“ ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES
AREA: PROCESO REGISTRO Y CONTROL II PROPÓSITO PRINCIPAL
Soporte y apoyo en actividades relacionadas con el área de sistemas con énfasis en Telecomunicaciones, mantenimiento, asesoría, y montaje de bases de datos para el logro de los Objetivos académicos en Sistemas y el buen funcionamiento de los equipos de cómputo de toda la Entidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Apoyar la comprensión y ejecución de los procesos auxiliares o instrumentales del análisis de sistemas de la parte académica y Administrativa, proponiendo las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos que conlleven agilización de procesos y enseñanzas.
2. Prestar asistencia técnica u operativa relativa a los sistemas computarizados, tanto en el área misional como de apoyo, según los requerimientos de los Vicerrectores de la Entidad.
3. Apoyar la planeación, organización, programación, ejecución y control de las actividades propias del cargo de analista de sistemas para el área misional y de apoyo Institucional 4. Ordenar y verificar el material, equipos e instrumentos de sistemas y computación
requerida para la ejecución de las funciones propias del cargo y las que por desarrollo de las mismas tenga bajo su cuidado y control.
5. Preparar y presentar los informes que sobre el Convenio Uní Pamplona se le requiera en ejercicio de sus funciones, mientras subsista el mismo.
6. Aportar elementos de juicio relacionados con las funciones que desarrollará en el área administrativa como académica, para la toma de decisiones.
7. Informar al jefe inmediato en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías observadas en el cumplimiento de las funciones del cargo.
8. Apoyar el montaje de los programas y/o Software necesarios para el procesamiento de la información en cada una de las dependencias y áreas de la Institución que le designen. 9. Apoyar el manejo, montaje y mantenimiento de las redes de información y telemática que
requiera e implante la Institución.
10. Apoyar programas de capacitación e instruir al personal que se requiera sobre el manejo y cuidado de los equipos e instrumentos de sistemas y computación y de los programas, redes de informática y otros sistemas computarizados
11. Apoyar al personal de registro y Control en capacitaciones sobre mejoras de la plataforma RYCA.
12. Depurar la base de datos RYCA, para reportar información a SNIES local de los estudiantes de la Entidad.
13. Registrar y supervisar los procesos de matrícula de estudiantes
14. Administrar la asignación de claves de saurios a estudiantes y docentes.
Soporte Técnico sobre manejo de la plataforma RYCA a Coordinadores de los CERES y estudiantes.
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1. Los procesos y procedimientos desarrollados, estarán de conformidad con los conocimientos adquiridos en su formación profesional.
2. La asistencia Técnica en la parte misional y de apoyo responden a los conocimientos, experiencia y competencia del área de Sistemas.
3. Las actividades que desarrolla en el área Misional y de apoyo, responden a las necesidades de la entidad en la parte académica y de personal.
4. La asistencia en materia de apoyo Técnico, será continuo y de acuerdo con los necesidades que se generen durante el desarrollo de sus funciones.
5. La guarda y seguridad de los equipos de sistemas a su cargo, será de manera continua, oportuna y con plena responsabilidad.
6. Los programas de sistemas que instalen y se incentiven en el área de desempeño responderán a las necesidades del entorno de la Entidad y de los entes de Control. 7. El apoyo en el desarrollo operativo de la plataforma del Convenio Unipamplona,
responderá a los contenidos del convenio mismo y de las directrices establecidas por la Entidad.
V.- RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN
Estudiantes Docentes
Clientes externos Ministerio de Educación Entes de Control y vigilancia.
VI.- CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimiento y manejo de los diferentes programas (Software) e Instalación de los mismos
Experiencia en el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de Cómputo.
Conocimiento, manejo del montaje de las redes de información y Telemática.
Manejo de páginas Web.
Conocimientos sobre manejo de bases de datos.
Conocimientos en estadística.
VII.- EVIDENCIAS
Archivo de la dependencia
Portafolio de evidencias del proceso de Evaluación del desempeño Programas académicos
VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Título de formación técnica profesional en sistemas y computación
Nueve ( 9) meses de experiencia laboral relacionada
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103 O: Aprobación de tres años de educación superior y quince (15) meses de experiencia relacionada
“ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES
Y DE COMPETENCIAS LABORALES
Versión: 6.0 Fecha de emisión: Julio de 2013 Código: M-FC IDENTIFICACIÓN
Nivel: Nivel Técnico
Denominación del Empleo: Técnico Administrativo Código: 3124
Grado: 13 No. de cargos Uno (1)
Dependencia: Vicerrectoría Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Vicerrector Administrativo
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AREA: GESTION ADMINISTRATIVA E INFRAESTRUCTURA FISICA II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Proveer el ITFIP a través del Proceso de Gestión Administrativa de una dependencia que sea el instrumento técnico para la clasificación, ordenación, organización, conservación y disposición final de la documentación producida y recibida por las diferentes dependencias de la entidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Disponer de la documentación organizada en forma que la información del ITFIP se convierta en una herramienta eficaz y eficiente para el uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia, a la racionalización de la producción documental, así como a su control, acceso y manejo integral.
2. Socializar las etapas del proceso de Gestión documental para la conformación y desarrollo de los Archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental.
3. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este último.
4. Determinar las actividades para la eliminación de documentos
5. Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por las diferentes dependencias
6. Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación, en colaboración con las distintos dueños de los procesos.
7. Las demás que le sean asignadas y que obedezcan a la naturaleza del empleo
IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1. Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
2. Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen el carácter de permanente
3. Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. 4. Servir de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos
5. Integrar los procesos archivisticos para el manejo racional de los documentos
6. Permitir identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse.
V.- RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN
Clientes internos, externos Archivo General de la Nación Entes Internos y externos
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VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Manejo de programas Word y Excel, versión SPS.
Normatividad archivística
Estadística Básica
Gestión documental
VII.- EVIDENCIAS Archivo de la dependencia
Portafolio de Evidencias proceso de evaluación del desempeño
VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Título de Formación Técnica Profesional en Administración de Empresas Agropecuarias, Administración de Costos y Auditoria, sistemas, Gestión de procesos administrativos, publicidad
Nueve (9) meses de experiencia relacionada
ALTERNATIVA O EQUIVALENCIA
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Aprobación de Tres (3) años de Educación Superior
Experiencia Seis (6) meses de experiencia relacionada.
“ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES
Y DE COMPETENCIAS LABORALES
Versión: 6.0 Fecha de emisión: Julio de 2013 Código: M-FC DENTIFICACIÓN
Nivel: Nivel Técnico
Denominación del Empleo: Técnico Operativo Código: 3132
Grado: 13 No. de cargos Uno (1)
Dependencia: Talento Humano Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador (a ) Talento Humano
AREA: PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO