ASISTENCIA CONTABLE

72

5.6 Políticas

5.6.1 Políticas de Compras

• Mantener un listado actualizado de los proveedores

• Analizar varias proformas antes de la adquisición

• Cumplir con las etapas del proceso de adquisición

• Autorizar por parte del Gerente General, las adquisiciones superiores a 500 dólares; las adquisiciones menores a 500 dólares, serán autorizadaspor el Gerente Administrativo Financiero

• Al realizar las adquisiciones su plazo de pago será de 15 días con cheque y su respectiva retención.

5.6.2 Políticas de Ventas

• Mantener un listado actualizado de los clientes

• Calificar a los clientes para conceder créditos

• Incentivar con ofertas a clientes

• Atender de manera adecuada y oportuna a los clientes.

• Todas las notas de pedido deben ser revisadas y autorizadas por el Gerente de Relaciones Empresariales.

• Mantener la expectativa y el deseo de compra del cliente, a través de la difusión de los nuevos servicios, actualizaciones de productos

5.6.3 Políticas Contables

• Presentación de Estados Financieros: Las directrices fundamentales que rigen la buena marcha de la entidad se encuentran respaldadas por las siguientes políticas que han sido dictadas por su Gerente General, las mismas que se encuentran amparadas en políticas nacionales, reglas o directrices internacionales y son entre las principales las siguientes:

73

• Presentación de las Cuentas de Balance: Para una mejor comprensión del balance se presenta en función a la liquidez es decir Activos, Pasivos y Patrimonio.

• Presentación de las Cuentas de Resultados: Los ingresos y los gastos se presentan en base a los resultados operacionales ya que este determina si existe una pérdida o ganancia.

• Se debe incluir la revelación de políticas contables para todos los rubros cuya acumulación en los periodos que se presentan haya sido importante o cuyos saldos sean importantes dentro de dos periodos significativos. Para asegurarse que la nota está completa, deberá examinar minuciosamente el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias para cada rubro de presentación importante.

• El Análisis Financiero debe ser operativo, sistémico, real y Debe ser creíble y válido (confiable, oportuno), basándose para ello en la captación de l correctamente. El Informe debe ser presentado a Gerencia, hasta el 10 de cada mes posterioral ejercicio.

• Propiedad Planta y Equipo

Depreciación: Se calcula por meses completos.

Método de Depreciación: El método utilizado es el de línea recta.

Inventario Físico: Es responsabilidad del contador general realizar por lo menos un inventario físico al año.

• En lo que respecta a los cobros a clientes el dinero recaudado ya sea en efectivo o cheque será depositado al siguiente día de su recaudación. Deben emitirse notas de crédito por la devolución de productos que ellos regresen sin usar; sólo si estos presentan la factura de los mismos y

74

dicha condición está estipulada en el contrato. Se pueden realizar rebajas en ventas para resolver las quejas de los clientes dependiendo del caso. Cuando se determine que las rebajas a los clientes es la apropiada, tal descuento deberá ser aplicado en una venta futura para evitar la devolución del producto; las notas de crédito deben usarse como última opción.

5.7 Responsables de su aplicación

Este manual está dirigido originalmente al personal que labora en el área administrativa - financiera, para lo cual se requiere que los directivos y dueños de la compañía se involucren en el conocimiento de la parte técnica y autoricen su aprobación y puesta en práctica del manualen el área financiera contable. 5.8 Beneficiarios:

Los beneficiados directos del uso del Manual de Procedimientos Contables son:

• GERENTE GENERAL,

• GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO,

• CONTADOR GENERAL,

• AUXILIARES DE CONTABILIDAD.

Los beneficiados indirectos del uso del Manual de Procedimientos Contables son:

• CLIENTES

• PROVEEDORES

75

5.9 INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Son un instrumento de evaluación del desempeño y una herramienta que permite mejorar los resultados de la productividad, por que vincula al trabajador con el cargo que desempeña y se puede determinar si la ejecución del trabajo es satisfactoria o no.

Eficacia: grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuando los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivos formulados.

Eficiencia: es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible. En este caso estamos buscando un uso óptimo de los recursos disponibles para lograr los objetivos deseados.

Efectividad: Este involucra la eficacia y la eficiencia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. Supone hacer lo correcto con gran exactitud y sin ningún desperdicio de tiempo o dinero.

Para manejar estos indicadores en la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. utilizaremos la siguiente matriz de evaluación:

OBJETIVOS INDICADORES VERIFICACIÓN SUPUESTOS

FIN IMPACTO ¿Cómo estamos aportando a las soluciones estratégicas propuestas?

PROPÓSITO EFECTO ¿Cómo está cambiando el estado o

comportamiento de los beneficiarios? COMPONENTE PRODUCTOS ¿Cuántas unidades de productos y

servicios estamos generando?

ACTIVIDADES PROCESOS ¿Cuántos recursos invertimos, cuánto personal contratamos, cuántos

76

5.10 Funciones del personal del Departamento Administrativo Financiero

5.10.1 Descripción de Funciones del área administrativa y financiera

GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.

DOCUMENTO: DESCRIPCION DE FUNCIONES

NOMBRE DE LA