MEMORIA ANUAL DE LA INTERVENCIÓN GENERAL DE FONDOS CORRESPONDIENTE AL AÑO 2013.
PLANTILLA Y PERSONAL
K. AULA DE LA NATURALEZA DEL VIVERO PROVINCIAL
Se ha llevado a cabo la 13ª. Campaña Escolar en el Aula de la Naturaleza . El Aula Itinerante de enero a junio ha visitado las Comarcas de Alto Gállego, Ribagorza y Bajo Cinca a lo largo de este periodo asistieron 4.220 escolares. Con el nuevo curso de octubre a diciembre los alumnos de las Comarcas de Jacetania, Sobrarbe, Ribagorza y Monegros que asistieron a las unidades didácticas del Aula Itinerante han sido 3.121.
DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA DE LA CUENTA
GENERAL DEL EJERCICIO 2013
MEMORIA DEMOSTRATIVA DEL GRADO
DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
1 - Organización y descripción
El volumen total de documentación transferida durante el año 2013 es de 1131 cajas, 4 DVD y 10 libros, distribuidos de la siguiente manera:
Unidad administrativa Unidades de instalación
Cutura 68 cajas
Gestión Tributaria 170 cajas
Inspección de Tributos 19 cajas
Intervención 197 cajas
Recaudación. Unidad Central 135 cajas
Registro 10 libros
Servicios Informáticos
Total 589 cajas, 4 DVD, 10 libros Del año anterior quedaban pendientes 1016 unidades de instalación, procediéndose al tratamiento archivístico de parte de ellas durante 2013.
Se han reorganizado, descrito y puesto signatura a 287 unidades de instalación, que tras este proceso se convirtieron en 300 cajas, 4 DVD y 1498 expedientes.
Unidad administrativa Unidades de instalación Unidades documentales
(expedientes)
Cultura 55 cajas 345
Gestión Tributaria 138 cajas 373
Inspección de Tributos 20 cajas 117
Nuevas Tecnologías 4 DVD
Obras Públicas, Cooperación y Asistencia Técnica a Municipios
49 cajas 416
Régimen Interior 38 cajas 247
Servicios informáticos 4 DVD
Total 300 cajas, 4 DVD 1498
En la aplicación Archivo3000 utilizada para la descripción de fondos se han dado de alta 1662 registros, conteniendo un total de 128.226 registros de descripción de expedientes y documentos.
2 - Servicios a los usuarios
La función del Archivo es dar servicio a sus usuarios proporcionándoles la información y documentación que necesitan. En el Archivo se distinguen los
siguientes tipos de usuarios: las unidades administrativas productoras de la documentación, los ciudadanos e investigadores.
2.1 - Servicios a las unidades administrativas productoras de la documentación
Préstamos administrativos: Durante el año 2013, se han realizado un total de 287 préstamos a las oficinas productoras. Los préstamos implican la salida de la documentación del Archivo para ser consultada en las oficinas.
Unidad administrativa Nº de expedientes prestados
Acuerdos y Resoluciones 2
Asesoría Jurídica 35
Contratación 22
Cultura 11
Obras Públicas, Cooperación y Asistencia Técnica a Municipios
34 Obras Públicas, Cooperación y Asistencia Técnica a
Municipios. Instalaciones Industriales
1
Promoción, Desarrollo y Medio Ambiente 28
Promoción de Iniciativas Locales 5
Recaudación. Servicios centrales 121
Recursos Humanos 13
Régimen Interior 15
Total préstamos administrativos 287
Consultas: Este año el número de consultas directas de tipo interno realizadas por las distintas oficinas de la Diputación han sido 79. Un pequeño número se efectuó por personal de la Diputación en la sala de consulta del Archivo, pero, en la mayoría de las consultas, se ha solicitado la información o la reproducción de la documentación de forma telefónica.
Unidad administrativa Nº de consultas
Acuerdos y Resoluciones 20
Asesoría Jurídica 1
Contratación 1
Cooperación, Obras Públicas y Asistencia a municipios. Instalaciones industriales
1
Cultura 3
Fototeca 3
Intervención 1
Recursos Humanos 33
Régimen Interior 15
Total consultas unidades administrativas 79
2.2 - Servicios a los ciudadanos e investigadores
El total de consultas de tipo externo gestionadas por el Archivo han sido 384 adoptando diversas formas: en sala, por teléfono y por correo electrónico.
Canal utilizado para realizar la consulta Nº de consultas
Sala 317
Teléfono 33
Correo postal y electrónico 34
Total consultas 384
Las series documentales más consultadas han sido las relacionadas con los siguientes temas:
Temas de investigación Nº de consultas
Beneficencia 93
Biblioteca 16
Boletín Oficial de la Provincia 123
Consultas desviadas a otras áreas de la Diputación u otras instituciones 7 Edificios provinciales 33 Elecciones 28 Escuelas 8 Historia de la Diputación 6 Genealogía 3 Información variada 4 Obras en la provincia 9 Patrimonio cultural 2 Reclutamiento 42 Tributos 10
Total consultas ciudadanos e investigadores 384
Las consultas de ciudadanos e investigadores originan peticiones de reproducción de documentos. Reproducciones que se realizan o fotográficamente o digitalizando el documento dependiendo de las características y estado de conservación de los documentos . El Archivo ha confeccionado y servido 2212 reproducciones, proporcionadas a los usuarios directamente, en CD o vía correo electrónico.
Asimismo fueron contabilizadas 105 visitas a los censos electorales accesibles en Internet a través del buscador Dara. Archivos de Aragónrchivos de Aragón.
3 - Personal 3.1 - Personal
En enero de 2013 se procedió a la cobertura de la plaza Auxiliar Técnico de Archivo mediante la celebración de concurso-oposición por el sistema de promoción interna.
En febrero de 2013 se jubiló María Dolores Barrios Martínez, Jefa del Centro de Documentación y Archivo. El Archivo continúo hasta el mes de julio, mes en el que se incorporó la nueva Técnico de Archivo, realizando sus funciones y prestando sus servicios con una persona menos en su plantilla. Esta disminución de personal se ha reflejado en el volumen de trabajo efectuado por el Servicio, afectando fundamentalmente a las labores de descripción de la documentación transferida por las oficinas.
En julio de 2013 se celebró concurso-oposición para la cobertura con carácter interino de la plaza de Técnico Medio de Archivo. La nueva Técnico se incorporó a su puesto de trabajo el 25 de julio.
En el mes de octubre, debido al Plan de Empleo de la Brigada de Carreteras, fue adscrito al Archivo un Peón de Oficios Varios.
3.2 - Participación en tribunales
Tanto la Jefa del Centro de Documentación y Archivo como la Técnico de Archivo han participado en los siguientes tribunales:
− Concurso-oposición para la selección, por el sistema de promoción interna, de un Auxiliar Técnico de Archivo.
− Concurso-oposición para la selección de un Técnico Medio de Archivo, con carácter interino.
− Concurso-oposición para la selección de un Auxiliar Técnico de Fototeca, a nombrar interinamente, por acumulación de tareas.
3.3 - Formación
Buscando la mejora y actualización, el personal del Archivo ha participado en los siguientes cursos de formación:
− Técnico Medio de Archivo: Primer semestre del posgrado ·”Implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS)”, impartido por la Universidad Ouberta de Catalunya (UOC)
propuestas actuales”, organizado por la Cátedra Logisman de la Universidad de Zaragoza.
− Auxiliar Técnico de Archivo: Curso “Actualización y perfeccionamiento del personal auxiliar y administrativo”, organizado por la Diputación Provincial de Huesca.
− Oficial 1ª Imprenta: Curso “Prevención de riesgos generales y marco normativo”, organizado por la Mutua de Accidentes de Zaragoza (MAZ).
− Oficial de Imprenta: Curso “Prevención de riesgos generales y marco normativo”, organizado por la Mutua de Accidentes de Zaragoza (MAZ).
4 - Difusión
4.1 - Publicaciones
Coincidiendo con el Día Internacional de los Archivos se publicó el número 12 de la revista Dara. Documentos y Archivos de Aragón dedicada monográficamente al Archivo de la Diputación Provincial de Huesca. En su redacción participaron Mª Dolores Barrios Martínez, Jefa del Centro de Documentación y Archivo, Beatriz Buesa Pueyo, Técnico de Archivo, y Natalia Ascaso Labata, Auxiliar Técnico de Archivo, escribiendo los siguientes artículos:
− “El Archivo de la Diputación de Huesca”. − “Los edificios de la Diputación”.
− “La función asistencial social en la Diputación de Huesca y su producción documental”.
− “Elecciones y quintas”
− “El servicio militar obligatorio”
− “Las competencias en materia de cultura de la Diputación Provincial de Huesca”.
Con motivo del Día Internacional de Archivos, se publicaron en el Portal de Archivos Aragoneses unos 9.000 registros informáticos donde se describe la documentación anterior a 1940 conservada en este Archivo.
Además se redactó un artículo sobre el Archivo de la Diputación Provincial de Huesca para su publicación en la revista Pinceladas publicada por Espacio Ibercaja “Castillo Montearagón”.
4.2 - Visitas
En el mes de marzo se organizó una visita guiada al Centro, en colaboración con la Fototeca Provincia, para un grupo de 20 personas inmigrantes y cuatro monitores de Caritas. Se organizó una pequeña exposición con algunos fondos
documentales y fotográficos conservados en el Centro, se mostró el edificio y se explicó el funcionamiento del Centro.
5 - Asesoramiento técnico en materia de archivos y sobre la aplicación Archivo 3000 a las unidades administrativas de la Diputación
Desde el Archivo se presta asesoramiento y apoyo a las distintas unidades administrativas de la Diputación en las dudas y problemas que se les pueden plantear en el uso de dicha aplicación en cuanto a la realización de búsquedas en la base de datos, solicitud y devolución de expedientes en préstamos, y preparación y envío de las transferencias de series documentales.
Se impartió una pequeña formación a personal de la Unidad Instalaciones Industriales del Servicio de Obras Públicas, Cooperación y Asistencia Técnica sobre cómo organizar el archivo de oficina y realizar las transferencias al Archivo. Se elaboró y proporcionó a dicha oficina un manual de archivos de oficina.
6 - Colaboración con otras áreas de la Diputación
Durante este año se ha continuado colaborando con las Áreas de Nuevas Tecnologías y Secretaría para la implantación de la administración electrónica: asistencia a presentaciones de aplicaciones de gestión documental, asistencia a reuniones...
Junto a este Área y la empresa Keensoft, se ha elaborado una aplicación informática para la descripción de fondos de los archivos municipales de la provincia, Nubarchiva. Dicha aplicación se ha implantado como proyecto piloto en los Ayuntamientos de Altorricón y San Esteban de Litera.
Desde el Archivo se ha participado activamente en el diseño y definición de dicha aplicación. Además se les ha proporcionado una pequeña formación a los usuarios y se elaboró un manual sobre archivos de oficina y sobre el funcionamiento de la aplicación Nubarchiva.
Igualmente el personal del Archivo ha asistido a las reuniones convocadas por el Grupo de Trabajo de Medio Ambiente de la Diputación.
7 - Colaboración con archiveros
Este año la colaboración con los archiveros municipales y comarcales se ha limitado a la resolución de diversas cuestiones planteadas.
Asimismo se ha seguido colaborando con el Grupo de Trabajo de Archiveros de Diputaciones, Consejos y Cabildos Insulares
8 - Edificio
Durante este año se ha procedido a la realización de diversas actuaciones para el mantenimiento del edificio de las destacan:
- La instalación de un portero automático con videocámara para mejorar el funcionamiento del Centro.
- El cambio de las cristaleras de la planta calle del Centro por la Compañía aseguradora debido al número de impactos y grietas existentes.
- Regulación del nivel de temperatura y humedad de los depósitos del Archivo. Durante los meses de julio a octubre, dichos niveles aumentaron de forma alarmante haciendo peligrar la integridad de la documentación custodiada.
- Obras de reparación en las instalaciones de saneamiento de la sala de exposiciones del Centro. En el mes de octubre y tras una fuerte tormenta se produjo la entrada de agua en la sala de exposiciones y en el garaje lo que produjo que varias piezas de la instalación de saneamiento sufriesen desperfectos, siendo necesario proceder a su arreglo.
9 - Gráficos
Gráfico 1
Gráfico 2
Cultura 11%
Gestión Tributaria 28%
Inspección de Tributos 3% Intervención 33%
Recaudación. Unidad Central 23% Registro 2%