Pautas metodológicas para la implementación de un programa de gestión documental para la empresa Transporte Planeación y Diseño Ingeniería S.A.

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Texto completo

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FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TRANSPORTE PLANEACIÓN Y DISEÑO S.A

SUBTÍTULO, SI LO TIENE: ________________________________________________________

____________________________________________________________________________ ___

AUTOR O AUTORES

Apellidos Completos Nombres Completos

ARDILA RIVERA ERIKA NATALIA

DIRECTOR (ES)

Apellidos Completos Nombres Completos

HINESTROSA BEJARANO MÓNICA ADRIANA

JURADO (S)

Apellidos Completos Nombres Completos

DUARTE MALAVER DIANA MILENA

ASESOR (ES) O CODIRECTOR

Apellidos Completos Nombres Completos

TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: __PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN-BIBLIOTECOLOGÍA

FACULTAD: _COMUNICACIÓN Y LENGUAJE_

PROGRAMA: Carrera X Licenciatura ___ Especialización ____ Maestría ____ Doctorado ____

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NÚMERO DE PÁGINAS 171

TIPO DE ILUSTRACIONES:

­ Ilustraciones X

­ Mapas

­ Retratos

­ Tablas, gráficos y diagramas X

­ Planos

­ Láminas

­ Fotografías X

MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica): Duración del audiovisual: ___________ minutos.

Número de casetes de vídeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ¾ ___ Beta Cam ____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vídeo 8 ____ Hi 8 ____

Otro. Cual? _____

Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______

Número de casetes de audio: ________________

Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado):

_________________________________________________________________________

PREMIO O DISTINCIÓN(En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial):

____________________________________________________________________________

DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLÉS: Son los

términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para

designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos

Técnicos de la Biblioteca General en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se

les orientará).

ESPAÑOL INGLÉS

___________________________________

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS RECORDS MANAGEMENT

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECORDS AND CORRESPONDENCE - MANAGEMENT

ENCUESTAS DE ARCHIVO ARCHIVAL SURVEYS

RAMP (RECORDS AND ARCHIVES RAMP (RECORDS AND ARCHIVES

MANAGEMENT PROGRAM) MANAGEMENT PROGRAM)

RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS: (Máximo 250 palabras - 1530 caracteres):

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niveles, las Empresas privadas que cumplen funciones públicas…”1, el cual es el caso específico del presente trabajo, aplicado a la empresa TPD Ingeniería S.A., la cual cumple una función pública al trabajar mediante la modalidad de contratación de Ingeniería Civil con diferentes Empresas estatales.

La finalidad de implementar un Programa de Gestión Documental (PGD) radica en la importancia de salvaguardar la información relevante para la empresa, la cual en su mayoría está plasmada en los documentos producto de las funciones propias ya sean estas sustanciales, es decir la razón de ser de TPD o de apoyo. Sin embargo un PGD no enfoca su finalidad en la conservación absoluta del total de la documentación que circula por la empresa, sino por el contrario, evita la acumulación innecesaria de documentación, para prevenir la generación de un Fondo Documental Acumulado (FDA).

The information is the support of any company and in our country every public companies must be comply with the records management legislation – Public management in all different levels, and the private companies with public functions- which is the topic of the present paper, applied in TPD Ingeniería S.A., because its has a public function working under recruitment form with public companies.

The goal of to implement a Records Management Program is the preserve and safeguard the company’s information, which is embodied in the outcome documents of their principal and logistic duties. However, a Records Management Program don’t aims to conservation all documents of company, on the contrary, prevents accumulation of unnecessary documentation and prevent the generation of a Accumulate Documentary archive.

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PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA EMPRESA

TRANSPORTE PLANEACIÓN Y DISEÑO INGENIERÍA S.A.

Erika Natalia Ardila Rivera

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ D.C.

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PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TRANSPORTE

PLANEACIÓN Y DISEÑO INGENIERÍA S.A.

Presentado por: Erika Natalia Ardila Rivera

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo

Directora:

Mónica Adriana Hinestrosa B. Bibliotecóloga

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ D.C.

(7)

A ellos que han sido los más grandes testigos en mi vida. A ellos que me mostraron el camino y me entregaron

los más grandes valores. A ellos que me han dejado caer, pero me extienden su mano

de nuevo. A ellos que aún cuentan conmigo. A ellos que día a día luchan por mi porvenir. A ellos que con sus consejos me hacen entender que el camino sigue y hay que luchar hasta el fin. A ellos que le debo

todo lo que soy y por lo que día a día

construyo un futuro. A ellos mis padres les dedico este logro,

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Nota de aceptación:

____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________

_______________________ Firma presidente del jurado

________________________ Firma del jurado

________________________ Firma del jurado

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ARTICULO 23 DE LA RESOLUCIÓN No. 13 DE JUNIO DE 1946

"La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado.

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(11)

 

Contenido

 

LISTA DE GRÁFICAS ... 9 

LISTA DE TABLAS... 10 

LISTA DE FIGURAS... 11 

LISTA DE ANEXOS... 12 

1  INTRODUCCIÓN ... 13 

2.  PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TPDINGENIERÍA S.A... 17 

2.1  PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA... 17 

2.2  OBJETIVOS ... 19 

2.2.1  Objetivo General ... 19 

2.2.2  Objetivos Específicos ... 19 

2.3  JUSTIFICACIÓN ... 20 

3.  MARCO TEÓRICO... 22 

3.1  LA ADMINISTRACIÓN SU EVOLUCIÓN Y APLICACIÓN  EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL. ... 22 

3.2  EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNA VISIÓN DESDE “LA FUNCIÓN DE LA GESTIÓN DE  DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN: ESTUDIO DEL RAMP,  ELABORADO POR LA UNESCO. ... 23 

3.3  ESTÁNDARES‐ NORMAS ISO ... 34 

3.3.1  ISO 15489 ... 34 

3.3.2  ISDF ... 35 

4.  MARCO LEGAL ... 38 

4.1  PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ... 38 

4.2  RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ... 40 

4.3  DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS... 40 

4.4  TRÁMITE DE DOCUMENTOS ... 41 

4.5  CONSULTA DE DOCUMENTOS: ... 42 

4.6  CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ... 42 

5.  MARCO REFERENCIAL ... 44 

(12)

5.1.1  Misión ... 44 

5.1.2  Visión... 45 

6.  METODOLOGÍA ... 46 

6.1  TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 46 

6.2  DISEÑO METODOLÓGICO... 46 

6.2.1  Fases, Actividades Y Productos ... 46 

7.  DIAGNOSTICO INTEGRAL A  LA  DOCUMENTACIÓN DE TPD: METODOLOGÍA DE APLICACIÓN. .... 49 

7.1  PLANEACIÓN... 49 

7.2  IDENTIFICACIÓN. ... 50 

7.3  INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA. ... 50 

7.4  CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN... 51 

7.5  ORGANIZACIÓN... 51 

7.6  CONSERVACIÓN... 51 

7.7  METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO... 53 

8.  APLICACIÓN DE DIAGNOSTICO: ANÁLISIS DE RESULTADOS... 55 

8.1  GESTIÓN DE COMUNICACIONES ... 55 

8.1.1  Comunicaciones Enviadas ... 57 

8.1.2  Comunicaciones Internas ... 57 

8.2  ARCHIVOS DE GESTIÓN ... 59 

8.3  PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS... 59 

GRÁFICA 3... 60 

8.4  IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL. ... 61 

8.5  CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS... 63 

8.6  ORDENACIÓN DOCUMENTAL ... 64 

8.7  FOLIACIÓN ... 65 

8.8  VALORACIÓN DOCUMENTAL... 65 

8.9  DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ... 66 

8.10  DISPOSICIÓN FINAL DOCUMENTAL ... 67 

8.11  TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES... 67 

8.12  SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS ... 69 

8.13  UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ... 70 

8.14  MEDIOS DE AGRUPACIÓN ... 72 

(13)

8.18  ARCHIVO CENTRAL ... 75 

9.  APLICACIÓN PRÁCTICA EN TPD ... 76 

9.1  SERIE DE HISTORIAS LABORALES ... 76 

9.1.1 Resultados de la Intervención de la Serie de Historias Laborales ... 77 

9.2  GESTIÓN DE COMUNICACIONES ... 78 

10.  PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN  DOCUMENTAL EN TPD INGENIERÍA S.A ... 79 

10.1  ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS... 80 

10.1.1  Producción De Documentos Esenciales ... 80 

10.2  GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA ... 81 

10.2.1  Recepción ... 81 

10.3  DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS... 82 

10.3.1  Documentos Recibidos ... 82 

10.3.2  Documentos Enviados ... 82 

10.3.3  Documentos Internos ... 82 

10.4  UTILIDAD DE LOS DOCUMENTOS NECESARIOS... 83 

10.5  NIVEL ADECUADO DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN... 83 

10.6  ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ... 84 

10.6.1  Organización Interna de los Expedientes ... 84 

10.6.2  Organización Externa de los Expedientes... 84 

10.7  UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS... 85 

10.8  ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS... 87 

10.8.1  Disposición Final... 91 

11.  CONCLUSIONES ... 92 

GLOSARIO... 94 

(14)

LISTA DE GRÁFICAS

Pág.

Gráfica 1. Instrumentos de control de entrada y salida de comunicaciones en las áreas

66

Gráfica 2. Criterios para la Gestión de comunicaciones 66

Gráfica 3. Criterios para la elaboración de documentos en las dependencias 68

Gráfica 4. Soportes documentales producidos en TPD 70

Gráfica 5. Realización de procesos de foliación 73

Gráfica 6. Descripción Documental 75

Gráfica 7. Transferencias Documentales 76

Gráfica 8. Servicios Archivísticos 77

(15)

LISTA DE TABLAS

Pág.

(16)

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Ciclo Vital del Documento 32

(17)

LISTA DE ANEXOS

Pág.

ANEXO 1 ACUERDO No. 060 del 30 de octubre de 2001 104

ANEXO 2 FORMATO TRD EMI TI DO POR EL ARCHI VO GENERAL DE LA NACION 113

ANEXO 3 FORMATO DE DI AGNOSTI CO 114

ANEXO 4 FORMATOS ESTABLECI DOS POR TPD INGENI ERI A S.A. 124

ANEXO 5 LI STA DE CHEQUEO 127

ANEXO 6 CD I NVENTARI O DOCUMENTAL HI STORI AS LABORALES 129

ANEXO 7 MANUAL DE CORRESPONDENCI A TPD I NGENI ERÍ A S.A 130

ANEXO 8 PROCEDI MI ENTO DE FOLIACI ÓN. 149

ANEXO 9 FORMATO I NVENTARI O DOCUMENTAL 152

ANEXO 10 CONDI CI ONES DE CONSERVACI ÓN 153

ANEXO 11 ACUERDO 39 DE 2002 (Octubre 31) 162

(18)

1 INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación (AGN) a nivel nacional y el Archivo Distrital de Bogotá a nivel local, son los organismos encargados de establecer la normatividad que regula los programas de gestión documental, buscando salvaguardar por una parte el valor cultural, investigativo e histórico, así como el carácter probatorio de la información generada por las empresas Estatales y por otra, para que dicha información preste un servicio social real a la comunidad, soportando el libre acceso a la información, consagrado en la legislación. Esto se ha convertido en un desafío para los profesionales de la información, quienes son los llamados a implementar dicha normatividad en programas de gestión documental ajustados a las características propias de la empresa en la cual se implementan.

Teniendo en cuenta lo anterior se hace necesario precisar que en primera instancia las empresas que deben acatar en su totalidad la normatividad vigente en materia archivística son la “Administración Pública en sus diferentes niveles, las Empresas privadas que cumplen funciones públicas…”1, el cual es el caso específico del presente trabajo, aplicado a la empresa TPD Ingeniería S.A., la cual cumple una función pública al trabajar mediante la modalidad de contratación de Ingeniería Civil con diferentes Empresas estatales.

La finalidad de implementar un Programa de Gestión Documental (PGD) radica en la importancia de salvaguardar la información relevante para la empresa, la cual en su mayoría está plasmada en los documentos producto de las funciones propias ya sean estas sustanciales, es decir la razón de ser de TPD

1

(19)

o de apoyo. Sin embargo un PGD no enfoca su finalidad en la conservación absoluta del total de la documentación que circula por la empresa, sino por el contrario, evita la acumulación innecesaria de documentación, para prevenir la generación de un Fondo Documental Acumulado (FDA), pues ellos al no permitir contar con el acceso oportuno, ocasionan retrasos constantes en la atención a los requerimientos que son realizados y originan implicaciones legales y presupuestales por la falta de atención, sin enumerar las restantes que se hacen necesarias cuando se debe incurrir en los procesos de organización, para normalizar dicha situación.

Es importante anotar que las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), han permeado la gran mayoría de los aspectos de la vida cotidiana y la gestión documental no ha sido ajena a esta tendencia, tal vez por el contrario, ha sido el campo más afectado, por lo que el documento electrónico es un aspecto vital a tener en cuenta dentro de la implementación de un PGD, ya que se ha convertido en un medio o soporte de información cotidiano para la mayoría de las áreas funcionales de la organización y que al igual que en los soportes físicos tradicionales, ha producido una gran acumulación incontrolada de documentación electrónica, que por lo general está duplicada en ambos soportes.

Debido a los inconvenientes que se han generado en torno al uso –y abuso- del documento electrónico, como la duplicación y acumulación innecesaria, así como los inconvenientes con la seguridad de la información y el manejo de la misma, la International Standard Association (ISO), ha creado la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos electrónicos2, la cual ofrece parámetros de normatividad en cuanto al tema y debido al aumento de los volúmenes de documentos electrónicos, se ha convertido en parte constitutiva de los PGD.

2

... fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO/TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives/Records Management. Se desarrolló en

(20)

En consecuencia el presente trabajo brinda las bases metodológicas para que de forma gradual, y siguiendo el esquema planteado por el RAMP3, se

implemente un Programa de Gestión Documental ajustado a las necesidades de la empresa TPD Ingeniería S.A.

El trabajo está conformado por 3 capítulos así: Capitulo I Programa de Gestión Documental: Se encuentra la definición de un Programa de Gestión Documental, su finalidad y desarrollo, teniendo en cuenta la legislación Colombiana vigente. Esta definición está basada en el Estudio del RAMP4, y la guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental5.

En el segundo Capítulo, titulado Diagnóstico; este capítulo hará referencia a la parte de planeación del programa cuyo fin es identificar las necesidades de información que presenta la empresa, para lo cual se aplicaron encuestas, cuyos resultados fueron analizados y su producto se convirtió en el soporte para proponer las pautas que se deben implementar en cuanto a Gestión Documental. Como parte integral de este trabajo se incluirá el resultado del ejercicio práctico de la organización de la serie documental, Historias Laborales, así como la generación de una política de control de comunicaciones y apoyó en la selección de una herramienta automatizada que permita el control y administración de las mismas.

El tercer Capítulo, denominado Pautas Metodológicas para la Implementación de un Programa de Gestión Documental: plantea las pautas y/o recomendaciones que debe seguir la empresa TPD Ingeniería S.A. para la

3

RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP. París: UNESCO, 1989. 48 p.

4 Ibid.

(21)
(22)

2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA TPDINGENIERÍA S.A.

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La información dentro de una compañía se constituye en la columna vertebral de la gestión administrativa y misional del negocio, permitiendo garantizar que en casos de emergencia o catástrofe los documentos permitan la continuidad de la operación y evitar con ello que las empresas desaparezcan6.

TPD Ingeniería S.A. fue certificada en cuanto al cumplimiento de los requisitos de ISO 9001:2000 sobre las siguientes actividades: Consultoría e interventoría en proyectos de ingeniería de Transito, Transporte e infraestructura vial, el 14 de Noviembre de 2006, Edición 1, Certificado validado por Société Générale de Surveillance (SGS).7

Una de las necesidades que se presenta dentro de la empresa en cuanto al manejo de los documentos se encuentran establecidos dentro de unos lineamientos en el Manual de Procesos y Procedimientos de la empresa, además, se hace notorio que no se lleva el control requerido de la correspondencia, el cual es un proceso vital en la gestión documental, pero que en TPD ha sido tomada como un registro desde la parte de gestión de calidad lo que impide que exista una política de gestión de documentos que cumpla lo establecido por el Acuerdo 060 de 2001 (Ver Anexo 1-Acuerdo 060 de 2001)8, emitido por el Archivo General de la Nación el cual plantea “Que

6 RHOADS, James B., Op Cit., p. 3 7

TPD INGENIERIA S.A. Política de calidad. [en línea]Disponible en: http//:tpdingenieria.com. Consultado el 05 de Septiembre de 2009.

(23)

para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las Empresas públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública”, esto teniendo en cuenta que TPD es una empresa que trabaja con el Estado, por lo que se hace necesario revisar y adaptar las políticas que tienen sobre el manejo de la información.

Así mismo, existe la posibilidad latente de que TPD Ingeniería S.A. pueda llegar a tener inconvenientes en el trámite de información con las empresas estatales con que tiene relación, las cuales, por su misma naturaleza y funciones vigiladas, mantienen un seguimiento constante de las actividades. Para evitar estos inconvenientes es necesario que la empresa adopte una política ajustada a la normatividad y legislación vigente, que abarque desde los procesos de correspondencia, que es el punto de partida, hasta la implementación de un Programa de Gestión Documental completo.

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una inversión innecesaria, teniendo en cuenta que se aplican procesos costosos a documentos que pueden haber perdido sus valores primarios y no poseen valores secundarios. Además, otra fuente del problema, a un más grave, es la acumulación de un gran volumen de documentos duplicados, porque la disposición de los mismos no permite recuperar la información de forma eficaz.

Por todo lo anterior, la empresa requiere un servicio que sea capaz de organizar su información, dar aviso sobre respuestas a documentos importantes y recupere de forma rápida la información requerida en el momento preciso.

Pero, ¿Cómo diseñar, crear o modelar un sistema que permita integrar todos los procesos por los cuales pasa un documento desde su emisión hasta su disposición final, teniendo en cuenta su control, distribución y el servicio que prestan, de tal manera que se ahorre tiempo, espacio y recursos económicos

2.2 OBJETIVOS

2.2.1 Objetivo General

Proponer las pautas metodológicas para la implementación del Programa de Gestión Documental en la Empresa TPD Ingeniería S.A, con el fin de normalizar la organización, control y conservación de los documentos que produce y gestiona TPD Ingeniería resultado de sus funciones administrativas y misionales.

2.2.2 Objetivos Específicos

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• Diseñar las pautas metodológicas basado en el documento de la UNESCO titulado “La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP” 9a partir de los resultados del diagnostico.

• Implementar una prueba piloto de organización de archivo a la Serie Documental: Historias Laborales de los funcionarios de la Empresa TPD Ingeniería.

• Diseñar una política de control de comunicaciones.

2.3 JUSTIFICACIÓN

La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una Empresa desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización”10.

Para desarrollar esta actividad se tomará como base el estudio realizado por la UNESCO titulado “La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: Un estudio del RAMP”11, con el fin de ejecutar las labores relacionadas con la gestión de los documentos durante las distintas fases de su ciclo de vida, búsqueda de eficiencia y eficacia que engloba a todos los procesos de la organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos.

Además, La Guía de Implementación de un programa de gestión documental del Archivo General de la Nación recomienda que “la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se

9 RHOADS, James B. Op Cit. 10

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento de Archivos Ley 594 de 2000. Op. Cit.,

11

(26)

determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto”.12

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3. MARCO TEÓRICO

3.1 LA ADMINISTRACIÓN SU EVOLUCIÓN Y APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

La información desde sus inicios remotos ha mantenido un poder oculto que es la que soporta su valor, esto en un principio era pseudo-conocido por quienes poseían dicha información, sin embargo, a lo largo de la historia y tomando como referencia la historia de la administración, este valor estuvo en el olvido.

Dentro de las etapas de la administración como lo es en primera instancia la protoadministración, denominada así por la autora Carmen Diéz13, en la que la administración se demostraba en la organización de grupos de personas que perseguían un fin común, para la edad media, la administración toma una nueva definición en relación con el manejo del poder, el cual era ostentado en su mayor parte por el clero, quien conformaba una estructura administrativa jerárquica y por lo tanto también manejaba los flujos de información.

La edad moderna marca un hito tanto en la administración, con la aparición de las primeras teorías de la administración, como en el manejo que hace de la información. Esta época estuvo marcada por las nuevas formas de trabajo que se generaron y por la presión ejercida a los trabajadores que bien podría denominarse un ‘esclavismo moderno’. También esta época tuvo un hecho que a la postre revolucionaría todas las teorías existentes transformó los dos panoramas: administrativos e informacionales. Este hecho fue la revolución industrial, que innovó la producción de la industria, pero que también tuvo un alto impacto en el papel que la información jugaba para las mismas organizaciones.

13

(28)

Sin embargo, al ser tan nuevo el concepto de manejo de la información dentro de la organización, y el exponencial crecimiento de la misma, hicieron que surgieran nuevas tendencias y conceptos como fueron los sistemas de información o Record management, nombrado así por los estadounidenses, cuya finalidad era poner un ‘orden’ a los flujos de información y producción de la misma, con el fin que se convirtiera en la fuente primordial para la toma de decisiones y tuviera claramente definido su ciclo vital y todas las etapas propias de la información como su generación, soportes, almacenamiento, difusión, recuperación, selección y disposiciones finales, por lo que la administración de la información se convierte en una herramienta de apoyo para la gestión documental.

3.2 EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNA VISIÓN DESDE “LA FUNCIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN: ESTUDIO DEL RAMP, ELABORADO POR LA UNESCO.

(29)

mantenimiento, uso y disposición de los documentos”14. La gestión documental

debe ser enfocada teniendo en cuenta cada uno de los pasos del ciclo vital del documento (Figura 1.), que hace referencia a cada una de las etapas por las cuales pasa un documento desde su producción o creación hasta su destino final teniendo en cuenta el tratamiento que sufre en cada etapa para llegar a su eliminación o ser conservado permanentemente dentro del archivo.

Fig ura 1. Ciclo Vital del Documento, diseñada para explicar las fases por las cuales pasa el documento basada en las etapas que explicar el RAMP15

Debido a los procesos o estados que puede sufrir la documentación al pasar por cada uno de los estados del ciclo vital, es necesario establecer los

14 LLANSÓ, Sanjuan Joaquim .Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito

internacional (parte ii). Códice, julio - diciembre, año/vol. 2, número 002 Universidad de La Salle Bogotá, Colombia p. 4

15

(30)

elementos básicos que apoyen estas actividades, para conformar el diseño de un programa de gestión documental, que se define como: “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de gestión documental) al interior de cada empresa.”16, los cuales se

evidencian en el ciclo vital del documento descritos de la siguiente manera en el estudio del RAMP17:

• La fase de producción de documentos.

• La fase de utilización y conservación de los documentos. • La fase de disposición de los documentos.

Para implementar un programa de gestión documental es necesario tener en cuenta que se debe articular tanto la producción del documento, como su utilización y disposición final por lo que James Rhoads indica que para la creación de un documento es necesario identificar cómo se deben gestionar los documentos desde su aparición, teniendo en cuenta, la creación del documento, los parámetros para su elaboración, pero haciendo énfasis en la importancia que tiene el documento como producto de las funciones misionales de una empresa, ya que no se trata de conservar todo aquello que se genera, sino de clasificar la documentación, por lo que se hace necesario contar con herramientas que brinden apoyo en las tareas que se refieren a la gestión documental en cada una de las etapas18.

La producción documental inicia con la creación de los documentos los cuales deben estar normalizados por una serie de actividades tal y como lo plantea James19 donde establece que para la creación hay que tener en cuenta:

16

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Op cit., p.22

(31)

Diseño y gestión de formularios: Son aquellas medidas que se deben tener en cuenta para el nacimiento del documento como es, el formato en el cual se plasma la información, los cuales deben estar normalizados dentro de la empresa, buscando con esto tener control sobre los documentos y darle una identidad a lo que se genera. Teniendo en cuenta la gestión de los mismos, que involucra el control sobre la emisión de documentos, parametrización del número de copias que se deben emitir, las copias de formato obsoleto que deben ser eliminados, todo esto tendiente a mantener un control sobre la producción documental.

La Gestión de la correspondencia: se ocupa de la calidad y la duración de los documentos, en especial de las copias de las cartas enviadas, buscando reducir al máximo el número de copias.

Gestión de informes: en este punto es necesario tener en cuenta las versiones de los documentos y las posibles modificaciones antes de ser enviados, archivados o gestionados, además de esto hay que tener en cuenta que en el momento del envió o distribución de la información deben establecerse las directrices, para lo que es necesario tener en cuenta la facilidad que pueda brindar el servicio a la empresa, resaltando el uso de las nuevas tecnologías que permiten trabajar de manera simultánea con mas áreas y adicional a esto tiene la ventaja de resguardar los formularios que apliquen en cada uno de los casos que se requiera, como lo es el uso del computador que almacena la información en varias versiones según la directriz que se manejé, permitiendo de esta manera que no sea necesario imprimir varias veces los documentos antes de tener el documento final.

En el momento en que se emite el documento se establece su gestión pasando por varios puntos como son: la utilización y mantenimiento de los documentos20 entendiéndolo como el control, utilización y almacenamiento de los mismos que

20

(32)

son necesarios para realizar las actividades de una organización, teniendo en cuenta medidas que garanticen21:

1. La pronta disponibilidad de la información y los documentos necesarios, después de ser emitidos;en este punto se debe tener en cuenta la forma como se van a almacenar los documentos y las herramientas para la recuperación de la información, las cuales pueden ser automatizadas o análogas pero que permitan la recuperación de manera fácil, rápida y eficaz.

2. La gestión de archivos va enfocada al almacenamiento y administración de la información teniendo en cuenta los estados que sufre un documento y que constituyen fases (Figura 1) clasificadas de la siguiente manera según el artículo 23 de la ley general de archivos22:

o Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

o Archivo central. En él se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Empresa respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

o Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

(33)

Como ya se había mencionado, la gestión de los documentos también hace parte de la correspondencia o gestión del correo y las telecomunicaciones23,

teniendo en cuenta que esta se encarga del control de las comunicaciones que llegan, asegurando que el proceso de recepción y tramite se realice de forma adecuada, sin olvidar el envió de documentación fuera de la empresa y la recepción de documentación enviada por otros entes u organizaciones. La oficina de correspondencia maneja las siguientes actividades enfocadas al buen uso24:

• Recolección: esta actividad debe estar sujeta a un horario en el cual se haga la recepción y envió de documentos dentro y fuera de la empresa. • Recepción: Consiste en recibir y revisar las comunicaciones que llegan,

procedentes de las dependencias, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe constatarse que cumpla con los procedimientos establecidos para lo interno, así como requisitos de firma, anexos, número exacto de copias. Si es externo deberá verificarse que el destinatario pertenezca en efecto a la empresa.

• Radicación: Se basa en revisar el número consecutivo oficial asignado en cada dependencia a las comunicaciones internas con el fin de evitar saltos y repeticiones. Para las comunicaciones externas consiste en situar en el extremo superior derecho el respectivo rótulo con número y fecha de recibido según el grupo, con el orden de llegada, los códigos de serie y de la dependencia a la cual va dirigida la comunicación. Este sello indica que el documento ya es propiedad de la empresa y es el momento en que inicia su trámite.

• Registro: Es la anotación de los aspectos relevantes del documento en la base de datos: remitente, destinatario, fecha de elaboración, número de radicación, serie documental, relación de copias y anexos, el resumen de documento y el análisis para verificación de la correcta

23 RHOADS, James B. Op cit., p. 5 24

(34)

asignación de la serie documental. Los documentos deben ser registrados para obtener seguridad del trámite cuando sea requerido, para facilitar su recuperación y para dejar constancia de la entrega.

Estas actividades van encaminadas al buen manejo de las comunicaciones dentro de la empresa, claro está, que para el manejo no solo de las comunicaciones si no, de todos los documentos que se emiten dentro de la empresa es necesario retomar lo ya antes dicho sobre las clasificación de los archivos, ya que para determinar el paso de los documentos por los tres archivos es necesario establecer una serie de herramientas que apoyen esta gestión, puesto que no todos los documentos pasaran por los tres estados de archivos, debido a que es necesario establecer su valor administrativo dentro de la empresa bien sea para determinar la función que cumplen o para ser eliminados, cabe resaltar que la eliminación de los documentos es una tarea dispendiosa, toda vez, que se haya establecido la vida útil del documento.

(35)

La identificación de las series de los documentos25, “debe basarse en

información fidedigna acerca del carácter, volumen, información contenida y relaciones internas de los propios documentos” teniendo en cuenta la descripción que se debe hacer de cada serie que es el “conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas”26. Para realizar la identificación de las series es necesario contar con varios datos que permitan determinar lo siguiente27:

• Titulo de la serie. • Fechas que abarca.

• Cantidad de metros lineales e indicar el número de volúmenes si es posible y el tipo de soporte: fotografías, mapas, videos, Cd, etc.

• Descripción del contenido de los documentos que permita establecer la tipología documental que conforman el expediente.

• Calculo frente a la consulta que se realiza sea alta, media o baja.

• Localización de la documentación físicamente, nombrando la unidad administrativa encargada de su gestión.

• Las medidas de los estantes en donde se encuentra la documentación y la velocidad con que se acumulan anualmente.

Con la información recolectada se procederá a la elaboración de las Tablas de Retención Documental-TRD que son definidas por el Archivo General de la Nación en su Acuerdo 027 de 2006 como el “Listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia

25RHOADS, James B. Op Cit., p.9 26

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Glosario archivística. Acuerdo 27 de 2006. Disponible en: http://www.cntv.org.co/cntv_bop/basedoc/acuerdo/archivo/acuerdo_archivo_0027_2006.html. consultado el 25 de Octubre de 2009.

27

(36)

administrativa, legal o fiscal.”28 (Ver Anexo 2 Formato de TRD). Esta tabla se

debe convertir en la herramienta con la cual se podrá establecer el tiempo que debe permanecer un documento dentro de cada uno de los archivos de la Empresa, permitiendo de esta manera saber su disposición final al terminar su ciclo. Para esto es necesario establecer los principios a nivel operativo que constituyen el inicio de la gestión documental, la Identificación y la Valoración, preceden la elaboración de las Tablas de Retención y la Selección y Eliminación, constituyen el resultado de las mismas.

La Identificación29: en esta fase se permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación a analizar. Para la identificación de secciones y series dentro del fondo documental, se debe realizar teniendo en cuenta la estructura orgánico - funcional de la entidad productora; este procedimiento se denomina clasificación, la cual permitirá ubicar el nivel que se quiere caracterizar y describir. Además, debe partirse del fondo, identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando luego por la sección y subsección.

La Valoración30: El objetivo principal de esta es proteger el Patrimonio

Documental, ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

Valor Administrativo: Consiste en la utilidad que prestan los documentos creados o recibido por una institución para responder a trámites administrativos. En este valor pueden analizarse dos aspectos, la entidad productora y el usuario externo o beneficiario.

28

Ibid., p.9 ¿?? corresponde a la lista de figuras……. Validar citas .. op. Cit (autor) pagina etc.

(37)

Valor Jurídico: Este valor se refiere a los derechos y obligaciones que tienen o pueden tener las administraciones o los administrados en una sociedad normalizada por el derecho positivo.

Valor Legal: Es aquel que tiene efectos para el presupuesto del Estado o fisco.

Valor contable: Es aquel que se constituye en prueba de operaciones financieras y movimientos de dinero ante particulares o cualquier entidad.

La Selección31: Este proceso determina el destino final de la documentación, ya sea para su eliminación o su conservación total o parcial. La selección documental permite obtener mejor control y fácil localización de los documentos necesarios, ya sea para el servicio de la administración misma o para el usuario externo. Así mismo, reduce costos en espacio, tiempo y materiales que garanticen la conservación documental. Finalmente, ofrece como resultado acervos documentales coherentes que reflejen la estructura de la entidad que los produjo.

La Eliminación32: Es la destrucción física de la documentación que carece de

valores primarios y secundarios. Para decidir la modalidad de eliminación, el Jefe de Archivo y el Comité de Archivo debe decidir los criterios que respaldan la decisión de destrucción o de pertenencia de la documentación. Ningún documento debe ser eliminado sin estar previamente registrado en la Tabla de Retención debidamente aprobada. La Oficina Productora debe avisar al Jefe de Archivo Central y éste al Comité de Archivo de la entidad para efectuar sus respectivas eliminaciones. Sin olvidar elaborar una Acta de Eliminación como testimonio de la documentación que se destruye y de igual forma se debe llevar un registro de las eliminaciones realizadas.

(38)

La Tabla de Retención Documental se elabora teniendo en cuenta la normativa vigente que aplique para las series documentales, adicional a esto, se describe los procesos que seguirá cada documento teniendo en cuenta lo ya descrito sobre la valoración puesto que esta determinara la validez de los documentos después de cumplir su ciclo, pero para identificar aquellos documentos que son de validez permanente es necesario realizar la evaluación de documentos33 lo cual se refiere a evaluar las series que serán de eliminación toda vez que la documentación que se elimine probablemente no pueda recuperarse, en algunos casos y después de evaluar la documentación se determina realizar una selección de una muestra representativa de la misma, lo cual debe quedar registrado bien sea por medio de una política o en un informe.

Pero las Tablas de Retención Documental (TRD) cumplen su función sobre la información que se encuentra en gestión, pero para aquella información que reposa en los archivos y que no ha recibido ningún tratamiento archivístico se deben elaborar las Tablas de Valoración Documental (TVD) que es “el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final”34. Esto se aplica a los Fondos

Documentales Acumulados que son “documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios”35, estas tablas buscan darle un valor a la información y determinar

qué información es vitalicia para la Empresa y qué información puede ser eliminada. Para la realización de estas tablas es necesario contar con la

33

RHOADS, James B. Op Cit., p.11

(39)

“trascendencia como testimonio de la Entidad, de la actuación de la administración y de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia”36.

En la historia de la Empresa incluye todas las estructuras organizacionales que hayan existido las cuales determinaran las oficinas productoras y de esta manera permitirán evaluar la importancia de los documentos gestionados en determinado tiempo.

Tanto para las TRD como para las TVD los documentos que se determine que deben ser eliminados estarán soportados por un registro que indique el documento a destruir y la autoridad que haya decidido la supresión. Dicho registro deberá conservarse permanentemente.37

3.3 ESTÁNDARES- NORMAS ISO 3.3.1 ISO 1548938

Para el manejo de la gestión documental se ha establecido la Norma ISO 15489 la cual regula a nivel internacional las políticas y procedimientos de la gestión de documentos de archivo con el objetivo de asegurar una adecuada atención y protección a los mismos, permitiendo que la evidencia e información que contienen, pueda ser recuperada de manera eficiente y eficaz usando prácticas y procedimientos normalizados.

36 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:

Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.57, citado en la guía de fondos acumulados

37

RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP. Op Cit., p.13

38CASTRO CRUZ, Kattia. Norma ISO 15489. Disponible en:

http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Kathia%20Castro.ppt. [archivo PPT]. CONSULTADA EL 19 DE Noviembre de 2008.( Esta norma fue adoptada en septiembre del 2001, cuando La Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados: ISO 15489-1: 2001 Information and documentation – Records management – Part 1: General, e ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation – Records management –

(40)

La Norma ISO 15489 se divide en dos partes:

• 1ra. Parte: se refiere a la parte teórica, su objetivo es presentar la estructura de la norma en cuanto a todo lo que la rodea.

• 2da Parte: se refiere a las Directrices Informe técnico ISO/TR 15489-1, uno de sus objetivos es presentar una metodología que facilite la implementación de la Norma ISO 15489-1 en todas las organizaciones que necesiten gestionar sus documentos.

La norma ISO 15489 propone ocho etapas en la implementación del un programa de gestión de documentos:

Etapa A: Investigación preliminar.

Etapa B: Análisis de las actividades de la organización. Etapa C: Identificación de los requisitos.

Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes.

Etapa E: Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos. Etapa F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Etapa G: Implementación de un sistema de gestión de documentos. Etapa H: Revisión posterior a la implementación.

3.3.2 ISDF 39

La Norma ISDF Norma internacional para la descripción de funciones sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. La descripción de las funciones hace parte integral de la razón de ser de una empresa, en este caso explica la

(41)

procedencia de los documentos y establece la producción y la utilización de los documentos que constituyen el resultado directo de la realización de las funciones.

Esta norma toma como base el modelo de descripción elaborado por la ISAD (G) y los registros de autoridad creados de acuerdo con la ISAAR (CPF).

Estructura de la Norma:

Los elementos de descripción están organizados en cuatro áreas de información:

• Área de Identificación: En la que se incluye la información que identifica unívocamente la función y que define un punto de acceso normalizado. • Área de Contexto: En la que se recoge información sobre la naturaleza y

contexto de la función.

• Área de Relaciones: En la que se consignan y describen las relaciones con otras funciones.

• Área de Control: En la que se identifica de forma unívoca la descripción de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué institución se creó y actualizó la descripción.

Adicional a lo anterior es necesario vincular las descripciones con la descripción de la institución teniendo en cuenta los siguientes campos:

1) Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad relacionada.

a) Objetivo: Identificar de manera unívoca la entidad relacionada (institución, documento/sn de archivo u otro recurso de información) y permitir la vinculación de la descripción de función con la descripción de la entidad relacionada.

(42)

2) Naturaleza de la relación.

a) Objetivo: Identificar la naturaleza de la relación entre la función y la entidad relacionada.

b) Regla: Describir la naturaleza de la relación entre la función y la entidad relacionada.

En el caso de relaciones con instituciones, complementar información relativa a la manera en que la institución realiza la función, por ejemplo, completamente, parcialmente, conforme a la legislación, conforme al mandato.

3) Fechas de la relación.

a) Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación entre la función y la entidad relacionada.

(43)

4. MARCO LEGAL 41

El Marco legal se aplicará en cada una de las fases de la gestión documental, que a continuación se relaciona, teniendo en cuenta que para el buen funcionamiento de cada proceso es necesario reglamentarla y controlarla desde la normativa que la rige.

4.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

El inicio del ciclo vital del documento se encuentra en la producción documental, siendo la emisión de un documento por lo que según la normativa Colombiana se rige de la siguiente manera:

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos, (Este Articulo aplica debido a que esta Empresa trabaja con Empresas Publicas)

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Civil

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. (Este Articulo aplica debido a que esta Empresa trabaja con Empresas Publicas)

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones

(44)

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio (Ya que esta Empresa Licita con el Estado)

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las Empresas públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

(45)

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

4.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

La recepción de documentos hace referencia al proceso mediante el cual una Entidad pública o privada recibe los documentos, por lo que a continuación se hace referencia a la normativa vigente en Colombia que aplica para dicho proceso:

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

4.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Proceso mediante el cual se distribuyen, utilizan, manejan y centralizan los documentos dentro de la Entidad pública o privada.

(46)

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

4.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Se refiere a todo trámite que se realice con los documentos ya sea por peticiones externas o interna de la Empresa.

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 6, 16, 17, 22.

Artículo 25. Establece que las Empresas de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

(47)

4.5 CONSULTA DE DOCUMENTOS:

La consulta de documentos es aquella mediante la cual se realiza proceso de consulta restando la confidencialidad de los algunos documentos y reglamentando el procedimiento para acceder a la información requerida, teniendo en cuenta la siguiente normativa vigente en Colombia.

Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones...

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

4.6 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La conservación va encaminada a la manera como se debe resguardar y proteger la información dentro de la Empresa, teniendo en cuenta que los documentos constituyen la historia de la Nación y tiene valor probatorio en acciones legales.

Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

(48)

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías....

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

(49)

5. MARCO REFERENCIAL

5.1 TPD INGENIERIA42

TPD INGENIERÍA S.A. se creó el 06 de junio de 1997, mediante escritura pública No. 0001685 de la notaría 40 de Bogotá, e inscripción ante la Cámara de Comercio de Bogotá No. 00591532.

El principio fundamental desde sus inicios, ha sido el posicionamiento como líder en la Ingeniería de Tránsito y Transporte a nivel nacional. A partir de su creación, TPD INGENIERÍA S.A., ha desarrollado un número considerable de contratos con Empresas públicas y privadas en las áreas de la Ingeniería de vías, Tránsito y Transporte, en los cuales ha demostrado su gran capacidad técnica, logística y humana, lo que le ha representado ubicarse a la vanguardia dentro de las empresas nacionales dedicadas a esta especialidad, contando siempre con un grupo de profesionales, técnicos y operarios altamente calificados para la ejecución de las labores a su cargo.

5.1.1 Misión

La misión de TPD INGENIERÍA S.A. es desarrollar proyectos de Consultoría e Interventoría de estudios de Tránsito y Transporte, Construcción y mantenimiento de vías, en contribución a la movilidad urbana y regional. Proyectos de excelente calidad, en concordancia con los más altos estándares técnicos, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los Clientes, mediante la mejora continúa de nuestros procesos, desarrollada por un Equipo humano competente y comprometido.

42

(50)

5.1.2 Visión

(51)

6. METODOLOGÍA

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

La metodología del presente trabajo se enmarca en la tipología de una investigación descriptiva, “Este tipo de investigaciones es apropiado en situaciones en las que se desea estudiar intensivamente características básicas, la situación actual, e interacciones con el medio de una o unas pocas unidades tales como individuos, grupos, instituciones o comunidades.”43

6.2 DISEÑO METODOLÓGICO

6.2.1 Fases, Actividades Y Productos

FASE 1: Diagnostico de los flujos de información y de la Documentación:

basándonos en el control y manejo que se encuentra en funcionamiento en la organización.

ACTIVIDADES:

ƒ Aplicación de encuestas de diagnóstico, para determinar las necesidades de la empresa.

ƒ Aplicación de entrevistas para el conocimiento de los procesos que se llevan a cabo para la producción y difusión de los documentos en cada unidad.

ƒ Análisis manuales de funciones y procedimientos.

PRODUCTOS

ƒ Diagnóstico sobre el estado de la documentación en la empresa

43

(52)

FASE 2:Diseño de las bases metodológicas para la implementación de un Programa de Gestión Documental: Generación del documento de propuesta que contenga las directrices para la aplicación del programa de gestión documental contemplando los procesos.

ACTIVIDADES

ƒ Análisis a la Información recopilada en el diagnostico.

ƒ Generación de las políticas propuestas para la gestión documental.

ƒ Generación de conclusiones y recomendaciones.

PRODUCTOS A ENTREGAR

ƒ Propuesta de programa de gestión documental.

FASE 3: Prueba piloto en el archivo de gestión con la organización de la Serie documental Historias Laborales y el área de correspondencia. Implementar las políticas y recomendaciones de la propuesta de programa de gestión documental en el archivo de gestión para la serie documental Historias Laborales de TPD Ingeniería, además de formular una política para el manejo de las Comunicaciones dentro de la empresa buscando automatizar la misma.

ACTIVIDADES

ARCHIVO DE GESTIÓN SERIE: HISTORIAS LABORALES

• Diagnóstico de Situación Actual de Archivo de Historias Laborales • Establecimiento de una política para la Organización de las

Historias Laborales

Organización de Historias Laborales

• Organización

• Selección y depuración de duplicados

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• Rotulación de carpeta • Foliación

• Inventario de unidad documental • Digitación de inventario documental

• Almacenamiento de historias inactivas en cajas

CORRESPONDENCIA

Diagnóstico de Situación Actual de la Oficina de Correspondencia

• Recolección de información. • Análisis de información • Elaboración de diagnóstico.

PRODUCTOS A ENTREGAR

• Archivo de historias laborales con la reglamentación legal vigente y con las características descritas en el documento propuesta de programa de gestión documental que sean aplicables.

(54)

7. DIAGNOSTICO INTEGRAL A LA DOCUMENTACIÓN DE TPD: METODOLOGÍA DE APLICACIÓN.

7.1 Planeación

El Diagnóstico contempla “la identificación de problemas, oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa, así como los planes de mejoramiento y de contingencia”44. Por su parte, Integral de Archivos se basa a lo establecido por el Archivo General de la Nación en su Manual de Organización de Fondos Acumulados y sobre la Guía para la Organización de Fondos Documentales Acumulados del Archivo de Bogotá.

El establecimiento del nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación que “contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización” y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración, la planeación, la gestión documental, servicios de archivos y muy especialmente como “herramienta para evaluar las diferentes variables que inciden en la preservación” y en la “formulación de programas de conservación preventiva”45.

El diagnóstico debe contemplar como mínimo los siguientes aspectos, siguiendo los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación en su obra: Diagnóstico integral de archivos46.

44

(55)

7.2 Identificación.

Esta variable involucra lo referente a la estructura orgánica y administrativa de la Empresa, las funciones de cada una de las áreas, el presupuesto destinado a gestión documental y organización de archivos, recurso humano que ejecuta las labores de producción y organización de los documentos. De igual forma, contempla información sobre el Sistema de Gestión de Calidad (Procesos, procedimientos, registros, instructivos, listado maestro de documentos, listado maestro de registros, procedimiento de elaboración de documentos), herramientas del sistema de gestión documental, transferencias y disposición final de los documentos, estructura y organización de las unidades de información, formación y capacitación en archivo, y características generales de conservación.

La identificación de la gestión documental en la Empresa se realizará de forma general y luego se analizará cada dependencia reflejando las características propias de cada una de ellas en relación a los archivos. A su vez, plasma las políticas actuales de la gestión documental desde la producción documental pasando por la recepción, clasificación, distribución, trámite, organización, descripción, consulta, conservación, hasta llagar a la disposición final y transferencia primaria o secundaria según corresponda.

De otra parte, es fundamental que se realice levantamiento de información con el personal encargado de generar las políticas archivísticas, de tal modo que los procesos a ejecutar o implementar no vayan en contravía de las políticas ya definidas o por definir.

7.3 Infraestructura Física Y Tecnológica.

(56)

posibles factores de deterioro como la iluminación, ventilación, humedad relativa, temperatura y contaminantes atmosféricos.

7.4 Características De La Documentación

Se contemplará el estudio de las características físicas y técnicas de la documentación, en cualquier tipo de soporte (papel, magnético, otro). Inicialmente debe especificar el estado de organización de los documentos, unidades de almacenamiento, niveles de ordenación, clasificación, identificación y descripción.

7.5 Organización

Se tendrán en cuenta los siguientes ítems para el levantamiento de información

• Empresa y dependencias responsables del fondo.

• Estructura Orgánico funcional de la Empresa desde sus inicios. • Funciones y procesos de la Empresa.

• Número y ubicación de los depósitos. • Estructura de archivos de la Empresa. • Numero de fondos almacenados. • Antecedentes.

7.6 Conservación

• Características constructivas del edificio y su condición. • Tipo de iluminación, ventilación, su manejo y control. • Tipo de mobiliario de archivo y su condición.

• Medidas de prevención y desastres. • Mantenimiento y limpieza.

(57)
(58)

7.7 Metodología De Diagnóstico

ID (QUE) ACTIVIDAD (QUIEN) RESPONSABLE (COMO) TAREA REGISTROS

1 Establecer la mesa de trabajo para el levantamiento de diagnóstico

integral de archivos en la Empresa

Natalia Ardila. Coordinadora

Practicas por parte de TPD

Acordada fecha y hora con la Empresa, se realiza una reunión donde se explica el objeto, alcance y criterios del diagnóstico, se hace entrega oficial de los formatos de diagnostico.

- Formatos de diagnóstico

2 Programar el

recorrido

Natalia Ardila. Coordinadora

Practicas por parte de TPD

La Empresa deberá entregar al equipo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de archivos la lista de dependencias y se realiza la propuesta de programación del recorrido.

- Lista de dependencias

-Programación de recorrido.

3 Implementar la

metodología de diagnóstico

Natalia Ardila. Coordinadora

Practicas por parte de TPD

Según el recorrido programado, el grupo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de archivos realiza el recorrido y aplica las encuestas

(59)

4 Consolidar y analizar la información

recolectada

Natalia Ardila. El responsable del diagnóstico integral de archivos compila, analiza la información recopilada en la visita.

-Consolidado de la información

recopilada

5 Presentar y

entregar el informe

final de diagnóstico

Natalia Ardila. El responsable entrega el Informe final de diagnóstico

-Informe preliminar de diagnóstico.

6 Retroalimentar la información con la Empresa

Natalia Ardila. Coordinadora

Practicas por parte de TPD

El grupo responsable del diagnóstico integral de archivos programa una reunión con la Empresa, con el objetivo de socializar los hallazgos y presentar el informe final del diagnóstico.

La Empresa debe revisar el diagnóstico propuesto por el estudiante de la Pontificia Universidad Javeriana los respectivos ajustes.

- Acta de reunión

7 Ajustar el

diagnóstico

Natalia Ardila. A partir de las observaciones de la Empresa, el grupo interdisciplinario responsable del diagnóstico integral de archivos realiza los ajustes

(60)

8. APLICACIÓN DE DIAGNOSTICO: ANÁLISIS DE RESULTADOS

En este punto se ha realizado el levantamiento de la información según el organigrama de TPD, arrojando los siguientes resultados:

8.1 GESTIÓN DE COMUNICACIONES

PUNTO DE ATENCIÓN PARA LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Figure

Figura 1.  Ciclo Vital del Documento, diseñada para explicar las fases por las

Figura 1.

Ciclo Vital del Documento dise ada para explicar las fases por las . View in document p.29
Tabla 1
Tabla 1 . View in document p.67
Tabla de retención documental
Tabla de retenci n documental. View in document p.122
Tabla de retención documental
Tabla de retenci n documental. View in document p.123
Cuadro de clasificación documental
Cuadro de clasificaci n documental. View in document p.125