Para mantener la coherencia del catálogo, a la hora de catalogar un nuevo documento siempre se ha de recordar consultar, qué tratamiento se dio en su momento a documentos similares.
En caso de que se planteen dudas sobre la catalogación de algún documento que no se pueda capturar de alguna base de datos, puede ser útil consultar las fichas catalográficas de documentos similares en Rebeca, en las bibliotecas públicas… o en el mismo Depósito de Abies.
Consultar bases de datos externas puede ilustrar sobre cómo catalogar los documentos y, además, puede ser útil para copiar y pegar directamente con el ratón el contenido de algún campo, posibilidad que es especialmente útil en el caso del campo Notas.
En caso de que alguno de los registros del catálogo haya de contener en Notas un texto extenso, puede ser útil localizar la misma obra en alguna base de datos, copiar con el ratón el contenido de ese campo desde su ficha en formato ISBD y pegarlo en las Notas del registro en Abies. Hay casos típicos como el de tener que indicar los títulos de los diferentes volúmenes de una enciclopedia temática, o de los créditos, idiomas y subtítulos de una película en DVD…
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Lectores
Si se hacen préstamos colectivos a las aulas, no hay que olvidar darlas de alta como usuarios, con tipo de usuario “Aula”, o similar. En los CRA también deben darse de alta los centros que lo forman, si se van a prestar fondos entre ellos.
Es importante que cuando se dé de alta un lector se dé a su carnet el máximo
periodo de tiempo de validez que el programa permite, para que no “caduque”
e impida realizar préstamos y no haya que volver a imprimirlo cada curso, así como para que no se dificulte la integración de lectores desde otros programas, que se comenta más adelante en este mismo apartado.
Si se hace cada año la promoción de curso de los lectores, esta se puede hacer o mediante la posibilidad que da el programa en la opción Promocionar de curso, o renombrando los cursos desde Auxiliares. En ambos casos se ha de empezar por el curso superior y crear un curso ficticio adicional que recoja los lectores del último curso del año anterior. La promoción obligará a comprobar que esta se ajusta a la realidad de cada alumno en el nuevo año, especialmente en relación con el grupo al que pertenece si hay cursos de más de una línea, así como que el alumno siga en el Centro, teniendo que hacerse las modificaciones necesarias. Si bien en la opción del menú principal Archivo\Integrar el programa permite importar datos de lectores de aplicaciones como IES2000 o Escuela2000, se recomienda no pasar a Abies al principio de cada curso los datos de todo
el alumnado y profesorado del Centro, porque si bien es cómodo tenerlos
introducidos como lectores con tan poco esfuerzo, no todos serán usuarios efectivos de la biblioteca y no se podrá ofrecer una información real sobre el uso que de ella se hace, además de lo que supone tener una lista de lectores con más entradas de las que se van a utilizar. Ver mas adelante el apartado dedicado a la integración de lectores.
Si se quiere dar una visión ajustada de la utilización de la biblioteca, se recomienda que cada principio o final de curso se borren todos los lectores (para lo que antes habrá que devolver los préstamos activos que queden pendientes, aunque luego vuelvan a darse de alta para no perderlos) y que se vayan dando de alta en el nuevo curso conforme utilicen el servicio de préstamo.
Con el borrado de los lectores de la base de datos se pierde también su historial de lecturas, pero su consulta no es problema puesto que se puede hacer sobre
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las bases de datos de cursos anteriores, que ya se ha recomendado antes guardar y separar cada 30 de junio. El verdadero inconveniente del borrado anual de lectores es que al volverlos a dar de alta el programa les asigna un nuevo
número de lector para el préstamo, por lo que este método no se recomienda
si se han repartido carnets de lector, a menos que se quieran volver a imprimir y repartir.
Ver lo que ya se ha comentado sobre la actualización de la información en pantalla con el botón Actualizar en el apartado sobre modificación de datos en Catálogo.
Hay que llamar la atención sobre el carácter ilegal de la posibilidad que da Abies de conocer el historial de lecturas de los usuarios con su fecha de préstamo, pulsando el botón Lecturas para cada uno de ellos, en la parte inferior de la pantalla de Lectores. Se trata de una información confidencial de la que se debe hacer un buen uso. Igual hay que decir del mismo botón de la pantalla Catálogo, ya comentado, que ofrece el historial de lectores de cada ejemplar.
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Préstamo
Si bien la mecánica de los préstamos y las devoluciones no presenta ninguna dificultad, se ha de advertir que la devolución de un préstamo debe hacerse mediante la opción Devolver y nunca con la de Anular, puesto que la anulación hace que en el programa no quede constancia de haberse efectuado el préstamo y, por lo tanto, no pasa ni a las estadísticas ni al historial, tanto de lecturas del usuario como de lectores del ejemplar. Sólo se ha de utilizar Anular en el caso de querer “deshacer” un préstamo mal hecho en el que, por ejemplo, se haya confundido el lector o el ejemplar, del que por lo tanto no debe quedar rastro ninguno.
Se recuerda que las prórrogas de préstamos se hacen automáticamente por el mismo periodo de tiempo por el que se hizo el préstamo inicial, que está establecido en Herramientas\Política de préstamos, sin posibilidad de ampliarlo o reducirlo al hacer la prórroga.
Ver lo que ya se ha comentado sobre el botón Actualizar en el apartado sobre modificación de datos en Catálogo.
Se recuerda otra vez lo ya comentado en el apartado referente a Política de préstamos sobre el riesgo que supone, de cara al seguimiento real del préstamo, establecer cero días de préstamo para ejemplares que no se presten, así como un número reducido de ejemplares para el préstamo a los usuarios. También, que al ser la política de préstamos general para todos los usuarios habrá que “inventarse” alguna manera de registrar el préstamo a algún lector al que se quiera prestar más ejemplares de los establecidos. Para este caso se podría crear de forma provisional otro usuario, incluyendo alguna indicación que lo recuerde, por ejemplo en el apellidos, con la condición de no olvidar que, tan pronto como fuera posible, se debería anular tanto ese préstamo como ese lector ficticio y volver a anotar el préstamo al lector real con la fecha real en que se hizo realmente, pensando en que quede registrado correctamente tanto en el historial de lecturas como en las estadísticas.
Con el fin de que la información guardada sea correcta, ya se ha dicho antes, que se ha de tener cuidado con que el calendario y la hora del sistema estén ajustados a la fecha y hora reales, puesto que las operaciones de prestar, devolver, anular y prorrogar el programa las registra con la fecha que tiene registrada Windows en ese momento. Por el mismo motivo, si hubiera que anotar en Abies
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con retraso alguna de estas operaciones ya efectuadas que no se pasaron por el programa en su momento, antes de registrar la operación habría que cambiar la fecha del sistema si se quiere que quede anotada como realizada con la fecha del día real en que se hizo materialmente.
Se vuelve a recordar que en el caso de obras en varios volúmenes catalogadas como un fondo con varios ejemplares, la única manera de poder saber con qué volumen se corresponden los ejemplares que están prestados es mediante la indicación del volumen en el campo Comentarios de la pestaña de catalogación Datos del ejemplar, para cada ejemplar del fondo en cuestión.
Se llama la atención sobre la utilidad que para el seguimiento del préstamo tiene la única columna de la pantalla de Catálogo que no lleva título en su cabecera, cuyas celdas contienen un icono que es verde si el ejemplar no está prestado y rojo en caso de que sí lo esté. También la columna similar de la pantalla de Préstamos que marca con un icono que representa una hoja de almanaque si el préstamo está ya fuera del plazo de devolución. Igualmente es útil el historial de lecturas y lectores ya comentados que el programa facilita en los módulos Lectores y Catálogo al pulsar el botón Lecturas.
Si bien se puede obtener la misma información ordenando la pantalla de Préstamos por la columna deseada, se recuerda que también son muy útiles para conocer los préstamos vivos, los cuatro iconos de la parte inferior de la pantalla
de Préstamos, que filtran la información de cuatro maneras, especialmente
el correspondiente a los préstamos fuera de plazo de cara a obtener el listado de los “morosos” así como para imprimir la carta de reclamación que tiene preparada el programa y que sólo aparece si se ha pulsado ese icono.
A la vista de la carta de reclamación de préstamos, se ve la importancia de tener los datos del Centro y del lector correctamente introducidos en los apartados correspondientes del programa, puesto que en ella se imprimen la mayoría de ellos.
El caso de los CRA
En el caso de los CRA se debe dar de alta como usuario a cada Centro si se van a prestar fondos entre ellos, sin confundir nunca un préstamo (temporal) con un cambio de ubicación (definitivo).
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187 Para los fondos propios de cada Centro se indicará en el campo Ubicación,
como ya se ha dicho, el nombre del Centro y, separada con un guión, su ubicación en él: Candasnos-Biblioteca, Ontiñena-Aula 3º… El préstamo entre centros de este tipo de materiales se anotará convenientemente.
Los materiales comunes que vayan a rotar por los centros, como puede ser el caso de lotes de libros en forma de ”maletas itinerantes” o similar, también han de ser asignados a un Centro y reflejarlo en el campo Ubicación. Cada vez que estos materiales pasen de un Centro a otro se registrará como préstamo y devolución, según corresponda, del Centro “titular”. La forma de registrar y prestar con Abies documentos agrupados en un conjunto como las “maletas” se ha explicado antes en los apartados de los campos de catalogación Otra información y Notas.
Puesto que a medio plazo lo más probable es que las “maletas itinerantes” se deshagan después de varios cursos o vayan cambiando su contenido, se recomienda considerarlas siempre como una agrupación temporal de documentos y darles en Abies el tratamiento ya explicado en el apartado del campo Otra información. No obstante, si se considera muy engorroso hacerlo así, por el esfuerzo que requiere su catalogación y préstamo, como solución
provisional se puede tomar como una agrupación permanente y tomarlas
como un documento en sí.
Si la biblioteca del CRA se gestiona con una base de datos única y se van catalogando sobre ella los fondos de sus centros, es recomendable controlar los préstamos internos de cada Centro a sus alumnos mediante préstamo manual ya que la base de datos actualizada del CRA en la que se deberían registrar estará circulando de un Centro a otro y no se podrán anotar con facilidad en ella. Esta solución es realista pensando en el reducido número de préstamos que se harán, en función del número de alumnos que suelen tener los centros de los CRA.
Se podría pensar en que cada Centro del CRA controlara sus préstamos internos mediante Abies, pero como sólo lo podrá hacer sobre la copia de la base de datos común que tiene en su ordenador y no sobre la versión actualizada del CRA, el día en que volviera a cada Centro la base de datos “oficial” conjunta, antes se debería sacar el listado de los préstamos activos del Centro y, una vez puesta la base de datos “buena”, volver a entrarlos. No obstante, a la vista de los pocos préstamos que hace en la práctica un Centro de un CRA, en función del número de alumnos, es más recomendable la opción del control manual de préstamos.
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