Asientos Predefinidos

Una de las herramientas más potentes de Contaplus es la de la posibilidad de predefinir asientos. Esta característica consiste en la creación de asientos “modelo”, o plantillas de diario. Su utilidad se centra en que ya no es necesario introducir una a una las líneas de un asiento. La introducción de datos en un asiento se va a reducir considerablemente, ya que solamente vamos a tener que proporcionar al programa unos pocos datos. Si habitualmente hacemos asientos de contabilización de ventas, vemos cómo siempre ponemos la subcuenta de ventas al haber, cómo la subcuenta de IVA también va al haber, el importe del mismo es el 16 %, y que en el debe irá una subcuenta de clientes. Si este asiento se repite, ¿Por qué no hacer una plantilla en la que al contabilizar una factura solamente introduzcamos el cliente y el importe?

Mediante los asientos predefinidos vamos a ahorrar una gran cantidad de tiempo en la contabilidad, así como un gran número de errores, puesto que el asiento predefinido va a realizar los cálculos necesarios a partir de la base imponible.

¿Qué asientos debemos predefinir? En principio, se pueden predefinir todo tipo de asientos, pero es aconsejable que se predefinan aquellos que se repiten con cierta periodicidad, por ejemplo, asientos para ventas, cobros, compras, pagos, gastos, etc. Sin embargo, hay asientos que se realizan con poca asiduidad que no justifican el diseñar un asiento predefinido para ello.

Al instalar Contaplus y al crear nuevas empresas contables, podremos comprobar que existen una serie de asientos ya predefinidos, de forma que el usuario, si estos asientos se ajustan a su forma de contabilizar, pueda usarlos desde el principio, ahorrando tiempo en la introducción de asientos.

En esta unidad no vamos a reparar en los asientos predefinidos disponibles, sino en el diseño de aquellos que más nos interesen. Este diseño se va a realizar en las siguientes fases:

• Justificación de la necesidad de crear un predefinido para una operación contable.

• Diseño gráfico y análisis de las partidas del asiento. • Creación del asiento predefinido.

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10 La primera fase consiste en seleccionar qué operaciones vamos a predefinir y cuáles no. Los criterios para decidir qué asientos predefinir, dependen de cada persona, pero, generalmente, dependen de la respuesta a esta pregunta: ¿cuántas veces se realiza este asiento? Si es un asiento que se realiza una o dos veces al año, no está muy justificado predefinir un asiento, pero si son operaciones que se repiten cada día, es muy aconsejable crear esa “plantilla” de asiento.

El segundo paso, relativo al diseño gráfico, se refiere a la realización de un pequeño “borrador” en papel de cuál es el asiento a predefinir, a fin de identificar qué subcuentas forman parte del asiento, cómo se calculan las cantidades que intervienen en el mismo, etc. Para ello escribe manualmente el asiento en un papel. Una vez adquirida destreza en el diseño de asientos predefinidos, esta fase ya no será necesaria.

La tercera fase, la más importante, es la destinada a diseñar el asiento predefinido, estableciendo su funcionamiento, las cuentas que intervienen, fórmulas de cálculo, etc. Y para finalizar, una vez predefinido un asiento, probarlo mediante la introducción en el diario de operaciones contables. Aquí comprobaremos su funcionamiento.

10.5.1 Creación de asientos predefinidos

Veamos, con un ejemplo, cómo se diseña un asiento predefinido. Supongamos que queremos predefinir un asiento de ventas de mercaderías a clientes.

En primer lugar, vemos la necesidad o no de crear un predefinido. Es de suponer que una de las operaciones que más se repiten en la contabilidad de una empresa son los asientos de ventas, esto justifica suficientemente el tiempo que vamos a invertir en predefinir un asiento.

En segundo lugar, vamos a hacer un borrador de cómo sería nuestro asiento: _________________________ _________________________ XXX Clientes (430XXXX)

a

Ventas de mercaderías (7000000) XX Hª Pª Acreed. IVA Rep (4770018) 18% _________________________ _________________________

En esta fase identificamos las subcuentas que intervienen, que en este caso son tres. De estas tres subcuentas, dos son siempre las mismas (Ventas e IVA), y la tercera es una subcuenta de clientes variable (430XXXX).

Por otro lado, a partir de la base imponible (importe de la venta), podremos calcular la cuota de IVA y el importe total de la factura.

Vamos a pasar al diseño del asiento: Menú Financiera / Opciones de diario / Predefinición de asientos

Observa que ya existen una serie de asientos predefinidos. Vamos a ignorarlos para centrarnos en la creación de nuevos. Si una vez domines el tema, te resultan útiles los existentes, no dudes en utilizarlos en el diario.

Pulsamos la opción añadir y aparece un nuevo número de asiento predefinido, sustitúyelo por el número uno, para una más fácil localización posterior; escribe la descripción y guárdalo. El asiento ahora está vacío. Vamos a crear las partidas que lo componen, pulsando el botón acceso a partidas:

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10

El asiento se ha creado vacío, no tiene ninguna línea, y, por tanto, no es operativo. Ahora vamos a introducir, una a una, las tres partidas del asiento. Pulsamos el botón Añadir partida. Aunque podemos empezar por cualquiera de las tres líneas, vamos a comenzar por la línea en la que se encuentra la base imponible de la factura, es decir, por la línea de la subcuenta de ventas:

Introduce los datos de la pantalla.

Ahora vamos a analizar los datos introducidos:

• Subcuenta: Es un dato siempre fijo, es decir, en este asiento siempre vamos a utilizar la misma subcuenta, la 7000000. Observa que esta subcuenta es identificada como nº de variable de subcuenta número 1.

• Partida: La subcuenta 7000000 irá al Haber.

• Importe: es una cantidad que varía en cada factura, por tanto indicamos Número. Es importante apreciar que este importe es etiquetado como la variable numérica N1, ya que posteriormente vamos a operar en fórmulas con este nombre de variable.

• Concepto: Indicamos “variable”, ya que para cada factura hay un concepto explicativo diferente. Se puede introducir parte del concepto, a pesar de que sea variable, por ejemplo, para que todas las facturas emitidas sean contabilizadas con un texto que comience por “nuestra factura número “, y completar el texto para cada factura.

• Contrapartida: Indica el código de la subcuenta contraria a la 7000000. Podemos dejarlo en blanco, ya que es un dato informativo que aparecerá en el mayor. O bien, podemos marcarla como variable, e introducir el código del cliente. Para abreviar el trabajo cuando tengamos que introducir el código del cliente, hemos puesto los primeros dígitos “43”. Para cada factura deberemos introducir el cliente correspondiente. A pesar de que se trate de

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10 una subcuenta variable, como siempre son clientes, comenzarán por 43. Observa que la subcuenta en la que posteriormente introduciremos el código del cliente se ha etiquetado con el código 2.

• Asociar vencimiento: Activa la pantalla de añadir vencimiento. Esta casilla se marcará en la línea del asiento que lleve el importe total de la factura. En este ejemplo lo haremos en la tercera línea.

Una vez completada esta pantalla, guardamos e introducimos la segunda línea del asiento, que es la relativa al IVA:

El contenido de esta partida es algo más compleja, ya que aparecen los datos del registro de facturas emitidas. Veamos qué datos hemos introducido:

• Subcuenta: Es fija, ya que no varía para cada factura que contabilicemos, es la 4770018. Observa cómo se activan los campos de la parte inferior de la pantalla.

• Partida: El IVA repercutido se asentará en el Haber.

• El importe es una fórmula, ya que debe ser el 18% de la base imponible, es decir, del importe que hayamos introducido en la línea anterior. El campo fórmula se activa, y escribimos en él la fórmula. La cuota de IVA es el 18% de la variable numérica de la línea anterior. Recuerda que esta variable fue

• Concepto: Como en la línea anterior hemos puesto variable, en el resto de partidas es posible que se repita el concepto de forma automática. Para ello, seleccionamos la opción ”anterior”.

• Contrapartida: Se refiere al código del cliente que debe aparecer en el libro registro de facturas emitidas. En esta línea es obligatoria su introducción. La subcuenta es anterior, ya que en la primera línea hemos introducido el código del cliente en el apartado “contrapartida” de la subcuenta 700000. Observa cómo el número de variable de subcuenta es el número 2. Esto se debe a que cada vez que intervienen subcuentas en algún campo de un asiento predefinido, el contador de subcuentas avanza. Cuando hemos definido la contrapartida en la primera línea de este predefinido, se le asignó automáticamente el código 2. No tiene importancia si se cambian los números. Lo importante es que al referirse a esas subcuentas en lo sucesivo, se les identifique con el número correcto, es este caso el número 2.

Una vez completada esta segunda partida, la guardamos e introducimos la tercera línea del asiento, que es la relativa al cliente:

En la tercera partida vamos a contabilizar el importe total de la factura en la subcuenta del cliente.

• Subcuenta: Aparentemente deberíamos indicar que es una subcuenta variable, tal como se ha explicado anteriormente. Pero si dejamos esta cuenta

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10 como variable, deberemos introducir, por segunda vez en este asiento, el código del cliente de la factura. Para evitar duplicar la entrada de datos, vamos a indicar subcuenta definida. Recuerda que en el campo contrapartida del IVA hemos “etiquetado” la subcuenta como la número 2. • Partida: Escribimos Debe.

• Importe: Para que el asiento quede obligatoriamente cuadrado, debemos indicar obligatoriamente “cuadre de asiento”. En este caso lo hemos reservado para la última línea, pero se puede indicar en cualquiera de las partidas del asiento.

• Asociar vencimiento: Si marcamos esta casilla, después de introducir los datos del asiento, aparecerá la casilla de añadir vencimiento, tal como se explica en el punto 11.4 de la unidad 11.

Si el asiento ha sido correctamente introducido, está cuadrado y las referencias a subcuentas, fórmulas, etc. son correctas, guardaremos el asiento y podrá ser utilizado en la introducción de asientos, como una “plantilla”. En caso contrario, encontraremos el siguiente mensaje de error:

10.5.2 Uso de asientos predefinidos en la introducción de asientos

Una vez hemos predefinido un asiento, llega el momento de probarlo y verificar su eficacia. Para utilizar un predefinido en la introducción de asientos, escribe el código correspondiente en el campo número de predefinido:

Observa cómo los campos “fijos” no están activados, y solamente puedes acceder a los que han sido designados como “variables”. En la primera línea la subcuenta es fija y no podemos introducir el código que deseemos. El concepto nos muestra parte del texto, gracias a que hemos puesto “variable”. Completamos con el número de factura.

El campo activado para el importe es el correspondiente al Haber.

Rellena los datos de la primera línea del asiento, número de factura, el importe de la venta, es decir, la base imponible y por último, el código del cliente.

Después de validar los datos pulsando el botón “Aceptar”, aparecerá la segunda línea:

En esta segunda línea solamente debemos indicar el número de factura. Observa que aparece copiado el código del cliente en el campo “contrapartida”. Así, no será

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10 necesario repetirlo de nuevo. Con esto habremos cumplimentado la partida del asiento y el registro de la factura.

El programa no nos solicitará más datos, ya que la tercera partida se habrá completado automáticamente.

Prueba a introducir este asiento a mano y compara cuántos datos has tenido que introducir por un método u otro. Calcula el ahorro de tiempo y errores que supondría repetir esta operación cientos, miles de veces.

Recuerda:

Una vez que un asiento ha sido actualizado en el diario, no existe ninguna relación entre el propio asiento y la forma en que se introdujo. Es decir, si voy a la opción

de predefinidos y modifico o elimino un asiento predefinido, ¿Afectará a los asientos que ya hayamos actualizado en el diario? Evidentemente no, ya que los

predefinidos solamente se utilizan para la entrada de asientos.

10.5.3 Modificación de asientos predefinidos

Es posible modificar o eliminar asientos predefinidos. Si queremos eliminar un asiento predefinido, accedemos al menú de Opciones de diario / Predefinición de asientos, seleccionamos el asiento y pulsamos el botón eliminar.

Para modificar un predefinido, accedemos de la misma forma y pulsamos el botón “acceso a partidas”. Una vez aquí, seleccionamos la partida a modificar y hacemos doble clic, o bien pulsamos el botón modificar.

Recuerda:

Al eliminar o modificar un asiento predefinido, los asientos que se crearon utilizándolo, no sufren ninguna modificación, solamente le afectará a la “plantilla”.

10.5.4 Encadenar asientos predefinidos

Este proceso permite “encadenar” dos asientos predefinidos, es decir, que después de la ejecución automática de un primer asiento predefinido se abre, también automáticamente, un segundo predefinido.

Esto significa que se van a abrir los dos predefinidos uno después del otro. Por ejemplo: hemos creado un predefinido para las ventas con IVA del 18% y otro predefinido para el cobro en efectivo de una factura de clientes.

inmediatamente el asiento del cobro. Este segundo predefinido se podrá abrir de forma autónoma para contabilizar cobros de facturas, o bien encadenado a ventas con cobro simultáneo.

Observa cómo se ha encadenado el asiento número 2, cobro de factura, al asiento número 1, ventas de mercaderías. Al abrir el asiento predefinido número 1, una vez hayamos ingresado los datos, se abrirá el asiento 2, donde deberemos introducir los datos del cobro.

Recuerda:

Al encadenar dos asientos predefinidos, se pierden las referencias de número de subcuenta y de identificadores de cantidades del primer asiento al pasar al

segundo.

En el ejemplo anterior, tendremos que introducir el código del cliente y el importe cuando se abra el segundo predefinido.

10.5.5 Copiar asientos predefinidos

Una vez creados asientos predefinidos es posible traspasarlos a otra empresa contable. Solamente es necesario que los planes de cuentas de la empresa origen y destino sean compatibles. El proceso de copia se puede hacer en el momento de cierre del ejercicio contable, es decir, en el momento en el que se copia el plan de cuentas de la empresa de cierre a la de apertura. Solamente es necesario que marquemos la casilla correspondiente que aparece en la pantalla de opciones de copia de plan de cuentas, tal como se explicó en la unidad 8 relativa a las operaciones de cierre del ejercicio contable.

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10

Pero si se ha creado una nueva empresa sin haber copiado previamente los asientos predefinidos, disponemos de una segunda opción, “copiar asientos predefinidos”, que se encuentra en el menú de predefinición de asientos.

En la siguiente pantalla se seleccionará la EMPRESA ORIGEN desde donde queremos copiar los asientos. Esto significa que deberás estar trabajando en la empresa en la que quieres tener los asientos predefinidos.

10.6 Asientos periódicos

A menudo se repiten de forma periódica ciertos asientos, en los que se repiten sistemáticamente las subcuentas, los conceptos, importes etc. Contaplus pone a nuestra disposición una herramienta que permite, en el momento de introducir un asiento manualmente, que ese asiento quede grabado como una “plantilla”, para que se pueda reproducir nuevamente, sin que tengamos que introducir los datos del asiento. Tal es el caso de las facturas de alquiler, u otros ejemplos en los que el único dato que varía de un asiento a otro es la fecha de la factura. De alguna forma está relacionado con los asientos predefinidos, pero es mucho más sencillo y no requiere crear la plantilla como tal, ya que se crean en el mismo instante en el que se introduce en el Diario el asiento original.

10.6.1 Creación de asientos periódicos

Para crear una “plantilla” de asientos para poder repetirlo de forma periódica, simplemente introducimos el asiento partida a partida como hemos introducido cualquier asiento nuevo en el Diario. En este caso el asiento objeto de estudio es el correspondiente a una factura de alquiler de local con IVA del 16% y una retención del 18%. El importe mensual es de 500 €.

Una vez hemos validado las cuatro partidas que corresponden al asiento, marcamos la casilla “Asiento periódico” que aparece en la parte superior de la pantalla.

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10 A continuación,, aparecerá una ventana en la que añadimos la descripción del asiento y la periodicidad con la que se repetirá. En este caso mensualmente.

Validamos la pantalla y grabamos el asiento.

10.6.2 Introducción de asientos periódicos

Una vez realizados los pasos anteriores, ahora vamos a acceder a la opción que nos permite usar de forma periódica los asientos que hemos destinado a tal fin. Seleccionamos la opción 9 del menú de opciones de diario:

Aparecerá el registro de asientos que se marcaron como periódicos anteriormente:

La fecha de trabajo de Contaplus debe ser igual o posterior a la de ejecución. Marcamos el asiento para que sea posteriormente ejecutado, el color del círculo de la izquierda cambiará de rojo a verde. Es el indicativo de que el asiento ha sido seleccionado para el traspaso al diario:

Una vez el asiento está dispuesto para ser traspasado, pulsamos el botón “Ejecutar”, de color verde. Después de realizar esta simple operación, veremos que el registro de asientos periódicos ha variado sutilmente:

Operaciones avanzadas con asientos Unidad 10

Observa que la fecha de ejecución ha cambiado automáticamente, de forma que se ha preparado para el siguiente mes. Por tanto, para contabilizar la próxima factura será suficiente con acceder a este fichero y pulsar de nuevo el botón de “Ejecutar”, hasta que la fecha mostrada esté fuera del ámbito del ejercicio contable:

En la pantalla que se muestra a continuación vemos cómo después de contabilizar la factura de alquiler de diciembre, la fecha corresponde al ejercicio contable siguiente, y, por tanto, no se puede seguir ejecutando este asiento en el ejercicio actual.

10.6.3 Copiar asientos periódicos de un ejercicio a otro

Cuando se realiza el proceso de cierre de ejercicio contable y se crea la nueva empresa en la que se va a hacer, entre otras cosas, el asiento de apertura; copiamos el plan de cuentas de la empresa a cerrar y aparece la pantalla en la que pide que indiquemos qué datos hay que traspasar de una empresa a otra.

Es muy importante que no olvidemos marcar la copia de los asientos periódicos y de los asientos predefinidos, pero sobre todo, de los periódicos, ya que posteriormente no disponemos de la opción de copia de una empresa a otra. Sin embargo, no sucede lo mismo con los predefinidos, ya que se pueden copiar de una empresa a otra en cualquier momento, además de en el propio proceso de cierre de ejercicio.

En la siguiente imagen se han destacado las dos casillas en las que se indica que se debe hacer la copia de ambos tipos de asientos:

Al finalizar esta unidad didáctica, deberás ser capaz de: ƒ Realizar punteos simples de verificación en el diario.