Manual 2012

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ÍNDICE

Prólogo ... 7

Programación del curso de Contaplus ... 7

Objetivos ... 7

Requisitos ... 7

Contenidos del curso ... 8

1.- Introducción a Contaplus ... 8

2.- Primeros pasos con Contaplus. Descripción de la pantalla de Contaplus ... 8

3.- Creación de una empresa ... 8

4.- El plan general contable: cuentas, desgloses y subcuentas ... 9

5.- Introducción de asientos ... 9

6.- Libros contables ... 9

7.- Tratamiento del Iva ... 10

8.- Cierre y apertura de ejercicios contables ... 10

9.- Operaciones con asientos... 10

10.-Operaciones avanzadas con asientos ... 11

11.-Gestión de tesorería, vencimientos y cheques ... 11

12.-Gestión del inmovilizado y amortizaciones ... 12

13.-Utilidades de Contaplus ... 12

14.-Contabilidad presupuestaria ... 12

15.- Contabilidad analítica ... 13

Unidad 1: Introducción a Contaplus ... 15

1.1 Objetivos de la unidad ... 15

1.2 Obtención del programa ... 16

1.3 Instalación del programa ... 16

1.4 Ejecución del programa ... 19

1.5 Salir del programa ... 20

Unidad 2: Elementos de la pantalla principal ... 21

2.1 Objetivos de la unidad ... 21 2.2 La barra de título ... 22 2.3 La barra de menús ... 22 2.4 Panel de tareas ... 22 2.5 La barra de botones ... 23 2.6 El área de trabajo ... 25

2.7 Botones de ventanas de opciones ... 25

2.8 Menús contextuales ... 27

2.9 Actividades de profundización ... 28

Unidad 3: Opciones de empresa: Gestión de empresas ... 29

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Unidad 4: El P.G.C.: Cuentas, desgloses y subcuentas ... 41

4.2 Estructura del Plan General Contable ... 42

4.2.1 Primer nivel: El Plan General Contable ... 42

4.2.2 Segundo nivel: Desgloses ... 44

4.2.3 Tercer nivel: Subcuentas ... 45

4.2.3.1 Añadir subcuentas ... 47

4.2.3.2 Eliminar subcuentas ... 48

4.2.3.3 Subcuentas de IVA ... 48

4.2.3.4 Otras opciones de subcuentas ... 50

Unidad 5: Gestión de asientos ... 53

5.2 Introducción de asientos... 53

5.3 Mejorando la introducción de asientos ... 56

5.4 Introducción de asientos con IVA ... 59

5.5 Modificación de asientos ... 62

5.6 Sesión de diario (borrador de asientos) ... 63

5.7 Eliminación de asientos ... 64

5.8 Comentarios en asientos ... 64

5.9 Personalización del entorno de trabajo en la introducción de asientos ... 65

Unidad 6: Libros contables y listados periódicos ... 69

6.2 El libro diario ... 69

6.2.1 Principales opciones de diario ... 70

6.2.2 Obtención del diario por impresora ... 72

6.3 Libro Mayor ... 74

6.4 Las cuentas anuales ... 76

6.4.1 Balances de Sumas y Saldos ... 77

6.4.2 Balance de Situación ... 79

6.4.3 Cuenta de Pérdidas y Ganancias ... 81

6.4.4 Memoria ... 82

6.4.5 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ... 86

Unidad 7: Tratamiento del IVA ... 89

7.2 Introducción de datos de IVA ... 89

7.2.1 Facturas de proveedores o de clientes ... 89

7.2.2 Uso de diferentes tipos de IVA ... 91

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7.2.4 Facturas rectificativas ... 93

7.3 Modificación de datos de IVA ... 94

7.4 Utilización de series en el registro de facturas ... 94

7.5 Obtención de libros registro de IVA ... 95

7.6 Documentos periódicos de IVA ... 97

7.6.1 Documento 303 ... 97

7.6.2 Modelo 340 ... 99

7.6.3 Modelo 347 ... 100

7.6.4 Cartas personalizadas para el modelo 347 ... 101

7.6.5 Modelo 349 ... 103

7.6.6 Liquidación / Regularización de IVA ... 106

Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable ... 111

8.2 Fases del proceso de cierre de ejercicio ... 111

8.3 Realización del cierre de ejercicio ... 112

8.4 Proceso automático de cierre y apertura del ejercicio ... 113

8.5 Operaciones sobre una empresa ya cerrada ... 115

8.6 Proceso de inversión del cierre ... 116

Unidad 9: Operaciones con asientos ... 119

9.2 Eliminación de asientos ... 119

9.3 Renumeración de asientos ... 120

9.4 Mover subcuenta en el diario ... 121

9.5 Copiar asientos ... 122

9.6 Comprobación de asientos ... 124

9.7 Búsquedas atípicas ... 125

Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos ... 129

10.2 Puntear en el diario ... 129

10.3 Casar asientos ... 130

10.4 Caja Auxiliar ... 133

10.4.1 Introducción de movimientos de caja ... 133

10.4.2 Traspaso al diario ... 135

10.5 Asientos Predefinidos ... 136

10.5.1 Creación de asientos predefinidos ... 137

10.5.2 Uso de asientos predefinidos en la introducción de asientos ... 142

10.5.3 Modificación de asientos predefinidos ... 144

10.5.4 Encadenar asientos predefinidos ... 144

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Unidad 11: Gestión de tesorería, vencimientos y cheques ... 155

11.2 Gestión de vencimientos ... 155

11.3 Gestión de vencimientos desde el diario ... 160

11.4 Gestión de cheques y pagarés ... 161

11.4.1 Añadir cheques ... 161

11.4.2 Opciones al añadir cheques ... 163

11.4.3 Opciones con cheques y pagarés ... 163

11.4.4 Emisión de cheques, pagarés y cartas de pago ... 165

11.4.5 Paso a contabilidad ... 166

11.4.6 Configuración de formatos ... 167

Unidad 12: Gestión del inmovilizado y amortizaciones ... 171

12.2 Ficheros maestros de inventario ... 171

12.2.1 Grupos de Amortización ... 171

12.2.2 Cuentas de amortización ... 172

12.2.3 Códigos de ubicación ... 173

12.2.4 Códigos de naturalezas ... 173

12.2.5 Causas de baja ... 173

12.3 Gestión del Inmovilizado ... 174

12.4 Cálculo automático de amortizaciones y traspaso al diario ... 175

12.5 Finalización de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado ... 179

Unidad 13: Utilidades ... 183

13.2 Organización de ficheros ... 183

13.3 Copias de seguridad ... 184

13.4 Restaurar copias de seguridad ... 186

13.5 Copias de seguridad con el Explorador de Windows ... 187

13.5.1 Obtención de copias de seguridad ... 187

13.5.2 Restaurar copias ... 188

13.6 Control y configuración de usuarios ... 189

13.7 Alta de nuevos usuarios ... 189

13.8 Mapas de acceso ... 192

13.9 Instalación de impresoras ... 193

13.9.1 proceso de instalación de impresoras ... 193

13.9.2 Otras impresoras ... 196

13.10 Avisos de inicio ... 197

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria ... 201

14.2 Plan presupuestario ... 201

14.3 Presupuestos anuales ... 203

14.4 Actualización de presupuestos ... 204

14.5 Balances y Pérdidas y Ganancias presupuestarios ... 205

14.5.1 Sumas y Saldos presupuestario ... 206

14.5.2 Cuenta de Pérdidas y Ganancias Presupuestaria ... 206

14.5.3 Balance de Situación Presupuestario ... 208

14.6 Copiar el plan presupuestario ... 208

Unidad 15: Contabilidad analítica ... 211

15.2 Departamentos ... 211

15.3 Proyectos ... 212

15.4 Imputación de gastos a los proyectos ... 213

15.5 Mover proyecto en el diario ... 214

15.6 Mayor analítico ... 215

15.7 Sumas y Saldos analítico ... 217

15.8 Balance analítico ... 218

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PRÓLOGO

PROGRAMACIÓN DEL CURSO DE CONTAPLUS

Objetivos

Este curso tiene por principal objetivo dotar al alumno de la formación necesaria que le permita llevar la contabilidad de una pequeña y mediana empresa utilizando el programa Contaplus, adaptada a los cambios del nuevo Plan General Contable de 2008.

Al finalizar el curso, el alumno será capaz de realizar las siguientes tareas: • Crear empresas contables con Contaplus.

• Introducir, modificar y eliminar subcuentas. • Registrar asientos en el diario.

• Gestionar el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables. • Obtener los libros de contabilidad.

• Obtener y recuperar copias de seguridad.

• Controlar el acceso a la información contable de los distintos usuarios de la empresa.

• Optimizar la introducción y gestión de información contable. • Controlar los flujos de tesorería de la empresa.

• Gestionar el fichero de inmovilizado de una empresa, así como las amortizaciones.

• Gestionar los presupuestos de una empresa. • Gestionar una contabilidad analítica muy básica. Requisitos

Para el seguimiento correcto del curso es necesario que el alumno cuente con el programa Contaplus. Aunque el libro se ha desarrollado con la versión Élite de Contaplus, también se puede seguir en la mayor parte de los casos estudiados, con las versiones profesional y educativa.

El alumno deberá contar con los conocimientos mínimos contables, de tal forma que sea capaz de registrar las operaciones contables más comunes, tales como compras, ventas, cobros y pagos, amortizaciones, liquidación de IVA, etc., ya que en este libro no se explican los principios ni la mecánica de la contabilidad, sino solamente el funcionamiento técnico del programa informático.

La versión que se estudia en este libro está adaptada al Plan General Contable de 2008, por lo que es necesario tener conocimientos mínimos sobre

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CONTENIDOS DEL CURSO

1.- Introducción a Contaplus Objetivos

Conocer para qué sirve un programa informático de contabilidad, Instalar el programa en un ordenador.

Contenidos

• ¿Para qué sirve Contaplus y cualquier programa de contabilidad? • Objetivo del curso

• Contaplus Élite

• Instalación de Contaplus • El panel de SP.

• Aplicaciones de SP

2 .- Primeros pasos con Contaplus. Descripción de la pantalla de Contaplus Objetivos

Conocer la forma de acceso al programa, conocer su estructura de ventanas y botones, aprender a manejar las ayudas.

Contenidos

• Ejecución del Panel de SP • Entrada al programa Contaplus • Pantalla general de Contaplus • La barra de títulos

• La barra de menús • La barra de botones • El área de trabajo • La barra de estado

• Botones más comunes en cualquier ventana 3 .- Creación de una empresa

Objetivos

Aprender a crear empresas en Contaplus para almacenar en ellas la información contable.

Contenidos

• Añadir una empresa

• Modificar datos de una empresa • Datos fiscales de la empresa

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Prólogo 4 .- El Plan General Contable: cuentas, desgloses y subcuentas

Objetivos

Aprender a manejar el Plan General Contable: identificar las cuentas y las subcuentas.

Contenidos

• Estructura del Plan General Contable de 1990 • Cuentas del P. G. C.

• Desgloses

• Subcuentas contables

• Creación de una subcuenta normal

• Creación de una subcuenta de clientes, proveedores y acreedores • Creación de una subcuenta de IVA

• Otros aspectos a destacar de las subcuentas

• Iconos de gestión de cuentas, desgloses y subcuentas 5 .- Introducción de asientos contables

Objetivos

Saber introducir la información de los hechos contables de una empresa a través de los asientos contables.

Contenidos

• Introducción de asientos básicos • Introducción de asientos con IVA

• Modificar y/o eliminar asientos y apuntes contables • Aspectos importantes en la introducción de asientos • Comentarios de los asientos

• Configuración del entorno

• Opciones en la introducción de asientos 6 .- Libros contables

Objetivos

Saber obtener los libros de contabilidad: Diario, Mayor, e Inventarios y Cuentas Anuales. Agregar y configurar impresoras.

Contenidos

• Configuración de impresoras. Impresora por defecto y secundaria. • El Libro Diario, edición borrador y oficial

• El Libro Mayor

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• Balance de situación

• Cuenta de Pérdidas y Ganancias

• Memoria y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 7 .- Tratamiento del IVA

Objetivos

Elaborar los libros de IVA de facturas emitidas y recibidas. Saber editar los documentos periódicos relacionados con el IVA. Saber cómo cumplimentar con ayuda de Contaplus los modelos de la Agencia Tributaria siguientes: 303, 390, 349 y 347.

Contenidos

• Introducción, configuración y modificación de asientos de IVA • Libro de IVA de Facturas Emitidas y de Facturas Recibidas • Obligaciones trimestrales y mensuales de IVA: 303 y 349 • Obligaciones anuales de IVA: modelos 390 y 347

• Otros aspectos relacionados con el IVA • Asiento de regularización

• Edición de cartas referidas al modelo 347 8 .- Cierre y apertura de ejercicios contables Objetivos

Conocer el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables e identificar las cuentas que intervienen en el cierre.

Contenidos

• Cierre con apertura en una empresa ya creada previamente • Cierre y creación simultánea de una empresa para la apertura • Inversión del cierre

• Otros aspectos del cierre a tener en cuenta 9 .- Operaciones con asientos contables Objetivos

Aprender utilidades que optimizan la gestión de la información contable: modificar, comprobar y borrar asientos contables, buscar y repasar la información contable. Conocer las posibilidades de Contaplus y el trabajo a distancia y/o compartido. Contenidos

• Eliminación de asientos contables • Renumeración asientos

• Mover subcuentas en el Diario • Copiar asientos

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Prólogo • Comprobación de cuadre de asientos

• Búsquedas atípicas; criterios de búsqueda • Teletrabajo con Contaplus

• Exportación de datos • Importación de datos • Búsquedas de comentarios

10 .- Operaciones avanzadas con asientos Objetivos

Aprender utilidades que permiten ahorrar tiempo y minimizar errores en la introducción de asientos. Repasar la contabilidad empleando el punteo y la casación. Registrar los movimientos de "caja".

Contenidos

• Los asientos predefinidos

• Creación de un asiento predefinido • Comprobación del asiento predefinido • Predefinidos ya diseñados

• Encadenamiento de predefinidos • Copia de predefinidos

• Asientos periódicos • La caja auxiliar

• Gestión de movimientos de caja

• Traspaso de movimientos de caja a la contabilidad • El punteo y la casación

• El punteo: punteo simple, punteo bancario • La casación: Orígenes y Aplicaciones

11 .- Gestión de tesorería, vencimientos y cheques Objetivos

Controlar las previsiones de tesorería en la empresa y contabilizar cobros y pagos de manera automática. Generar automáticamente documentos de pago: cheques y pagarés.

Contenidos

• Previsiones de cobros y de pagos • Introducción de vencimientos

• Preproceso y procesamiento de vencimientos • Informes de tesorería

• Vencimientos de efectos anticipados o descontados • Emisión de cheques y pagarés desde vencimientos.

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• Emisión de cartas

• Emisión de cheques y pagarés

• Contabilización de cheques y pagarés

12 .- Gestión del inmovilizado y de amortizaciones Objetivos

Gestionar el inventario de activos fijos de la empresa y controlar cada elemento de inmovilizado y contabilizar las amortizaciones de manera automática. Generar automáticamente asientos de amortización. Valor neto contable de un bien de inmovilizado.

Contenidos

• Cuentas y grupos de amortización. • Elementos de inmovilizado

• Generación y traspaso de los asientos de amortización al diario. • Bajas de inmovilizado

13 .- Utilidades de Contaplus Objetivos

Comprender las necesidades de seguridad de la información contable y conocer las herramientas para lograrlo: control de los usuarios y copias de seguridad de los datos.

Contenidos

• Reconstrucción de índices

• Creación de usuarios y asignación de accesos • Creación de usuarios

• Asignación de accesos • Entrada al programa • Grupos de usuarios

• Obtención de copias de seguridad • Recuperación de copias de seguridad • Gestión de avisos

14 .- Presupuestos Objetivos:

• Introducir y manejar plan presupuestario • Copiar y modificar presupuestos.

• Actualizar automáticamente el plan presupuestario • Emitir balances e informes de presupuestos

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Prólogo • El Plan presupuestario

• Presupuestos anuales • Modificación de presupuestos

• Obtención de balances y pérdidas y ganancias presupuestarios 15.- Analítica

Objetivos:

• Conocer el funcionamiento de la contabilidad analítica con Contaplus • Definir centros de coste

• Imputar costes a los diferentes proyectos • Modificar datos analíticos

• Obtención de cuentas analíticas Contenidos:

• Departamentos • Proyectos

• Imputación de costes en el diario • Mayor analítico

• Sumas y saldos analítico

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Unidad 1 Introducción a Contaplus

1.1 Objetivos de la unidad

El objetivo de esta unidad es la familiarización con el programa Contaplus, la orientación del alumno hacia qué tareas administrativas puede resolver con este programa, así como la forma de adquirirlo en el mercado, su instalación y las características generales de cada versión.

El curso va dirigido a personas que ya han tenido un contacto previo con la contabilidad y que pretenden utilizar una herramienta estándar de mercado como el programa Contaplus. Significa, pues, que los contenidos de cada unidad se basan en la descripción de tareas contables resueltas con el programa informático, complementadas con breves explicaciones de contabilidad, pero que no resulta apropiado para las personas que desconocen las normas y principios contables. A aquellas personas que tengan dificultades para resolver casos y ejercicios comunes de contabilidad se recomienda que previamente cursen el módulo de introducción a la contabilidad, u otros cursos de contenidos contables.

El aprendizaje de las unidades didácticas propuestas en este curso se lleva a cabo a través del seguimiento de ejemplos prácticos en los que es necesario no omitir ninguna de las partes que lo integran. Es importante que el alumno siga las instrucciones que, en forma de autoevaluación continua se proponen en el desarrollo de cada unidad. Estos ejercicios se realizarán siempre en la misma empresa contable.

Para reforzar el proceso de aprendizaje, al final de cada unidad se proponen ejercicios prácticos que recorren todo lo que se denomina el “proceso contable”, estudiando desde el inicio de un ejercicio contable las operaciones financieras más comunes y el proceso de fin de ejercicio, así como la obtención de libros y estados contables periódicos. Para completar estos ejercicios recopilatorios, el alumno deberá situarse en una empresa contable diferente a la que se utiliza en los ejemplos explicativos. Al finalizar los recopilatorios, deberá volver a activar la empresa contable inicial.

Cabe destacar la posibilidad de encontrar una versión de aprendizaje del programa de forma gratuita en Internet, o a través de distribuidores, tal como se describe más adelante en este tema. Esto facilita al alumno la posibilidad de hacer las prácticas en su casa sin tener que pagar por el programa y, además, de forma legal.

Los materiales están adaptados al nuevo Plan General Contable de 2008, por lo que el alumno deberá tener los conocimientos mínimos de este plan, así como las modificaciones más relevantes. Así, por ejemplo, deberá conocer las diferencias entre el plan normal y el plan para Pymes.

Al finalizar el curso, el alumno será capaz de gestionar la contabilidad de una empresa utilizando el programa Contaplus, realizando las siguientes tareas contables:

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Registrar las operaciones contables en el diario. Regularizar, cerrar y abrir ejercicios contables. Obtener libros y estados contables.

Gestionar documentos de IVA.

Gestionar el inmovilizado de una empresa. Gestionar la tesorería de una empresa. Manejar otras utilidades de Contaplus.

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¿Cómo obtener el programa Contaplus?

1.2 Obtención del programa

El programa Contaplus es líder en el mercado español de software para pequeñas y medianas empresas. Dispone de diferentes versiones, según las necesidades del usuario. En este curso se va a seguir la versión élite del programa, ya que es una de las más extendidas y más completas de la gama de este producto. En la página web oficial es posible adquirir y descargar el programa en su versión “Profesional”, realizando la descarga de forma inmediata.

La dirección de la página web oficial es: http://www.gruposp.com donde se facilitan diferentes formas de adquirir el programa.

Existe una versión educativa, con opciones limitadas, para el aprendizaje de las principales funciones de Contaplus. Esta versión no puede ser utilizada con fines comerciales.

1.3 Instalación del programa

Una vez se haya descargado el programa o se haya recibido el Cd que lo contiene, localizamos el archivo Instalar.exe y haremos doble clic, siguiendo el proceso normal de instalación de cualquier programa informático.

Si se trata de la versión educativa, el contenido de la carpeta de instalación es la siguiente:

En el caso de la versión comercial, la carpeta de instalación tiene un número más elevado de archivos:

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Introducción a Contaplus Unidad 1

Al hacer doble clic sobre el icono del archivo Instalar.exe, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Aparecerá la ficha de registro, donde nos solicita el número de serie. Introduce los cuatro grupos de números y marca la casilla “Acepto las condiciones de la licencia”.

Tras pulsar el botón “Siguiente”, seguiremos la instalación, (algunas de las ventanas se han omitido para abreviar la explicación, pero que no tienen dificultad de seguimiento).

Después de generar las carpetas necesarias y copiar los archivos de instalación, se habrá creado una carpeta con el acceso directo que permite ejecutar la aplicación.

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Introducción a Contaplus Unidad 1 1.4 Ejecución del programa

Una vez finalizada la instalación del programa, podemos acceder a él a través del acceso directo que se ha creado en el grupo de programas, desde el botón de Inicio. / Todos los programas / GrupoSP / Panel de SP.

Una vez abierto el Panel de SP, en el lado izquierdo del panel, aparecerán todas las aplicaciones de SP que hayas instalado, y sus diferentes versiones. Activa la barra que corresponda a la aplicación seleccionada. En el ejemplo, Contaplus 2011, aparecerá el grupo de opciones con los iconos para realizar diferentes operaciones con ellos. Selecciona el icono de SP Contaplus Élite.

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Selecciona el usuario que se ha creado llamado “Supervisor”. Accede al campo clave de acceso. Si es la primera vez que accedes, te aparecerá una pantalla en la que tendrás que crear la clave de acceso del usuario. A partir de este momento deberás introducir esa clave siempre.

1.5 Salir del programa

Una vez dentro del programa, disponemos de tres formas diferentes para finalizar su ejecución:

La primera consiste en acceder al menú Global, y seleccionar la cuarta opción. Además, se puede cerrar mediante el aspa de la barra de título del programa, como todas las ventanas de Windows, o bien, mediante el método de teclado abreviado: Alt-F4.

Al finalizar esta unidad deberás ser capaz de

▪ Saber cómo conseguir el programa a través de la página web oficial. ▪ Saber instalar la aplicación en un ordenador.

▪ Registrar la licencia de utilización. ▪ Iniciar la ejecución de Contaplus. ▪ Salir y cerrar el programa.

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Unidad 2 Descripción de los elementos de la pantalla principal del programa

Distinguir los diferentes componentes de la pantalla de Contaplus. Acceder a los menús a través del teclado y del ratón.

Personalizar la barra de botones.

Conocer las principales opciones con ficheros (añadir, buscar, modificar, eliminar ...) Una vez abierto el panel de SP y ejecutado el programa Contaplus, esta es la pantalla general del programa:

En ella se pueden observar las siguientes partes: • Barra de título.

• Barra de menús. • Panel de tareas. • Barra de botones. • Área de trabajo.

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2.2 La barra de título

Muestra el icono que identifica a Contaplus, el código de la empresa activada, su descripción y los botones de control de ventana (minimizar, maximizar/restaurar, cerrar).

2.3 La barra de menús

Desde los diferentes menús de esta barra se accede a todas las operaciones que se pueden hacer con el programa. Solamente con situarse sobre un menú y hacer un clic, se despliega este y muestra los submenús y opciones. A la barra de menús se puede acceder simplemente pulsando la tecla Alt y se puede desplazar entre ellos con las flechas de desplazamiento. Algunas opciones de menú muestran una forma de acceso abreviada, esto indica que esa opción se puede abrir directamente pulsando Alt + letra.

2.4 Panel de tareas

Está situado a la izquierda de la pantalla y nos permite acceder a las principales opciones con un solo clic del ratón. Agrupa las tareas más habituales del programa, permitiendo acceder a cada una de ellas activando el grupo de tareas. Este panel se puede ocultar haciendo doble clic sobre la pestaña señalada a la izquierda.

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Elementos de la pantalla principal Unidad 2

2.5 La barra de botones

Muestra, mediante botones de acceso directo, algunas de las opciones que se encuentran en los diferentes menús. Permite un acceso rápido a las operaciones más habituales de la contabilidad. Es suficiente con hacer un clic sobre el icono, para que se ejecute la opción elegida, abreviando el acceso a través de menús desplegables.

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¿Podemos personalizar la barra de botones?

Efectivamente, podemos personalizar la barra de botones, pero solamente será visible una barra, con lo que debemos seleccionar cuáles son las opciones de menú de uso más habitual, para asignar los botones que mostrar en la barra.

Para quitar y poner nuevos botones, accedemos a la opción Útil / Perfiles de usuario, colores, periféricos/Barra de botones

Para colocar un nuevo botón, selecciona el nivel (solapa) de menú, elige el icono y arrástralo hasta la barra de botones, suelta el icono y se habrá agregado en el lugar donde has dejado de arrastrar.

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Elementos de la pantalla principal Unidad 2 Para eliminar un botón, basta con arrastrarlo desde la barra de botones hasta la papelera y soltarlo en ella. Se abrirá la tapa y desaparecerá de la barra. En la imagen se ha representado con una flecha roja.

Para iniciar un grupo de botones (separador), al arrastrar el nuevo botón, hazlo pulsando la tecla Shift (mayúsculas), a la vez que arrastras el icono.

Para restaurar la barra de botones a su estado original, es suficiente con pulsar el botón “Restaurar”, situado en la parte inferior del cuadro de diálogo:

2.6 El área de trabajo

Es la zona de mayor superficie de la pantalla del programa. Ocupa la zona central y en ella se mostrarán las ventanas de entrada de datos, la información, datos, opciones, cuadros de diálogo, etc. Es algo similar al escritorio de Windows, o el área de escritura de Word. Muestra el logotipo de Sage Contaplus, y al pulsar el botón derecho del ratón, desaparecerá el logotipo.

Al abrir determinados procesos o archivos, en esta zona se abrirá una nueva ventana, con su propia barra de título, botones de control de ventana, barras de botones, etc., que se gestionan como cualquier ventana de Windows.

2.7 Botones de ventanas de opciones

Tal como se describe en el apartado de área de trabajo, en muchos procesos de Contaplus se abren ventanas en esta zona. Estas ventanas disponen de usa serie de botones, que hacen de menú de gestión del archivo abierto. Estos botones suelen aparecer en el lado superior de la ventana. En la mayoría de estas ventanas nos

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A continuación se describen las acciones asociadas a los botones más comunes que nos encontraremos en las ventanas.

Permite añadir un nuevo registro, en este caso, un elemento de inventario. Se activa haciendo clic, o pulsando la letra A o el signo + Permite editar y modificar el registro seleccionado, en el ejemplo, el elemento con código 000000001. Se activa pulsando la letra M. Elimina el registro seleccionado, pidiendo antes confirmación de borrado. Se activa pulsando la letra E.

Igual que la opción modificar, muestra el registro seleccionado, pero no permite introducir cambios. Se activa con la letra Z.

Permite hacer una búsqueda entre los registros de la ventana activa. Se activa con la letra L.

Al igual que la opción localizar, busca registros aplicando filtros de selección. Se activa con la letra N.

Gestión del conocimiento, permite ver información más completa del registro, así como información de otros ficheros relacionados, como asientos del diario, presupuestos, etc. Se activa con la letra G.

Duplica registro. Copia el registro actual, con todos sus datos, permitiendo asignarle otro código. Se activa con la letra D.

Obtiene una listado de los registros de la tabla actual, se activa con la letra I.

Modifica el aspecto del texto de la ventana, permitiendo seleccionar el formato del texto, tamaño, fuente, etc. Se activa con la F.

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Elementos de la pantalla principal Unidad 2

Recuerda,

Al pasar el puntero del ratón sobre uno de los botones, podremos ver una etiqueta amarilla que describe el texto del botón. Al mismo tiempo, en la barra de estado mostrará una breve explicación de la tarea que realiza, y entre paréntesis, la tecla abreviada que la activa.

2.8 Menús contextuales

Todos los ficheros de datos del programa disponen de un menú contextual que se activa al pulsar el botón derecho del ratón. Estos menús contextuales nos mostrarán las mismas opciones que las barras de botones de la ventana activa. En el ejemplo siguiente, de la opción de inventario, se ha pulsado el botón derecho del ratón, y este nos muestra el menú contextual con las mismas opciones del menú Inventario:

Al finalizar esta unidad didáctica, deberás ser capaz de:  Identificar claramente todas las partes de la pantalla de Contaplus.

 Personalizar la barra de botones: añadir, eliminar y cambiar de posición los botones.

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2.9 Actividades de profundización

Personalización de la barra de botones:

Coloca en la barra de herramientas del programa estos dos iconos, iniciando grupo:

Retira de la barra de herramientas los iconos:

En caso de que estos iconos no se encuentren en tu barra de botones, selecciona dos iconos al azar.

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Unidad 3 - Opciones de empresa: Gestión de empresas

En esta unidad vamos aprender a iniciar un ejercicio contable, manejando los diferentes tipos de plan contable que permite utilizar Contaplus, determinar el ámbito temporal que abarca un ejercicio contable, así como el número de dígitos con el que vamos a configurar las cuentas que posteriormente utilizaremos en el diario.

El primer paso, y uno de los más importantes que vamos a dar en este curso, es la creación de una empresa contable, destinada a registrar en ella los acontecimientos económicos que tenga la empresa en un ejercicio contable que, normalmente, coincide con un año.

La creación de la empresa contable va a requerir dos tipos de datos: primero los que tienen especial relevancia en la contabilidad y que no se podrán modificar posteriormente, y, segundo, aquellos datos de carácter oficial que figurarán en liquidaciones periódicas de temas fiscales y para obligaciones registrales.

3.2 Añadir una empresa

Cuando utilizamos Contaplus disponemos de la posibilidad de crear tantas empresas como ejercicios económicos necesitemos, de forma ilimitada. Para cada ejercicio hemos de crear una empresa contable, de forma que al finalizar cada año, debemos crear una nueva “empresa”, entendiendo como empresa, no una entidad económica independiente, sino un “espacio” contable temporal. De esta forma independizamos cada ejercicio, pero podemos relacionarlos y compararlos. Así, por ejemplo, si deseamos llevar la contabilidad de una supuesta empresa denominada Mentor, S.L., crearemos una empresa contable para cada ejercicio económico, p.e. Mentor 2009, Mentor 2010, y así sucesivamente, identificando cada ejercicio (empresa contable) con un código, tal como veremos más adelante en esta unidad.

Contaplus permite un número muy elevado de empresas contables, pero si utilizas una versión “demo”, solamente dispones de tres empresas.

Para añadir una empresa nueva, tenemos tres opciones:

Menú GLOBAL Æ Selección de empresa

Teclado Æ Alt + E

Barra de Herramientas Æ (Opciones de empresa) Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Los iconos que presenta esta pantalla, son similares a los que aparecen en cualquier pantalla de gestión de ficheros: Añadir, Modificar, Eliminar, Zoom, Localizar, filtrar Datos fiscales, Seleccionar, Fuentes, Imprimir, tal como se describió en la unidad 2.

Estas opciones se activan de dos formas:

Pulsando la tecla correspondiente a la letra resaltada: A, M, E, Z, L, D, S, F, L. Pulsando el botón correspondiente con el ratón.

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Gestión de empresas Unidad 3

Desde esta primera pantalla vamos a definir datos relevantes para nuestra futura contabilidad. Los datos enmarcados son imprescindibles y no es posible su modificación posterior, por lo que es muy importante conocer cuáles son los parámetros en los que vamos a trabajar en el futuro. Solamente es imprescindible rellenar los datos de la solapa Datos Empresa, siendo el resto de carácter voluntario; la contabilidad funcionará prácticamente igual.

Vamos a detallar el contenido de esta pantalla:

Código: es un campo alfanumérico (admite números y letras) de 2 caracteres y/o dígitos que sirve para identificar la empresa que se va a crear. Una vez creada la empresa no puede modificarse.

Nombre: campo alfanumérico de hasta 40 dígitos donde figurará la razón social o nombre de la empresa. Se puede modificar en posteriormente.

Fecha inicio ejercicio: campo de formato fecha donde se introducirá la fecha de inicio del ejercicio contable. Esta fecha tiene que ser válida, pero no tiene por qué coincidir con el inicio del año natural. Una vez creada la empresa, no puede ser modificada. Fecha fin ejercicio: contiene la fecha en la que se cerrará el ejercicio contable, es un campo que se autocalcula, sumando 12 meses a la fecha de inicio del ejercicio económico. Dicha fecha puede variarse en el momento de crear la empresa, pero no posteriormente.

L ¿Una vez grabada una empresa, puedo modificar las fechas de inicio o fin de ejercicio? ¿Hay alguna solución?

Tal como se ha descrito en el apartado anterior, no es posible modificar estas fechas, además, aparecen con fondo gris, no permitiendo entrar en estos campos.

Supongamos que has empezado un ejercicio contable y que has creado una empresa en la que has definido como fecha de inicio de ejercicio 01-01-12 y como fin de ejercicio 30-12-12 y que a lo largo del año 2012 has introducido datos contables, y al final del año te das cuenta de que no es posible introducir asientos con fecha 31-12-12. Participa en el foro proponiendo soluciones a tan grave problema. Lee las intervenciones y ponlas en práctica, para ver cuáles son las más adecuadas.

Fecha límite acceso contable: Este campo de formato fecha impide la introducción de asientos con fecha anterior a la indicada en este campo. Por ejemplo, si en una contabilidad no se desean introducir asientos hasta el 2 de enero, para que el día 1 de enero solamente disponga del asiento de apertura, deberemos rellenar con 02-01-12. También sirve para impedir que se introduzcan asientos de un periodo que se considera cerrado, por ejemplo trimestres, meses, etc. Si en este campo figura la fecha 30-09-12 e intento introducir un asiento con una fecha anterior, aparecerá el siguiente mensaje:

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Este campo puede dejarse en blanco, pero se puede cambiar en cualquier momento.

Dígitos subcuenta: campo donde se configura el número de dígitos que tendrán las subcuentas de la empresa. Puede tomar valores entre 5 y 12, en función del volumen de información que cada empresa crea necesitar.

L ¿Por qué es tan importante definir una longitud de dígitos para nuestro plan de cuentas?

Es muy importante elegir adecuadamente este número, ya que una vez creada la empresa ya no podrá modificarse con posterioridad. Vamos a verlo con un ejemplo: Llevamos la contabilidad de una pequeña empresa que cuenta con unos pocos clientes y proveedores. Al establecer el número de dígitos para las cuentas, hemos pensado que con 7 es más que suficiente. Esto nos permite generar hasta 10.000 subcuentas por cada cuenta del plan, a modo de ejemplo:

430 Clientes 430 0000 Cliente 0 430 0001 Cliente 1 430 0002 Cliente 2 430 9999 Cliente 9999

Ciertamente, un número de 10.000 clientes es lo bastante elevado como para pensar que nunca se rebasará en nuestra empresa y que será suficiente. Además, las subcuentas no tienen un código muy largo que me obligue a escribir interminables códigos que ralenticen el trabajo.

Si en un futuro nos planteamos la posibilidad de agrupar clientes, por ejemplo, por áreas, podríamos hacerlo de la siguiente forma:

430 clientes

430 01 Clientes área 1

430 01 01 Cliente uno, área 1 430 01 02 Cliente dos, área 1 430 02 Clientes área 2

430 02 01 Cliente uno, área 1

Ahora nos parece insuficiente el número de dígitos, ya que con esta agrupación, solamente nos permite introducir cien clientes por grupo.

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Recuerda:

No es posible modificar el número de dígitos de las subcuentas, una vez iniciada una contabilidad, ni siquiera al cerrar y abrir ejercicios.

Histórico: campo informativo donde figura el código de la empresa contable que contiene el ejercicio anterior. A la hora de crear una empresa normalmente queda vacío, y posteriormente, cuando cerramos la contabilidad, se rellena de forma automática durante el proceso de cierre del ejercicio contable. También puede asignarse un código histórico de empresa de forma manual, desde la pantalla Selección de empresa, botón . Una vez allí, elegimos el código correspondiente a la misma empresa pero del año anterior (M0 por ejemplo). El programa nos mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Si este campo está vacío, en las Cuentas Anuales de la empresa no aparecerán datos del ejercicio anterior.

Año ejercicio: campo informativo donde figura, de forma automática, el mismo año que aparece en la fecha de inicio del ejercicio. Posteriormente se puede cambiar este dato. Plan General de Cuentas: Permite elegir entre cuatro opciones:

a) Plan de cuentas antiguo de 1990

• Estándar: Carga en la empresa nueva el P.G.C. estándar de 1990, configurando las cuentas anuales en modelo normal.

• Abreviado: Igual que el anterior, pero formula las cuentas anuales en modelo abreviado (Los Balances, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria, son más resumidos) para empresas de pequeño tamaño.

• De otra empresa: Copia el plan de cuentas de otra empresa ya existente, de forma que si hemos introducido subcuentas de clientes, proveedores, bancos, etc., copia todas esas cuentas para no tener que volverlas a introducir. Esta opción se utiliza cuando queremos crear la misma empresa para el ejercicio siguiente. En este caso se nos solicitará la empresa a copiar, pudiéndose optar además por cambiar de tipo de presentación de las cuentas anuales, pero no la longitud del número de dígitos.

• Personalizado: Permite crear un plan de cuentas y la estructura de las cuentas anuales con total libertad. Esta opción puede utilizarse cuando se trate de empresas que emplean planes de cuentas especiales o no sujetas al P.G.C. oficial.

Solamente utilizaremos estos planes para introducir contabilidades anteriores a la entrada en vigor del PGC de 2008.

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• Nuevo PGC Estándar: Carga el nuevo PGC de 2008, en modelo estándar, es decir, con las cuentas anuales en modelo normal.

• Nuevo PGC abreviado: Carga el nuevo PGC de 2008 en modelo abreviado, es decir, las cuentas anuales abreviadas.

• Nuevo PGC personalizado: Carga el nuevo PGC de 2008, pero sin formular cuentas anuales, para que el usuario las personalice.

• Nuevo PGC pymes: Carga el nuevo PGC de 2008 para Pymes.

• Tipo conversión: Contiene el tipo de conversión oficial del euro respecto de la peseta para poder visualizar e imprimir informes en ambas monedas.

3.3 Otros datos de empresas

Una vez introducidos los datos anteriores, tal como se ha descrito, disponemos de unas “solapas” que nos permiten introducir datos informativos de la empresa que se va a crear. Todos estos datos se pueden modificar posteriormente.

La primera solapa contiene los datos de los programas de SP Editores que tenemos instalados, a fin de establecer relaciones de datos entre estos programas y la contabilidad, por ejemplo, datos de proveedores, clientes, empleados, etc.

Además permite asignar una contraseña de acceso a la empresa. Esta contraseña será requerida al usuario cuando pretenda entrar en la contabilidad de esta empresa. Dicha contraseña no es la misma que la que se pide al entrar en el programa. Hasta ahora solamente hemos visto cómo entrar como usuario “supervisor”, y sin contraseña. La contraseña de empresa es adicional a la de entrada al programa.

• Ruta editor: Establece el lugar donde se encuentra el archivo de Word, necesario para editar la memoria de la empresa y el Estado de Cambios en el

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Gestión de empresas Unidad 3 Patrimonio Neto (E.C.P.N.). Si no es correcta, no se podrán editar las cuentas anuales al final del ejercicio. Para localizar el Editor, haz clic sobre el icono situado a la derecha de la ruta. Generalmente se encuentra en el disco C:, en la carpeta “Archivos de programa”, “Office”, “Office XX”, donde XX es la versión de Office. Una vez localizado el archivo Winword.exe, hay que hacer doble clic sobre él.

A continuación se describe la pantalla que se muestra al activar la tercera solapa “Opciones Empresa”

3.4 Datos legales y fiscales de empresas

Además de los datos que hemos visto anteriormente, una vez que se ha añadido la empresa y que esta es operativa, disponemos de una opción adicional que permite establecer datos de tipo legal, fiscal o registral de la empresa. Para acceder a estos datos, primero debemos seleccionar, o activar la empresa contable recientemente creada:

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Ahora debemos seleccionar Datos de empresas, del menú Global:

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Y los datos de la Administración Tributaria, que aparecerán en los modelos de Hacienda, liquidaciones de IVA.

Así como los datos que aparecerán en la portada de las cuentas anuales que se depositarán en el Registro Mercantil.

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3.5 Actividades de profundización

A partir de este ejercicio, las actividades de refuerzo se van a desarrollar en la empresa contable que vamos a crear en este ejercicio.

Crea una empresa con los siguientes datos: Código: CM

Nombre: Comercial Central, S.L.

Año contable: 20XX (los dos últimos dígitos del año actual) Dígitos subcuenta: 7

Plan contable: Abreviado

Marca la ruta en la que se encuentra el procesador de textos (Word)

Rellena los datos legales y fiscales de la empresa inventando los datos necesarios. Selecciona la empresa recién creada.

Recuerda:

A partir de aquí, las actividades de refuerzo se desarrollarán en la empresa contable que acabas de crear. Una vez hayas hecho cada paso descrito en cada unidad, deberás seleccionar la empresa contable con código CM. Para volver a seguir las explicaciones y los ejemplos de la siguiente unidad, deberás volver a seleccionar la empresa ME.

Es importante seleccionar correctamente la ruta donde está instalado el editor de textos, Word, para poder confeccionar determinados documentos contables.

Al finalizar esta unidad didáctica, deberás ser capaz de:  Añadir una nueva empresa contable.

 Modificar / eliminar empresas contables.  Introducir los datos legales de las empresas.  Cambiar de empresa de trabajo.

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Unidad 4 El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y

subcuentas contables

En esta unidad vamos a adquirir los conocimientos necesarios para:

Reconocer las diferentes cuentas de Activo/Pasivo/Patrimonio Neto, Debe/haber.

Añadir, modificar y eliminar cuentas de desglose.

Añadir, modificar, configurar, eliminar y listar subcuentas contables. Configurar subcuentas de IVA.

Tal como se ha visto en la unidad anterior, al crear una empresa contable debemos, obligatoriamente, asignarle un plan de cuentas. Si hemos seleccionado el nuevo plan de cuentas normal, el abreviado o de Pymes, Contaplus habrá generado en la empresa un plan de cuentas basado en el nuevo Plan General Contable de 2008. Este P.G.C. contiene la estructura y formulación de los balances y cuenta de pérdidas y ganancias y las cuentas oficiales de 3 o 4 dígitos. Además, en otro apartado habremos seleccionado el nivel de dígitos de las subcuentas, generalmente un número no inferior a 7 dígitos. Las subcuentas serán las que a partir de ahora se utilizarán en el diario para confeccionar los asientos contables.

Veamos un ejemplo: (Recuerda activar la empresa ME para seguir los ejemplos) En el P.G.C. viene descrita la cuenta de 3 dígitos “Clientes”, que es la 430. Pero en la realidad, a cada cliente le asignaremos un número de cuenta “personal”, para obtener de esta forma información detallada de sus facturas, de sus pagos, etc. Por tanto, en el diario no tiene sentido utilizar la cuenta genérica 430 para asentar en ella todas las facturas y todos los cobros de todos los clientes, sino que asignaremos códigos diferentes para cada cliente, con una determinada longitud, igual para todo el plan de cuentas. Si establecemos un plan de cuentas con 7 dígitos, por ejemplo, el código del cliente uno sería 4300001, el del cliente dos 4300002, y así sucesivamente.

Recuerda:

Una vez creado un plan de cuentas con un número de dígitos, este no se puede modificar. Ten en cuenta el número de subcuentas que necesitarás en el futuro, por ejemplo, cuántos clientes quieres tener codificados, si va a hacer grupos de clientes,

etc. Más vale ser “generoso”, que quedar escaso.

Por otro lado, si nos interesa agrupar los clientes, podemos utilizar los desgloses, que son grupos de cuentas con un denominador común. Por ejemplo, si nuestros clientes se agrupan geográficamente, podemos crear los siguientes desgloses:

43001 Clientes de España

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Así, los clientes de la U.E. podrían tener códigos 430020001, 430020002, …. De esta forma, podríamos mostrar balances en los que se agruparán los saldos de cada área geográfica.

4.2 Estructura del Plan General Contable

4.2.1 Primer nivel: El Plan General Contable

Como se menciona en el apartado anterior, al crear una empresa contable, se genera en ella el Plan de Cuentas estándar, que contiene todas las cuentas de 3 y 4 dígitos, agrupadas en Activo, Pasivo, Debe y Haber de PP y GG.

Para acceder al plan de cuentas creado en nuestra empresa, seleccionamos la opción del menú Financiera/Plan General Contable/Estructura P.G.C.

El plan de cuentas muestra una estructura de árbol, dividiéndose en epígrafes, títulos y cuentas. Las cuentas, a su vez, vienen clasificadas dentro de Balance (Activo o Pasivo), o dentro de Pérdidas y Ganancias (Debe o Haber). El indicativo “des”, desglose, muestra el número de dígitos que tiene, que normalmente son 3.

Generalmente, no es necesario hacer cambios en la estructura del plan de cuentas, pero es posible que se quiera agregar alguna cuenta nueva. Vamos a ver, a modo de ejemplo, cómo proceder para añadir la cuenta 643 “Gastos de personal por jubilaciones anticipadas”. En primer lugar, activamos el plan general contable y seleccionamos 2.“Pérdidas y Ganancias”. Una vez visualizamos los títulos de pérdidas y ganancias, seleccionamos el grupo 3 y seleccionamos Gastos de personal, en el que luego aparecerá la cuenta creada. Pulsamos el botón Añadir:

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El Plan General Contable Unidad 4

Mostrándonos el cuadro de diálogo de la derecha.

Vamos a agregar la cuenta 643 de 3 dígitos, denominada “Gastos de personal por jubilaciones anticipadas”, dentro del epígrafe 3 del Debe de PP y GG, de otros gastos financieros. Como el código tiene 3 dígitos, el desglose se calcula automáticamente y se establece en 3 dígitos.

La cuenta aparece en el lugar donde se ha añadido.

Recuerda :

Seguramente nunca necesites manipular esta estructura del primer nivel del Plan General Contable, por lo que se aconseja dejarlo como está, siendo modificado solamente cuando se tienen conocimientos sólidos de Contabilidad y de este programa.

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4.2.2 Segundo nivel: Desgloses

Tal como se ha descrito en diferentes apartados de este tema, cuando creamos una empresa y grabamos en ella un plan de cuentas, contamos con todas las cuentas que proporciona el plan oficial. A partir de aquí, dependiendo del tipo de actividad de la empresa, volumen de operaciones, número de clientes, etc., establecemos el número de dígitos que tendrán nuestras cuentas. Si hemos determinado que nuestro plan utilice 7 dígitos para las subcuentas, podremos establecer unos niveles intermedios, por ejemplo con 4 ó 5 dígitos, para clasificar o agrupar subcuentas.

Siguiendo con los ejemplos enumerados anteriormente, si deseamos agrupar los clientes de la empresa por zonas geográficas, podremos crear los siguientes desgloses:

43001 Clientes de España

43002 Clientes de la Unión Europea 43003 Clientes resto del mundo

Para visualizar los desgloses, activaremos la estructura del P.G.C. y seleccionamos el nivel 9, Desgloses, de la siguiente forma:

Aparecen todas las cuentas que tienen desgloses, es decir, de las que dependen cuentas de 4 ó más dígitos.

La cuenta de clientes no tiene desgloses, por tanto no aparece en la lista. Para añadir los nuevos desgloses pulsaremos el botón Añadir,

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¿Cuántos niveles de desglose puede tener un plan de cuentas?

Los desgloses pueden tener a partir de 4 dígitos, el máximo de dígitos vendrá determinado por la longitud de las subcuentas. Si el plan de cuentas tiene 9 dígitos, el nivel máximo de desglose será de 8.

4.2.3 Tercer nivel: Subcuentas

El objeto de las subcuentas es el de personalizar el plan de cuentas, asignando una cuenta específica a cada gasto, a cada cliente, a cada proveedor, banco, etc. No es posible ni aconsejable utilizar la cuenta genérica 430 clientes, para reflejar en el diario los movimientos de todos nuestros clientes. Lo apropiado será crear la cuenta 4300001 para un cliente, la 4300002 para otro, y así sucesivamente, registrando en cada cuenta individualizada todos los hechos contables de cada cliente.

Para acceder a las subcuentas, seleccionamos el menú Financiera / Plan General Contable / Subcuentas, o bien, a través del icono

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Contaplus, para facilitar el trabajo del usuario, proporciona un pequeño plan de cuentas con las subcuentas más usuales, que deberemos decidir si nos son útiles o las sustituimos por otras. A partir de estas subcuentas iremos agregando, modificando o suprimiendo según nuestras necesidades.

En la parte superior de la ventana aparecen los iconos más comunes de Contaplus: Añadir, Modificar, Eliminar, Zoom, etc., tal como se describió en la unidad 2.

Situando el cursor en la parte central de la pantalla, al pulsar el botón derecho del ratón, nos aparecerá el menú contextual de subcuentas, que nos permite hacer las mismas operaciones que los botones de la derecha:

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4.2.3.1 Añadir subcuentas

Al pulsar el botón añadir, nos aparece la pantalla de toma de datos, debiendo cumplimentar, al menos, el código de subcuenta y la descripción. En caso de clientes, proveedores, etc., rellenaremos los campos de identificación fiscal y bancaria.

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4.2.3.2 Eliminar subcuentas

Para eliminar un grupo de cuentas contiguo, marca el código desde la primera subcuenta que quieres eliminar y el último.

4.2.3.3 Subcuentas de IVA

Las subcuentas cuyo código comienza por 472 (Hacienda Pública, deudora por IVA) ó 477 (Hacienda Pública, Acreedora por IVA), tienen un tratamiento especial,

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El Plan General Contable Unidad 4 puesto que llevan aparejado un porcentaje de IVA y un registro de facturas. Es muy importante que realicemos el proceso de asignación del porcentaje y tipo de operación de IVA, de lo contrario, los libros registro de facturas y operaciones relacionadas con las obligaciones de carácter fiscal de este impuesto, no serán eficientes.

Al añadir una de estas cuentas, si activamos la solapa de Parámetros, podremos determinar el tipo de operación y el porcentaje de IVA.

Primero asignamos los datos de la subcuenta de IVA: código y descripción.

Después introducimos los parámetros de IVA.

Selecciona el tipo de operación de IVA y el porcentaje. Los porcentajes que aparecen vienen definidos en la opción de Menú Financiera:

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4.2.3.4 Otras opciones de subcuentas

Además de las opciones añadir, modificar, eliminar, zoom, buscar, imprimir, etc., comunes a la mayoría de las ventanas de Contaplus, en el fichero de subcuentas, aparecen otros iconos propios de las subcuentas y que permiten visualizar y filtrar información relativa a la subcuenta seleccionada. A continuación se detallan algunas de las más importantes:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 - Muestra los saldos de la subcuenta por meses.

2 - Muestra el mayor de la subcuenta.

3 - Permite ver datos adicionales de la subcuenta, aplicando filtros. 4 – Asignación de documentos a través de escaneado o de archivos.

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5 - Accede al programa de correo electrónico Outlook Express y crea nuevo mensaje a la dirección electrónica de la subcuenta.

6 - Muestra los saldos alternando moneda Euro-Peseta

7 y 8 - Muestra los documentos relativos a la subcuenta (nóminas, facturas, albaranes, pedidos, etc.). Es necesario haber establecido el enlace con los programas Nominaplus y Facturaplus.

9 – Evaluación de riesgo. Obtención de informes de riesgo. Es necesario estar dado de alta en este servicio.

10 – Parecido al anterior, proporciona a los clientes de Sage que pagan la cuota perió-dica para poder consultar informes de terceros.

11 – Imprimir listados de subcuentas.

12 – Fuentes. Permite cambiar el aspecto de la letra en la que se visualizan los registros de esta pantalla.

13 – Cerrar. Cierra el registro de subcuentas.

Al finalizar esta unidad didáctica, deberás ser capaz de:  Identificar claramente todos los niveles del Plan General Contable.  Añadir, modificar y eliminar cuentas y epígrafes en el P.G.C.  Añadir, modificar y eliminar desgloses.

 Añadir, modificar y eliminar subcuentas contables.  Asignar los parámetros de IVA a las subcuentas de IVA.  Manejar las principales opciones de subcuentas.

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4.3 Actividades de profundización

Selecciona la empresa CM, en la que vas realizando las actividades de refuerzo, y crea las siguientes subcuentas contables, inventando los datos que no consten y sean necesarios (domicilios, NIF, etc., según la subcuenta de la que se trate).

Subcuenta Descripción

1000000 Capital Social

1290000 Resultados del ejercicio

2130000 Maquinaria 2170000 Equipos proceso información 2180000 Elementos de transporte

2813000 Amortización acumulada de maquinaria

2817000 Amortización acumulada de equipos proceso información 2818000 Amortización acumulada de elementos de transporte

3000000 Existencias de mercaderías 4000001 Proveedor 1 4000002 Proveedor 2 4000003 Proveedor 3 4100001 Acreedor 1 4100002 Acreedor 2 4100003 Acreedor 3 4300001 Cliente 1 4300002 Cliente 2 4300003 Cliente 3

4700000 Hacienda Pública Deudora por IVA 4720008 Hª Pª Deudora IVA Soportado 7% 4720018 Hª Pª Deudora IVA Soportado 16% 4750000 Hª Pª Acreedora por IVA

4750001 Hª Pª Acreedora por retenciones

4760000 Organismos de la Seg. Social acreedores 4770000 Hª Pª Acreedora IVA repercutido 0 % (1) 4770018 Hª Pª Acreedora IVA repercutido 16 % 5700000 Caja

5720000 Banco Peninsular

6000000 Compras de mercaderías 6080000 Devoluciones de compras

6100000 Variación de existencias de mercaderías 6240000 Transportes

6280001 Suministro eléctrico

6280002 Suministro de agua

6290000 Otros servicios

6400000 Sueldos y salarios

6420000 Seguridad social a cargo de la empresa 7000000 Ventas de mercaderías

7080000 Devoluciones de ventas

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Unidad 5 Gestión de asientos

En esta unidad vamos a aprender la forma de introducir asientos en el diario de la contabilidad, a partir de los cuales podremos obtener los estados contables, resultados, situación, libros, etc. Se trata de una de las partes más importantes y más interesantes del programa. Una vez hayamos desarrollado cierta destreza en el manejo del diario, podremos elaborar informes, cuentas anuales, libros y estadísticas.

Dada la amplitud del tema, se ha distribuido en dos lecciones. En esta primera unidad haremos las tareas más comunes y básicas, que más cantidad de operaciones contables abarca.

La segunda parte relativa a la introducción de asientos se ha dejado para temas posteriores, de esta forma, una vez que hemos aprendido a introducir asientos correctamente, se plantea la obtención de los primeros listados periódicos.

A partir de este momento, vamos a trabajar con la empresa que hemos creado para seguir el curso: “Mentor, S.L.”. Para activar la empresa, accedemos al menú Global/Selección de empresa y seleccionamos la empresa citada.

5.2 Introducción de asientos

Para comprender de una forma sencilla cómo se introduce un asiento contable, vamos a utilizar ejemplos de operaciones contables simples. Ejemplo, vamos a hacer un asiento en el que hacemos un reintegro de 100 € del banco para caja.

Tal como se realiza en el aprendizaje de la contabilidad de forma didáctica, redactamos manualmente el asiento:

--- --- 100,00 € Caja (5700000)

a Banco (5720000) 100,00 € --- ---

Ahora, vamos a pasar este asiento contable al diario de Contaplus.

Abrimos la entrada de asientos desde la barra de herramientas, pulsando el icono ó a través del menú

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Accederemos a la ventana de gestión de asientos como se muestra a continuación:

Cabe destacar en esta pantalla 3 áreas diferenciadas: • Barra de herramientas de gestión de asientos • Cabecera de asiento

• Cuerpo del asiento.

En primer lugar introduciremos la fecha del asiento contable. Esta fecha estará comprendida entre las dos fechas que determinamos al crear la empresa. En caso contrario, nos aparecerá la siguiente advertencia:

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Gestión de asientos Unidad 5

Recuerda:

Si al crear la empresa te has confundido en las fechas del ejercicio, estas no se pueden modificar, consulta la unidad 2 para obtener soluciones.

Una vez introducida una fecha válida, observaremos la casilla siguiente, “Entrada de asientos predefinidos”. A esta opción le dedicaremos un capítulo más adelante.

Avanzando al siguiente campo, encontramos el número de asiento, que es un dato que se autonumera, con lo que no es necesario numerar el asiento manualmente. Solamente rellenaremos este campo cuando vayamos a modificar un asiento del diario, tal como se estudia en el punto correspondiente a modificación de cuentas.

Ahora, vamos a introducir la primera partida del asiento, por ejemplo, el apunte deudor, es decir la entrada en caja de 100 €. Añadimos partida mediante la pulsación del botón Añadir.

Cada apunte contable contiene los siguientes campos: Subcuenta: Introducimos el valor 5700000

Concepto: Descripción breve de la operación, escribimos reintegro efectivo Banco.

Debe/Haber: Introduce en el campo debe, 100 €.

Pulsa el botón "Aceptar", para validar la partida, o bien, pulsa Escape para anularla.

Introduce la segunda línea:

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Debe/Haber: El asiento se cuadra automáticamente con 100 € al haber. Pulsa el botón “Aceptar”.

Valida el asiento pulsando el botón señalado en la siguiente imagen:

El asiento quedará grabado y aparecerá de nuevo un asiento en blanco. O bien selecciona el icono de la papelera para cancelar el asiento.

5.3 Mejorando la introducción de asientos

Subcuenta: Si no recuerdas el número de la subcuenta, o esta no existe, desde este campo podrás consultar el fichero de subcuentas, pulsando la tecla + (búsqueda incremental).

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Gestión de asientos Unidad 5 Podrás localizar las subcuentas escribiendo la descripción o los primeros dígitos. Si la subcuenta no existe, se podrá crear desde esta ventana, pulsando el botón Añadir. El proceso para añadir una nueva subcuenta es el que se ha explicado en la unidad anterior.

Hay un método abreviado para introducir los números de subcuenta. En el ejemplo anterior, la cuenta 5700000, se puede abreviar escribiendo 570 y a continuación un punto. Este punto hace de comodín, sustituyendo los ceros que pudiera haber.

En caso de que la subcuenta que se quiere introducir fuera la 4300005, abreviaríamos escribiendo 43.5

Recuerda:

Para abreviar el número de una subcuenta, escribe un punto en lugar de ceros intermedios. Esta operación te evitará errores y trabajo.

Concepto: En el campo concepto disponemos de algunos “trucos”, que facilitan el trabajo. En primer lugar, observa que al introducir un concepto (explicación del asiento que posteriormente quieres leer en el diario y en el mayor), a partir de la segunda línea en el mismo asiento, para repetir el concepto de la línea anterior es suficiente con pulsar “intro”. Si quieres escribir un texto diferente, en lugar de pulsar intro, escribe el nuevo texto.

Además, disponemos de la posibilidad de tener “conceptos predefinidos” para aquellas operaciones más comunes. Para definir nuevos conceptos, seleccionamos la opción de menú: Financiera/Configuración/Conceptos tipo.

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E introducimos los conceptos más comunes que queremos abreviar en el diario,

Para utilizarlos en el diario, en el campo concepto, escribimos el concepto abreviado.

Por ejemplo, NF, al pulsar “intro”, aparece el texto completo “Nuestra Factura nº”, y podremos teclear el número que corresponda.

Debe/Haber: Sigue el siguiente ejemplo, a fin de observar el comportamiento de los campos Debe/haber del asiento.

Supongamos que deseamos contabilizar el asiento hecho anteriormente y que, por error, al llegar al campo Debe, en lugar de introducir 100 €, hemos pulsado “intro” y que hemos escrito 100 € en el haber. El campo debe ha quedado inactivo, con lo que al retroceder un campo, el cursor se sitúa en el concepto, al pulsar intro, se sitúa en el campo Haber, con lo que no podemos modificar el apunte. La solución es muy sencilla: pasa al campo Haber, corrige el valor 100,00 y escribe 0,00. Ahora se ha activado el campo Debe y ya puedes introducir el valor deseado.

5.4 Introducción de asientos con IVA

Si has comprendido los apartados anteriores, habrás visto cómo se van introduciendo nuevas líneas en un asiento, sin apenas diferencias entre asientos más o menos complejos o simples.

Ahora vamos a introducir asientos múltiples, en los que, al menos, intervienen tres subcuentas. Además una de estas subcuentas tiene peculiaridades extracontables. Vamos a ver cómo, además de un asiento contable, la recepción o emisión de facturas implica la cumplimentación de libros de IVA, y las obligaciones periódicas de este impuesto. Nos referimos a los libros de facturas emitidas, recibidas y de bienes de inversión, las liquidaciones trimestrales y anuales de IVA, el documento 347, etc.

Vamos a estudiarlo con un ejemplo:

Adquirimos mercaderías a un proveedor, p.e. el proveedor 4000001, por importe de 500 €. En la correspondiente factura se incluye un 18% de IVA, es decir, 90 €, lo que totaliza 590,00 €.

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Gestión de asientos Unidad 5 ____________________ ___________________ 500,00 Compras de mercaderías (6000000) 90,00 Hª Pª IVA soportado 18 % (4720018) a Proveedor 1 (4000001) 590,00 ____________________ ___________________

Introducimos el asiento en el diario. Podemos comenzar con la línea de Compras, es decir, el Debe, o bien por la del Proveedor 1, es decir por el Haber.

En la primera línea hemos introducido como subcuenta 6. (seis + punto), al pulsar intro, se sustituye por 6000000.

En concepto escribimos SF + Intro. Aparece “Su factura nº” y completamos con espacio + 1. A continuación escribimos al debe 500 €.

En la segunda línea escribimos la subcuenta de IVA 472.18, pulsamos intro dos veces y en el debe escribimos, por error, 85,00 €, en lugar de 90,00.