Reporte Consolidado en Moneda Original. Ver Anexo 11. Reporte Consolidado en Moneda Original
Una vez aprobado el Memorando el sistema automáticamente enviará un correo electrónico de alerta a la DOT indicando que está aprobado y listo para su procesamiento.
DOT:
Una vez recibido el Memorando autorizado, la DOT procede a indicar con qué cuentas centralizadoras se efectuará dicho pago.
Las cuentas centralizadoras son cuentas únicas por tipo de moneda; se determinó tener una cuenta en dólares americanos, otra en yenes y una tercera en euros.
Después se procede a generar la Instrucción de Pago, Ver Anexo
12. Instrucción de Pago, la cual será enviada el Banco de la Nación para
su pago. Esta instrucción de pago puede ser generada por el total de un Memorando, por una parte del mismo o por varios Memorandos.
La instrucción de Pago debe de pasar por los procesos de Validación, Aprobación, y Asignación de N° de Oficio, un Oficio puede estar
formado por una o varias instrucciones de pago o por partes parciales de las mismas.
Por último se procede a la Autorización del Oficio, es en este momento que se procede a imprimir el Oficio para el Banco de la Nación,
Ver Anexo 13. Oficio para el BN.
El sistema automáticamente generará la información en un Archivo Texto (TXT) el cual es enviado al servidor del BN para su procesamiento.
Banco de la Nación.
El Banco de la Nación recibe el Archivo Texto para su proceso y en el sistema llamado BANTRADE realiza su procesamiento, ya no hace ningún proceso de consolidación de información ahora la información viene lista para su inmediato procesamiento.
Una vez procesado el Archivo, se generan las Notas de Cargo, Ver
Anexo 14. Nota de Cargo y los Mensajes SWIFT, Ver Anexo 15. Mensaje
SWIFT respectivos y también se actualiza el Archivo de respuesta el cual
es enviado al servidor del MEF para su procesamiento. Debemos de mencionar que la forma como se procesaría este Archivo de respuesta aún no se ha definido, por el momento esta etapa del proyecto está paralizada.
Cambios en los sistemas.
Producto de todos los acuerdos realizados se elaboraron los requerimientos de cambios necesarios a nivel de sistemas y esto se reflejó en documentos llamados Solicitud de Requerimiento de Software, Ver Anexo 6. Solicitud de Requerimiento de Software.
Estos documentos muestran todos los cambios y nuevos desarrollos que se deben de realizar.
Estos se dividen por los módulos del SIAD, tales como cambios en el módulo de Tesorería, cambios en el módulo de Caja y la creación del nuevo módulo de Pago de Deuda a cargo de la DOT.
Cambios en el proceso de comunicaciones con el banco de nación.
Como parte de los acuerdos a los que se llegaron después de las reuniones entre el MEF y el BN se determinó que se debería de establecer una nueva manera de intercambiar la información de las Instrucciones de Pago para que el BN las procese y luego envíe la respuesta de este proceso al MEF para su respectivo procesamiento.
La definición de nuevos procesos se realizará en otro proyecto, por los responsables de las áreas de comunicaciones de ambas entidades.
Otro de los acuerdos a que se llegó fue el diseño de la estructura de los Archivos tipo Texto con la información a ser procesada, Ver Anexo 16. Estructura de Archivos Texto de envío para comunicación con el
Banco de la Nación y el Anexo 17. Estructura de Archivos Texto de
respuesta para comunicación con el Banco de la Nación.
Resultado obtenido.
Se tienen todos los procesos mejorados, documentados y validados por todas las áreas involucradas de las tres etapas.
La etapa uno, Modificaciones al SIAD, ha sido totalmente concluida hasta su puesta en producción. Ello se demuestra con los documentos de conformidad respectivos. Ver Anexo 18. Documento de Conformidad - Módulo de Tesoro y Anexo
19. Documento de Conformidad - Módulo de Caja.
La etapa dos, Nuevo Módulo de Servicio de deuda para la DOT, ha sido concluido su desarrollo, y se encuentra en una etapa de validación y pruebas, no se encuentra en
producción. Ello se demuestra con el documento de conformidad respectivo. Ver Anexo
20. Documento de Conformidad - Módulo de la DOT.
Se mejoró el tiempo para la elaboración de las instrucciones de pago y Memorandos por parte de la Dirección de Programación, Presupuesto y Contabilidad (DPPC).
Se cuenta con un nuevo módulo para la Dirección de Operaciones de Tesorería.
Se ha logrado eliminar el envío de órdenes de pago detalladas al Banco de la Nación. Ahora se envía información consolidada, reduciendo el tiempo de proceso ya que se reciben las instrucciones de pago y se procesan inmediatamente.
Para sustentar estas afirmaciones se procedió a realizar los cálculos de los indicadores definidos, tomando la información de la situación del proceso de pago de la deuda pública externa del año 2017 y los mismos datos de costos de un trabajador que se muestran en la tabla Nº 3
Tabla 8. Información proceso de pago de deuda del 2017
Con esta información se procedió a calcular los indicadores, para ello se usaron los valores promedio y se obtuvieron los siguientes resultados.
Observamos que en promedio mensualmente un 5.78% de todas las órdenes de pago enviadas al BN para su proceso son devueltas con algún tipo de error para ser corregidas y volver a ser procesadas.
En cuanto al porcentaje de horas hombre trabajadas dedicadas al proceso de pago, es del orden del 11.88% del total de horas que trabaja un empleado de la DGETP.
También se puede ver que el costo promedio mensual de un trabajador de la DGETP dedicado al proceso de pago de la deuda pública externa es de S/. 451.25, siendo ahora once personas de la DGETP dedicadas a este proceso, entonces el costo promedio mensual es de S/. 4,963.75.
Fuente: elaboración propia
Por último en cuando al índice de productividad podemos ver que es de 1.52, esto quiere decir que se procesa 1.52 órdenes de pago por hora / hombre.
Haciendo un cuadro comparativo tomando los años 2015 y 2017, se han obtenido los siguientes resultados
Luego de la implementación de los cambios en los procesos de pago de la deuda pública externa y la automatización de estos procesos en el SIAD, se advierte que ahora el porcentaje de órdenes de pago con errores es del 5.78%, lo que significa una mejora del 65.32%.
El porcentaje de horas / hombre trabajadas en el proceso de pago ahora es de 11.88%, lo que significa una mejora del orden de 30.49%.
Sobre los costos promedio por hora / hombre trabajada en el proceso de pago, ahora es de S/. 198, lo que significa que hay una mejora del 30.49%., como ahora son 11 personas de la DGETP dedicadas a este proceso entonces el costo promedio mensual es de S/. 4,963.75, lo que significa una mejora del 45.38%.
Por último el índice de productividad ahora es de 1.52, lo que significa una mejora del 15.22%.
Tabla 10. Cuadro comparativo de resultados
Utilizando los coeficientes de ponderación definidos y el peso de satisfacción asignado a cada uno de los indicadores, se calculó el total de índice de satisfacción tanto del año 2015 como del año 2017, obtenemos como resultado que en el año 2015 el índice fue de 12.35% y luego de los cambios el índice fue de 14.20%, lo que significa un aumento del índice de satisfacción del 1.85%.
Luego Se calculó el valor de los indicadores financieros VAN, TIR y ROI para determinar la viabilidad del proyecto y si es que es rentable.
Tabla 11. Cuadro comparativo de resultados ponderados
Se logró acordar con el Banco de la Nación la definición de la estructura del archivo de texto que contiene la información para el procesamiento de los pagos.
La etapa tres aún se encuentra pendiente de aprobación e implementación, debido a cambios organizacionales tanto en el MEF como en el Banco de la Nación.
Conclusiones.
Luego de ver los resultados de las entrevistas, analizar los valores de los indicadores calculados y la problemática del proceso de pago de la deuda pública externa del Perú, podemos llegar a las siguientes conclusiones:
El proyecto que se plantea realizar es viable y es rentable ya que el VAN es mayor a cero, el TIR también es mayor a cero y por último el ROI es 138.54%, lo que significa que por cada Sol invertido voy a obtener 1.38 Soles de retorno.
El proceso de pago de la deuda pública externa no era el más idóneo.
El proceso de pago de la deuda pública externa necesitaba ser mejorado para asegurar una mejor eficiencia de la DGETP.
Era necesario que todas las áreas involucradas tengan una participación activa en la definición del proceso.
El sistema SIAD, no tenía todas las funcionalidades que este proceso requiere.
Se logró definir y tener procesos más transparentes que intervienen en el proceso de pago de la deuda pública externa.
Todas las áreas involucradas han participado activamente en hallar la solución a la problemática presentada.
Se ha logrado una mejora sustancial en la disminución del porcentaje de órdenes de pago con errores, teniendo una disminución del orden de 65.32%, adicionalmente también se ve que en los demás indicadores hay una mejora.
Se cumplió con los objetivos planteados siendo una solución en la mejora en la eficiencia del proceso de pago y eso también se evidencia en la mejora del Índice de satisfacción al aumentar en 1.85%.
.
Recomendaciones.
Revisar y actualizar los procesos que involucran el pago de la deuda pública externa, con regularidad.
Garantizar la participación activa de todas las áreas involucradas para la revisión de estos procesos.
Priorizar el poner en producción el sistema de la DOT para ir complementando la automatización del proceso de pago de la deuda pública externa, lo cual permitirá eliminar muchos procesos manuales que inducen al error y ser reemplazados por procesos automatizados, por ejemplo:
Elaboración de Oficio de Instrucción en Word Elaboración de Memorandos en Word.
Generación de Archivo en Excel con el detalle de las órdenes de pago a procesar Actualización en forma manual en el SIAD de la información de la Nota de Cargo enviada por el Banco de la Nación.
Dentro de la solución que se seleccionó se considera el retorno de la información de la nota de cargo y del mensaje Swift para que la DOT y la DPPC disponga de su información actualizada a tiempo. Se debe de terminar de implementar esta solución.
Debe de considerarse la eliminación progresiva de los documentos físicos teniendo en cuenta la incorporación de la firma electrónica.
Por último se recomienda se priorice la Etapa 3 que tiene que ver con el intercambio de información de los archivos de instrucciones de pago entre el MEF y el Banco de la Nación.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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ANEXOS
El Banco Santander español (ES) en Madrid (MM) tiene el código SWIFT BSCHESMM o BSCHESMMXXX.
El Banco de la Nación Argentina (NACN AR) en Buenos Aires (BA) tiene el código SWIFT NACNARBA o NACNARBAXXX.
El Banco de Chile (BCHI), banco chileno (CL) en la Región Metropolitana (RM) tiene el código SWIFT BCHICLRMXXX.
El Banco de Bogotá (BBOG), banco colombiano (CO) en Bogotá (BB) tiene el código SWIFT BBOGCOBBXXX.
El Banco Banesco, banco venezolano (VE) en Caracas (CS) tiene el código SWIFT UNIOVECAXXX.
El JP Morgan Chase (JPM), banco estadounidense (US) en Nueva York tiene el código SWIFT CHASUS33XXX.
El Banco de Crédito del Perú (BCP), banco peruano (PE) tiene el código SWIFT BCPLPEPL.
Anexo 4. Resultado de las Encuestas
Pregunta N° 1 ¿Considera que el proceso actual cumple con los objetivos propuestos?
Pregunta N°2 ¿Considera que los procesos actuales son adecuados? Figura 13. Resultado pregunta Nº 1
Fuente: Elaboración propia, 2016.
Figura 14. Resultado pregunta N° 2 Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 3 ¿El personal que interviene en el proceso es el adecuado?
Pregunta N° 4 ¿El proceso es eficiente? Figura 15. Resultado pregunta N°3
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 16. Resultado pregunta N°4 Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 5 ¿El proceso está totalmente automatizado?
Pregunta N° 6 ¿El sistema es suficiente para el buen desarrollo de este proceso?
Figura 17. Resultado pregunta N°5 Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 18. Resultado pregunta N°6 Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 7 ¿Considera que todas las áreas involucradas están participando adecuadamente?
Pregunta N° 8 ¿Considera que los tiempos de proceso son los adecuados? Figura 19. Resultado pregunta N°7.
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 20. Resultado pregunta N° 8. Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 9 ¿El proceso actual facilita la labor del Banco de la Nación a ejecutar correctamente los pagos?
Pregunta N° 10 ¿Se tiene documentado los procedimientos y funciones para este proceso?
Figura 21. Resultado pregunta N° 9. Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 22. Resultado pregunta Nº10 Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 11 ¿Existen muchos procesos manuales?
Pregunta N° 12 ¿Considera que el personal está debidamente capacitado? Figura 23. Resultado pregunta N° 11
Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 24. Resultado pregunta N° 12 Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 13 ¿Considera que se debe de hacer cambios al sistema que maneja este proceso?
Pregunta N° 14 ¿Considera que este proceso no debe de fallar por ningún motivo?
Figura 25. Resultado pregunta N° 13 Fuente: Elaboración propia, 2016
Figura 26. Resultado pregunta N° 14 Fuente: Elaboración propia, 2016
Pregunta N° 15 ¿Si falla de este proceso afecta al Estado peruano?
Figura 27. Resultado pregunta N° 15 Fuente: Elaboración propia, 2016