Elaborar el marco procedimental que permita realizar de manera oportuna cancelar las obligaciones contraídas por concepto de Nómina, prestaciones sociales, Seguridad Social, Parafiscales y demás derechos laborales a que haya lugar por parte de SIGNUS BOUTIQUE.
Este procedimiento aplica para el Gerente o propietario, Dirección Financiera y Administrativa.
2. DEFINICIONES
NÓMINA: Es la relación nominal de los trabajadores de SIGNUS BOUTIQUE, a los que les será remunerado su trabajo particular en el cual han de recibir su paga y justificar con su firma haberlos recibido.
JORNADA DE TRABAJO: Número de horas laboradas diariamente, para el caso de SIGNUS BOUTIQUE de 8 horas diarias.
ASIGNACIÓN BÁSICA: Es la remuneración fijada por Ley para los diferentes cargos de SIGNUS BOUTIQUE.
SALARIO: Toda retribución cuya naturaleza sea por su habitualidad, propósito y circunstancias la de remunerar los servicios personales del trabajador en beneficio directo y principal de este, aunque otra sea su denominación y el pago se descomponga en diferentes partidas. Es una noción amplia que comprende todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución a sus servicios.
NOVEDADES: Modificaciones o cambios en las condiciones del empleado o trabajador, que afectan los pagos de salarios, entre las cuales se tienen descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación quincenal y pago de la nómina.
DESCUENTOS Y DEDUCCIONES: Son las sumas de dinero que se debitan del salario del empleado o trabajador como los descuentos de previsión social.
SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Es una figura creada por la Ley 15 de 1959, y reglamentado por el Decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el auxilio de transporte no hace parte del salario, puesto que no constituye ingresos para el empleado, el auxilio tiene por objeto facilitar al empleado llegar al sitio de labor pero no constituye una remuneración por su trabajo. Siendo así las cosas, el auxilio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social.
PRESTACIONES SOCIALES: Es lo que debe el patrono al trabajador en dinero, especie, servicios u otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse pactado en convenciones o en pactos colectivos, o en el contrato de trabajo, o establecida en el reglamento interno del trabajo.
VACACIONES: Prestación social mediante la cual los empleados tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones, por cada año de servicio.
PRIMA DE NAVIDAD: Prestación social mediante la cual todos los empleados tendrán derecho la cual es equivalente a un (1) mes de sueldo que corresponda al cargo.
CESANTÍAS: Prestación social a la cual tienen derecho los empleados vinculados de carácter permanente pagada a razón de un mes de sueldo por cada año de servicio.
APORTES PARAFISCALES: Toda empresa, unidad productiva entidad pública que tenga trabajadores vinculados debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
DERECHOS LABORALES: Son las novedades presentadas por parte del funcionario, por conceptos derivados de su trabajo y que están contemplados en el código sustantivo del trabajo. Estos conceptos son: Vacaciones, licencias, permisos, primas, seguros.
LIQUIDACIÓN: Es el acto por el cual se cancelan las obligaciones financieras por concepto de trabajo y otros derechos laborales que tienen los funcionarios de acuerdo a las disposiciones del código sustantivo de trabajo, Ley 100 y otras disposiciones legales.
3. CONDICIONES GENERALES
Para el pago de la Nómina mensual, el Auxiliar Contable recibe las novedades de nómina que se hayan presentado durante el mes, las cuales son entregadas por el Director Administrativo, con la respectiva autorización del Gerente o propietario, la novedades son horas extras, licencias no remuneradas, incapacidades, préstamos a empleados, descuentos a empleados.
Los descuentos que se realizan a los empleados con excepción de los aportes a salud y pensión, deben ir soportados por una carta de autorización del empleado. El Auxiliar Contable prepara el formato de planilla de nómina el cual realiza en Excel, y los comprobantes de pago a los empleados donde se discriminan los pagos por salario básico y novedades a que haya lugar y el descuento de salud y pensión, estos documentos se entregan al Gerente o propietario para autorización. Para efectuar pago remitirse al ciclo 5 en delante del procedimiento de cuentas por pagar.
Las liquidaciones se hacen en el caso de Terminación del contrato laboral que se puede dar por; retiro voluntario del funcionario, retiro del servicio activo por parte del funcionario, Cancelación del contrato de prestación de servicios que se hacen cada final de mes en el caso de los contratos a término definido, cada final de semestre en el caso de liquidar las primas.
Para el caso de terminación de contrato de trabajo corresponde al Contador realizar la liquidación de las prestaciones y/o los derechos laborales previa solicitud por parte del Director Administrativo.
Una vez realizada la liquidación esta se entrega para autorización de pago del Gerente.
Para efectuar pago remitirse al ciclo 5 en delante del procedimiento de cuentas por pagar.
El Tesorero debe generar formularios por planilla única en internet para pago mensual por concepto de pensión, salud, riesgos profesionales, aportes parafiscales e imprime como soportes del pago.
Para este caso el Auxiliar Contable Genera Nota Debito Bancaria del pago de Aportes a la Seguridad Social y Aportes Parafiscales.
Para el caso de Vacaciones, Primas y Cesantías estas se provisionan de manera mensual y su pago se efectúa de acuerdo a lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo Ley 100.
ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIAS Y CARGOS
Gerente
Director Administrativo - Director Financiero
Auxiliar Contable
CARACTERIZACION