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ANEXO No 1 ACUERDO No. 060 del 30 de octubre de 2001
Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la ley 80 de 1989, la ley 489 de 1998, y la ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adoptar el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.
Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establecen las entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política del Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector
productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logra entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegen a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento Electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones Oficiales: Es ele procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar un trámite u cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y/o Entidad remitente o destinataria, Nombre o Código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (sí lo amerita).
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos características de cada organismo.
ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforma a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir,
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistema manuales, mecánicos o automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen números se debe dejar constancia por escrito con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o
enmiendan números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan con todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del jefe de la dependencia a la cual esta asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTICULO SEPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados.
ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las Unidades de correspondencia, elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales, “Cartuchos de disco Flexible de 90 mm, (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad ”, las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adoptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que los remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se procederá a la radicación del mismo.
PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinaran las acciones a seguir.
ARTICULO DECIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboraran en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta
los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaboraran igual cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DECIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ARTICULO DECIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las demás firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTICULO DECIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
La leyenda de pie de pagina debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la pagina WEB y la dirección del correo electrónico de la entidad.
ARTICULO DÉCIMOQUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al público en un lugar visible de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTICULO DÉCIMOSEXTO: El presente acuerdo rige a partir de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil uno (2001)
ARACELI MORALES LOPEZ Ministra de Cultura
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL Secretaria General A.G.N. Secretario Técnico
ANEXO No 2 FORMATO TRD
EMITI
D
O POR EL ARCHIVO
ANEXO No. 3 FORMATO DE DIAGNOSTICO (Diagnostico Integral, Encuesta Oficina)
Dependencia:
1.2 Responsable del Archivo de gestión
Dirección: Fax: SI NO SI NO 1.2.1 Cargo 1. IDENTIFICACIÓN
2.2 ¿Existen formatos? Observaciones
Disposición de jefe o responsable de la dependencia
Otro ¿Cuál?
2 .1 Señale los criterios bajo los cuales se elaboran los documentos (forma, número de copias, soportes, etc.)
Criterios Marque X Observaciones
Reglas establecidas en un manual de procesos y procedimientos La costumbre
1.4 Depósitos de documentos
1.5.2 ¿Existen otras áreas de depósitos
2. GESTIÓN DOCUMENTAL 1.1 Tipo de unidad de gestión
Archivo de Gestión u oficina Archivo
Central
Teléfonos: Correo_e
Área No. Localización
1.5.2.1 Indique número de áreas de almacenamiento y localización
Nombre y Apellidos del (los) responsable(s) de la Gestión Documental
de la dependencia
1.3 Ubicación
1.5.1 ¿Los documentos de la dependencia u oficina se archivan en el área de trabajo de la dependencia u oficina
1.2.4 Antigüedad
Planos o mapas Archivos digitales Videos Fotografías Bases de datos Audio SI NO SI NO SI NO
2.4 ¿Realizan procesos de foliación? Parcialmente Observaciones
Otro Publicaciones
2.7 Señale los criterios mediante los cuales se establece el manejo de la correspondencia en la oficina.
Planilla (anexar formato)
2.6 ¿Cuenta con inventario documental? Parcialmente Observaciones
Aplicación (indique nombre y plataforma)
¿Cuál?
2.10 Señale el origen de los criterios para clasificar, identificar y rotular los documentos producidos por la oficina (fondo, sección, serie, subserie, asunto, etc.). Se pueden señalar varias opciones.
En la unidad de correspondencia de la entidad (anexar formato) Jefe de la dependencia encargada de correspondencia o un superior Otro
Observaciones
Observaciones Cargo:
2.9 La radicación de salida de correspondencia se hace Marque X
Ninguno
Planilla en computador (anexar formato)
Criterios
Costumbre
En la oficina (anexar formato)
Tabla de retención documental Manual de Archivo
2.8 Control de entrada y salida de la correspondencia de la dependencia Marque X Libro Observaciones Marque X Marque X Documentos textuales Observaciones ¿Cuál?
2.3 ¿Qué clase de documentos existen? Marque X Observaciones
2.5 ¿La Organización de los expedientes es cronologica?
Parcialmente Observaciones
SI NO Marque X Cargo: ¿Cuál? Marque X Cargo: ¿Cuál? SI NO Alta Baja Otros Firma Correo electrónico Disposición de jefe o responsable de la dependencia
Otro
¿Cuáles?
Cuántos empleados en la dependencia requieren Cuantos computadores tiene la Observaciones 2.11 Nivel de Tecnología Instituciones externas 4.2 Usuarios Internos Marque X Observaciones Tipo de Usuarios Reprografía Otro
2.15 Los criterios de Transferencia de los documentos, se establecen a partir de: Criterios 4. SERVICIOS Consulta Fax Préstamo interno Consulta correo_ e Consulta teléfono Consulta en sala Criterios Observaciones Observaciones 2.13 ¿Se maneja aplicación para la recuperación de la
documentación? ¿Cuál?
5. RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN 5.1 Fecha de la encuesta
5.2 Datos del Entrevistado
Nombre(s) Cargo
Nombre(s) Cargo Correo electrónico
5.3 Datos del Entrevistador
El servicio Frecuencia de consulta
Servicios que presta Horario
Media
Reglas establecidas en un manual de procesos y procedimientos Tabla de retención documental
4.1 Indique que servicios que se prestan en el archivos de la dependencia Tabla de retención documental
2.14 Los criterios de selección y eliminación de los documentos, se establecen a partir de:
Reglas establecidas en un manual de procesos y procedimientos La costumbre
La costumbre
Observaciones Disposición de jefe o responsable de la dependencia
FORMATO DE DI AGNOSTI CO I NTEGRAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 a b c d e 1 2 3 4 Cantidad de empleados
¿Existe documentación anterior al 01 de enero de 1961? SI NO La Empresa tiene documentado los procesos de reforma, restructuración, fusión,
supresión o asignación de funciones en la Empresa. SI
¿La Empresa tiene fondos documentales ? SI NO
Lista de dependencias:
Normas internas que reglamentan la gestión documental SI
1.3. Historia Institucional
Está conformado en Comité de archivo en la Empresa?: (marque con una X) SI Dirección de la Empres:
(Adjunte al presente diagnóstico el organigrama de la Entidad)
Fecha de creación de la entidad:
PARTE 1: INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 1.1. Datos Generales
Nombre de la Empresa:
Página Web de la Entidad: Misión de la Entidad: Sector al que pertenece:
Si la empresa se encuentra certificada, adjunte el mapa general de procesos de la Empresa Organigrama:
NO
Procedimientos de gestión documental NO
Caracterización de los procesos asociados a la gestión documental
(Diligencie el anexo 1: Lista de dependencias, el nombre del responsable de la oficina, identifique las áreas misionales y de apoyo de toda la Empresa)
¿La Empresa tiene certificado de calidad vigente?: (marque con una X) Se encuentra en proceso de aprobación