Capacitación y desarrollo

1. Papel de la capacitación en las organizaciones.

La capacitación desempeña una función central en la administración y el esfuerzo de las capacidades, por lo cual se ha convertido en parte de la columna vertebral de la instrumentación de estrategias del personal. Además las tecnologías en rápido cambio, requieren que los empleados afinen de manera continua sus conocimientos, aptitudes y habilidades, a fin de manejar los nuevos procesos y sistemas.

2. Definiciones:

Capacitación.

El término capacitación, se utiliza con frecuencia de manera casual para referirse a la generalidad de los esfuerzos iniciados por una organización para impulsar el aprendizaje de sus miembros, orientada hacia cuestiones de desempeño de corto plazo. Bajo otro punto de vista, la capacitación se define como “el proceso mediante el cual las empresas proporcionan educación a sus recursos humanos, con el objeto de desarrollar aquellos conocimientos, habilidades y actitudes que les permitan contribuir en forma efectiva, al logro de los objetivos organizacionales”.

Desarrollo.

Desarrollo del área afectiva que permite el querer hacer. Se orienta más a la expansión de las habilidades de una persona, en función de las responsabilidades futuras.

Por lo general, la tendencia es combinar ambos términos en una frase “capacitación y desarrollo”, para reconocer la combinación de actividades que utiliza la organización, a fin de elevar la base de habilidad de sus empleados.

En conclusión, la capacitación permite aprender y el aprender propicia un cambio de conducta y actitudes.

3. Objetivos de capacitación.

Como resultado de los análisis organizacionales, de tareas y de personas, así como de los resultados de la evaluación del desempeño, los gerentes tendrán una imagen más completa de las necesidades de capacitación. Con base en esta información, podrán establecer de manera más formal los resultados que desean obtener de la capacitación, poniendo por escrito los objetivos de instrucción. Por lo general, los objetivos de capacitación describen las habilidades o conocimientos por adquirir, las actitudes que se desean modificar o ambos.

La capacitación y desarrollo deben tener por objetivos:

Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad.

Preparar al trabajador para posibles puestos vacantes relacionados con su perfil y que impliquen un ascenso para éste.

Prevenir riesgos de trabajo. Incrementar la productividad.

Mejorar las aptitudes y actitudes del personal.

Propiciar el desarrollo profesional y personal del empleado.

4. Criterios legales

La capacitación y el adiestramiento han tomado mucho impulso en México y desde 1978, las autoridades laborales le prestaron mayor atención, al grado tal de reformar la Ley Federal del Trabajo en lo concerniente a este tema.

Es así como el artículo 153 de las fracciones a la x, establecen las reglas y criterios legales para su cumplimiento.

“Todo trabajador tiene derecho a que su patrón le proporcione capacitación y adiestramiento, que le permita elevar su nivel de vida y productividad, conforme a los planes y programas formulados de común acuerdo con el patrón y el sindicato o sus trabajadores y aprobados por la secretaria del trabajo y previsión social (STPS)”. Para dar cumplimiento a esta obligación, los patrones podrán convenir con los trabajadores, en que la capacitación y adiestramiento, se proporcione a éstos dentro de la empresa o fuera de ella, por conducto de instructores internos, externos o especializados, independientes o de instituciones, siempre y cuando estos tengan registro ante la STPS. Esta capacitación deberá impartirse durante la jornada de trabajo o bien fuera de ella, previo acuerdo con los trabajadores.

En cada empresa deberán constituirse comisiones mixtas de capacitación y adiestramiento, integradas por igual número de representantes de los trabajadores y del patrón, las cuales vigilarán la instrumentación, operación del sistema y procedimiento de capacitación y adiestramiento y sugerirán las medidas tendientes a perfeccionarlas.

En los contratos colectivos deberán incluirse las cláusulas relativas a la obligación patronal de proporcionar capacitación y adiestramiento.

Dentro de los quince días siguientes a la celebración, revisión o prórroga del contrato colectivo, los patrones, deberán presentar para su aprobación los planes y programas de capacitación.

Deberán expedirse constancias de habilidades laborales al trabajador una vez terminado un curso. Informarse a la STPS, a través de listas de constancias de habilidades laborales que se hayan expedido a los trabajadores.

5. Etapas en el proceso de capacitación.

A fin de asegurar que la inversión en capacitación y desarrollo tenga un impacto máximo en el desempeño individual y organizacional, es preciso utilizar un enfoque sistemático en la capacitación, este supone cuatro fases: (Bohlander, Snell. Sherman, 2001).

Detección de necesidades de capacitación. Diseño de programas.

Instrumentación. Evaluación.

Primera fase: detección de necesidades de capacitación.

Con el fin de conocer cuales son las necesidades reales de capacitación, comparando el desempeño actual de los trabajadores contra el desempeño deseado, para que los programas de capacitación propuestos, tengan la validez suficiente y colaboren de manera efectiva en el desarrollo de las tareas asignadas a cada trabajador, es necesario desarrollar las siguientes etapas:

1. Análisis de la organización.

Consiste en la observación del medio ambiente, estrategias y recursos de la organización, para definir las áreas en las cuales debe enfatizarse la capacitación.

2. Análisis de tareas.

Es el proceso, mediante el cual se determina el contenido de un programa de capacitación, basándose en el estudio de las tareas y funciones generales y específicas del puesto (análisis de puestos).

3. Evaluación de competencias.

Consiste en el análisis de habilidades y conocimientos necesarios para puestos de toma de decisiones (gerenciales) y de conocimientos específicos (operativos).

4. Análisis de personas.

Determinar que personas requieren de capacitación, en este punto nos podemos basar en la evaluación del desempeño de cada uno de los trabajadores que forman la organización.

Segunda fase: diseño del programa de capacitación.

Una vez que se determinan las necesidades de capacitación, el siguiente paso es diseñar el entorno de aprendizaje necesario. El éxito de los programas de

las necesidades de capacitación. Se recomienda desarrollar los siguientes elementos:

1. Objetivos de capacitación.

Es la determinación de los resultados deseados dentro de un programa de capacitación.

2. Disposición del participante.

La buena disposición de la persona hacia la capacitación, se refiere a los factores de madurez y experiencia que forman parte de sus antecedentes de capacitación. Se recomienda seleccionar a los prospectos para determinar si tienen el conocimiento previo y las habilidades necesarias para absorber los contenidos de los programas de capacitación que se les presentarán.

3. Principios de aprendizaje.

Se considera un paso importante, tomar en cuenta los principios psicológicos del aprendizaje; es decir, las características de los programas de capacitación que ayudan a los empleados a entender, a apropiarse de materiales nuevos, y hacer conciencia de la importancia de esto en su vida.

Tercera fase: implementación del programa de capacitación.

A pesar de la importancia de la detección de necesidades, los objetivos de capacitación y principios de aprendizaje, el modelo de la implementación del programa de capacitación, es la elección de los métodos de instrucción. Cuando se escoge entre varios métodos, una consideración fundamental, es determinar cuáles son apropiados para los conocimientos, habilidades y capacidades que se han de aprender.

Se recomienda considerar los siguientes métodos de capacitación para empleados en puestos no ejecutivos:

Capacitación en el puesto. Método por el cual los trabajadores reciben capacitación por viva voz de su supervisor o capacitador.

Capacitación de aprendices. Sistema de entrenamiento en el cual un empleado que ingresa a un trabajo calificado, recibe instrucción exhaustiva sobre el aspecto teórico-práctico del trabajo.

Capacitación combinada. Programa de entrenamiento que combina la experiencia, la práctica del trabajo, con la educación formal en clase.

Programas de internado. Planes patrocinados conjuntamente con escuelas, universidades y otras organizaciones que ofrecen a los estudiantes la oportunidad de obtener experiencia y a la vez darse cuenta de cómo se desempeñarán en las empresas.

Simulación. Es la capacitación que se da utilizando el equipo y herramienta reales que se utilizan en el desarrollo de un puesto.

Capacitación por computadora. Sistema que proporciona material de capacitación directamente a través de una terminal de computadora en un formato interactivo.

A medida que el desarrollo tecnológico avanza con rapidez y baja el costo de las computadoras, los métodos de capacitación de alta tecnología encuentran cada vez más uso en la empresa.

Existen además otros métodos de instrucción importantes que se deben de considerar al implementar un programa de capacitación como son:

 Instrucción escolarizada.

 Instrucción programada.

 Métodos audiovisuales.

Cuarta fase: evaluación del programa de capacitación.

La capacitación, al igual que cualquier otra función de recursos humanos, debe evaluarse para determinar su eficacia. Se proponen cuatro criterios básicos para evaluar la capacitación:

1. Reacción. Analizar las reacciones de los participantes. Se propone elaborar las siguientes preguntas:

¿Cuáles fueron sus metas de aprendizaje en el caso de este programa? ¿Las alcanzó?

¿Le gustó el programa?

¿Lo recomendaría a otros que tuvieran metas parecidas a las de usted? ¿Qué sugeriría para mejorar el programa?

2. Aprendizaje. Más allá de que piensen los participantes de la capacitación, podría ser buena idea ver si en realidad aprendieron algo.

3. Comportamiento. Quizás sea sorprendente saber que gran parte de lo que se aprende en un programa de capacitación, nunca se utiliza en el puesto. Esto no significa que la capacitación sea ineficaz, lo que se propone para evitar lo anterior es llevar a cabo un proceso de transferencia de capacitación, la cual contempla los siguientes enfoques:

Presentar elementos idénticos. Enfocarse a los principios generales. Establecer un clima para la transferencia.

Proporcionar a los empleados estrategias para transferir.

4. Resultados. Dentro de los procedimientos para evaluar los resultados de la capacitación, se puede considerar el Benchmarking, como un nuevo enfoque de evaluación en la capacitación, el cual es un procedimiento para evaluar las prácticas y los servicios de la propia organización, compartiéndolos con los de los líderes reconocidos, a fin de identificar las áreas que requieran mejoras.

Pasos del Benchmarking:

Planear. Se auto auditan para definir los procesos y mediciones propias; decidir las áreas que se van a comparar y elijan la organización con que se compararán.

Hacer. Recabar datos mediante encuestas, entrevistas, visitas o registros históricos.

Comprobar. Analizar los datos para descubrir las diferencias en desempeño y comunicar a la dirección los descubrimientos y mejoras sugeridas.

Actuar. Establecer metas, instrumentar cambios específicos, vigilar el avance y redefinir los parámetros como un proceso de mejora continua.