LA EMPRESA “ELEVAL CÍA LTDA.”
3.2. BREVE ANALISIS DE LAS AREAS DE LA EMPRESA ELEVAL CÍA LTDA.
3.2.1 Análisis del Área Administrativa
La información que se expone fue obtenida bajo la técnica de recolección de información y de observación directa, entrevistas a los funcionarios y empleados de la empresa ELEVAL CÍA LTDA y documentación presentada por la misma.
La administración es el proceso de diseñar y mantener el entorno en que, trabajando por grupos los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.13
“ELEVAL CÍA LTDA”, pese a su eminente crecimiento y logros alcanzados, se puede denotar que si se tiene noción de lo que son los procesos Administrativos y sin desmerecer a las personas que han estado al frente, se ha podido observar que en su mayoría no se ha cumplido a cabalidad las cinco etapas fundamentales de la Administración que son:
Planeación
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Dirección Control Coordinación
PLANEACIÓN.- En esta parte no se han establecido objetivos ni metas; lo cual dificulta la proyección de los esfuerzos de la organización, también se pudo observar que se carece de políticas, procedimientos, reglamento y programas; además los trabajadores existentes que tiene la empresa aún no se ha determinado exactamente sus tareas, por lo cual puede haber duplicación de funciones y poniendo las actividades a criterio de cada colaborador.
Cabe recalcar que “Eleval Cía. Ltda.” posee misión y visión que son las siguientes:
MISIÓN.- Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos para que estos funcionen a la perfección conservando en el tiempo su apariencia.
Modernizar e instalación de ascensores con las más rígidas especificaciones de calidad, seguridad con los últimos adelantos tecnológicos.
Contar con un equipo humano altamente entrenado, calificado y competitivo, comprometido en satisfacer las necesidades y gustos de nuestros clientes y usuarios.
VISIÓN.- Consolidar nuestra participación en el mercado Ecuatoriano posicionando nuestra compañía y productos en el primer lugar de ventas y servicio en la industria de transporte vertical.
Mantener clientes, usuarios y empleados satisfechos e introducir al mercado nuevos y mejores productos que sean competitivos en calidad, precio, seguridad y tecnología.
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Satisfacer las necesidades y gustos de nuestros clientes y usuarios con equipos que sean cada vez más confiables rápidos y cómodos.14
ELEVAL CÍA LTDA. Tiene como valores corporativos los siguientes:
ETICA.- resaltamos la moral y el profesionalismo en el cumplimiento de los deberes, y derechos frente a la compañía, competencia, clientes y sociedad en general.
HONESTIDAD.- somos transparentes en todas nuestras acciones.
LEALTAD.- asumimos un sentido de pertenencia, somos leales a los principios de la compañía y fieles con nuestros clientes.
RESPETO.- somos tolerantes y pluralistas, reconocemos la autonomía de los demás, conocemos nuestros deberes los cuales son ejecutados con puntualidad.15
ORGANIZACIÓN.- no se tiene organigramas como: estructural, funcional, de posición y lineal y un desglose de funciones y tareas de cada puesto de trabajo, no existen procesos establecidos; hasta ahora se ha trabajado con procesos de manera empírica lo cual le ha permitido un funcionamiento, mas no el óptimo y necesario para su adecuada gestión empresarial.
Tomando en cuenta el tamaño de la empresa el área de Talento Humano es parte del área Administrativa por lo cual cabe mencionar que la misma no cuenta con un proceso de selección pues este se realiza empíricamente bajo ningún concepto establecido, si no por simples recomendaciones o con personas que al parecer tienen habilidades para desempeñarse en el negocio cabe recalcar que este sistema no siempre da resultado puesto que al aspirante no se le analiza ningún tipo de evaluación profunda para saber si el aspirante en un futuro responderá con los objetivos institucionales.
14ELEVAL CÍA. LTDA, Información entregada de forma documentada por la administración. 15
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empresa o del perfil de puesto que se requiera en la empresa.
Por otro lado no se realizan evaluaciones de desempeño, para poder observar el desenvolvimiento del personal su desarrollo profesional, o su ineficiencia para realizar las tereas encomendadas.
La empresa cuenta con un control de asistencia y puntualidad, también cuenta con un archivo de información sobre todos y cada uno de su personal.
No cuenta con algún sistema de incentivos y motivaciones al trabajador, lo cual podría ser perjudicial porque podría disminuir la eficiencia y eficacia del trabajador, no permitiéndole ponerse metas cada vez más altas y su adecuado desarrollo profesional y humanístico. Tampoco cuenta con una cultura organizacional, señalando como cultura organizacional al patrón general de conducta, creencias y valores que cada miembro de una organización comparte, lo que quiere decir que la cultura de la organización es sumamente estable y no cambia rápidamente.
DIRECCIÓN.- no se tiene una adecuada organización estructural lo que impide la dirección eficaz; además no se realizan charlas motivacionales, ni talleres para fomentar la comunicación e integración del equipo de trabajo. Ni se han establecido claramente los objetivos los cuales son pilares fundamentales para la dirección de una empresa.
CONTROL.- el control es el cumplimiento de tres directrices escánciales que son:
Establecimiento de normas.
Medición del desempeño en base a las normas.
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Las normas son sencillamente criterios de desempeño, lo cual en ELEVAL CÍA LTDA. No existen en lo absoluto, por ejemplo cuando un producto o pieza especifica se termina no hay ningún indicador que permia saber con anterioridad que el producto está por terminarse para que permita el remplazo inmediato antes que se extingan las existencias de la misma, en este caso se tendría que aplicar una norma se seguridad de stock de inventarios, para evitar quedarse sin el producto.
No existe personal responsable de cada procesos, es decir todos cumplen distintas tareas, sin que ninguna de ellas sea específica y al momento de realizar las tareas las cambian de manera inesperada, lo cual causa que los procesos queden inconclusos y sin ningún responsable.
Por otro lado no existe ninguna política para la recaudación de cuentas por cobrar, pese a que se tiene un registro de clientes, en ocasiones la base de datos de los clientes no está actualizada y esto en muchos casos no ha permitido recuperación de cartera.
COORDINACIÓN.- no existe la coordinación necesaria puesto a que existe comunicación pero no concatenación de procesos y actividades entre áreas lo cual dificulta la coordinación de las mismas.
3.2.3 Análisis del Área Financiera -Contable
En el breve análisis que se realizó en el área financiera se pudo determinar que no existen procesos establecidos para llevar la contabilidad; no existe un proceso contable, no hay procesos para llevar inventario, no se concilian la cuenta de bancos de manera óptima, no se tiene una estrategia de recuperación de cartera, no se realizan planificaciones para realizar posteriores financiamientos; además no se analizan profundamente las propuestas bancarias para las mismas.
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negocio.
3.2.4. Análisis del Área Comercial
No tiene procesos establecidos para atención al cliente, ni se ha analizado la satisfacción del cliente con un seguimiento pos venta, procesos, además no hay un proceso de venta ni procesos de importación; además el área de Marketing y el área de Ventas debido al tamaño minúsculo de la empresa están bajo la dirección del área Comercial.
No se tiene un plan de marketing, no se ha establecido un proceso de publicidad ni hay control de publicidad en el caso que se realizara periódicamente o esporádicamente, No se realizan evaluaciones constantes sobre la competencia (Benchmarking), Ni se realizan sondeo de mercados para lanzar un nuevo producto, tampoco un (Top on Maind) para determinar la posición que esta la empresa en la mente del consumidor. Cabe recalcar que la empresa cuenta con una marca registrada; mas no tiene un eslogan.
La empresa cuenta con una página web la que utiliza como medio de publicidad y de contacto directo con el cliente existente o potencial de la empresa; mas no se realizan propagandas, publicidad gráfica.
3.2.5 Análisis del Área Técnica
En esta área existen manuales de instalación de piezas y ascensores los mismo que vienen desde el fabricante, mas no existen procesos para la implementación de los mismos el personal en esta área no tiene establecidos sus labores, además en esta área se contratan temporalmente mano de obra en caso de que la empresa posea un trabajo grande en el que se necesite mucha mano de obra, en este caso la empresa puede correr el riesgo de perder el know how debido a que sus procesos estratégicos que son la instalación y reparación y modernización de ascensores lo está haciendo otra empresa la cual en el futuro
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puede utilizar los conocimientos adquiridos para crear una empresa que se dedique a estos servicios y ser la competencia directa de “ELEVAL Cía. Ltda.”
3.2.5. Análisis de las Disposiciones Legales de la Compañía
3.2.5.1 Disposiciones Generales
Art. 92.- La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre tres o más personas, que solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que se añadirán, en todo caso, las palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente abreviatura. Si se utilizare una denominación objetiva será una que no pueda confundirse con la de una compañía pre-existente. Los términos comunes y los que sirven para determinar una clase de empresa, como "comercial", "industrial", "agrícola", "constructora", etc., no serán de uso exclusive e irán acompañadas de una expresión peculiar
Art. 93.- La compañía de responsabilidad limitada es siempre mercantil, pero sus integrantes, por el hecho de constituirla, no adquieren la calidad de comerciantes.
La compañía se constituirá de conformidad con las disposiciones de la presente Sección.
Art. 94.- La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la realización de toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitida por la Ley, excepción hecha de operaciones de banco, segura, capitalización y ahorro.16
3.2.5.2 De las personas que pueden asociarse
Art. 98.- Para intervenir en la constitución de una compañía de responsabilidad limitada se requiere de capacidad civil para contratar. El menor emancipado, autorizado para comerciar, no necesitará autorización especial para participar en la formación de esta especie de compañías.
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constituir compañías de responsabilidad limitada, no podrán hacerlo entre padres e hijos no emancipados ni entre cónyuges.
Art. 100.- Las personas jurídicas, con excepción de los bancos, compañías de seguro, capitalización y ahorro y de las compañías anónimas extranjeras, pueden ser socios de las compañías de responsabilidad limitada, en cuyo caso se hará constar, en la nómina de los socios, la denominación o razón social de la persona jurídica asociada.
3.2.5.3 Del capital
Art. 102.- El capital de la compañía estará formado por las aportaciones de los socios y no será inferior al monto fijado por el Superintendente de Compañías. Estará dividido en participaciones expresadas en la forma que señale el Superintendente de Compañías.
Al constituirse la compañía, el capital estará íntegramente suscrito, y pagado por lo menos en el cincuenta por ciento de cada participación. Las aportaciones pueden ser en numerario o en especie y, en este último caso, consistir en bienes muebles o inmuebles que correspondan a la actividad de la compañía. El saldo del capital deberá integrarse en un plazo no mayor de doce meses, a contarse desde la fecha de constitución de la compañía.
Nota: Inciso primero reformado por Art. 99-g) de Ley No. 4, publicada en Registro Oficial Suplemento 34 de 13 de marzo del 2000.
Art. 103.- Los aportes en numerario se depositarán en una cuenta especial de "Integración de Capital", que será abierta en un banco a nombre de la compañía en formación. Los certificados de depósito de tales aportes se protocolizarán con la escritura correspondiente. Constituida la compañía, el banco depositario pondrá los valores en cuenta a disposición de los administradores. 17
Art. 105.- La constitución del capital o su aumento no podrá llevarse a cabo mediante suscripción pública.
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Art. 107.- La participación de cada socio es transmisible por herencia. Si los herederos fueren varios, estarán representados en la compañía por la persona que designaren. Igualmente, las partes sociales son indivisibles.
Art. 109.- La compañía formará un fondo de reserva hasta que éste alcance por lo menos al veinte por ciento del capital social.
En cada anualidad la compañía segregará, de las utilidades líquidas y realizadas, un cinco por ciento para este objeto.
3.2.5.4 Derechos, Obligaciones y Responsabilidades de los Socios
La empresa reconoce como derecho de los socios lo siguiente:
Iintervenir, a través de asambleas, en todas las decisiones y deliberaciones de la compañía, personalmente o por medio de representante o mandatario constituido en la forma que se determine en el contrato.
Para efectos de la votación, cada participación dará al socio el derecho a un voto. percibir los beneficios que le correspondan, a prorrata de la participación social pagada, siempre que en el contrato social no se hubiere dispuesto otra cosa en cuanto a la distribución de las ganancias.18
3.2.5.5 La Administración
Art. 116.- La junta general, formada por los socios legalmente convocados y reunidos, es el órgano supremo de la compañía. La junta general no podrá considerarse válidamente constituida para deliberar, en primera convocatoria, si los concurrentes a ella no representan más de la mitad del capital social. La junta general se reunirá, en segunda convocatoria, con el número de socios presentes, debiendo expresarse así en la referida convocatoria.
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Art. 127.-La responsabilidad de los socios administradores de la compañía se extinguirá en conformidad con las disposiciones contenidas en los Arts. 264 y 265 y en la Sección VI de esta Ley.19
Sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar, los administradores o gerentes responderán especialmente ante la compañía por los daños y perjuicios causados por dolo, abuso de facultades, negligencia grave o incumplimiento de la ley o del contrato social. Igualmente responderán frente a los acreedores de la compañía y a los socios de ésta, cuando hubieren lesionado directamente los intereses de cualquiera de ellos.
3.2.5.5. La Forma del Contrato
Art. 136.-La escritura pública de la formación de una compañía de responsabilidad limitada será aprobada por el Superintendente de Compañías, el que ordenará la publicación, por una sola vez, de un extracto de la escritura, conferido por la Superintendencia, en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio de la compañía y dispondrá la inscripción de ella en el Registro Mercantil. El extracto de la escritura contendrá los datos señalados en los numerales 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del Art. 137 de esta Ley y, además, la indicación del valor pagado del capital suscrito, la forma en que se hubiere organizado la representación legal, con la designación del nombre del representante, caso de haber sido designado en la escritura constitutiva y el domicilio de la compañía.
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3.4. DIAGNOSTICO FODA .
El análisis FODA tiene como propósito la identificación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas las mismas que sirven para plantear las estrategias que la empresa necesita ese momento. Utilizando un diagnostico que es la acción de reconocer algún tipo de situación errónea de la empresa.
En el análisis de esta matriz está implícita la meta de alcanzar la óptima combinación entre los recursos de la empresa con el entorno, a fin de lograr una ventaja competitiva sostenible mediante las siguientes acciones.20
Construir sobre las fortalezas de la empresa.
Reducir las debilidades o adoptar una estrategia que evite las debilidades. Explotar las oportunidades, en especial utilizando las fortalezas de la empresa. Reducir la exposición a las amenazas o contrarrestarlas.
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