Una Vez haya elaborado el manual de documentos del Nivel I, estará preparado para la creación de los documentos del Nivel 11 (procedimientos de operación estándar). Algunas compañías ya tendrán los procedimientos redactados y los deberán revisar para asegurarse de que cumplen con la ISO 14001. Sin embargo, la mayoría de ellas llegarán a la conclusión de que tienen que redactar procedimientos adicionales o modificar los existentes a fin de adaptarlos para que cumplan con la ISO 14001. En la mayoría de los casos puede asignar la creación del procedimiento- de operación estándar a una persona concreta del departamento adecuado. El representante de la dirección, en todo caso, redactará como mucho uno o dos procedimientos. En
cambio, para determinados departamentos, es aconsejable que los directores redacten los procedimientos a fin de familiarizarse más con el nuevo sistema de gestión
medioambiental. Además, el director del departamento conocerá mejor el proceso en cuestión.
Tarea l: Revisión de los procedimientos que ya se han puesto por escrito utilizando diagramas de flujo
Si una compañía ya tiene algún procedimiento, deberá revisar el cumplimiento de estos procedimientos en relación a los requisitos de la ISO 14001. Esto se puede hacer utilizando una lista de requisitos que se deben cumplir. Además, se puede hacer un diagrama de flujo con el flujo de los procedimientos ya existentes. Posteriormente el diagrama de flujo se podrá utilizar para evaluar el borrador del procedimiento.
El cuadro 6.2 representa una lista de los procedimientos potenciales que requeriría la ISO 14001. Si usted ya tiene un sistema de gestión basado en la ISO 9000 o está planeando implementar un sistema de este tipo, reconocerá muchos de estos procedimientos.
Tarea 2: Procesos de realización de gráficos que necesitan la redacción escrita de un procedimiento
Si el análisis del gap revela la necesidad de redactar procedimientos adicionales, deberá preparar un diagrama de flujo del proceso que requiera de un procedimiento. Por ejemplo puede que se descubra que necesita un procedimiento de acción
correctiva. Hará un seguimiento de las actividades implicadas en el sistema actual de informar acerca de los no cumplimientos y de corregirlos, resumidos en un diagrama de flujo. El diagrama le ayudará a identificar los puntos en los que no se realizaron las acciones oportunas o aquellos en los que se produce algún tipo de confusión (el capítulo 9 explica este método detalladamente).
Cuadro 6.2: Comparación de requisitos de las políticas según la ISO 9001 y la ISO 14001.
Elementos de la ISO 9001 Elementos de la ISO 14001
4.1. Responsabilidad de la dirección 4.1. Política medioambiental 4.5. Revisión de la gestión 4.2 Sistema de la calidad 4.2. Planificación
4.2.1.Aspectos medioambientales 4.2.2.Requisitos legales y de otro tipo 4.2.3.Objetivos y metas
4.2.4.Programa de gestión medioambiental 4.3.1.Estructura y responsabilidad
4.3.4.Documentación del sistema de gestión medioambiental
4.3. Revisión de contratos 4.2.2. Requisitos legales y de otro tipo 4.5.Control de documentos y datos 4.3.5. Control de documentos
4.6. Compras
4.7.Control del producto suministrado al cliente 4.8.I + D del producto y seguimiento
4.9.Control de procesos 4.3.6. Control operacional 4.10.Inspección y test. 4.4.1. Control y mediciones 4.11 Control de inspección. Medición y test del
equipamiento. 4.4.1. Control y mediciones 4.12.Inspección y revisión del estatus
4.13.Control de los productos que no cumplan 4.4.2. No conformidad y acciones correctivas y preventivas
4.14. Acciones correctivas y preventivas 4.4. Revisión y medidas correctivas 4.5. Revisión de la gestión
4.15. Tratamiento, almacenamiento, embalaje, conservación y reparto
4.16. Control de los datos relativos a la calidad 4.4.3. Resultados
4.17. Auditoría interna de la calidad 4.4.4. Auditoría del sistema de gestión medioambiental 4.18. Formación 4.3.2. Formación, información y competencia
4.19. Servicios
4.20. Técnicas estadísticas 4.3.3. Comunicación
4.3.7. Preparación y respuesta ante las emergencias
Tarea 3: Revisar los diagramas de flujo para ver si los procedimientos son eficientes Ahora es el momento de estudiar el tema de la efectividad. Hay muchas compañías que han redactado sus procedimientos por escrito; sin embargo, no todos esos procedimientos son efectivos. En muchos casos, ni siquiera tiene sentido, o las personas que ejecutan el, proceso están haciendo algo totalmente diferente de lo que el procedimiento dice.
Por lo tanto, usted debe revisar sus diagramas de flujo con los directores, con los técnicos y con las persona que desempeñan el procedimiento. Todos juntos deben determinar si el diagrama de flujo representa la mejor manera de ejecutar el proceso. En muchos casos descubrirá que el proceso se puede mejorar. Quizá se puedan reducir las etapas, el papeleo, o quizás el trabajo pueda ser más eficiente. Ello se puede traducir en calidad superior, procesamiento más rápido y costes más bajos. Como puede ver, una revisión que determine la efectividad de su compañía puede ser muy rentable para ésta. Por lo tanto, aconsejamos realizar este tipo de revisión además de la evaluación de la conformidad de cada procedimiento.
Tarea 4: Borrador del nuevo procedimiento y de los procedimientos revisados
Cuando su equipo establece un proceso mejor o aprueba el procedimiento existente, traduce el diagrama de flujos en procedimientos escritos. Una vez más, el capítulo 9 tratará sobre cómo realizarlo.
El borrador de los procedimientos se debe presentar en un formato estándar. Basándose en las lecciones aprendidas de la ISO 9000, los procedimientos deben numerarse y titularse. Además, se debe dejar un espacio para la fecha de aprobación, la firma autorizada, el número de revisión y el número de página.
Tarea 5: El comité de supervisión aprueba nuevos procedimientos
Tanto cuando se acepte un procedimiento en su forma actual como cuando se haga un borrador de un nuevo procedimiento, se debe someter a la aprobación del comité de supervisión. No hay necesidad de esperar a que todos los procedimientos sean redactados, se puede ir aprobando cada documento a medida que se vaya
completando. Sin embargo debe descubrir qué procedimientos pueden compartir actividades- comunes. Por ejemplo, el procedimiento de control de procesos y el
procedimiento de disposición de materiales químicos peligrosos pueden tener
actividades similares. Estas similitudes se deben identificar y deben ser asignadas al mismo equipo para su desarrollo conjunto.
El comité de supervisión debe revisar cada procedimiento para asegurarse de que cumple con los requisitos de la ISO 14001. Además debe revisar cada borrador de procedimiento para comprobar su exactitud, sensibilidad y aplicabilidad. Se debe actuar con precaución para asegurarse de que las autoridades y las funciones no se solapan. A medida que se apruebe cada procedimiento, el comité de supervisión debe anotar qué requisitos de la ISO 14001 han sido satisfechos. Cuando se hayan
aprobado todos los procedimientos, el comité determinará si se han satisfecho todos los requisitos de la norma. Los procedimientos nuevos implicarán formación adicional. APLICACIÓN DE LA FASE 5 A I,OS DISTINTOS TIPOS DE COMPAÑÍAS. Esta etapa afecta tanto a las compañías manufactureras como a las empresas pequeñas, las empresas de software y las empresas de servicios. La única diferencia podría ser que en las compañías más pequeñas una misma persona redactase la mayoría de los documentos necesarios.
FASE 6: SI LA COMPAÑÍA ESTÁ SIENDO AUDITADA POR UN TERCERO,