La última fase de la implementación es la propia auditoría de registro. Poco antes de la auditoría, el registrador debe haber enviado a un auditor para realizar una visita inicial de su planta. Esta visita ayudará al auditor a conocer sus instalaciones y a
algunos de sus directivos. Además, el auditor habrá revisado su documentación de Nivel 1 que ayudará al registrador a conocer mejor su compañía y a elaborar un plan de auditoría. Antes de que la propia auditoría de registro tenga lugar, deberá recibir el plan de auditoría del registrador para su compañía.
Tarea l: Asumir la responsabilidad de ser el anfitrión de la auditoría de registro Prepararse para una auditoría de registro requiere comunicación entre su compañía y el registrador. Por ejemplo, el registrador presentará una propuesta de plan de auditoría unas semanas antes. El representante de la dirección hará de anfitrión de esta auditoría; por lo tanto deberá revisar el plan de auditoria propuesto con el equipo de dirección de su compañía. Si fuera necesario, se realizarán cambios.
Si usted es el representante de la dirección, tiene varias responsabilidades como tal. Deberá recibir a los auditores cuando lleguen a la planta y presentárselos a su equipo directivo. Es responsable de organizar las salas para las reuniones de apertura y clausura de la auditoría. Los auditores necesitarán una sala privada y les deberán servir la comida. Además tendrá q ' ve estar en la planta durante la mayor parte de la auditoría. Las compañías más grandes observarán que los auditores querrán
comprobar los tres turnos; por lo tanto, deberá organizar reuniones con los auditores cada día durante cada turno. Si durante la auditoría surge algún problema, el
representante de la dirección será el que se contacte en primer lugar. Además, si un auditor solicita presentar una reclamación al presidente de su compañía, como representante de la dirección, deberá acompañar al auditor hasta el presidente. Tarea 2: Tomar las medidas correctivas si fuera necesario
Una vez completada la auditoría, los auditores celebrarán una reunión para hacer una lista de todas las medidas correctivas que crean necesarias para su compañía, a fin de demostrar conformidad. Si efectivamente exigen alguna medida correctiva, deberá reunirse con el comité de supervisión para redactar un plan para tomar las medidas correctivas oportunas.
Este plan de acción correctivo indicará el problema inicial, cómo se va a determinar la causa, la persona a la que se asigna la tarea de corregir la situación y la fecha límite para su conclusión. Este informe deberá preparase una semana después de la auditoría. A continuación deberá presentarse al registrador.
Tarea 3: Confirmar todas las acciones correctivas y recibir el registro
A continuación, el líder de su equipo de auditoría interna asumirá la responsabilidad de seguir e informar del éxito de un plan de acción correctivo. Éste debe asegurarse de que las personas a las que se asignen las tareas correctivas son seguidas en sus progresos. A medida que se complete cada acción correctiva, el líder del equipo deberá anotarlo y reflejarlo en el plan de acción correctivo.
Cuando se hayan llevado a cabo todas las acciones correctivas se deberá informar al registrador. En la mayoría de los casos, el responsable de la auditoría visitará su
planta de nuevo para confirmar que se han tomado las medidas correctivas. Después, su compañía será recomendada para ser registrada bajo la ISO 14001.
Tarea 4: Aprovechamiento del registro al máximo
Una parte de la implementación que se suele olvidar es aprovecharse del registro. El sello del registro indica que su compañía tiene un sistema de gestión medioambiental registrado. Su equipo directivo debe disolver al comité de supervisión de la
implementación. Después, debe empezar a ocuparse activamente del modo en el que va a dar a conocer a sus clientes el logro del registro. Además, deben recordar que un sistema de gestión medioambiental registrado con objetivos bien definidos siempre cumplirá todas las regulaciones. Por lo tanto, debe investigar las oportunidades de mejora para continuar asegurando la conformidad con las regulaciones e incrementar la eficiencia de la compañía. En el siguiente capítulo, examinaremos algunos de los beneficios de marketing que se pueden derivar del registro.
ApLICACIÓN DE LA FASE 10 A LOS DISTINTOS TIPOS DE COMPAÑÍAS. En una compañía pequeña no es raro que el representante de los directivos sea además el propietario de la compañía o su presidente. Es, además, el que recibe a los auditores del registrador. Asimismo, no es raro que el propietario o presidente de una empresa pequeña sea el responsable del plan de acción correctivo.
En una compañía de servicios las acciones correctivas suelen implicar actividades multifuncionales. Por ejemplo, los auditores pueden descubrir que usted es deficiente en cuanto a la comunicación interna entre departamentos. Por ello, será necesario que varios departamentos trabajen sobre este problema. Si éste es el caso, debe nombrar a uno de los directores para que lidere el equipo multifuncional
en el. estudio de la causa y en su corrección.
LA NECESIDAD FUNDAMENTAL DEL COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA
A lo largo del proceso de implementación es fundamental que consiga y mantenga el compromiso de la dirección. Por compromiso, quiero decir la dedicación de los
directores a nivel ejecutivo en términos de tiempo, esfuerzo, recursos y promoción del sistema de gestión medioambiental. También quiero decir el compromiso de la
cantidad adecuada de recursos, como capital humano, dinero y tiempo.
El compromiso de la dirección se debe obtener lo antes posible en el proceso de implementación. De hecho, como dije anteriormente, el compromiso de la dirección debería ser su primera prioridad. Sin el apoyo de su cuerpo directivo, el proyecto de implementación se quedará como otros problemas 'cotidianos y compromisos
interfiriendo en sus esfuerzos por instaurar un sistema de gestión medioambiental. Como puede ver, la dirección de la empresa está involucrada, bien formando un equipo directivo o bien formando un comité de supervisión. Este nivel de implicación les hace responsables del desarrollo de manifestaciones políticas, de la revisión de
procedimientos y de la aprobación de cambios en el plan de implementación. Es una buena idea identificar a uno de los directores que esté muy interesado en el proyecto y convertirlo en representante de la dirección para el sistema. De este modo, tendrá un representante que puede motivar a los otros directores a participar al mismo tiempo que mantienen su capacidad de trabajar diariamente con los directivos. Además, si usted es el responsable de la implementación, se encontrará con que de vez en cuando necesita apoyo extra para superar obstáculos que se presentan a su plan de acción. Con un equipo ejecutivo comprometido puede contar con ellos para ayudarle cuando todas las demás cosas fallan.
UTILIZACIÓN DE SU PLAN DE ACCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y DE TIEMPO
Una vez haya establecido su plan de acción para la implementación, advertirá que necesita un método sistemático para organizar a las personas, los materiales y el tiempo. Le recomiendo que utilice el método demostrado como satisfactorio en las técnicas de gestión de proyectos. Para ello debería establecer plazos, asignar tareas y hacer diagramas de flujos.
Como puede ver a partir de la polémica de este capítulo, cada una de las fases de la implementación se divide en tareas. Cuando desarrolle su propio plan de
implementación debe dividir cada fase en tareas asignables. Normalmente, cada tarea debe constituir una pequeña parte de la implementación y debe tener un resultado identificable de cuya realización se pueda responsabilizar un director. Por ejemplo, le puede parecer extremadamente difícil desarrollar los procedimientos operativos estándar de su compañía. En ese caso, puede descomponer la elaboración de los documentos de Nivel 11 en una serie de tareas más fáciles.
Como ejemplo, supongamos que ha identificado veinte procedimientos operativos que deben ser puestos por escrito como condición para la creación de su sistema de gestión medioambiental. En lugar de asignar todos los procedimientos a una misma persona, asigne uno o dos procedimientos a los directores a los que más atañe. Para aclarar más este ejemplo, suponga que ha asignado la tarea de controlar los documentos de- procedimientos al director de administración. Esta persona, a su vez, deberá supervisar la utilización de documentos importantes dentro de la compañía y preparar un borrador de un procedimiento estándar para el control de documentos importantes. Es decir, la asignación de esta tarea se convertiría en una parte de su calendario de proyectos
Actualmente, hay mucho software disponible para respaldar la gestión de proyectos. Normalmente, estos paquetes informáticos le piden que describa el trabajo que se debe realizar. Después, usted divide el trabajo por etapas. En la discusión sobre la implementación de este capítulo, he identificado diez etapas o fases. Cada una de estas fases se divide en tareas identificables. Para cada fase y tarea identifique cuándo la debe completar. Naturalmente, algunas de las tareas y de las fases sucederán al mismo tiempo o de alguna manera se solo unas con otras. Su trabajo como responsable de la implementación consiste en coordinar todas las actividades a fin de lograr la máxima eficiencia con los recursos disponibles.
Puede ser una cuestión de equilibrio; le recomiendo que se informe acerca de las técnicas de gestión de proyectos o que se sienta cómodo con su nivel de experiencia ante proyectos de esta envergadura. Algunas veces, la implementación de un nuevo sistema de gestión puede ser agobiante. Sin embargo, si tiene la experiencia de
haber implementado la ISO 9000, podrá utilizarla para desarrollar un sistema de gestión medioambiental. En el siguiente capítulo lo veremos con más detalle.
Tanto si utiliza programas informáticos como si hace sus gráficos a mano, uno de sus objetivos debe ser la creación de un gráfico GANTT para mostrar la secuencia, tareas y plazos del proyecto. También puede hacer un gráfico PERT para observar el flujo del proyecto. Un gráfico PERT también se puede utilizar para averiguar el camino crítico para la implementación. El camino crítico es la secuencia de tareas que deben ocurrir para que se completen otras tareas.
REVISIÓN DE NORMAS LEGALES
Tomando como referencia la BS 7750, debe empezar a preparar un archivo de todas las normas legales y de otras fuentes gubernamentales aplicables. Además, le recomiendo que se suscriba a un servicio que le mantenga informado de todos los cambios que se produzcan en las regulaciones y de la emisión de nuevas
regulaciones.
Cuando acuda a consultores medioambientales externos, asegúrese de que se informa de todas las normativas que atañen a su compañía. No tenga miedo de pedirles una lista al respecto. De este modo podrá conseguir copias de todas las normativas necesarias. Sin embargo, seguirá teniendo que investigar acerca de cualquier regulación adicional que pueda afectar a su compañía. El archivo de normativas resultante ayudará a su equipo directivo a desarrollar objetivos y metas para su sistema de gestión medioambiental.
Parte de este archivo debería, además, contener los informes presentados por los equipos de auditores internos y externos de las auditorías medioambientales. De este modo se podría seguir la pista a todos los requisitos pasados y actuales. Además, debería revisar los contratos con los departamentos de ingeniería y ventas para obtener una lista de todos los requisitos de los consumidores relacionados con las cuestiones medioambientales. De este modo se podría hacer una idea de la situación. En otras palabras, todos los requisitos medioambientales de su compañía deberían estar agrupados en un mismo lugar.
Todo el personal de su compañía debería estar informada de la existencia de este archivo. De este modo todos podrían acceder a la información cuando la necesitaran. Por ejemplo, un técnico de la planta que quisiese instalar un nuevo sistema de
ventilación podría consultar el archivo para determinar los requisitos locales, estatales e internacionales en relación a ese tipo de instalación y a los límites permitidos de descarga de aire.
En una compañía mayor o en una compañía que trate muchos temas
medioambientales, tendrá que haber una parte del personal especializado en estos temas. Por ejemplo, un ingeniero o técnico medioambiental podría ocuparse del mantenimiento del archivo, preparar una circular mensual que informase a todos los directores de los cambios en las regulaciones medioambientales, y podría tomar muestras para medir los objetivos.
CÓMO VENDER LA ISO 14000 A LA DIRECCIÓN DE LA COMPAÑÍA
Uno de los pasos más difíciles de la implementación sería convencer a los directivos de la necesidad de un sistema de gestión medioambiental. Para convencerles (o si usted es el presidente de la compañía, para convencer a sus directivos) tendrá que conocer muy bien la ISO 14000 y preparar un argumento sólido para su
implementación. Hay tres niveles de argumentos a los que se puede recurrir para implementar la ISO 14000. Éstos aparecen por orden de importancia:
1. El cliente lo exige. Éste es un argumento convincente para la mayoría de los directivos. Sin embargo, si este argumento se presenta como una opción «Obligatoria», no se conseguirá la cooperación completa de los directores. En cambio, lo que debe hacer es resaltar que a varios clientes les gustaría que su compañía cumpliese con la ISO 14000. Esta presión generalmente procede de los clientes que a su vez tienen que cumplir con la norma. Usted puede resaltar que el cumplimiento significa satisfacción del cliente, lo cual es uno de los principales
objetivos de su compañía. Después puede resaltar los beneficios internos y el ahorro de costes esperado para reforzar su argumentación. El punto es que la obligación de cumplir se debe interpretar en términos positivos y que, además, se debe fomentar la cooperación.
Algunas veces las regulaciones o los requisitos comerciales obligarán a su compañía a adoptar la ISO 14000. En estos casos, de nuevo tendrá que tomárselo de forma positiva y convencer a los directivos de que la conformidad es buena para la
compañía. Ésta puede ser una cuestión delicada en una compañía bombardeada por otras regulaciones y requisitos; por lo tanto, tiene que presentar la implementación de la ISO 14000 más como una solución que como un problema.
Este libro demuestra cómo puede implementar conjuntamente la ISO 9000 y la ISO 14000 para ahorrar dinero y esfuerzo al mismo tiempo que se resuelven dos
problemas.
Algunas compañías tienen que someterse a varias auditorías medioambientales. Un sistema de gestión medioambiental ISO 14000 asegurará el cumplimiento continuado de todas las auditorías al mismo tiempo que la continua mejora de la eficiencia y la efectividad de su sistema de gestión. Quizás una compañía siempre haya querido más disciplina en áreas como control de documentos e instrucciones de trabajo. Dicha compañía resolvería muchos problemas con la introducción de un simple sistema de gestión documentado.
2. La implementación representa una considerable ventaja de marketing, Si su empresa tiene negocios en Europa o si tiene clientes sensibles a los temas medioambientales, la implementación de la ISO 14000 puede representar una
considerable ventaja de marketing. Al tener una certificación que prueba que tiene un sistema de gestión medioambiental certificado, podrá demostrar a sus clientes la dedicación de su compañía a la protección del medio ambiente.
Tal como vimos en el debate anterior sobre las etiquetas ecológicas, se demostró que dicha información contribuía a incrementar las ventas. Si la ISO 14000 se difunde y utiliza tanto como la ISO 9000, podrá esperar beneficios similares al ser registrado con ella. Por ejemplo, muchas compañías han informado que consiguieron muchos contratos simplemente porque estaban registradas con la ISO 9óOO. Al exponer sus argumentos a la dirección, busque ' historias de éxitos, especialmente de sus
competidores, que normalmente convencen bastante a los directores. 3. La ISO 14000 ayudará a la compañía funcionar mejor y a reducir las
preocupaciones durante las auditorías medioambientales. Un sistema de gestión organizado y documentado ayudará a cualquier compañía a funcionar más suave y eficientemente si está diseñado adecuadamente. Por lo tanto, si su compañía no tiene en la actualidad un sistema de gestión documentado, sólo se podrá beneficiar a partir de la implementación de la ISO 14000, suponiendo que diseñe el sistema de gestión que se ajuste a su método de operaciones.
Además, cuando se implementa correctamente, la ISO 14000 puede aliviarle de muchas preocupaciones relacionadas con el cumplimiento de las reglas. Si la
dirección de su empresa revisa todas las regulaciones relacionadas con su compañía y define metas y objetivos para cumplir todos los requisitos, no tendrán mucho por lo que preocuparse. Una vez que su compañía cumpla todas las regulaciones, la dirección será informada y el sistema debería mantener o mejorar su nivel de
conformidad. Por lo tanto, su compañía siempre estará preparada para una auditoría. Si revisa el capítulo I, encontrará una lista de beneficios individuales que se pueden utilizar para reforzar su argumento.
UNA ÚLTIMA PALABRA ACERCA DE LA RESPONSABILIDAD
Finalmente, debo advertir acerca del tema de la responsabilidad. Con la ISO 9000 existe la posibilidad de que alguien pueda falsificar un resultado de laboratorio o un certificado de cumplimiento con la norma de un producto; es poco probable y normalmente deliberado. En cambio, un sistema ISO 14000 que no funcione
correctamente puede producir fallos en las auditorías que se traduzcan en limitaciones de la producción, o penalizaciones legales.
. Dichos fallos pueden ser sin intención, como resultado de un procedimiento que no se haya comprendido bien; por lo tanto, los sistemas medioambientales tienden a tener un nivel de riesgo más elevado.
Además, se encontrará ante regulaciones medioambientales que requieren algún conocimiento de química o de otros temas técnicos. Tendrá que tener conocimientos sobre productos químicos peligrosos, contaminantes del aire, contaminantes del agua, fuentes de ruidos, contramedidas medioambientales, etcétera. Por ejemplo, cuando intente neutralizar la emisión de dióxido de sulfuro no puede hacer probaturas, tiene que tener a alguien con suficiente conocimiento y experiencia en el tema. Por lo tanto, le sugiero que contacte con expertos en el entorno ambiental para satisfacer sus necesidades. Las penalizaciones económicas y del mercado por causa de los errores medioambientales son demasiado altas como para arriesgarse a diseñar un sistema de gestión medioambiental inadecuado.
Ejemplos de implementación de la ISO 14000 con y sin la ISO 9000
Como tanto la ISO 9000 como la ISO 14000 son normas de sistemas de gestión y comparten muchas características, se pueden implementar conjuntamente. De hecho, los registradores de la ISO 9000, que están pensando en ofrecer el registro de la ISO 14000, se supone q realizarán auditorías conjuntas. Ije este modo una compañía podría obtener ambos certificados con una sola auditoría y posiblemente a un coste inferior. Muchos de los registradores actuales están además ofreciendo servicios para certificar normas de productos y normas específicas de algunas industrias, como la QS- 9000.
Por lo tanto, examinaremos los tres escenarios más probables. El primer escenario es una compañía que ya esté registrada con la ISO 9000 y que desee obtener el certificado ISO 14000. El segundo escenario es una que desee implementar la ISO 9000 y la ISO 14000 conjuntamente. El tercer escenario es una compañía que no esté interesada en la ISO 9000 pero que esté muy interesada en conseguir la certificación ISO 14000.
Si su compañía está interesada en cumplir con, la ISO 14000 sin obtener la