4. Capítulo 4
4.5. Asignación de la Misión, Visión Y Objetivos
Es importante plantear estos elementos ya que sin ellos no se puede direccionar y lograr mejorías, por lo tanto, se propone lo siguiente:
Misión:
Ofrecer productos y servicios integrales de calidad con eficiencia y compromiso a través de la atención oportuna y responsable para satisfacer a nuestros clientes.
Visión:
Ser reconocidos a nivel nacional, ofreciendo bienes y servicios de calidad mediante la atención de un personal calificado y comprometido
Objetivos
Generar confianza al cliente, mediante el ofrecimiento del bien o servicio
Cumplir en equipo con la meta.
Generar estrategias en equipo para crecimiento del negocio.
Tener un personal comprometido, capacitado y calificado
Satisfacer las necesidades de los clientes.
4.6. Creación de un organigrama
La empresa actualmente cuenta con un gerente, un contador, una asistente, y quince colaboradores en el área de ensamble. El personal de la empresa Randiser S.A.
actualmente cumple con el perfil del puesto, pero es importante que gerencia delegue funciones.
Para la diversificación de actividades económicas es necesario mantener el siguiente orden jerárquico:
4.7. Organigrama
Si el Gerente General delega funciones podrá tener más tiempo para buscar y lograr todo tipo de negociación y diversificación de las actividades económicas que permita obtener mayores ingresos.
Al implementar el orden jerarquía antes expuesto, tendrá claro las siguientes funciones:
Accionista Accionista Gerencia
Administrador Ensamble de camiones Operación Sistemas contra incendios Operacion Ventas Logistica Marketing Compras Talento Humano Contador Asistente
Funciones del Gerente General:
La función del gerente será de planificar, dirigir, organizar, controlar, analizar, coordinar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
Es importante que gerencia tome sus decisiones en base a la información otorgada por el jefe administrativo y el contador.
También intervendrá en la preparación y administración de presupuestos, en la evaluación de proyectos y en los estudios de factibilidad económica y financiera de la organización.
Planteara estudios e investigaciones vinculadas a la empresa y su proyección.
Su trabajo estará vinculado con todos los departamentos de la empresa será responsable de toda decisión al cambio.
Funciones del contador:
Participar en la definición de las misiones, objetivos y políticas de las organizaciones
siguiendo una metodología adecuada para la toma de decisiones e incorporando valores éticos y sociales al cumplimiento de sus responsabilidades. Intervenir creativamente en el diseño y evaluación de las funciones de planeamiento, coordinación y control de entidades públicas y privadas.
Participar en el diseño, implementación y dirección de los sistemas de información contable para el logro de los objetivos de la organización.
Intervenir en la preparación y administración de presupuestos, en la evaluación de proyectos y en los estudios de factibilidad económica y financiera de la organización.
Supervisar la preparación y realizar análisis, revisión e interpretación de estados contables históricos y proyectados, presupuestos y sistemas de costos en la compañía.
Otorgar información necesaria para la auditoría de cumplimiento el cual emitirá los correspondientes informes con opinión.
Participar en el diseño de políticas.
Asesorar en relación con la aplicación e interpretación de la legislación tributaria. Funciones del Jefe del departamento de Talento Humano
Es de suma importancia estar al tanto del recurso humano, ya que es el motor principal para la ejecución de toda actividad.
La persona encargada del talento humano realizara lo siguiente:
1. Reclutamiento: consiste en buscar y atraer solicitantes capacitados que cumplan con el perfil de cada vacante por cubrir.
2. Selección: Deberá analizar las habilidades del personal y las aptitudes, así también verificará las capacidades y todas las cualidades de los solicitantes para tomar decisiones que conlleve al logro de los objetivos, eligiendo siempre a la persona que tenga mayor potencial para el cumplimiento del perfil y posibles cumplidores de acciones diferentes con opción al crecimiento profesional que se presenten en el futuro, tanto personal como de la organización.
3. Contratación: Seleccionar y dar formalizada toda contratación entre el colaborador y el gerente el cual ambos suscriben para dar garantía a los derechos y deberes. Dara todo tipo de tratamiento necesario fundamentado en el código de trabajo para su contratación y finalización del mismo. Cumplirá la obligación social tales como afiliación ante el Instituto de Seguridad Social IESS
4. Inducción: Proporcionar al nuevo colaborador toda información referente a las áreas de la empresa, perfil de trabajo y los grupos sociales que existan a fin de lograr que él se sienta identificado con la organización.
5. Control: Llevará el Control de los derechos y funciones de los colaboradores (permisos, vacaciones, salud, seguridad e higiene dentro de la hora laboral, etc.). También llevara un control de la asistencia, y la disciplina del personal, calificando y otorgando de méritos. Controlará también el desempeño de cada uno en las tareas asignadas.
6. Evaluación: Es pertinente cuidar de las buenas relaciones humanas y laborales entre empleado y empleador por lo tanto pondrá en evaluación cada potencial del personal de las diferentes áreas, comprobando el nivel del clima laboral y gestionará charlas de motivación y también podrá Crear planes de formación.
7. Seguridad e Higiene en el trabajo: se encargará de buscar a personas profesionales con técnicas dedicadas al reconocimiento y evaluación del personal y controlara todos los factores del ambienta si como psicológicos o tensionales, que provienen del desarrollo laboral por el cual puede ser causante de enfermedades, o deterioro de la salud o quizás sea accidentes ocasionados dentro del área de trabajo. La persona capacitada tomara en cuenta los procedimientos para prevenir cualquier tipo de accidente laboral y enfermedades profesionales.
Funciones del administrador
Los objetivos del administrador están en la misma dirección de las metas y propósitos de la empresa. Sus funciones serán las siguientes:
Visionar, aplicar y desarrollar todo conocimiento sea esto de:
Vigilar que se cumpla con las obligaciones y responsabilidades de los departamentos asignados.
Controlar la tecnicidad y realización del área operativa; ensamble y venta de sistemas contra incendio.
Otorgar toda información a Gerencia que conlleve toma de decisiones y ejecución de las mismas.
Estar pendiente de que se dé cumplimiento de las obligaciones tales como Permisos municipales, pago de impuestos, predios etc.
Funciones del departamento de ventas, marketing y logística
Planificación de la distribución, el producto y el precio
El departamento de ventas y marketing, tienen la responsabilidad de tomar decisiones para colocar el bien o servicio y estipular precios.
Elegir el tipo de intermediario ya sea distribuidores, mayoristas o minoristas.
Investigar el tipo de accionar de los competidores de la empresa y elección de usuarios.
Dar servicio al cliente, con el fin de mantenerlos e incrementar la cartera de clientes.
Promocionar, publicitar, buscar medios de comunicación, relacionarse públicamente, efectuar eventos o programas e impulsar a través del marketing la actividad que se realiza.
Realizar encuestas o algún otro medio para conocer en qué posición nos tiene nuestros clientes. Esto con el fin de conocer y mejorar continuamente.
Establecer tablas de comisiones y buscar medios para capacitar a los vendedores con el fin de aplicar estrategias según el marco global actual.
Funciones del departamento de compras
Adquirir el material solicitado para las operaciones diarias
Evaluar precios y descuentos
Documentar y gestionar toda transacción de compras de servicios o bienes necesarios.
Trabajar en conjunto con el departamento de contabilidad para gestionar los pagos.
Cumplir con las políticas establecidas para su mejor funcionamiento dentro de la empresa.
Funciones en el área de ensamble de camiones y el área de Sistemas contra incendio
Los funcionarios ejecutaran lo encomendado en tiempo, lugar señalado en cumplimiento de cada orden de trabajo
Infraestructura
Se considera pertinente invertir en el alquiler de un nuevo local, que le permita a la empresa desempeñarse eficientemente en cada área de la misma.
Se recomienda que sea un local que tenga tres áreas el cual se desempeñara las siguientes funciones:
1) Ensamblaje de camiones, Sistemas contra incendios, bodega 2) Contable – Venta, Marketing, logística
3) Gerencia – Administración
Es necesario considerar los siguientes elementos para tener una mejor administración:
Comunicación: La comunicación será clara, cordial, precisa y a tiempo a través de todo medio de comunicación elegido por el administrador, sea este mediante oficio o correo electrónico.
Capacitación: Dar a conocer a los colaboradores las nuevas estrategias y por ende capacitarlos para obtener mejor resultado como equipo.
Mantenimiento: La infraestructura en cuanto aseo y mejoramiento será a diario. Estrategias: Elaborar Plan de contingencia y Reglamento Interno de trabajo Seguridad: Se cumplirá con toda normativa de seguridad establecida dentro de la empresa.
Cumplimiento: Todo funcionario deberá cumplir con el trabajo encomendado y con el horario asignado en jornada laboral.
Motivación: se comisionará y obtendrá bonificaciones por trabajos eficientes eficaces.
Valores: Los valores tales como la ética, el respeto, la cordialidad, la puntualidad y el sentido de pertenencia será clave y parte de estrategia para mantener un buen clima laborar y poder trabajar en equipo con el fin de cumplir con los objetivos
Estructuración Del Sistema Contable Políticas Contables
Objetivos principales:
Orientar hacia el objetivo de la empresa permitiendo la mejor toma de decisiones. Estos principios contendrán bases y acuerdos, reglas y procedimientos que deberá cumplirse.
Objetivo específico:
Permitir la interpretación y guía que expresa limitaciones de acciones relacionadas a la contabilidad de manera responsable.
Dar soporte necesario a para la presentación de estados financieros, en la empresa Randiser SA.
Establecer políticas sujetas a cambios en adiciones y mejorías para su interpretación y logros de los objetivos con la aprobación de Gerencia y Administrador previa revisión del contador.
Funciones del contador:
Su tarea principal es la de presentar y llevar a cabo las iniciativas que fomenten el
fortalecimiento de los procesos y de las tareas que se encarga la unidad, con el objetivo de que sean desarrolladas eficientemente. Además, es el encargado de supervisar que las tareas desempeñadas por sus subrogados sean satisfactorias.
1. Presentación. - Los Estados Financieros debe presentarse conforme lo indica las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), de esta manera será clara la situación y el desempeño de la empresa para la toma de decisiones económicas
Para registrar los hechos contables se requiere de un Plan de Cuentas con un orden sistemático y codificado. El Contador lo podrá llevar a cabo la siguiente muestra:
1.1Plan de Cuentas
Es un listado que comprende una serie de cuentas que pueden ser utilizadas al realizar la contabilidad en una empresa, el mismo que puede estar acompañado de información complementaria como lo es un manual contable en el que indica las instrucciones necesarias para la utilización de cada una de las cuentas.
Importancia.- Un plan de cuentas es significativo ya que facilita la información contable de la empresa y a la vez permite llevar un control al día de los movimientos generados. Este también brinda una estructura para la organización del sistema contable.
Funciones
Permite registrar las cuentas contables en un sistema automatizado de acorde al funcionamiento de la empresa para llevar un control eficaz y eficiente.
Presentar de manera correcta y uniforme los reportes financieros.
Sirve como guía para un correcto registro de operaciones a través de los asientos contables.
El cual se presenta en el apéndice 3.
1.2Flujos de Efectivo
Los flujos de efectivo serán bajo las NIC 7, será de gran utilidad ya que provee una base para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, Debe ser presentado conjuntamente con el estado de situación financiera y estado del resultado
integral, cambios en el patrimonio y las notas, para cada período requerido este se lo elaborará bajo el método directo.
2. Medios de presentación:
Para el procesamiento de todo tipo de información se deberá contar con equipos
computacionales con tecnología actualizada que se acople a un software contable el cual permitirá simplificar, agilitar, estructurar y mostrar los datos obtenidos de forma correcta.
3. Verificación: 3.1Activos
Es necesario verificar y medir cuales son los recursos que posee actualmente la empresa Randiser SA, sean estos corrientes o fijos.
Para diversificar las actividades se deberá realizar Inversiones las cuales tendrán que ser respaldadas con prudencia sea esto con un Bien o con una Base en Bancos que Garantice el cumplimiento de la obligación sea ésta a corto o a largo plazo.
Conciliación bancaria
En La conciliación bancaria detalla de movimientos realizados del uno al fin de cada mes. El contador entregara a Gerencia las veces que este lo solicite. La presentación también contendrá firma de asistente y contador con número de cuenta y nombre del banco en
conjunto con los libros mayores y estado de cuenta que otorga el banco.
La contraseña de acceso a la banca virtual será exclusivamente del contador bajo autorización y disposición de gerencia. El contador será responsable del buen manejo de todo valor el cual deberá ser informado y soportado con firma de autorización de gerencia.
3.2Inventario
El método de costo será: PEPS
En cuanto a los Bienes muebles de Randiser S.A. Es conveniente comprobar el estado y debe estimarse considerando los factores: uso, desgaste físico esperado, obsolescencia y límites legales o de otro tipo para el uso de un activo. La vida útil y los activos depreciados deben revisarse periódicamente y las tasas de depreciación deben ajustarse para el periodo en curso y para los posteriores, si las expectativas son muy diferentes a las estimaciones
realizadas. En caso de que estén totalmente depreciado hay que revalorizarlos para no descartar una posible obtención de ingresos. La Depreciación se regirá bajo las NIC 16.
3.3Compras
Para realizar las compras se debe emitir el siguiente proceso se tendrá como referencia tres cotizaciones antes de realizar cualquier adquisición, se conocerá la especificación técnica
con medición a la calidad, precios, Condiciones y formas de pago previamente. El
requerimiento lo hará el encargado del departamento técnico mediante orden de trabajo. La solicitud de materiales será entregada físicamente a compras y esta recopilara datos
necesarios el cual se reflejará en la orden de compra o servicio numerada, correctamente llenado y firmado por las personas que correspondan.
1) El departamento de compras entregara a contabilidad lo siguiente: Factura y/o recibo con requisitos fiscales
Hoja de validación de la factura o recibo
Autorización de la realización del gasto o adquisición de bienes o servicios mediante oficio, planeación u otros.
2) Contabilidad será el que integra a las cuentas por pagar a través de la orden de compra o servicio el cual debe ser revisada y validada su autorización mediante oficio.
3) Para realizar el pago a acreedores y anticipos el Jefe de compras solicita pago a contabilidad.
4) El solicitante deberá entregar al departamento de contabilidad Datos bancarios y fiscales del acreedor.
5) En el caso de que la factura del acreedor se entregue contra pago, el acreedor tendrá la obligación de entregar la factura. Teniendo el jefe de oficina de compras la obligación de gestionarlo con el acreedor
En caso de que los comprobantes no contengan requisitos fiscales; deberán existir una autorización por parte de gerencia para que sean reembolsados o pagados.
Para pago a acreedores, anticipos de acreedores y reembolso, el jefe de la oficina de compras deberá evitar realizar gastos que no puedan ser comprobados con documentación con requisitos fiscales.
Las facturas deberán ser digitales y en archivo xml y enviada a través del correo electrónico, o físicas para al departamento de contabilidad. Los pagos urgentes deben ser requeridos y realizaos con la dirección administrativa mediante autorización por cualquier medio electrónico. Posteriormente el área de compras deberá entregar a más tardar en un plazo de siete días hábiles los documentos necesarios para respaldar el pago. En caso de no cumplir con la fecha de entrega. Se levantará un acta administrativa por incumplimiento de políticas
El contador verificará el tratamiento contable a toda cuenta relacionada a la compra, la cuenta por pagar deberá ser enlistada con su fecha de emisión y vencimiento.
4. Préstamos a colaboradores:
Los préstamos se solicitarán por escrito donde conste el monto el cual no podrá excederse de la sumatoria de cuatro salarios básicos unificados.
El Gerente general aprobara y dispondrá el valor previa revisión económica que efectúe el contador.
5. Anticipos a colaboradores:
Se considera anticipos el 50% del sueldo establecido, el cual se pagará el 15 de cada mes y la diferencia será una cuenta por pagar, cancelado en su totalidad el fin de mes, más cinco días plazo.
6. Ingresos:
El contador deberá reportar los Ingresos cada treinta días al Gerente General con el periodo de antigüedad de la cartera de los clientes. Todos estos datos serán proporcionados por el departamento de ventas.
La Cartera vencida de los clientes será comunicado al jefe administrativo quien determinará formas y control para que la cobranza sea en menor plazo.
La presentación conllevará toda información útil para el análisis, e incluso tendrá cuadros estadísticos. El razonamiento contendrá la relación al costo de venta y tiempo de Facturación y entrega del bien o servicio.
7. Gastos
Todo gasto necesario para la imagen y el mantenimiento de la empresa será solicitado por el administrador con firma de autorización de gerencia y previa revisión económica del contador.
7.1Viáticos
Los valores correspondientes a viáticos se asignarán tomando en consideración distancia, tiempo y número de personas. El porcentaje y el pago será establecido por el departamento contable. Y lo solicitara la persona de cualquier departamento con justificación previa y autorización. Se considera Viáticos los siguientes rubros; Movilización, Peaje, alimentación, hospedaje, Llamadas telefónicas.
Se emitirá formato llamado “Liquidación de Viáticos” el cual será numerado y tendrá todo detalle de los gastos incurrido por la persona custodio. El formato básicamente señalara lo siguiente: Nombre Cargo Departamento Fecha Numero de documento
Nombre del Proveedor
Total
N° de retención
Valor de retención
Valor de Gastos
Total Viatico asignado
Total de Gastos
Valor a devolver
En caso de que exista una diferencia contabilidad realizara los pasos pertinentes para devolución o cobro, si el colaborador no justifica un valor gastado este será descontado en el rol de pagos con previo aviso.
Los documentos adjuntos deben estar acordes según la sustentabilidad que se muestra en el presente escrito.
8. Sustentabilidad
8.1Comprobantes fiscales
Tales como; Facturas, Notas de Créditos Notas de débitos, liquidaciones de compras, retenciones y las guías de remisión deberán ser llenadas sin tachones y sin enmendaduras.
Los cálculos matemáticos que estos requieran deberán ser exactos. Los documentos relacionados a la venta y compra deben estar vigentes con el respectivo número de autorización, validados en la entidad controladora SRI.
8.2Vales de cajas
Los Vales de caja con numeración, deben contener fecha, beneficiario, concepto, firma de entrega y recepción conforme.
8.3Los Egresos Vales de cajas
Deberán tener adjuntos todo tipo de documentación que soporte el efecto de la salida de dinero. Es necesario que consten las firmas de Gerencia y también la firma de
responsabilidad del custodio o emisor de los cheques.
El modelo de Egreso básicamente tendrá lo siguiente:
Fecha de emisión
Tipo de Pago:
Efectivo - Cheque
N° de Cheque
Nombre del Banco y número de cuenta.
Nombre de beneficiario.
Valor
Concepto
Firma de emisor
Firma de gerencia
El emisor de cheques llevara registros controlando el orden de la secuencia, reportándolo al contador vía electrónica y en físico.
8.4Caja chica
La empresa contara con un fondo de caja chica cuyo valor no exceda de mil dólares americanos. La salida de dinero deberá contar con vales que detalle lo siguiente:
Fecha
Numero de secuencia
Concepto
Firma de autorización
Firma de responsable
El custodio deberá solicitar soporte tales como facturas y retenciones para sustentar