4.5. AUDITORÍA DE GESTIÓN
4.6.1. Carta de comunicación inicio de la Auditoría Forense
Ibarra, 03de enero del 2013 Ingeniero
Xavier Chacón
GERENTE GENERAL DE C&C CÍA. LTDA.
Presente.-
De mis consideraciones
En nombre de los socios de AUDITORES INDEPENDIENTES C&Q, es un gusto dar inicio a la ejecución de la Auditoría Forense para la Compañía C&C Cornejo & Cornejo Cía. Ltda., con el objetivo de evidenciar la veracidad del cumplimiento de las normas vigentes, en el proceso de auditoría aplicado a C&C Cía. Ltda. De la ciudad de Quito, en el período económico 2010.
La Auditoría Forense a realizarse en C&C Cía. Ltda. En el período comprendido del 1 d enero al 31 de Diciembre del 2010, con una duración de 80 horas, durante el año 2013, de conformidad al oficio de aprobación, mediante el cual se accede la oferta de servicios presentado por la firma auditora Auditores Independientes C&Q.
En dicha Auditoría Forense a efectuarse al Departamento de Siniestros se tomará en cuenta ciertos aspectos relevantes como son los siguientes:
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Conocimiento del giro del negocio de la entidad, como también su normativa externa e interna.
Análisis de auditoría de gestión realizada y comparación con informe de auditoría entregado en el año 2011.
Se realizará la Auditoría Forense de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y demás leyes competentes.
Para efecto de la auditoría, le solicito que disponga a quién corresponda se otorgue las facilidades y entrega de la documentación necesaria para el cumplimiento del desarrollo del examen.
Anticipamos nuestros agradecimientos por la colaboración prestada para el ejercicio de nuestro trabajo de auditoría.
Atentamente,
Carla Quelal
JEFE DE AUDITORÍA
AUDITORES INDEPENDIENTES C&Q
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4.6.2 Planificación Específica
MOTIVO DEL EXAMEN
La Auditoría Forense se realizó de acuerdo a la orden de trabajo N°0045 emitida el 28 de septiembre del 2012 por el Gerente General de la Compañía C&C Cornejo & Cornejo Cía. Ltda. con el objetivo de evidenciar la veracidad del cumplimiento de las normas vigentes, en el proceso de auditoría aplicado a C&C Cía. Ltda. En el período económico 2010.
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OBJETIVOS DEL EXAMEN
OBJETIVO GENERAL
Llevar a cabo una Auditoría forense que permita evidenciar la veracidad del cumplimiento de las normas vigentes; en el proceso de auditoría de gestión aplicado a “Cornejo y Cornejo Cía. Ltda.” de la ciudad de Quito, en el período económico 2010.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar y demostrar inconsistencias en informe de auditoría entregado. 2. Participar en el desarrollo de programas de prevención de pérdidas y fraudes. 3. Recopilar evidencias aplicando técnicas de investigación.
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ALCANCE DEL EXAMEN
El examen de Auditoría Forense en la Compañía C&C Cornejo & Cornejo Cía. Ltda. se realizó en el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2010 en el que se llevo a cabo la Auditoría de Gestión que es objeto de análisis.
BASE LEGAL
NORMATIVA INTERNA
Manual de Funciones y Responsabilidades.
Estatutos de la Empresa.
Reglamento Interno de Trabajo.
Manuales de Políticas y Procedimientos.
NORMATIVA EXTERNA
Ley General de Seguros.
Ley de Contratación Pública.
Código de Comercio.
Ley de Compañías.
Código de Trabajo.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Reglamentos del IESS.
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ORGANISMOS DE CONTROL
Superintendencia de Bancos y Seguros.
Servicio de Rentas Internas.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Superintendencia de Compañías.
Ministerio de Relaciones Laborales.
Instituto Nacional de Contratación Pública
OBJETIVO DE LA EMPRESA
Brindar un servicio profesional y confiable para la protección del patrimonio de sus clientes, mediante la entrega de productos de seguros y la atención personalizada oportuna, eficiente y eficaz, con el fin de alcanzar una mayor rentabilidad no solo de los accionistas sino de los colaboradores de la Compañía.
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DETERMINACIÓN DE RECURSOS
REQUERIMIENTO DE PERSONAL TÉCNICO
Los miembros del Equipo de Trabajo poseen conocimientos adecuados en cuanto a la Auditoría Forense que se va a realizar al Departamento de Siniestros por lo que no es necesaria la contratación de personal técnico para el desarrollo de este trabajo.
EQUIPOS Y MATERIALES
Para la realización de la Auditoría Forense se requirió de los siguientes equipos y materiales:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Computadora Portátil 1
Impresora 1
Resma de papel bond 2
Esfero color negro 1
Esfero color azul 1
Lápiz bi color 2
Borrador 1
Servicio de foto copiado 1
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DOCUMENTOS RELEVANTES
Los documentos necesarios para la ejecución del examen de Auditoría Forense son los siguientes:
Documentos concernientes a la Auditoría de Gestión realizada en el año 2010, y Auditoría de gestión actual.
DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO Y EQUIPO DE TRABAJO
EQUIPO DE TRABAJO
La Auditoría forense aplicada a C&C CÍA. LTDA se realizó con el siguiente equipo de trabajo:
CARGO NOMBRE INICIALES
Jefe de auditoría Carla Eunice Quelal Flores C.Q.
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El tiempo para cumplir con la Auditoría Forense se ha estimado 80 horas hábiles, distribuidas de la siguiente manera:
FASES DE AUDITORÍA HORAS RESPONSABLE
Planificación 5 C.Q.
Evaluación del informe final
entregado 24 C.Q.
Programa 11 C.Q.
Aplicación de procedimientos y técnicas en el desarrollo del examen a través de papeles de trabajo
24 C.Q. Comunicación de resultados 16 C.Q. Monitoreo y seguimiento 0 C.Q. TOTAL 80
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C&C CÍA. LTDA.
ENTREVISTA
CONOCIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN
ENTREVISTADO: Ing. Xavier Chacón
CARGO: Gerente General
ENTREVISTADOR: Carla Quelal
LUGAR: Instalaciones de la empresa
OBJETIVO: Obtener información general que sea relevante
ENTREVISTADOR: ¿QUÉ ES C&C CÍA. LTDA?
ENTREVISTADO: El Sr. Gerente mencionó que para poder entender de una mejor manera lo que es la compañía, hay que hacer una reseña histórica de lo que hace Cornejo & Cornejo en el Ecuador y cuál era su característica principal.
Cornejo & Cornejo es una Cía. que fue adquirida por el grupo QBE, quienes son un grupo Australiano que opera en casi todos los países del mundo. Es uno de los grupos aseguradores y re aseguradores más grandes, y en el Ecuador y Colombia está trabajando en la parte de seguros masivos, específicamente en el ramo de vehículos y el ramo de SOAT. Para poder operar en el Ecuador QBE tuvo que adquirir C&C en el año 2010, entonces este bróker, era un bróker familiar, no muy corporativo, al que se tuvimos que hacer algunas adecuaciones para que pudiera servir para la operación. De esta manera arrancaron en el Ecuador en el año 2011 la operación SOAT masiva a nivel nacional.
La actividad principal de C&C es la comercialización de SOAT y de vehículos masivos para seguros Colonial. A diferencia del resto de bróker, son una cía. que presta sus servicios únicamente a QBE Seguros Colonial.
ENTREVISTADOR: ¿EN CONSIDERACIÓN A SU ACTIVIDAD ECONÓMICA PUEDE USTED MENCIONAR SI ESXITE ALGUN TIPO DE RIESGO EN SUS ACTIVIDADES Y CUÁLES SON LAS MEDIDAS QUE TOMAN?
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vendedores-cobradores. Normalmente lo que la empresa hace, es arqueos de caja periódicos, y son estos arqueos los que se van mostrando los problemas que se tiene, lo que se hace primero es separar a la persona de la compañía y tratar de que estos valores sean cancelados a través de la liquidación, previo la aceptación del fraude cometido. Como es importante considerar, en el Ecuador el código laboral es muy estricto en este tema y a veces despedir una persona acusándole de ladrón o de estafador, nos suele causar problemas laborales muy complicados, entonces dentro de los parámetros q nosotros realizamos es despedir, liquidar y luego cobrar para tomar las acciones legales pertinentes.
ENTREVISTADOR: ¿SABEMOS QUE CUANDO USTEDES AQUIRIERON LA EMPRESA SE REALIZÓ UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE SINIESTROS, PUEDE ENTREGARNOS SU OPINION SOBRE ESO?
ENTREVISTADO: En la auditoría que se nos realizó; se nos hizo algunas observaciones fundamentales en el riesgo que nosotros tenemos en dos frentes principales.
1.- Riesgo al fraude dentro de la infidelidad dentro del personal de trabajo, principalmente en lo que les corresponde a los emisores-cajeros a nivel nacional. Tenemos puntos en los que los cajeros cobran el valor del SOAT y lo deposita, por lo que corren mucho riesgo , de hecho este es uno de los fundamentales problemas que estamos atravesando y la auditoría nos ha hecho hincapié en generar procesos más cuidadosos que puedan regular de manera adecuada el control que nosotros tenemos.
2.- Cartera riesgosa.- en los puntos de venta externos, nosotros como compañía tenemos muchas maneras de comercializar el producto, a través de puntos de venta directos y la otra es generando puntos de venta masivos en canales de distribución, en otra clase de segmentos de mercado, como por ejemplo: Gasolineras, comisariatos, bancos, venta de accesorios de vehículos. El problema que tenemos aquí es que la cartera se vuelve peligrosa, nosotros por lo general tenemos un procedimiento en el que se realiza pagos semanales o cobros semanales a través de nuestros gestores motorizados. El manejo a nivel nacional se vuelve un problema y tenemos un foco en el que puede fugarse las cobranzas, por lo que tenemos que generar procesos de mayor seguimiento a los puntos de venta externos
ENTREVISTADOR: ¿POR QUÉ EL DEPARTAMENTO DE SINIESTROS ES EL QUE, SEGÚN LO QUE HA MENCIONADO ES EL MAS AFECTADO?
ENTREVISTADO: Dentro de los problemas que nosotros tenemos es que la contabilidad es tercerizada a través de servicios profesionales, entonces se le cancela al Contador, el recoge la información que le da la parte administrativa de C&C e ingresa al sistema. Anteriormente la empresa contaba con un sistema de contabilidad. Sin embargo el proveedor cerro la empresa y nos quedamos sin soporte técnico y no tuvimos manera de sacar la información, ahora contamos con un sistema que se llama fénix en el que estamos tratando de anclar la información anterior desde el año 2010 hasta el presente, enlazar a la información que tenemos en este momento, sin embargo no sabemos si es que se va a enlazar de una manera adecuada. Por otra parte el departamento de siniestros nos genera un gran problema, ya que en base a los documentación que la contamos podemos saber lo que ahí está sucediendo sin embargo desde que adquirimos esta compañía los datos con los que contamos no sabemos si son 100% reales la auditoría Forense nos ayudaría a escarbar mas en estos procesos y determinar cuáles son los errores que se presentan con más frecuencia y sobre todo porque los datos que se entregaron no nos son en su mayoría útiles.
Elaborado por: Carla Quelal Fecha: 7-12-2012 Supervisado por: Germania Arciniegas Fecha: 7-12-2012
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN FREIRE SANTAMARÍA AUDITORES
26 de abril del 2011
Ing. Alegría Cornejo
Gerente General de la Compañía C&C Cornejo & Cornejo Cía. Ltda. Agencia Asesora Productora de Seguros.
Presente,
Al finalizar la Auditoría de Gestión al departamento de Siniestros de su compañía, vislumbrado en el período entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2010. Los objetivos generales de este contrato, que se describieron con mayor grado de detalle en la carta de oferta el 25 de febrero del 2011 fueron los siguientes:
Evaluar el control interno para determinar las debilidades o problemas existentes en el Departamento de Siniestros.
Elaborar un Informe de Auditoría de Gestión en forma objetiva del examen realizado y con los resultados obtenidos establecer conclusiones y recomendaciones que sirvan de ayuda para la gestión empresarial y el mejoramiento continuo del departamento evaluado.
Las apreciaciones contuvieron el análisis de las rutinas que se manejan en área de siniestros. La Auditoría de Gestión comprendió entrevistas. También se evalúo documentos, bases legales, manuales, procedimientos y políticas de la empresa. Para posteriormente analizar dicha información y en base a ello desarrollamos conclusiones y recomendaciones para realizar acciones correctivas. Finalmente analizamos nuestros hallazgos y recomendaciones. Todos los hallazgos se encuentran incluidos en este informe para su miramiento. Las recomendaciones en este informe representan, a nuestro juicio, aquellas que más probablemente traerán mejoramientos en las operaciones de la organización. A continuación se encuentran los hallazgos, después del trabajo de auditoría.
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DEPARTAMENTO DE SINIESTROS
PROCESO N° 1:
AVISO DE SINIESTRO Se solicitó doce formularios de aviso de siniestros
correspondientes a los meses de enero a diciembre 2010, un formulario por mes, se verificó si estos se encuentran registrados con la información completa y cuentan con la firma del asegurado. Dichos formularios contienen información básica como: número del formulario, número de póliza, asegurado, dirección, teléfono, fecha del siniestro, hora y ciudad.
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Se verificó que de los doce formularios de avisos de siniestros revisados el 50% se encontraban con la información completa y con la firma del asegurado y el 50% no se encontraba con la información completa y con la firma del asegurado, debido a que existen problemas con las direcciones y teléfonos de los asegurados información que no consta en algunos formularios por lo que no se está realizando una correcta verificación de datos.
CONCLUSIÓN:
Existen formularios de avisos de siniestros que no han sido llenados completamente y se encuentran sin firma del asegurado, por lo cual no se está llevando un adecuado manejo y control adecuado de la información básica del cliente.
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RECOMENDACIÓN:
Al Gerente General
1. Delegar a un tercer empleado que se encargue de revisar que los formularios de aviso de siniestros este completos y realice la respectiva verificación de datos del mismo en el menor tiempo posible para seguir con el trámite del siniestro.
2. Disponer que los avisos de siniestros deben ingresar estrictamente con la firma del asegurado, adjuntando fotocopia de su cédula de ciudadanía o pasaporte y papeleta de votación para verificar los datos personales.
PROCESO N° 2:
APERTURA DE EXPEDIENTE Y CONSTITUCIÓN DE RESERVA Se solicitó diez
carpetas de apertura de expediente de los asegurados y se verificó si contenían la copia completa de la póliza, el estado de la cuenta de con la constancia de prima pagada, número de siniestro, notificación del siniestro, formulario de aviso de siniestro y el informe de inspección.
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Se verificó que el 70% de las carpetas revisadas contienen la copia completa de la póliza y el 30% de las carpetas no contienen. El 60% contiene los estados de cuenta con la constancia de la prima pagada y el 40% no, el 100% tiene el número de siniestro, el 100% consta la notificación o carta formal del aviso de siniestro y el 100% tiene el informe de inspección de siniestro, denotándose que no se está llevando un control adecuado de la información respectiva de los reclamos debido a la inobservancia de las políticas establecidas por la Aseguradora incumpliendo sus responsabilidades dentro de la misma.
CONCLUSIÓN
Existen carpetas de apertura de expediente que no constan con la copia de la póliza, estado de cuenta con la constancia de la prima pagada, número de siniestro, notificación del siniestro, formulario de aviso de siniestro y el informe de inspección, información establecida en el Manual de Procedimientos, por lo cual no se está llevando un control eficaz de la información generada durante el trámite del siniestro.
RECOMENDACIÓN:
1. Mantener una reunión con los Ejecutivos de Siniestros para recordarles de la obligación de cumplir con las normas y manuales establecidos por la Aseguradora, particularmente en el proceso de apertura de expediente.
2. Solicitar un informe semanal de las carpetas de apertura de expediente, esto permitirá llevar un mejor control de las mismas por parte de los Ejecutivos y el Jefe Departamental.
PROCESO N° 3:
DEFINICIÓN DEL SINIESTRO Se solicitó diez objeciones realizadas por la Compañía de
siniestros ocurridos y se verificó que las cláusulas sustentan la objeción y que no se haya autorizado el pago. Se pudo constatar que el 40% de las objeciones tienen cláusulas que sustenta dicha objeción como el no pago de la prima en el mes de ocurrido el siniestro o fechas no oportunas de entrega de la documentación completa por el cliente o asegurado lo cual son causas para no cubrir el siniestro, pero a pesar de que existen dichas cláusulas para no pagar el siniestro, se ha autorizado el pago por el Gerente General.
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
El 60% de las objeciones tienen cláusulas que sustentan la objeción y que no se autorizado el pago del siniestro, el 40% de las objeciones tienen cláusulas que sustentan la objeción para no cubrir el siniestro pero a pesar de ello se han pagado, debido a que se ha realizado pagos comerciales los cuales son autorizados por el Gerente General y él mismo que ha terminado aceptando dicha cancelación porque son buenos clientes o por la relación con otros negocios.
CONCLUSIÓN
Existen objeciones que si sustentan las cláusulas para no pagar un siniestro pero el Gerente General ha autorizado los pagos.
RECOMENDACIÓN
1. Sujetarse a lo que determina el Manual de Procedimientos para el caso de objeciones, sustentando sus cláusulas, y que no se autorice el pago.
PROCESO N° 4:
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Se solicitó ocho reportes de control y seguimiento de los
últimos ocho meses durante el año 2010, los cuales se realizan para una verificación interna del departamento y se comprobó si se da cumplimiento a la información estadística establecida en el Manual de Procedimientos.
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Se comprobó que el 83% de los reportes cumplen con toda la información requerida y el 17% de los reportes no cumplen, específicamente los valores pagados a proveedores de talleres multi marca y concesionarios, porque hay retrasos en los pagos aun habiendo crédito a 30 días con estos proveedores y por ende no se registra a tiempo dicha información.
CONCLUSIÓN: Existen reportes de control y seguimiento que no cumple con toda la
información requerida específicamente los valores pagados a proveedores, por lo cual no se está llevando un control y seguimiento oportuno de los pagos a proveedores
RECOMENDACIÓN:
Al Jefe de Siniestros
1. Elaborar un reporte mensual de Cuentas por Pagar a Proveedores, que permita a la Gerencia verificar los valores vencidos y que debe pagarse previo su autorización, agilitando el proceso de pago.
Susana Freire
JEFE DE AUDITORÍA F & S AUDITORES
C&C CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010 Objetivos:
Obtener un panorama objetivo sobre Auditoría de Gestión.
Evaluar informe de auditoría de gestión.
N° ACTIVIDAD A REALIZARSE HORAS
PLANIFI. HORAS REALES DIF. REF P/T ELABORADO POR OBSERVACIÓN CONOCIMIENTO PRELIMINAR 8 11 3
1 Encuentre documentos de respaldo del informe de auditoría.
2 3 1 PF-3 C.Q
2 Entreviste al Gerente de la empresa para conocer la ejecución de los procesos y aspectos que se consideren relevantes.
2 2 0 PF-2 C.Q
3 Evaluación de informe de auditoría. 4 6 2 PF-3 C.Q
EQUIPO DE TRABAJO INICIALES
Jefe de Auditoría C.Q
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C&C CÍA. LTDA PAPEL DE TRABAJO
Proceso N° 1: INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN Hallazgo
Procedimiento 1: Solicite los documentos que respalden la Auditoría de Gestión. Al revisar los documentos de auditoría se puede comprobar el insuficiente sustento de la misma. Aplicación:
Se solicitaron todos los documentos que respalden la Auditoría de Gestión realizada en la empresa en el período económico del año 2010.
CONDICIÓN.- Se comprobó la existencia de una
auditoría de gestión llevada a cabo en la empresa para el ciclo económico 2010, sin embargo para efectos de análisis solo se encontró el informe de auditoría; sin documentos que respalden la elaboración de la misma, es decir no existen papeles de trabajo que respalden la investigación que sirvió de base para la entrega del informe final de auditoría.
CRITERIO.- En el proceso de Auditoría Forense tuvo
que llevarse a cabo una nueva auditoría de gestión, para poder corroborar los datos que el informe de auditoría de gestión deja arrojados para ese período económico.
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CAUSA.- No se cumple con la documentación necesaria