El típico ejemplo de las casas matrices de cosméticos consiste en fi rmar con- tratos de agencia comercial en el país, donde el establecimiento de comercio autónomo desarrolla cursos de capacitación al personal que no tiene ninguna vinculación laboral ni con la agencia ni la casa matriz, selecciona aquel con mayores habilidades y lo vincula a la agencia como consultora independiente para que éstas, directamente hagan sus pedidos sobre catálogo a precios del consumidor y sobre los cuales otorga un descuento sobre el valor del pedido, para que en un determinado tiempo pague la factura, de lo contrario pasará a cobro jurídico si es el caso, donde nada tiene que ver el agente comercial. A su vez la agencia comercial obtiene una comisión por cada una de las ventas de las consultoras que tenga adscritas, como se verá en el siguiente ejemplo: la casa matriz constituye la agencia comercial y ésta a su vez selecciona las con- sultora mediante la debida capacitación, y quienes hacen sus propias diligencias de pedidos y lo envía a la agencia y con el visto de aprobación lo remite a la casa matriz.
1. La casa matriz despacha la factura A-978 a la Consultora adscrita a la agencia comercial incluidos el Impuesto a las Ventas, los fl etes de despacho y un des- cuento del 25% según precios de catálogo.
Referencias Detalle de los artículos 5.000.000
Descuentos del 25% 1.250.000
Valor de los fl etes 100.000
Valor del IVA 616.000
Total factura 4.466.000
Si el descuento es incondicional, no se tiene en cuenta en la base gravable para aplicar la tarifa del IVA, a la cual se le incluyen los fl etes facturados.
22 Códigos Cuentas Débitos Créditos
130505 Nacionales 4.466.000
413538 Artículos de tocador 3.750.000
233545 Transportes, fl etes y acarreos 100.000
240804 Impuesto al valor agregado 616.000
Registra el envío de mercancía a la Consultora adscrita a la agencia comercial
Los descuentos incondicionales no se tienen en cuenta en la contabilidad como gasto fi nanciero, porque a todos los clientes se les concede el mismo descuen- to, pero si fuera condicionado a la forma de pago anticipado, o compra de escalas de mercancías, se llevaría a la cuenta 530535.
La consultora como persona natural no lleva contabilidad, sin embargo, se pre- senta la disyuntiva si las mercancías son de su propiedad, el cual se resuelve por el pagaré en blanco que fi rman las consultoras a la casa matriz, porque si no vende la mercancía, necesariamente deben pagarla.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
143538 Artículos de tocador 4.466.000
220505 Nacionales 4.466.000
Registra la compra de mercancías según factura A-978 para su posterior venta
Los fl etes y acarreos constituyen un mayor valor de la mercancía, a prorrata de cada uno de los artículos, porque cuando determine el juego de inventarios a las compras las aumentará con los fl etes para saber la mercancía disponible para la venta.
Buscar el desarrollo de este ejercicio en el complemento virtual SIL para que analice el Taller 1- Matriz y agencia comercial.
2. La consultora vende la mercancía a terceros por el valor total de la factura más la recuperación de los gastos del IVA y los fl etes para hacer efectiva la comisión programada. Sin embargo puede considerar la opción que quiera compartir los descuentos con sus clientes.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
110505 Caja general 5.716.000
413538 Venta artículos de tocador 5.716.000
Registra la venta de la factura A-978 a varios clientes
Como lleva inventario permanente, por la venta de las mercancías debe con- tabilizar el costo de ventas el cual incluye el IVA por pertenecer al régimen simplifi cado.
23 Códigos Cuentas Débitos Créditos
613538 Artículos de tocador 4.466.00
143538 Artículos de tocador 4.466.000 Registra el costo de mercancías de la factura A-978
3. Paga la factura a la casa matriz mediante consignación nacional y ejecuta el siguiente registro.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
220505 Nacionales 4.466.000
110505 Caja General 4.466.000
Registra la consignación del código agencia 30-39-30 y registro consultora 9815-9
Esta misma operación es registrada por la casa matriz mediante consignación nacional recibida de la Consultora.
Códigos Cuentas Débitos Créditos 111005 Nacionales 4.466.000
130505 Nacionales 4.466.000
Registra la consignación hecha por la consultora según código 9815-9
4. La consultora hace el cierre general de las operaciones del ejercicio, debita las cuentas nominales de saldo crédito contra la cuenta 5905 Ganancias y Pér- didas, igualmente acredita las cuentas nominales de saldo débito y debita la cuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, para defi nir la utilidad del ejercicio, que en este caso recoge una operación. Sin embargo, esta operación puede repe- tirse muchas veces durante el período contable.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
413538 Artículos de tocador 5.716.000
590505 Ganancias y Pérdidas 5.716.000
Registra el cierre de las cuentas de ingreso
Códigos Cuentas Débitos Créditos
590505 Ganancias y Pérdidas 4.466.000
613538 Costo de ventas 4.466.000
Registra el cierre de costo de ventas
Códigos Cuentas Débitos Créditos
590505 Ganancias y Pérdidas 1.250.000
360505 Utilidad del ejercicio 1.250.000
24 5. La consultora presenta los estados fi nancieros. BALANCE GENERAL Natalia Elizabeth Barbosa Otálora
NIT 36.055.425-0 A 31 de Diciembre de 2008 ACTIVOS 110505 CAJA 1.250.000 PASIVO Y PATRIMONIO 360505 UTILIDAD 1.250.000 TOTALES 1.250.000 1.250.000 ESTADO DE RESULTADOS Natalia Elizabeth Barbosa Otálora
NIT 36.055.425-0
Del 1 enero a 31 Diciembre de 2008
4135 Ventas 5.716.000
6135 Costo ventas 4.466.000
Utilidad antes de impuestos 1.250.000
El estado de resultados de la consultora está compuesto por los ingresos por concepto de descuentos incondicionales concedidos por la casa matriz menos los gastos que incurran en su actividad como persona natural.
Si la consultora llegare a pagar la factura y su comisión queda representada en artículos, éstos deben quedar representados en los inventarios de su propiedad. Si por alguna circunstancia los artículos que recibe presentan alguna avería son objeto de devolución, descontándolos del valor del inventario y de la obligación con el acreedor.
6. La casa matriz paga a la agencia comercial la correspondiente comisión por la venta de la consultora adscrita y su correspondiente cumplimiento en el pago.
Códigos Cuentas Débitos Créditos
520518 Comisiones 250.000
236520 Retención en la fuente: comisiones 25.000
111005 Nacionales 225.000
Registra el pago de la comisión al código 30-39-30 sobre el Registro 9815-9
A su vez la agencia comercial contabiliza la comisión por las ventas de produc- tos de sus consultoras.
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Códigos Cuentas Débitos Créditos
111005 Nacional 225.000
135515 Retención en la fuente 25.000
422595 Otras comisiones 250.000
Registra el recibo de la comisión por venta que hiciera el Registro 9815-9
El estado de resultados de la agencia comercial está compuesto por los ingresos que recibe por las comisiones de todas las impulsadoras, menos los gastos que ocasione por concepto de arrendamientos, nómina de personal: secretaria, jefe de ventas, etc.
Contabilidad de caja y de causación: a manera de recomendación, se insiste
que la contabilidad se lleve por el sistema de causación, que consiste en conta- bilizar los hechos económicos (todas las obligaciones, gastos o ingresos) antes de hacer el pago o el ingreso en efectivo. En contrario sentido, la contabilidad de caja consiste en contabilizar el costo, gasto o ingreso en la medida que se paga o ingresa el efectivo.
Se entiende por “pago” la extinción total o parcial de una obligación me- diante la prestación de lo que se debe y por “abono en cuenta” el reco- nocimiento contable de una obligación independientemente de su cance- lación o pago.
Por lo demás, para quienes llevan contabilidad por el sistema de causa- ción la retención debe efectuarse en el momento del abono en cuenta que es, regularmente, anterior al momento del pago. Si se efectúan pagos por anticipado, es decir, con anterioridad a la causación de la obligación, se debe practicar la retención sobre los mismos pues, en tal caso, el momen- to del pago es anterior al momento del abono en cuenta. (Conceptos No 043228 de 1996, 076198 de 1998 y 100517 de 2000, DIAN).
Esta aclaración es válida para aquellos colegas que no se acostumbran a hacer retención en el momento de dar anticipos al empleado o contratista.