Las Cajas Reales eran organismos creados por España para controlar los nuevos territorios desde la Metrópoli. Se fueron creando de forma gradual, llegando a implantarse un gran número de oficinas. Su establecimiento se realizaba atendiendo a las necesidades de cada lugar y en dependencia del núcleo de población y riquezas del territorio (aumento de tráfico en un puerto, descubrimiento de nuevas minas, etc.); en función de estos factores, existían Cajas Reales de distintas categorías y el número de Oficiales Reales de cada una dependía de la categoría de la misma. Se podía distinguir dos tipos: las "Principales" que eran administradas por Oficiales Reales, generalmente ubicadas en las cabeceras de los Virreinatos y Gobernaciones y las "Sufragáneas o Subordinadas" dependientes de las primeras, en las que debía haber un Oficial y como mínimo dos Tenientes de Oficiales Reales (Donoso, 1999).
El funcionamiento y la organización de las Cajas Reales, como expone Domínguez (2003) eran supervisados por el Consejo de Indias, máximo organismo encargado de los asuntos del Nuevo Mundo, a través de los Tribunales de Cuentas, que eran organismos intermedios entre las Cajas Reales y la Contaduría del Consejo de Indias. Entre las funciones de ésta última se encontraba la revisión de las cuentas de la Casa de Contratación, de las rentas gestionadas por los Consulados de Sevilla y Cádiz, y de las cuentas de las Cajas Reales de Indias enviadas por sus Oficiales Reales, como se muestra en el siguiente diagrama:
Diagrama No 1.Organismos encargados de la Administración de los Recursos en el Nuevo Mundo. (Elaboración propia a partir de Domínguez, 2003)
Según Donoso (1999), cada Caja tenía delimitado su distrito y recaudaban todo lo que correspondía a su demarcación, enviando el remanente a la Caja Real Principal. Las Cajas Reales Principales recaudaban lo que correspondía a su jurisdicción y por otro lado, recibían el remanente de los demás Cajas Sufragáneas dependiente de ellas, una vez cubiertos sus propios gastos. En contrapartida debían ayudar a sostener los territorios menos ricos, que no podían autoabastecerse, mediante el envío periódico de fondos. Después de realizar esta redistribución el sobrante se remitía a la Caja de la capital del virreinato y de ahí se embarcaba hacia la metrópolis. Este análisis el propio autor lo presenta resumido en un diagrama, titulado Flujo de Información y Caudales de las Cajas Reales, el cual se muestra a continuación:
Contaduría del Consejo de Indias Consejo de Indias
Tribunales de Cuentas
Diagrama No 2.Flujo de Información y Caudales de las Cajas Reales. (Donoso, 1999)
Sin embargo de este sistema organizativo, no dejaban de existir conflictos entre las partes, ya que algunas veces se producían intromisiones por parte de una Caja en el distrito correspondiente a otras (Donoso, 2008).
Las Cajas Reales desempeñaban por tanto una doble función: realizar los pagos autorizados y recaudar los derechos reales que reconocían bajo la denominación de “ramos”. De acuerdo con Donoso (1999), la clasificación de los distintos ramos es diversa y obedecía a distintos criterios:
A) Según el procedimiento de recaudación y administración:
- Por los Oficiales de la Caja Real. - A través de Tenientes Subalternos.
Ramos arrendados o adjudicados en subasta pública.
Ramos llevados por administraciones separadas.
- Encabezamientos.
B) Según la certeza de la cantidad a recaudar:
Ramos de cantidad fija o conocida de antemano.
Ramos eventuales.
C) En función de la naturaleza de los ingresos y gastos:
Ramos de la Masa Común que eran aquellos cuyas recaudaciones se destinaban
para sufragar los gastos generales de las Cajas Reales.
Ramos Particulares de la Real Hacienda, denominación que se les daba a aquellos
ramos que tenían un peculiar destino, distinto de los de la masa común, y cuyas cargas disminuían directamente el ramo mediante un cargo en, su cuenta.
Ramos Ajenos a la Real Hacienda que eran los que entraban en las tesorerías Reales
por la especial protección que el Monarca les daba y de su recaudación se ocupaban los oficiales de las Cajas Reales.
Domínguez (2003), a partir del estudio sobre La Contaduría del Consejo de Indias, al analizar las cuentas de la Caja Real de Guatemala, deja constancia de otra clasificación de los ramos. Según la autora, las cuentas se encontraban separadas por ramos, que a su vez se dividían en dos cuadernillos: “cargos del ramo (...)” y “datas del ramo (...)”. Las cuentas del año 1771 estaban compuestas por veinticinco ramos que se muestran en la siguiente tabla:
Tabla No 1:Ramos que componen las cuentas de la Caja de la Real Hacienda de Guatemala del año 1771. (Domínguez, 2003)
Cada Caja tenía asignado un mínimo de tres funcionarios principales (Donoso, 2008), aunque, en un principio, eran cuatro los denominados Oficiales Reales, nombre genérico que se le dio a los representantes de la corona en aquellos dominios, estos eran: Factor, Veedor, Tesorero y Contador.
Las tareas propias y principales de estos Oficiales se referían a la gestión de la Hacienda Real, recaudando y custodiando en común y de forma colegiada todo lo que pertenecía a la corona, sin intervenir para nada en los asuntos propios del Gobierno y realizando su cometido con absoluta independencia (Donoso, 1999).
Estos Oficiales debían emitir un informe sobre el resultado de su verificación y remitir anualmente un duplicado de las cuentas de las Cajas Reales a la Contaduría del Consejo (Domínguez, 2003).
Ramos
1 Tributos 14 Ventas de Tierras
2 Alcabalas 15 Extraordinarios
3 Almofarifazgo 16 Depósitos
4 Quintos 17 Pólvora
5 Papel Sellado 18 Naipes y Gallos
6 Novenos de Diezmos 19 Impuestos sobre Tintas
7 Vacantes 20 Impuestos sobre Caldos
8 Mesanas Eclesiásticas 21 Donativos por Confirmaciones de Tierras
9 Multas y Condenaciones 22 Nieve
10 Comisos 23 Armada de Barlovento
11 Derechos de Esclavos 24 De Labores, Prometidos y Castillos
12 Oficios Vendibles 25 Alcance de Cuentas
Uno de los puntos principales de la administración, como lo especifica Escalona Agüero en su Gazofilacio Real (1647), era "El cobrar a tiempo y pagar a tiempo...". (Citado en Donoso, 2008). Por este motivo y para no ocasionar quebrantos en las Cajas Reales, de forma que se quedasen sin dinero para poder realizar sus pagos, se les otorgaba el poder para rematar, en caso necesario, los bienes y de esta forma cobrar las deudas que tenían con la Hacienda Real.
Teniendo en cuenta el criterio de Donoso (2008), a pesar de que todos los Oficiales Reales tenían una función común que era la de la buena administración y velar por los intereses de la Corona, cada uno de ellos desempeñaban tareas específicas que valen destacar:
El Contador ejercía una misión de control sobre lo que entraba y salía de la Caja; certificaba y cuidaba de los papeles y ordenaba las libranzas. Debía llevar cuenta detallada de lo que entraba en poder del tesorero y del factor para hacerles sus cargos correspondientes.
El Tesorero cuidaba del Tesoro, recibía los cobros y efectuaba los pagos que se le libraban.
El Factor tenía a su cargo todo lo relacionado con los ingresos en especie de la Real Hacienda; era un gerente real de negocios, mantenía una constante relación con los otros factores y la Casa de la Contratación de Sevilla mediante los intercambios que se realizaban, tenían a su cargo los almacenes donde se depositaban las mercancías pertenecientes al Rey, o bien las mercancías que se confiscaban así como su posterior venta. Además custodiaban los almacenes de armas y las municiones.
El Veedorera el Oficial Real que acompañaba a cada expedición al objeto de recaudar la parte que correspondía al rey. Cuando este tipo de actividades disminuyeron o desaparecieron, limitaron sus tareas a velar por los intereses reales en lo referente a fundiciones. Como dijimos anteriormente este cargo se fusionó con el del factor en el cuarto decenio del siglo XVI.
Además de estos cargos, existían otros como eran los Tenientes de Oficiales Reales, los cuales en casos de ausencia, bien por enfermedad o por otras causas como viajes forzosos de los Oficiales Reales, los sustituían en sus funciones.
Desde un principio, fue constante, la desconfianza hacia la actuación de los representantes de la Corona y de sus ministros, lo que dio lugar a que se reforzara la seguridad de las riquezas recaudadas, bien por medio de las fianzas que tenían que pagar, o bien mediante el establecimiento en las Cajas Reales de un Arca de Tres Llaves. En 1528, por Real Cédula, se ordenaba que se hiciese un arca de madera fuerte, barreada, con tres llaves cada una de las cuales debería estar en manos de cada oficial. "Las llaves de esta caja y sus cerraduras no han de ser iguales, sino de diferentes hechuras y guardas, para su mayor seguridad" (Escalona Agüero, 1647; citado en Donoso, 2008). La responsabilidad corría a cargo de los tres oficiales reales, pero con mayor intensidad sobre el tesorero, lo cual levantó alguna polémica, que dio lugar a la promulgación de una Real Cédula en la que se establecía la igualdad de responsabilidad. Esta arca no sólo era obligatoria en las Cajas Reales, sino también en determinados lugares donde la recaudación era significativa. Así se establecieron en los puertos, Aduanas y en las Casas de Fundición de los metales preciosos. Para su mayor seguridad el arca debería estar colocada en una habitación, así mismo, con tres cerraduras, cuyas llaves estarían, igualmente, en poder de los tres oficiales. El cofre se debía abrir como mínimo un día (sábado) a la semana para introducir en él lo recaudado.
Antes de introducir los metales preciosos en el arca se debían pesar y contar en presencia de todos los Oficiales Reales y el Escribano de la Real Hacienda, y asentarlo en un libro común donde debía firmar, mancomunadamente, todos los Oficiales Reales siempre en presencia del pagador. Además del Real Erario, el arca contenía libros, marcas y punzones, pesos y balanzas entre otras cosas.
Los únicos que podían, por tanto, manipular el contenido del arca eran los Oficiales Reales siempre en presencia de todos ellos. Además debían hacer juramento, dando fe de que lo que se había introducido en el arca era lo que verdaderamente correspondía y que en ningún momento se habían adueñado de nada (Donoso, 2008). Esta medida reducía a un mínimo las posibilidades de fraude, pues se consideraba más difícil cometer
un error o fraude actuando en compañía, con el resto de los Oficiales Reales, que de forma individual.
Para poder cumplir a cabalidad su cometido, los Oficiales Reales, debían llevar una serie de libros, que fueron cambiando con el paso del tiempo.
Las primeras noticias que se tienen de los libros de cuentas (Donoso, 2008), han sido encontradas en la Instrucción que se les daba a los Oficiales Reales cuando eran destinados a Las Indias, donde se hacía mención a la forma de proceder de los Oficiales Reales y los libros particulares que estaban obligados a llevar. Se reconoce además que en épocas anteriores se llevaba un sistema de libros particulares por oficios, mediante el método de partida simple o de cargo y data.
Con el paso del tiempo, los libros se fueron multiplicando según fuesen los efectos materiales, dinero, personas, etc. Pero aun así, la seguridad de los caudales, era difícil de conseguir, debido a que los Oficiales Reales actuaban de forma independiente unos de otros.
A través de los libros se seguían los pasos de todo el proceso y se detectaban los fraudes; pero no sólo servían de prueba, en caso de irregularidades, sino que constituían, al mismo tiempo, un canal de comunicación abierto con la Administración Central (metrópoli).
Dichos instrumentos contables, por un lado, conferían un poder ejecutivo a los Oficiales Reales y por otro lado, tenían fuerza probatoria de la actuación de sus titulares y por ello delimitaban la responsabilidad que cada uno de ellos asumía, desde el punto de vista contable, en base a la cual debían actuar. Los libros y las cuentas se consideraban como un instrumento eficaz para el control, convirtiéndose en delatoras de esa actuación como expresó Escalona (1647; citado en Donoso, 2008): "La cuenta es sombra de la administración, espía de sus pasos, freno de sus excesos y celadora de su proceder". El libro, denominado "Común" o "General" (Donoso, 2008), era donde se asentaban todas las partidas de cargos (en la primera mitad) y datas (en la segunda mitad), firmándolas todos los oficiales, con indicación de su procedencia así como su fecha. Dicho libro debía introducirse en el arca, en presencia del Presidente y Oficiales pero, previamente, estaban obligados a cumplir unos requisitos formales como eran contar y enumerar todas sus
hojas, rubricando cada una de ellas por todos, y tanto al final como al principio se debería indicar el número de sus páginas. La Real Cédula que recogía la implantación de este libro, no señalaba si debía llevarse conjuntamente con los ya implantados, de esta forma se establecía un libro común para todos los oficiales y con él, el denominado método común. Pero, al mantenerse los libros particulares o por oficios, se creaba cierta confusión entre los responsables de la Real Hacienda, llegando a llevarse un método mixto entre común y particular. Tal situación desembocaría en la promulgación de una Real Cédula de 26 de mayo de 1570 donde se especificaban, claramente, los libros que debían llevar los Oficiales Reales.
Los registros contables que se realizaran en él, se debían hacer siguiendo el criterio de entradas y salidas de caja, mediante la utilización del método de Cargo y Data; el cual, sin embargo, no estaba regulado por ley alguna, donde se indicase qué era lo que debía considerarse un cargo y qué una data, cuál debía ser su funcionamiento y qué información mínima debía contener cada registro.
Según Donoso (1999), por libros particulares se entendía a los utilizados Oficiales Reales para realizar su cometido, estaban obligados a llevar tres libros de cuentas que eran:
Libro Manual: donde se registraban los asientos, utilizando en cada uno de ellos los términos «Cargo en» y «Abono a» precediendo el nombre de la cuenta que se cargaba y abonaba respectivamente, las partidas se trasladaban al libro mayor y libro de caja posteriormente, los cuales estaban dispuestos para cumplir con funciones diferentes, tal y como se muestra a continuación:
Libro Mayor:En él se incluían, de forma individual, todas las Cuentas (ingresos y gastos de los distintos Ramos) utilizándose las expresiones «debe y haber», el debe a la izquierda y el haber a la derecha, en dos páginas enfrentadas, tal como se sigue llevando hoy día.
Libro de Caja: En él se recogía todo lo que se recibía o cobraba en las Cajas Reales, abriendo una cuenta para cada especie, llegando a distinguirse entre caja monedas, plata fuerte, alhajas preciosas, efectos existentes, papel sellado, etc. siendo un aspecto a destacar de este libro el que no sólo recogía los cobros en moneda y los efectos de valor entregados en las Cajas para el pago de los derechos Reales, sino que también incluía los
derechos de cobro del propio año (Diversos deudores) e incluso los derechos de años, anteriores o rezagados. Estas cuentas eran agrupadas en el índice, bajo la denominación de “Cuentas Generales”, para distinguirlas de otras que se abrían a aquellas personas, receptores, corregidores, subalternos, etc., que por motivos de recaudación de los derechos reales dependían de la Caja Real, considerándolas como “Cuentas Subaltemas”.
Los Cargos suponían una entrada en las Arcas de la Real Hacienda, pero lo característico de este método era la ausencia del reconocimiento de los derechos de cobro y de las existencias, llevándose ambas cuestiones de forma extracontable por medio de relaciones juradas, sobre las que no se tenían ningún control, llegando a convertirse, en etapas posteriores, en una preocupación para la Real Hacienda. En las Datas se recogían las salidas mediante pagos o libramientos que el contador ordenaba al tesorero, como por ejemplo las nóminas y pensiones (Donoso, 2008).
Todos estos libros coexistían con los Libros Auxiliares, los cuales se fueron estableciendo para reforzar el control en determinados actos de los Oficiales Reales, más que para agilizar la información contable.
Algunos de los libros auxiliares, como por ejemplo el “Libro de Tributos”, a su vez, estaban respaldados por otro denominado “Libro de Tasaciones”, libro que aportaba, básicamente, información extracontable. Recogía, por zonas territoriales, el montante total de lo “debido recaudar”. El libro debía permanecer en el arca de las tres llaves, estando todo a cargo del Tesorero. Una copia del libro debía estar en manos del Presidente y Oidores de la Audiencia, de esta forma a la hora de tomar las cuentas, se podía comprobar si la recaudación se había ajustado a lo establecido en el libro, indagando si existía algo fuera del Arca, evitando fraudes. Este libro de tasaciones venía a reforzar la lucha contra el fraude que se venía estableciendo con el resto de los libros, ya implantados y que estaban obligados a llevar.
El motivo principal para que las leyes establecieran esta tipología de libros, era por la necesidad de distinguir los valores de cada uno en particular, con sus cargas peculiares, pudiendo así determinar el líquido resultante. De esta forma se facilitaba el camino para la posterior ordenación de la cuenta a final de año. Estos libros se consideraban necesarios
para llevar los distintos ramos o productos de la Hacienda Real que mantenían una entrada continua de caudales en el arca (Donoso, 2008).
Se puede concluir entonces que existía una gran variedad de libros, lo que se traduciría en una carga pesada para los titulares de las Cajas Reales, y la repetición inútil de registros contables. Un mismo hecho contable, conducía a una repetición de asientos que podían llegar a cinco como mínimo, tres anotaciones en los libros particulares, una en el libro general, y otra en el libro auxiliar correspondiente.