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EL PLAN DE ACCION EL PLAN DE ACCION
Comencemos por comentar los reparos que mucha gente presenta ante la necesidad de la planeación.
Por lo general, las personas están de acuerdo en la importancia que tiene cualquier modelo de planeación que permita programar compromisos y actividades que
apunten a un objetivo. A pesar de eso, presentan una variedad de razones aparentemente muy bien justificadas para no llevar una planeación juiciosa en aras de sus proyectos y sus metas.
Veamos algunas de esas “razones” y analicemos un poco su “validez":
1. “No necesito escribir una lista de actividades porque todo lo tengo muy claro aquí”, mientras el dedo índice da golpecitos en la sien.
Cuando se actúa amparado en este criterio, generalmente terminamos atendiendo las cosas que requieren ser atendidas con urgencia y posponiendo siempre lo importante. Cuando se tiene una lista es mucho más fácil
establecer prioridades y se disminuye o se elimina el riesgo de dedicarse a aquellas actividades cuya prioridad no reviste importancia.
Siempre que una persona se guía por esta “norma”
terminará, indefectiblemente, olvidando tareas
importantes y argumentando que el tiempo no le alcanza para desarrollar esas tareas que se quedan sin efectuar.
2. “Si tuviera un cronograma me sentiría hostigado y eso me produciría estrés”.
En efecto el estrés se presenta cuando se programan más actividades y tareas de las que la persona es capaz de realizar o también cuando el tiempo asignado a las actividades es insuficiente. Una programación adecuada no solo debe incluir las actividades y el cronograma correspondiente, sino también el descanso y actividades recreativas si fuera el caso. De esta manera, será una herramienta que en lugar de generar estrés podrá garantizar descanso y recreación.
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Cuando no existe una herramienta de planeación fácilmente se cae en cualquiera de los extremos: Uno, trabajar desesperadamente hasta agotar todas las energías, lo cual conlleva consecuencias graves para la salud física y emocional, el deterioro de las relaciones familiares, amén de unos resultados profesionales o laborales lamentables. Otra, dado que no existe un límite de tiempo, la persona podría trabajar a un ritmo tan lento que no se lograrían los objetivos jamás. Ese “ritmo” es el que se compara con las tres velocidades del burro: despacio, más despacio y parado.
3. “Yo lo intenté, pero siempre se presentaba algún imprevisto o un asunto importante que obstaculizaba su ejecución”.
Todos deberíamos organizar un lapso de tiempo sin interrupciones de ninguna índole, una “hora tranquila”. Un período de tiempo determinado en el que usted se pueda
concentrar sin interrupciones y solo sea interrumpido si se
trata de una emergencia. Nótese que no diceurgenciasino
emergencia. La “hora tranquila” solo debe ser interrumpida si llamaron de su casa para avisarle que su
esposa va a dar a luz, o si se inició un incendio en la parte baja del edificio en el que usted se encuentra. Con estos ejemplos extremistas quiero dejar muy claro que la hora tranquila solo se interrumpe por situaciones críticas.
Ahora bien. Para su tranquilidad, siempre se presentarán situaciones urgentes y emergencias que interrumpirán su concentración y su plan de acción. Pero indefectiblemente siempre conducirá a mejores resultados seguir medianamente un programa que no seguir ninguno.
4. “La planeación es propio de personas psicorígidas, y yo soy muy dado a la creatividad, ¿ves?”.
La programación no es enemiga de la flexibilidad... pero sí es una socia declarada de la responsabilidad.
La prioridad de las tareas se establece de acuerdo con la importancia y ventaja que presenta frente a otras actividades y esa prioridad es subjetiva la mayoría de las ocasiones. Esto quiere decir que si llegado el caso, descubrimos que existe una actividad mucho más importante o urgente que debe ser incluida en el programa,
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pues se incluye. En esto cobra enorme importancia el sentido común y la responsabilidad.
Un plan de acción no es una camisa de fuerza. Y no debemos olvidar que tenemos metas en diversas áreas de nuestra vida, por lo tanto, los planes de acción no se limitan a los objetivos laborales y profesionales, sino que también deben contemplar otro tipo de metas y actividades.
Encontramos otras respuestas típicas que buscan justificar el hecho de no usar un plan de acción. Pero el fundamento es básicamente el mismo: Son arquitectos que consideran innecesario elaborar los planos del centro comercial que proyectan construir, porque lo tienen muy claro en su cabecita o porque no desean “perder tiempo en el diseño” o porque les estresa comprometerse con una fecha de entrega de la construcción…
Veamos a continuación por que conviene tener y atender un plan.
El propósito de tener un plan de acción es garantizar un control sobre la programación y ejecución de las actividades que nos acercan a las metas que nos hemos trazado y contrastar los avances que estamos logrando en ese proceso.
El Plan de Acción Eficaz El Plan de Acción Eficaz
Para trazar un plan de acción eficaz y efectivo conviene que tenga en cuenta los siguientes pasos: 1. Revise sus metas principales
2. Fracciónelas para obtener metas “volantes”, es decir metas parciales que le acerquen a la meta principal.
3. Determine tareas diarias concretas que lo acerquen a sus metas volantes.
4. Establezca cuánto tiempo le tomará la realización de cada actividad.
5. Dé un orden de prioridad a las actividades señaladas. 6. Trate de prever los obstáculos que encontrará en el
camino y los recursos que necesitará para afrontarlos con éxito.
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Un plan de acción no requiere de un formulario especial. Básicamente lo que interesa es diseñar un formato o conseguir uno que incluya los parámetros relacionados anteriormente. Cada libro de administración del tiempo sugiere un formato o una serie de formatos que le serán de utilidad para adaptarlos a sus necesidades. Escoja un formato o bosqueje uno propio. Lo importante en que tenga su propio plan de acción.
Veamos un modelo que puede ser útil para que usted lo ajuste a sus necesidades y preferencias.
META:
METAS VOLANTES: Plazo inicial Plazo final
PRIORIDAD ACTIVIDADES
RECURSOS:
Aquel que no
CAPITULOIII