Caso A.3 – Recálculo de emergencia

Como último caso de uso dentro del plan anual se tiene el recálculo de emergencia. Existe la posibilidad de que a mitad de un periodo de revisión se produzca un cambio importante en la fundación que afecte en gran medida al plan previo, como puede ser la baja repentina de varios empleados o el incremento repentino de alguna demanda. En ese caso se deberá realizar un reajuste de emergencia del plan que sea válido como mínimo hasta la siguiente reunión trimestral.

0 1 2 3 4 5 6 GAB GNC GNU DC CR R S R ES Dirección General Coordinador

31 Esto se define en el esquema Ilustración 6. Diagrama caso A.3, que, como se puede apreciar, resulta más escueto que sus predecesores. Esto es debido a su naturaleza de excepcionalidad, que lo convierte en un plan de acción que requiere un flujo de información mucho más directo, sencillo y con el menor número de subprocesos posible.

El evento que dispara este caso de uso es que, desde el plan semanal, que se detallará más adelante, se reciba que se han producido cambios en la planificación. Lo primero que realizará el coordinador en este caso es revisar los cambios para comprobar que sean de importancia y que van a tener un impacto real en la planificación a largo plazo.

En el caso de que así será necesario establecer una nueva solución que sirva para organizar la producción hasta que en la próxima reunión trimestral se retome el cauce natural de las cosas. Por eso, se procederá a revisar la solución, para establecer si la anterior se sigue pudiendo emplear o es necesario generar una nueva.

En el caso de que no siga siendo válida, será también el coordinador el encargado de generar un nuevo plan alternativo, y en cualquier caso deberá enviar un comunicado a la dirección sobre los problemas que ha habido y la solución a la que se ha llegado. No obstante, el coordinador en este caso de uso tendrá potestad para aplicar la solución sin necesidad de recibir la autorización de la dirección, ya que entra en el campo de la excepcionalidad y esta debería poder ponerse en marcha cuanto antes. Es necesario remarcar también que, debido a lo abrupto del cambio, en el caso de que las vacaciones de algún empleado se vean alteradas estos tendrán un periodo en el cual podrán reclamar. Estas reclamaciones serán aceptadas o desestimadas por el propio coordinador, que deberá evaluar las razones de esta y las consecuencias de aceptar la reclamación, y tomar una resolución en consecuencia. Dependiendo de cada caso individual es posible que se deba compensar a un empleado en caso de que se rechace su reclamación, pero este proceso no ha sido considerado en el flujo de información por temas de simplificación.

Una vez el periodo de reclamaciones ha terminado, el coordinador enviaría un comunicado a los empleados con el nuevo horario de trabajo, en caso de que se hubieran producido cambios. Este comunicado será meramente informativo, ya que los empleados no tendrán ningún poder sobre él una vez se haya determinado.

Por otro lado, la dirección general recibirá el comunicado del coordinador y realizará los preparativos necesarios para poder retomar un funcionamiento normal de la empresa en la siguiente reunión trimestral.

32

RECÁLCULO DE EMERGENCIA A.3

Descripción General

El coordinador deberá, mediante la herramienta seleccionado y los nuevos datos disponibles de los cambios repentinos obtener una nueva solución al plan anual. Esta solución se hará efectiva con inmediatez y tendrá una validez hasta la próxima reunión trimestral. Se intentará que los cambios sean los mínimos posibles y que los implicados perciban las menos variaciones posibles, especialmente en las vacaciones, pero el cumplimiento de la demanda será el criterio esencial

Usuarios Coordinador

Recibe los cambios que se hayan producido que puedan alterar la planificación. Revisa la solución, elabora una nueva si es necesario y comunica el resultado final tanto a dirección como empleados. Tomará las decisiones necesarias para encontrar la solución

Dirección

Evalúa la solución que reciba por parte del coordinador. Se encarga de hacer todos los preparativos para la siguiente reunión trimestral, en la que se tratara la emergencia que hubiera habido

Interesados

Coordinador Requiere de un plan viable en caso de que se hayan producido cambios inesperados Dirección Comprueba posibles cambios en la organización y en la planificación

Facilitadores Puede recibir una modificación de los lugares de trabajo a los que debe acudir durante lo que resta de trimestre, así como del número de usuarios a coordinar

Trabajadores Puede recibir una modificación de los lugares de trabajo a los que debe acudir durante lo que resta de trimestre

Trigger Cambios desde el plan semanal

Este caso de uso tan solo se ejecutará cuando el plan semanal (en su correspondiente caso) notifique a través de la base de datos que ha habido algún cambio relevante en algún aspecto de la organización. Esto puede significar una necesidad de cambio en la planificación de lo que resta de trimestre, por tanto se activará este caso de uso

Flujo de información

Envía A

Necesidad de cambio en la planificación Interesados

Planificación de lo que resta del trimestre Caso A.3, Plan Semanal, Interesados Cambios en el cumplimiento de la demanda Interesados

Nuevas instrucciones de trabajo Interesados

Recibe De

Datos sobre cantidad de trabajadores y facilitadores Base de datos

Skill de los trabajadores Base de datos (cálculo Plan Diario)

Ratio de trabajadores/facilitador y ponderaciones Usuarios

Planificación previa Base de datos

Demanda semanal de trabajadores por puesto Base de datos

Cambios que se hayan producido Base de datos (plan semanal)

Datos relevantes

Duración de la solución Lo que resta del trimestre

Tiempo para realizar la primera solución 1 semana

Comunicación coordinador – dirección Oficial

Aporta solución En cambios relevantes

Comunicado coordinador – empleados Oficial

Periodo de reclamación de vacaciones 1 semana

33 5.3.5.3 Esquema del flujo de información

34 5.3.5.4 Calendario de uso

Este caso de uso es el primero que se ve del sistema de gestión de emergencias, y por tanto su punto de inicio no está fijado en el tiempo, si no que dependerá del fallo o la situación excepcional en alguno de los otros planes, a través de los cuales viajará el error, de lo más cercano al momento de realizarse a lo más lejano a este hasta llegar a este caso de uso.

Por eso se ha generado una muestra del calendario de actuación, comenzando en una semana aleatoria del trimestre, que no tiene porqué corresponder a la acción real.

Ilustración 7. Calendario de uso A.3

Leyenda:

• RE: Recibir señal de que ha sucedido algún cambio o emergencia • S: Realizar solución

• ES: Enviar la solución a los interesados • RS: Recibir la solución

• PR: Preparar la reunión trimestral • ER: Enviar reclamación sobre vacaciones • EVR: Evaluar reclamaciones sobre vacaciones

Este caso, como todos los referidos a emergencias, tiene muy pocas acciones a realizar y estas se harán muy rápidamente, para facilitar una actuación ágil ante esas circunstancias.

El coordinador será en esta ocasión la figura sobre la que recae la mayor parte de las tareas, y deberá encontrar una nueva solución rápidamente, así como gestionar la comunicación y evaluar las reclamaciones lo antes posible para poder ponerla en marcha.

5.4 PLAN SEMANAL