Anexo de informe auditoría integral a la Estación de Servicio ESPOCH Gasolinera

Chimborazo por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 diciembre 2013.

AUDITORÍA FINANCIERA

NO EXISTEN MEDIDAS DE PROTECCIÓN PARA LAS RECAUDACIONES

El Administrador, no ha tomado las correspondientes medidas para proteger las recaudaciones de la venta de combustibles, en el año 2013 por una cantidad de 1.885.150, 50 USD, como la contratación una póliza de seguros; inobservándose la Norma de Control Interno No. 403-05, “Medidas de protección de la recaudaciones”, que establece : “La máxima autoridad de cada a entidad pública y el servidor encargado de la administración de los recursos, adoptara medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y tránsito para los depósitos de los bancos corresponsables”; situación producida por inadvertencia del problema.

Motivando que se incremente el riesgo de pérdidas potenciales de los recursos financieros.

CONCLUSIÓN

Falta de protección de las recaudaciones por ventas de combustibles, un procedimiento no utilizado por el Administrador.

RECOMENDACIÓN No. 1 AL ADMINISTRADOR:

Analizará la posibilidad de contratar una póliza de seguros, en forma conjunta con los Miembros de Honorable Consejo Politécnico, con la finalidad de resguardar los fondos que se recauden directamente.

FALTA EN LA DECLARACIÓN EL ARRASTRE DE CRÉDITO TRIBUTARIO IVA

Se determinó que la Contadora , arrastra al 1 de enero de 2013, el valor de 1 178,90 USD en,concepto de la cuenta 1.2.4.01 IVA , CRÉDITO FISCAL POR COMPRA DE BIENES, que

no consta en los formularios 104, de declaraciones del Impuesto al Valor Agregado correspondiente al mismo período; no se dio atención al artículo 66, “Crédito tributario” de Ley de Régimen Tributario Interno, numeral 2, vigente a esa fecha, que indica: “ Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la producción, comercialización de bienes o a la prestación de servicios que en parte estén gravados con tarifa cero por ciento (0%) y en parte con tarifa doce por ciento (12%) tendrán derecho a un crédito tributario, cuyo uso se sujetará a las siguientes disposiciones: a) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición local o importación de bienes que pasen a formar parte del activo fijo; b) Por la parte proporcional del IVA pagado en la adquisición de bienes, de materias primas, insumos y por la utilización de servicios; c) La proporción del IVA pagado en compras de bienes o servicios susceptibles de ser utilizado mensualmente como crédito tributario se establecerá relacionando las ventas gravadas con tarifa 12%, más las Exportaciones, más las ventas de paquetes de turismo receptivo, facturadas dentro o fuera del país, brindados a personas naturales no residentes en el Ecuador, más las ventas directas de bienes y servicios gravados con tarifa cero por ciento de IVA a exportadores con el total de las ventas. Si estos sujetos pasivos mantienen sistemas contables que permitan diferenciar, inequívocamente, las adquisiciones de materias primas, insumos y servicios gravados con tarifas doce por ciento (12%) empleados exclusivamente en la producción, comercialización de bienes o en la prestación de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%); de las compras de bienes y de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%) pero empleados en la producción, comercialización o prestación de servicios gravados con tarifa cero por ciento (0%), podrán, para el primer caso, utilizar la totalidad del IVA pagado para la determinación del impuesto a pagar”; desviación producida por inadvertencia de problema;ocasionando que la información financiera no sea real.

CONCLUSIÓN

La Contadora , no arrastró al 1 de enero de 2013, el valor de 1 178,90 USD en el concepto de la cuenta 1.2.4.01 IVA , CRÉDITO FISCAL POR COMPRA DE BIENES, que no consta en los formularios 104, de declaraciones del Impuesto al Valor Agregado.

RECOMENDACIÓN No. 2 AL ADMINISTRADOR:

Dispondrá a la Contadora que se realice los asientos de ajustes, en los registros de contabilidad, como en las declaraciones del Impuesto Valor Agregado formularios 104 del año 2013 .

INCONSISTENCIA DE SALDOS DE CRÉDITO DE COMBUSTIBLE A INSTITUCIONES PÚBLICAS.

La Contadora produjo las siguientes inconsistencias entre los saldos insertos en el estado de Situación Financiera, con la cuenta denominada Cuentas por Cobrar años anteriores al 1 de enero de 2013 y los pagos posteriores a la fecha de corte de cuenta, así:

CÓDIGO CONTABLE Cuenta por cobrar años anteriores INSTITUCIONES PÚBLICAS SALDO AL 1 DE ENERO 2013 USD PAGOS POSTERIORES AL 31 DE DICIEMBRE 2013 DIFERENCIA USD 124321414 Consejo de la Judicatura 507,31 507,29 -0.02 124831416 Dirección Provincial de Salud 1.135,91 1.194,11 58,20 124831417 Área 6 Guano- Penipe 41,80 284,80 243,00 124831419 Hospital Pediátrico 1.086,36 1.075,89 -10,47 124831420 Hogar de Ancianos 258,05 257,50 -0,55

Se infringió la Norma de Control Interno No. 405-06, “Conciliación de los saldos en las cuentas”, que indica: “Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa,

proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias”; situación producida por inadvertencia del problema; motivando que en el estado de Situación Financiera, no se presenten saldos reales en 290, 20 USD.

CONCLUSIÓN

La Contadora al momento de registrar las transacciones, ocasionó inconsistencias de saldos de créditos de

RECOMENDACIÓN No 3 A LA CONTADORA:

Realizará los ajustes correspondientes en los registros contables, tomando en consideración los saldos inconsistentes

Elaborará en forma oportuna los reportes de créditos de combustible con instituciones públicas.

FALTA DE CALCULO DE DEPRECIACIÓN A LOS ACTIVOS FIJOS

La Contadora en el período sujeto examen, no realizó cálculos ni el registro contable de depreciación de los activos fijos, propiedad de la Institución , por un valor de $12336,37; se infringió el artículo 28, numeral 2, del Reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno, que dispone: “Depreciaciones de activos fijos. a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes: (I) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual. (II) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual. (III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual. (IV) Equipos de cómputo y software 33% anual”; desviación ocasionada por descuido; motivando que el estado se Situación Financiera, se encuentre sobreestimado en $ 12336,37 en el total de los activos del año 2013 ,

CONCLUSIÓN

Los activos fijos de propiedad de la Estación de Servicios ESPOCH Gasolinera Politécnica, no fueron depreciados por la Contador, sobreestimando el saldo en $ 12. 336,37 de las cuentas de bienes de larga duración . y en el estado de resultados en la cuenta de gasto depreciación en 12.336.37 USD.

RECOMENDACIÓN No. 4 A LA CONTADORA:

Procederá al cálculo y registro de los valores correspondientes a la depreciación de los activos fijos, con el objeto de que se reflejen valores reales en el estado de Situación Financiera.

CONTABILIZACIÓN INADECUADA DE RESERVA LEGAL

La Contadora en el estado de Situación Financiera con corte al 31 de diciembre de 2013, incluye la cuenta denominada “Reserva Legal” por 24.672,34USD, considerándole a la Gasolinera como una entidad privada, sobreestimando el patrimonio; contraviniendo la Norma de Control Interno 405-02 “Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental”, que indica, “El sistema de contabilidad de entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para la Contabilidad Gubernamental y comprende entre otros, la planificación y organización contables objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la documentación”; situación ocasionada por desconocimiento de disposiciones legales de la contadora ; produciendo que el estado de Situación Financiera, se encuentre sobreestimado en dicho valor.

CONCLUSIÓN

La Contadora creó y registró la cuenta Reserva Legal por 24 672,34 USD, sin que corresponda por ser ente público.

RECOMENDACIÓN No.5 A LA CONTADORA:

Elaborará el correspondiente asiento de ajuste para eliminar la cuenta Reserva Legal, con el objeto de que el estado de Situación Financiera refleje saldos reales.

FECHA CODIGO DETALLE DEBE HABER 31-12-2013 6.18.03.01 6.1.2.99.01 Resultado ejercio 2013 Reserva legal 2013 24.672,34 24.672,34 Para registrar la anulación de la cuenta reserva legal

AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

FALTA DE SOCIALIZACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA A LOS COLABORADORES. El Administrador de la GASPOCH, no ha socializado entre sus colaboradores el Código de Ética., que fue discutido y aprobado por los miembros del Consejo Politécnico en sesión ordinaria realizada el 24 de junio de 2008, mediante Resolución No.286.CP.2008.; se inobservó la Norma de Control Interno No. 407-08, “Actuación y honestidad de las servidoras y servidores”, que indica: “ La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán cumplir las disposiciones legales que rigen la actividades institucionales, observando los códigos de ética, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo”; situación producida por desconocimiento de la existencia del código ética ; motivando la inobservancia de disposiciones legales para su cumplimiento.

CONCLUSIÓN

Código de Ética, no fue socializado por el Administrador a sus colaboradores.

RECOMENDACIÓN No. 6 AL ADMINISTRADOR:

Socializará el Código de Ética a todos el personal de la Gasolinera, lo que redundará en su cumplimiento y desempeño adecuado y eficiente de sus funciones, aplicando los principios de honestidad y profesionalismo.

FALTA DE APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO ESPOCH GASOLINERA POLITÉCNICA DEL AÑO 2013

El Administrador de la Estación de Servicio ESPOCH Gasolinera Politécnica no puso en conocimiento de los MiembrosH.del Consejo Politécnico el Plan Anual de Contratación del año 2013,para su aprobación, realizando los compras sin soporte de este documento, Infringiendo la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Art 22, que indica:“ Las entidades contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán, el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado”; desviación producida por descuido; incumpliendo disposiciones legales.

CONCLUSIÓN

El Administrador no envió a los Miembros del Consejo Politécnico para su aprobación el Plan Anual de Contratación, de la Estación de Servicio ESPOCH Gasolinera Politécnica correspondiente al año 2013.

RECOMENDACIÓN No.7 AL ADMINISTRADOR:

En forma obligatoria enviará al H. Consejo Politécnico para su aprobación, el Plan Anual de Contratación, con la finalidad de legalizar las transacciones.

AUDITORÍA DE GESTIÓN

AUSENCIA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL

El Administrador no dispuso la capacitación para el personal de la GASPOCH; incumpliéndose la Norma de Control Interno No. 407-06, “Capacitación y entrenamiento continuo”, que indica: “ Los directivos de la entidad promoverán el forma contante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimiento, obtener un mayor rendimiento y elevar su calidad de trabajo; situación producida por falta de recursos financieros; ocasionando la desactualización de los conocimientos.

CONCLUSIÓN

La capacitación al personal, no fue un procedimiento utilizado por el Administrador.

RECOMENDACIÓN No.8 AL ADMINISTRADOR:

La capacitación responderá a las necesidades de los colaboradores y estará directamente relacionada con el puesto que desempeñan; para lo cual, con la oportunidad debida presupuestará valores para su aplicación y cumplimiento.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE PERSONAL, PROCEDIMIENTO NO UTILIZADO. El Administrador en el período examinado, no evaluó el desempeño de sus colaboradores; contraviniendo la Norma de Control Interno No. 407-04, “Evaluación del desempeño”, que dice: “ La máxima autoridad de la entidad en coordinación con la Unidad de Administración de Talento Humano, emitirán y difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de la institución”; situación producida por descuido; lo que ha motivado desconocer su rendimiento.

CONCLUSIÓN

El Administrador no evaluó el desempeño de los colaboradores en el período sujeto a examen.

RECOMENDACIÓN No. 9 Al ADMINISTRADOR:

El trabajo de los servidores será evaluado permanentemente, bajo criterios técnicos en función de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos. Los resultados servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación, promoción, y reubicación para mejor su rendimiento y productividad.

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

NO SE ELABORÓ EL PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2013

La Contadora no elaboró el presupuesto para el año 2013; incumpliendo la Norma de Control Interno No. 402-01 , “Responsabilidad y control”, que dispone: “La máxima autoridad de una entidad u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de la unidades inherentes a la materia el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases de ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos”; desviación ocasionada por descuido; originando que la Entidad no haya contado con una herramienta para la estimación de sus ingresos y gastos.

CONCLUSION

El presupuesto del año 2013, no fue elaborado por la Contadora.

RECOMENDACIÓN No. 10 A LA CONTADORA:

Formulará el presupuesto, observando los principios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio, y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, trasparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con administración de recursos, tanto en el aspecto financiero como en las metas.

FALTA DE LA AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

El Administrador y los colaboradores en el período examinado no efectuaron la autoevaluación de la gestión y el Control Interno; contraviniendo la Norma de Control Interno No. 600-02, “ Evaluaciones periódicas”, que indica: “La máxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conducción de las labores de la institución y control interno de la entidad, sobre las base de los planes organizacionales, y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales”; situación producida por inadvertencia del problema; ocasionando el desconocimiento de sus resultados.

CONCLUSIÓN

En el período examinado el Administrador y personal, no realizaron la autoevaluación de la gestión y Control Interno.

RECOMENDACIÓN No. 11 AL ADMINISTRADOR:

En forma conjunta con los colaboradores, efectuará evaluaciones periódicas, a la gestión y al control interno con el objeto de identificar las fortalezas y debilidades de la Entidad, propiciar una mayor eficacia en las operaciones establecer el grado de cumplimiento de los objetivo institucionales para alcanzarlos.

Atentamente,

Ing. Cecilia Acosta Velasco Auditora.

BALANCE DE GENERAL 2013

GASOLINERA POLITÉCNICA ESTADO DE SITUACIÓN FINAL

ACTIVOS AÑO 2013

OPERACIONALES

1.1.1.01 C AJAS RECAUDADORAS 43687,35

1.1.1.15 BANCOS COMERCIALES MONEDA DE CURSO I 15693,9

1.1.2.01 ANTICIPOS A SERVIDORES PUBLICOS 312,5

1.1.2.08 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA (CREDITO TRIBUTARIO) 7745,56

1.1.2.21 EGRESOS REALIZADOS POR RECUPERAR 44307,23

1.1.3.14 CUENTAS POR COBRAR VENTA DE BIENES Y S 0

1.1.3.19 CUENTAS POR COBRAR OTROS INGRESOS 0

1.1.3.81 CUENTAS POR COBRAR IMPUESTO AL VOLOR AGREGADO 0

1.1.3.83 CUENTAS POR COBRAR ANIOS ANTERIORES 0

1.1.3.97 CUENTAS POR COBRAR ANTICIPO DE FONDOS 0

1.1.3.98 CUENTAS POR COBRAR ANIOS ANTERIORES 0

1.2.4.01 IVA , CREDITO FISCAL POR COMPRA DE BIENES 12417,64

1.2.4.83 CUENTAS POR COBRAR ANIOS ANTERIORES 45108,61

1.2.4.97 ANTICIPO DE FONDOS ANIOS ANTERIORES 115,56

1.2.4.98 CUENTAS POR COBRAR ANIOS ANTERIORES 133282,92

1.3.1.01 EXISTENCIA DE BIENES DE CONSUMO 57,5

1.3.1.03 EXISTENCIA DE BIENES DE CONSUMO 40,32

1.3.1.08 EXISTENCIA DE BIENES DE CONSUMO 94939,1

1.4.1.01 BIENES MUEBLES 91944,26

1.4.1.03 BIENES INMUEBLES 64983,49

1.4.2.01 BIENES MUEBLES 2197,6

1.5.1.51 OBRAS DE INFRAESTRUCTURA 10232,35

1.5.1.55 MATENIMIENTO Y REPARACIONES MAYORES 844,92

TOTAL ACTIVO 567910,81

PASIVOS

2.1.2.05 ANTICIPO POR BIENES Y SERVICIOS 888,23

2.1.2.09 DEPOSITOS PENDIENTES DE APLICACIÓN 1015,45

2.1.3.51 CUENTAS POR PAGAR GASTOS EN PERSONAL 0

2.1.3.57 CUENTAS POR PAGAR BIENES Y SERVICIO DE C 0

2.1.3.57 CUENTAS POR PAGAR OTROS GASTOS 0

2.1.3.63 CUENTAS POR PAGAR BIENES Y SERVICIOS DEL P 0

2.1.3.81 CUENTAS POR PAGAR AL VALOR AGREGADO 0

2.2.4.82 CUENTAS POR PAGAR ANIOS ANTERIORES 190,76

2.2.4.83 CUENTAS POR PAGAR ANIOS ANTERIORES 5427,16

2.2.4.84 CUENTAS POR PAGAR ANIOS ANTERIORES

2.2.4.98

CUENTAS POR PAGAR ANIOS ANTERIORES 1820,15

PATRIMONIO

6.1.1.03 PATRIMONIO ENTIDADES DECETRALIZADA 100051,92

6.1.1.99 DONACIONES DE BIENES MUEBLES 195

6.1.2.99 OTRAS RESERVAS 24672,34

6.1.8.01 RESULTADOS EJERCICIOS ANTERIORE 359632,77

6.1.8.01 RESULTADOS EJERCICIOS VIGENTE 74017,03

TOTAL PATRIMONIO 558569,06

Balance restructurado por Ing. Cecilia Acosta Auditora