Antecedentes (de la herramienta o metodología que propone como solución)

El uso de un manual data de los años de la segunda guerra mundial, se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante éstos que se instruía al soldado en las actividades que debería desarrollarse para el combate. Un manual es un documento que indica paso a paso como realizar una actividad, existiendo una amplia variedad del mismo, generales y específicos para cada función o área de la empresa proporcionando ventajas en la capacitación de personal nuevo. (Aguayo, 2013) Se tiene entonces que un manual de procesos es muy importante para entender el conjunto de operaciones o etapas que conforman un proceso los cuales están ordenados y sirven de guía para llevar a cabo un trabajo determinado u operación. Los manuales de procesos ya se usaban en épocas de guerra y resultaba muy útil para lograr adiestrar a los soldados de modo que adquirían un conocimiento estandarizado y se evitaba confusiones que hubiesen podido darse de no disponer de esta herramienta.

Un manual de procesos permite establecer un procedimiento y aplicarlo de manera que se tiene un estándar evitando confusiones o flujos inadecuados que pueden entorpecer y disminuir la eficiencia del proceso.

5.02 Descripción

Manual de procesos

El manual de procesos (…), es aquel que permite que una empresa funcione de manera correcta, debido a que es donde se establecen los estamentos, políticas, normas, reglamentos, sanciones y todo aquello concerniente a la gestión de la organización.

Este manual debe estar escrito en un lenguaje sencillo, llano y lógico. También debe establecer estipulados aplicables para los trabajadores y ser flexible, por si en

determinado momento hay que modificarlo de acuerdo a nuevas políticas de la compañía.

Entre sus principales funciones se puede citar: -El establecimiento de objetivos.

-La definición de políticas, guías, procedimientos y normas. -La evaluación del sistema de organización.

-Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. -Las normas de protección y utilización de recursos.

-La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.

-La generación de recomendaciones.

-La creación de sistemas de información eficaces. -El establecimiento de procedimientos y normas.

-El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal. -La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos. Una empresa que no cuente con un manual de procesos, corre el riesgo de:

-Que se confundan las responsabilidades. -Que no hayan reglas.

-Que no haya un control eficaz de las actividades.

-Que no haya un procedimiento establecido... (Foro Empresarial Impulsa, 2015) Por lo expuesto se determina que un manual de proceso es muy útil y permitirá aplicar lineamientos para un correcto manejo del área de acabados y control de calidad; dentro de una empresa el no tener documentado los procesos, normas establecidas o procedimientos, tarde o temprano causará la confusión de los implicados en el proceso; peor aún sin un manual de procesos la empresa depende del conocimiento empírico de las personas, y en el caso de que la persona que tiene el conocimiento de las actividades llegase a faltar no se tendría a quien recurrir, es por ello que es muy importante documentar los procesos. Un manual también puede ayudar para hacer una correcta inducción al puesto de trabajo de un nuevo operario.

Un manual permite determinar la forma en que se llevará a cabo un proceso y posterior a éstos es que se logra un mejor control de las actividades. Cuando existen

procedimientos establecidos se puede lograr que las actividades se vuelvan sistemáticas. Para que un proceso se vuelva sistemático es necesario estandarizarlo y como efecto positivo se lograra reducir la carga intelectual que supone la toma de decisiones en dichos procesos para así enfocarse en otros puntos más importantes que pueden requerir mayor atención pero que se han dejado de lado por la “falta de tiempo”.

Indicadores

Los indicadores de desempeño de los procesos también llamados KPI (del inglés: Key Performance Indicator), se centran en cómo se realiza la tarea, midiendo su

índice (generalmente representado por un número) que retrate el progreso del proceso en su conjunto o en parte. (Pacheco, 2017)

En el ámbito de la gestión de procesos se usa mucho la frase: “No se puede mejorar lo que no se puede medir”. Los indicadores de desempeño son mediciones que se hacen en las distintas etapas de los procesos vitales de la empresa con el fin de identificar con la mayor objetividad posible en qué grado dicha etapa está contribuyendo o está perjudicando a la consecución de los objetivos estratégicos. (…)Los indicadores pueden clasificarse como aquellos que miden eficacia y los que miden efectividad. También pueden agruparse como indicadores relacionados con dinero, con tiempo, con calidad y con productividad. (Quijada, 2017)

Parte importante de los manuales de procesos son los indicadores de desempeño, éstos son de varios tipos y dependerá de lo que se quiera medir para su correcta aplicación. En la elaboración del manual que se presenta como propuesta se usara los indicadores fijando metas y serán parte esencial de la mejora del proceso , ya que, a partir de una medición periódica se determinara en qué medida se están cumpliendo las metas del área y como consecuencia las metas organizacionales.

Se podrá actuar a partir de un déficit en el cumplimiento de las metas aplicando un mayor control en aquellas actividades que estén causando problemas. Las metas son el fin de las acciones; entonces para alcanzar la meta se debe establecer las acciones y decisiones correctas para lograrlas.

Caracterización de procesos

La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Actividades: Es el conjunto de elementos secuenciales que conforman un proceso.

Entradas: Una o más actividades pueden requerir un elemento para dar inicio a una actividad o proceso. Este proceso pasa a través de una transformación para convertirse en una salida.

Salidas: Son los elementos transformados resultantes de un proceso. A menudo puede considerarse que la salida de proceso corresponde la entrada del siguiente.

Clientes: Es quien recibe el elemento resultante del proceso.

Recursos: Son los elementos con los cuales se llevan a cabo las actividades del proceso. No se transforman pero son necesarios en el proceso.

Proveedores: Suministran elementos necesarios para efectuar el proceso. Líder: Es el encargado responsable del proceso.

Objetivo: Es el objetivo a lograr mediante la realización del proceso. Se compone de un verbo en infinitivo más la salida principal más los atributos.

Alcance: Donde inicia y hasta dónde va el proceso.

Documentos: Información con medio de soporte relacionada al proceso. Parámetros de control: Control de los atributos para la salida de lo que se va a entregar.

Requisitos: Dadas las características del proceso y el sector en el que se encuentra, hay unos requisitos a tener en cuenta. (Diego B. , 2015)

La caracterización de procesos permite identificar de forma resumida los factores que forman parte de un proceso; entre éstos están los proveedores los cuales suministrarán las entradas necesarias para el proceso, también están los clientes y es a quien se enfoca el proceso para entregar un buen producto y en los tiempos requeridos.

que serán entregados al cliente el cual puede ser interno o externo, para el caso en estudio el cliente es interno.

La definición del alcance es clave para evitar confusiones en cuanto a

responsabilidades, este evita que se haga menos de lo que compete a un proceso y también evita que el cliente exija más de lo que le corresponde a cierta etapa.

Flujograma de procesos

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

También facilita la selección de indicadores de proceso, indispensables para efectuar su control y evaluar su rendimiento y eficacia. (AITECO Consultores, S.f.)

El diagrama de flujo presenta de forma gráfica la secuencia de las actividades o el paso a paso de un proceso, dicho diagrama es de fácil comprensión para lo cual se cuenta con una simbología determinada. La simbología muestra diferentes acciones o pasos dentro del proceso y para cada símbolo se tiene una actividad. El diagrama de flujo es una herramienta que puede analizarse y determinar si las actividades tiene una correcta secuencia o si existen actividades innecesarias.

Actividades

Las actividades son los conceptos fundamentales utilizados para la definición de los procesos. Las actividades definen el desglose así como el flujo de trabajo. En otras palabras, las actividades pueden anidarse entre sí definiendo una estructura de desglose del trabajo o pueden definir las relaciones de predecesor con otras

actividades definiendo un flujo presentado en diagramas de actividad. (IBM Corp, 2005)

Las actividades son las acciones que se llevan a cabo dentro de un proceso y que tienen una secuencia, mediante las cuales se transforma las entradas en salidas. Un proceso está compuesto por cierto número de actividades y deben cumplirse para que concluya el proceso. Si una o varias actividades son innecesarias deberían eliminarse.

Diseño de la distribución en planta

La distribución en planta (layout en inglés) es la mejora más importante que se puede hacer en una fábrica mediante el cambio físico de la planta, ya sea para una fábrica existente o todavía en planos, y se refiere a la óptima disposición de las máquinas, los equipos y los departamentos de servicio, para lograr la mayor coordinación y

eficiencia posible en una planta. (…)La distribución de planta es un importante prerrequisito para una operación eficiente y también resuelve cantidad de problemas comunes a todas las empresas. (…)El layout de la planta es planificar el camino que cada componente/parte del producto debe seguir a través de la planta, coordinando las distintas partes para que los procesos de fabricación puedan llevarse a cabo de la manera más económica, luego preparar el dibujo u otra representación de la disposición y finalmente ver que el plan se pone en práctica correctamente. (Lean Manufacturing, 2019)

Dentro de las mejoras al proceso y con el fin de eliminar actividades innecesarias tales como transporte, carga y descarga de mesas, se ve la necesidad de cambiar el diseño del flujo del proceso, para ello se deberá implementar mesas móviles que sustituyan las mesas fijas

50cm elevándolas a la altura de las mesas normales de trabajo. Con esto se logra eliminar el desperdicio de tiempos de transporte de prendas entre mesas de trabajo.

¿Qué son las 5 s? Según (EUSKALIT, s.f.)

Las operaciones de Organización, Orden y Limpieza fueron desarrolladas por empresas japonesas, entre ellas Toyota, con el nombre de 5S. Se han aplicado en diversos países con notable éxito. Las 5S son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología:

SEIRI – ORGANIZACIÓN: Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.

SEITON – ORDEN: Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e

identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

SEISO – LIMPIEZA: Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud. SEIKETSU- CONTROL VISUAL: Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Mediante la metodología de 5S se busca mantener un área de trabajo ordenada y con las herramientas al alcance de quien las necesita, organizar de forma adecuada los

documentos de manera que sean de fácil acceso en caso de requerirse. También se debe eliminar herramientas o documentos que ya no son necesarios dentro del área pero que, sin embargo, han estado ocupando espacio o que simplemente se los ha dejado en el olvido dentro del área.