Auditoría integral al Cuerpo de Bomberos de Loja, proceso de adquisiciones.

La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como alternativa válida para enfrentar los retos del control y participación en las entidades del sector público. Las orientaciones específicas de las auditorias financieras y de gestión, si bien han proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión de las organizaciones, no cubren todos los enfoques.

Por lo que la auditoría integral constituye una alternativa a los esquemas de control vigentes en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque completo y holístico de la auditoria. La credibilidad de la información financiera no garantiza el cumplimiento de todos los requisitos legales, de control interno y operativos requeridos para obtener una interpretación acertada con respecto al desempeño organizacional.

Desde esta perspectiva el presente trabajo de tesis se incluye en los procesos habilitantes de apoyo en la cadena de valor para la institución objeto de estudio, justificándose aportar en el fortalecimiento del Cuerpo de bomberos de Loja en el Departamento de División Administración y Finanzas – proceso de Adquisiciones, con la finalidad de verificar y analizar si los recursos económicos estas siendo manejados eficientemente, y si estos a su vez están contribuyendo en la consecución de las metas y objetivos que posee la institución, de manera que sus directivos conozcan si el servicio que prestan a la colectividad lojana es de calidad, para ello será necesario implementar objetivos y por ende indicadores que le permitan medir y controlar los procesos así como mejorarlos continuamente.

El Proceso de las Adquisiciones comprende los egresos que debe realizar la institución, ya sea por la compra de bienes, mercancías y servicios necesarios para el cumplimiento de las actividades administrativas y operacionales, también comprende el registro y control de los inventarios en bienes destinados actividades administrativas, los activos en bienes muebles e inmuebles, y programas de ejecución, es decir que en las adquisiciones se considerará la acumulación de costos por insumos utilizados en la ejecución de programas destinados a mejorar el bienestar de la comunidad, proceso que en el ámbito financiero han tenido mayor significatividad e impacto monetario para el Cuerpo de Bomberos de Loja.

Entre los problemas más frecuentes referentes al componente a investigar está la rotación del Jefe Financiero, las funciones de contabilidad son bastante amplias, las mismas que se cumplen por una sola persona, haciéndose latente apoyar en el departamento con otra persona que se desempeñe las funciones de auxiliar de contabilidad y así se agiliten los proceso de la institución, igualmente el jefe de administración y finanzas realiza funciones de administración, presupuesto y finanzas; el área financiera consta de un cuarto de las siguientes dimensiones 6.50m y 6,20m. en donde labora contabilidad, tesorería cotizador, jefe de finanzas, adquisiciones y asistente administrativo, situación que limita el normal desenvolvimiento laboral, ya que no existe la debida seguridad e independencia de espacios que garanticen el buen custodio del archivo, los bienes y documentos que tienen bajo la responsabilidad de cada empleado, por lo que las limitaciones del espacio ponen en riesgo que la documentación sustento de cada uno de los procesos estén expuesto al libre acceso por parte de terceras personas.

En un espacio 3,5 metros funciona la bodega y a su vez el mismo espacio es ocupado para la oficina de bodega, sitio que es limitado para el almacenamiento de todos los bienes e insumos, utilizándose parte de la terraza para el acopio de los mismos, indicándose que existe una sola persona que cumple las funciones de guardalmacén y la encargada de

suministrar los bienes para las tres compañías que tiene el Cuerpo de Bomberos en Loja, por el limitado espacio que tiene el edificio se ha tenido que ubicar al encargado del mantenimiento en los corredores del tercer piso. En cuanto al inventario, se constata que existen bienes que deben ser dados de baja por su mal estado y por encontrarse obsoletos, ausencia de Reglamentos Internos para el tratamiento del proceso de las adquisiciones y de sus inventarios.

Otro problema que surge es el tiempo que se tardan los trámites para efectivizarse, desde que inicia la necesidad hasta que la misma es solucionada tardándose de 15 días y en otros aspectos hasta meses. Pese a estar diseñado el fljujograma del proceso no se aplican los pasos que se deben seguir.

Desde esta percepción es necesario e importante realizar un “Examen de Auditoría Integral

al Departamento de División Administrativa y Financiera – Proceso de Adquisiciones del Cuerpo de Bomberos de Loja, por el periodo comprendido del 1º. de enero al 31 de

diciembre del 2012 ”, el mismo que una vez obtenidos sus resultados mi aporte estará encaminado a elaborar un Informe del Examen de Auditoria Integral, que contribuirá significativamente con sus administradores en mejorar la toma de decisiones y ejecutar acciones correctivas a través de un plan de mejoras.

A continuación se hace constar el flujo grama del proceso de las adquisiciones que se utiliza para satisfacer los requerimientos de las unidades solicitantes de bienes como de servicios del Cuerpo de Bomberos de Loja.

Si

Figura Nro. 4 Flujograma del proceso de adquisiciones del Cuerpo de Bombero de Loja Fuente: Cuerpo de Bomberos de Loja

Elaborado por: la autora

Disponibilidad Presupuestaria (Solicitud y certificación) No (CATE) 3 Cotizaciones Comparación Bodega Secretaría Financiera Tesorería Contabilidad Orden de compra INCOP FIN

Figura Nro. 5 Fases de auditoría Fuente: Contraloría General del Estado

FASE 5. SEGUIMIENTO - MONITOREO