, hasta el dominio de sistemas de información han sido unos de los grandes adelantos del medio y/o sector. Sin embargo, aún existen
problemas en la transición de los modelos antiguos de trabajo a los actuales sistemas de información.
b. Focalización Estratégica Quienes Somos
ATI Internacional es una organización colombiana con 13 años de experiencia dedicada a contribuir con la rentabilidad y productividad del Estado y las organizaciones privadas, conformada por un grupo de profesionales capaces, calificados y competentes, reconocida por el desarrollo eficaz y eficiente de proyectos de Consultoría y Asesoría en: Gerencia y Coordinación, Interventoría y Auditoría administrativa, técnica, ambiental, social, financiera y contable, Gestión de recursos, y Gestión de proyectos de Inversión y de Cooperación financiados con recursos nacionales e internacionales.
Servicios
Nuestro portafolio de productos y servicios está dirigido a ofrecer a nuestros clientes alternativas de solución para sus necesidades, asegurando la efectividad en el logro de sus metas institucionales.
El valor agregado que ATI Internacional ofrece se centra en: la amplia experiencia certificada y, el respaldo y soporte que brinda a sus clientes, a través de su alta capacidad de gestión de recursos e infraestructura física y logística en todo el territorio nacional.
Contratación Estatal: Asesoría y Consultoría en Contratación
Administrativa de forma directa y a través de mecanismos de procesos licitatorios nacionales e internacionales. Apoyamos todo lo relacionado con: la elaboración de términos de referencia o Pliegos de condiciones, el proceso pre-licitatorio, estudios económicos, estudio y evaluación de propuesta, hasta la firma de los respectivos contratos.
Interventoría: Llevamos a cabo procesos de supervisión y control en los
cuales, ejerciendo como terceros verificamos, exigimos y velamos por el cumplimiento de lo establecido contractualmente desde el punto de vista legal, jurídico, técnico, ambiental, social, administrativo y financiero.
Auditoría: Evaluamos la gestión de entidades públicas o de los particulares
que manejan recursos públicos mediante la aplicación articulada y simultánea de diversos sistemas de control. Esta auditoría se hace de acuerdo con las Normas de Auditoría Colombianas. Igualmente, desarrollamos auditorías en las cuales el objetivo es revisar las actividades, resultados y procedimientos de una entidad con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos.
Gerencia de Proyectos: Desarrollamos la gerencia de proyectos en el
sector público y privado garantizando la calidad en la ejecución y la entrega oportuna de los resultados esperados; contribuyendo a que las organizaciones dirijan sus mayores esfuerzos a la planeación y diseño de políticas, ya que trasladan a nosotros la gestión legal, jurídica, técnica, ambiental, social, administrativa y financiera de sus programas y proyectos.
Asesoría y Consultoría en Gestión Social y Empresarial: Asesoramos al
sector público y privado en la búsqueda global de soluciones o en la emisión de conceptos, que permitan las mejores determinaciones para optimizar la rentabilidad y el desarrollo social y empresarial. Desarrollamos y ejecutamos estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad y todos los necesarios para la ejecución de cualquier tipo de proyecto de inversión y desarrollo social y/o empresarial, asegurando la correcta coordinación, control y supervisión de todos los recursos disponibles para conseguir los objetivos pactados, contemplando las amplias y fuertes interacciones con el entorno, las estructuras, los proceso y productos. Aseguramos una transferencia total de conocimiento, para el desarrollo de las capacidades productivas y competitivas de las instituciones y las empresas
Diagnósticos, evaluación y formulación de Proyectos de Inversión financiados con recursos nacionales y recursos de crédito externo, recursos de Cooperación técnica Internacional. Asesoramos procesos de contratación internacional, directa o mediante procesos licitatorios, créditos de fomento, banca comercial, banca multilateral - Birf - Bid - K.F.W. OCDE, FAD, créditos de gobierno a gobierno, ó crédito de proveedores.
Gestión Pública: Asesoramos a las entidades territoriales y demás
instituciones públicas en la formulación y gestión de planes, programas y proyectos en los sectores salud, educación, transporte, competitividad y productividad. A su vez, acompañamos la gestión de recursos financieros para su ejecución.
Gestión de Recursos: Apoyamos el procedimiento de desembolsos al
exterior, pagos directos a través del Ministerio de Hacienda, giros directos a través de la banca comercial, o por el mecanismo de diligenciamiento, crédito a través de la banca de segundo piso y trámite de cartas de crédito, cuentas de compensación, y legalizaciones ante el Banco de la República. En materia de donaciones y proyectos de cooperación internacional, disponemos de todos los conocimientos para canalizar adecuadamente los recursos de donación, bien sea en especie o en la utilización de dineros provenientes de gobiernos o empresas extranjeras.
Razón de ser
ATI INTERNACIONAL Ltda., nace como respuesta a necesidades en el campo de asesorías y consultorías a entidades públicas y privadas que integran el sistema Económico – Social en el país.
Misión
Contribuir con la rentabilidad y productividad del Estado y las organizaciones privadas a través de la consultoría de proyectos eficientes y eficaces que redunden en el bienestar social.
Visión
Ampliar en los próximos cinco años el posicionamiento de la organización en el sector estatal y lograr reconocimiento en el sector privado y a nivel Internacional, como una Compañía con altos niveles de excelencia y calidad en la realización de consultorías de proyectos, a través de talento humano competente y tecnologías adecuadas.
Valores Corporativos
Constituyen las pautas que guían la actuación de los individuos dentro de la organización. Es la filosofía de vida que se quiere tener dentro de la compañía al ser aplicada por cada uno de sus miembros en sus relaciones interpersonales:
Lealtad Honestidad Compromiso Cumplimiento Pro actividad Calidad Servicio al Cliente Oportunidad
Política de Gestión de Calidad
ATI Internacional Ltda. propende por el logro de sus objetivos de calidad y el crecimiento permanente de la compañía en un marco de mejoramiento continuo. Está comprometida con satisfacer las expectativas y necesidades de sus clientes a partir de la administración y ejecución de proyectos eficaces y eficientes mediante un equipo de trabajo competente, metodologías de planificación y control de proyectos adecuada y asegurando el cumplimiento de los compromisos contractuales.
Objetivos de Gestión de Calidad
Asegurar la capacidad técnica y administrativa suficiente y adecuada para
responder ante las necesidades y requerimientos pactados.
Asegurar la satisfacción de nuestros clientes.
Mejorar continuamente la eficacia de los servicios a partir del seguimiento y
evaluación continua de los procesos del sistema de gestión de Calidad.
Asegurar el cumplimiento de los compromisos contractuales. Contar con talento humano competente y comprometido. Aumentar la base de clientes.
c) Planeación estratégica
La planeación estratégica en ATI Internacional (el cuadro general de la planeación se encuentra en el ANEXO 1) parte de un análisis de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades (DOFA) que ha sido la herramienta fundamental para generar un pensamiento estratégico y diseñar alternativas de solución a los hallazgos encontrados:
DOFA
Interno Externo
Fortalezas
1. La estrategia de la empresa es conocida por todos los que deberían ejecutarla.
2. El personal se involucra activamente en el logro de los objetivos planteados en la compañía.
3. Se conoce en detalle el mercado en el que se compite.
4. Los precios se determinan con base en el conocimiento de los costos.
5. Se disponen de material que especifica los aspectos técnicos de los productos y servicios.
6. El proceso operativo es flexible para poder realizar los cambios necesarios para satisfacer a los clientes.
7. La empresa cuenta con la capacidad de producción de sus equipos y/o con la capacidad de trabajo del talento humano para responder a los niveles de producción que exige el mercado.
8. La empresa tiene planes de contingencia para ampliar su capacidad de producción o de trabajo por encima de su potencial actual, dependiendo de la demanda.
9. Conocimiento del negocio.
10. Reconocimiento a nivel de contratación estatal.
11. Calidad en la información
Oportunidades
1. En el mercado financiero existen ofertas de financiación favorables para los intereses de la empresa.
2. El nivel de inflación controlado y bajo, ayuda a mantener una economía estable, contribuye a incentivar las inversiones. 3. El crecimiento del PIB en los últimos años ha generado más
confianza en la industria local y ha impactado en una mayor estabilidad y sostenibilidad.
4. La apertura económica y los acuerdos comerciales que se han o se están negociando abren la posibilidad de poder acceder a mercados internacionales.
5. Los clientes valoran y privilegian las relaciones con empresas que cuenten con sistemas de calidad para asegurar entrega de buenos servicios y productos.
6. Los cambios y desarrollo tecnológico en el sector y las posibilidades de conseguirlos ágilmente, permiten proyectar posibilidades de mejora y fortalecimiento de la empresa para mejorar la oferta y la calidad de forma continua.
Debilidades
1. La empresa no cuenta con metas comerciales medibles y verificables en un plazo de tiempo definido, con asignación de responsables para su cumplimiento.
2. La asignación de recursos producto de la gestión no se considera a la hora de construir el presupuesto.
3. No se establecen cuotas de venta, ni consecución de nuevos clientes. 4. La empresa no cuenta con un sistema de investigación y análisis para
obtener información sobre sus clientes y sus necesidades, con el objetivo de que se conviertan en clientes frecuentes.
5. No se cuenta con un procedimiento formal de investigación de nuevas tecnologías o procesos.
6. El programa de incentivos de la empresa.
7. El sistema contable de la empresa respecto de información oportuna. 8. La utilización de presupuestos para evaluar los resultados financieros,
de tal forma de tomar medidas correctivas y preventivas. 9. Falta de proyección en exportación.
10. Falta de un servidor para guardar la información. 11.Faltan programas de capacitación.
Amenazas
1. Las reformas tributarias continuas provocan que muchas empresas se las arreglen para evadir impuestos y esto puede afectar los precios en el mercado. También genera mucha inestabilidad y desestimula la inversión.
2. El nivel educativo promedio influye en el esfuerzo desplegado por habilitar al personal a las labores de la empresa. Se requiere de una mayor inversión y puede ser que no se logre un nivel de productividad óptimo. La posibilidad de acceder a mano de obra calificada es mucho más baja.
3. La competencia utiliza estrategias y orientaciones distintas para acceder a los clientes, a veces tiene precios más bajos que nuestros productos/servicios. Disminuyen calidad y los clientes no tienen o no aplican criterios de evaluación para detectar esta situación y los efectos negativos reflejados en el incremento de costos.
4. Las herramientas de gestión administrativa a precios no asequibles al igual que software de apoyo a la gestión. 5. Políticas gubernamentales de transferencias de recursos. 6. Competencia desleal y la corrupción.
Objetivos Estratégicos Corporativos
1. Certificar a la organización bajo la norma ISO 9001: versión 2000, con el fin de alinear procesos y procedimientos.
a. Implementar las metodologías y documentación del SGC en cada una de las áreas funcionales.
b. Documentar los procesos y procedimientos necesarios para lograr una gestión eficaz.
c. Garantizar los recursos necesarios para lograr la certificación de la organización.
d. Capacitación permanente en temas relacionados con el SGC.
e. Garantizar que el talento humano cumpla con las competencias necesarias establecidas en el manual de funciones y perfil de cargos con el fin de lograr eficacia en la gestión de la organización.
2. Incursionar en las entidades del Estado con las cuales no se ha contratado para ir obteniendo posicionamiento a nivel nacional.
a. Elaborar un plan de medios publicitarios con el fin de expandir la gestión corporativa.
b. Identificar los potenciales clientes corporativos y definir sus necesidades. c. Definir políticas para el área comercial con el fin de incrementar los
negocios de la organización.
d. Presupuestar y garantizar los recursos para el área comercial.
3. Identificar aliados estratégicos para generar alianzas viables en proyectos específicos.
a. Realizar estudio de mercadeo para identificar las necesidades que requieren las organizaciones, con el fin de incursionar en proyectos específicos que demanden nuestros potenciales clientes.
b. Generar una base de datos de posibles aliados estratégicos por proyectos. c. Generar acercamientos que permitan llegar a consolidar posibles alianzas
comerciales estratégicas.
a. Elaborar backups semanalmente en cada proceso de la organización. b. Establecer políticas de confidencialidad.
c. Proteger y salvaguardar la información de la organización como la de nuestros clientes.
d. Utilizar el Internet para actividades exclusivas de la organización.
5. Definir y formalizar la estructura de la organización para lograr fidelización del Talento Humano
b) Modificar el organigrama con el fin de establecer las jerarquías en los cargos de la organización.
c) Establecer un plan de carrera y capacitación.
d) Realizar programas de motivación y sentido de pertenencia con el fin de crear fidelización del talento humano.
e) Programar actividades que generen integración entre el talento humano.
Estrategia Central de ATI Internacional Ltda.
“Mantener contacto directo con sus clientes con el fin de suplir sus necesidades en forma rápida y oportuna”
d) Públicos de la comunicación
i. Destino Nacional Internos
Público Objetivo Medio
Directivos Dar a conocer los estados de los compromisos contractuales, la toma de decisiones y la asignación de correctivos necesarios. Personal Correo electrónico Teléfono Colaboradores administrativos Presentación de resultados, informes, comunicados de los proyectos internos y específicos.
Personal
Correo electrónico Teléfono
Comunicados escritos Colaboradores operativos Asignación de Personal
programación, recolección de información y
correctivos.
Teléfono
Colaboradores Externos Dar a conocer estado de labores.
Personal Teléfono
Comunicados escritos
ii. Destino Mercantil
Público Objetivo Medio
Cliente sector público Presentación informes y/o resultados, solicitudes de prorroga y verificación.
Correo electrónico Personal
Teléfono Cliente sector privado Nuevas propuestas de
alianza.
Personal Teléfono Competencia Conocer propuestas a
procesos licitatorios en audiencias del concurso.
Personal
Consultores Externos Mejorar procesos
administrativos y gestionar capacitaciones internas. Personal Teléfono Correo electrónico Comunicados escritos