CAPITULO I: CONTEXTO INSTITUCIONAL
B.- AREA ADMINISTRATIVA DELA EMPRESA
Son las diferentes funciones realizadas en oficina y con el fundo con el fin de lograr los objetivos trazados.
Esta herramienta nos da a conocer qué debe hacer cada persona, cada departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organización en la empresa debe ser permanente ya que es la única forma en que el dueño podrán conocer la marcha de la Empresa mediante la utilización de las herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rápida, fácilmente comprensible y fiel de la situación de la sociedad.
Se implementó manual de Funciones y una serie de segmentos en base a lo siguiente:
1. PLANEACION
Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, políticas y procedimientos.
• Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.
• Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean conscientes de qué es lo que se espera de ellas y así puedan cumplir con las funciones asignadas.
• Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeación, los riesgos de pérdidas se aumentan y lo más seguro es que la empresa fracase.
En la empresa, esta fase es de gran importancia, ya que mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irán en beneficio del dueño.
2. ORGANIZACIÓN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.
Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
• Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.
• Para aprovechar los beneficios que trae la división del trabajo.
3. DIRECCIÓN
Esta fase del proceso de administración, hace referencia a la forma como se imparten las órdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qué es lo que debe hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las características de una buena instrucción, la cual debe ser:
• Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente.
• Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la actividad a ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una producción o compra de semilla, de primera, de segunda y de tercera etc.
• Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instrucción debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que éste quiere que se le diga.
Las instrucciones que dirige a los empleados, y otros organismos, debe tener las características antes anotadas, lo cual permitirá no solo una mayor eficiencia en la administración, sino también una correcta información a los afiliados.
4. COORDINACIÓN
En el proceso administrativo debe existir coordinación o sea que haya una estrecha armonía entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningún obstáculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinación se puede obtener a través de consultas de unas personas a otras, con participación democrática caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.
• Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular.
5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a los planes presentados, y permite básicamente avisar en forma oportuna si algo está fallando y además si resulta eficaz en el uso de los recursos
También podemos decir que el control consiste en la medición y corrección de la ejecución con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
• Establecimiento de patrones de comparación en puntos estratégicos. • Medición de lo realizado.
• Comparación de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado. • Corrección de las fallas encontradas.
DENTRO DE ESTE MARCO LAS PRINCIPALES FUNCIONES REALIZADAS SON: ✓ Coordinar y ejecutar los lineamientos del planeamiento estratégico de los fundos
agrícolas aprobados por la Gerencia General.
✓ Administrar la Logística de la infraestructura y equipamiento de los fundos. Incluye habilitación de sistema de riego, sistema eléctrico, habilitación y mantenimiento de pozos, construcciones civiles, adquisición de diversos equipos, materia orgánica, entre otros.
✓ Ser responsable de la recepción, revisión y programación de pagos de los diferentes documentos que sustentan las compras y servicios para los fundos.
✓ Canalizar y coordinar la atención de las necesidades de los fundos relacionados a las siguientes áreas: Logística, Mantenimiento, RRHH, Seguridad, Servicio de Salud y Sistemas, asegurándose de que éstas sean atendidas debidamente.
✓ Elaborar el registro de inversiones y monitorear el control de presupuestos y costos interrelacionándose con las áreas De Contabilidad, Finanzas, Administración y la Gerencia General.
C.- AREA CONTABLE DELA EMPRESA
1. ASISTENTE DE CONTABILIDAD 1.1 PLANILLAS:
La empresa cuenta en promedio con 150 trabajadores entre empleados y obreros ubicados tanto en la oficina administrativa como en el fundo.
• Se realizó el registro de cada trabajador en T-registro (Sunat).
• Revisar el tareo ingresados al Sistema contable de los auxiliares administrativos. • Se programó las vacaciones de los trabajadores mes a mes.
• Se realizó liquidaciones de los trabajadores que dejaban de laborar dentro de la empresa.
• Se calculó su pago semanal de obreros y empleados (boletas). • Se imprimió las Boletas semanales por cada Fundo.
• Se hizo la declaración de afp Net, Plame (sunat).
CASO PRÁCTICO
Para este ejemplo se toma como referencia 01 trabajador.
Datos del Trabajador: Acosta Rojas Lili Julia.
Jornal: 33.17 Soles.
Asignación Familiar: 85.00 soles.
Días trabajados: 6 días.
Horas trabajadas: 8 horas diarias.
Movilidad: 0 soles semanales.
Bono de Producción: 0.00 por avance (cosecha).
Sistema Pensionario: AFP PRIMA (11.71%)
CÁLCULO PLANILLA SEMANAL
DESCANZO DOMINICAL 33.17 ASIGNACION FAMILIAR 85.00 BONO DE PRODUCCION 00.00 MOVILIDAD 00.00 BASE IMPONIBLE 252.02 TOTAL INGRESOS 252.02 ONP 29.51 TOTAL A PAGAR S/. 222.51
Para calcular y declarar (PLAME) la planilla de trabajadores se sigue los siguientes pasos:
1.- AGRO LAS DUNAS EIRL, paga semanal a los trabajadores, la cual se recepción la Asistencia todos los lunes de cada semana, luego procedo a verificar que estén correctamente llenada (firma, nombre del trabajador, hora de ingreso y salida, DNI y alguna observación que hubiese), una vez verificada la asistencia procedo al registro en el sistema.
FIGURA Nº 01
Fuente: AGRO LAS DUNAS EIRL (DATA PLANILLA DE FIRMA DE TRABAJADORES)
2.- Ingresar el Tareo (control de asistencia de trabajadores) en el Sistema Contable de Planilla SAREH, donde se llena las horas por días trabajados, bonos de producción (cosecha, rastrillado, chapodo), movilidades, vacaciones, descuentos, reintegros, de cada trabajador por cada semana, luego se procede a calcular planilla semanal donde verifico que este correctamente calculado la renta de quinta, las vacaciones, los feriados trabajados, las horas extras, entre otros; para luego proceder con el pago correspondiente.
FIGURA Nº 02
Agro las Dunas E.I.R.L. SAREH - Sistema de Administración de Recursos Humanos
Agro las Dunas Page 1 of 11
Obreros mruiz-BEATRIZ-CALDERO
Periodo : 201612 30/12/2016 05:09:45 p.m.
Planilla Detallada - Planilla de Trabajo : Semanal (F.Inicial 20/12/2016 F.Final 26/12/2016) 51-52
Proyectos : Agro
Id Apellidos y Nombres Cargo Fecha Ingreso Fecha Cese
Documento AFP CUSPP Autogenerado R. Mensual
000018 ABANTO LA TORRE MARIA
EDELMIRA AGRICULTOR ######
DNI 42190505 SPP Hábitat 306700MALNO8 S/. 33.17
1001 Jornal Básico 48.00 199.02 2001 AFP
Aportación 25.20 3001 Es salud 10.08 1002 Dominical 33.17 2002 AFP Comisión 0.96 1005 Asignación Familiar 19.83 2003 AFP Prima 3.35
Total Ingresos 252.02 Total Descuentos 29.51 Total Aportaciones 10.08
Neto a Pagar S/. 222.51
000021 ARANDA SANTILLAN AGUSTIN AGRICULTOR ######
DNI 47746649 SPP Hábitat 631611AASNT2 S/. 33.17
1001 Jornal Básico 48.00 199.02 2001 AFP
Aportación 27.78 3001 Es salud 11.11 1002 Dominical 33.17 2002 AFP Comisión 1.06 1003 Trabajos Realizados 45.61 2003 AFP Prima 3.69
Total Ingresos 277.80 Total Descuentos 32.53 Total Aportaciones 11.11
Fuente: AGRO LAS DUNAS EIRL (DATA SISTEMA DE PLANILLAS, SOFWARE INSTALADO)
3.- Luego se Imprime las Boletas de Pago de cada trabajador (esto se hace semanalmente), para ser enviada al fundo, para la entrega a cada trabajador haciéndoles firmar un cargo de recepción.
FIGURA Nº 03
Agro las Dunas E.I.R.L. BOLETA DE
PAGO SEMANAL RUC :
20457753641
Dirección : Del 20 de diciembre Al 26 de diciembre del 2016
ID 000018 AFP SPP Hábitat Jornal Diario S/. 33.1 7 Apellidos y
Nombres
ABANTO LA TORRE MARIA EDELMIRA Nº CUSPP 306700MALNO8 Ingreso D. Identidad DNI 42190505 Centro de
Costos
Agro F. Cese
Autogenerado Cargo AGRICULTOR Dirección Mza. W Lot. 23 LA MERCED LAREDO L M M J V S D Dias Trab. H. Norm. H. Extras HN 00.00 00.00 00.00 00.00 00.00 00.00 00.00 0 48.00 0.00 HE 00.00 00.00 00.00 00.00 00.00 00.00 00.00
Ingresos Descuentos y Retenciones Aportaciones
1001 Jornal Básico 48.00 199.02 2001 AFP Aportación 25.20 3001 Es salud 10.08 1002 Dominical 33.17 2002 AFP Comisión 0.96 1005 Asignación Familiar 19.83 2003 AFP Prima 3.35
Total Ingresos 252.02 Total Descuentos 29.51 Total Aportaciones 10.08
Fuente: AGRO LAS DUNAS EIRL (DATA SISTEMA DE PLANILLAS, SOFWARE INSTALADO)
4.- Por último paso realizo la consolidación de las planillas semanales en una sola planilla mensual para la Declaración de AfpNet y la Declaración del PDT Planilla Electrónica – PLAME a SUNAT. Previamente se hizo la contabilización.
FIGURA Nº 5
95
Fuente: AGRO LAS DUNAS EIRL, (PDT SUNAT)
TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT
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Fuente: Sistema Contasof (Anexo del asiento contable de planilla)
ASIENTO DE PLANILLA - MES DE NOVIEMBRE 2016
CUENTA DENOMINACION DEBE HABER
62 GASTOS DE PERSONAL, DIRECTORES Y GERENTES
98,417.15
621 REMUNERACIONES
6211 SUELDOS Y SALARIOS 94586.15
627
SEGURIDAD Y PREVISIÓN SOCIAL Y OTRAS
CONTRIBUCIONES
6271 RÉGIMEN DE PRESTACIONES DE SALUD 3,831.00 40 TRIBUTOS Y APORTES AL SISTEMA DE PENS Y DE SALUD
POR PAGAR 14,946.68 401 GOBIERNO CENTRAL 4017 IMPUESTO A LA RENTA 40173
RENTA DE 5TA CATEGORIA
163.00 163.00 403 INSTITUCIONES PÚBLICAS 4031 ESSALUD 3,831.00 40311 ESSALUD REGULAR 536.00 40312 ESSALUD AGRARIO 3,295.00 4032 ONP 1,591.00 10,952.68 407 ADMINIST. DE FONDO DE PENSIONES 9,361.68 41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR
83,470.47
411 REMUNERACIONES POR PAGAR
4111 SUELDOS Y SALARIOS TOTAL S/. 98,417.15 98,417.15
D.- COSTOS Y ELABORACION DE PROYECTO DE INVERSION DE CULTIVO DE