En este capítulo se analizaran 4 casos de éxito de PyMEs que lograron implementar exitosamente un sistema ERP, ya sea solo una sección del sistema o todo el sistema completo. Las empresas a ser analizadas son Súper El Águila, Cellmart, Libríndice y Promobell.
4.1 Caso de Éxito – Súper El Águila
En Súper El Águila (2006) se describe el siguiente caso de éxito de una empresa que implementó el sistema de administración de Aspel. Súper El Águila es una pequeña empresa localizada en San Luís Potosí dedicada a la compra, venta y distribución de abarrotes y cigarrillos. En palabras de Germán Quintero Aguilar, Gerente de Administración, “La misión principal de la empresa es el servicio y compromiso de crecimiento junto con los microempresarios de la localidad. Por ello los productos que comercializa la empresa tienen los más altos niveles de calidad y servicio.”. La compañía actualmente maneja aproximadamente 10,000 productos diferentes.
La empresa emplea a aproximadamente a 30 empleados y a pesar de ser una empresa pequeña ha tenido un gran desarrollo que la llevado a facturar aproximadamente 3 millones de pesos al mes.
Debido a que es una empresa familiar no existía la infraestructura de sistemas de información necesaria para aumentar el crecimiento y el desarrollo de la compañía. Uno de los obstáculos que el Súper El Águila percibió fue la falta de una base de datos que tuviera integrada toda la información de la compañía. Otro obstáculo era la falta de información histórica sobre las transacciones realizadas en el pasado lo que afectaba el proceso de toma de decisiones.
La solución propuesta por Aspel empezó a operar en 1998, de acuerdo con Germán Aguilar a solución consistió en la implantación de los sistemas administrativos de Aspel, los módulos que comprenden a la solución son los de administración, contabilidad, bancos, nómina y punto de venta. El sistema fue implementado por la empresa Suministros y Sistemas Informativos S.A. de C.V. distribuidor autorizado de Aspel.
Los beneficios que el Súper El Águila ha experimentado son los siguientes:
• Integración de las áreas de la empresa
• Información en tiempo real
• Optimización de los tiempo de espera
• Información actualizada de todos los aspectos de la empresa
• Reportes actualizados que permiten una mejor toma de decisiones
El Súper El Águila es un distribuidor exclusivo de productos Philip Morris Co. y entre sus planes se contempla también ser distribuidor de productos de la marca Procter & Gamble.
4.2 Caso de Éxito – Cellmart
En Cellmart (2006) se describe el caso de éxito de la empresa Cellmart la cual implementó sistemas administrativos y contabilidad proveídos por Aspel. Cellmart actualmente es uno de los principales distribuidores de equipos de telefonía celular de Telcel en Cd. Victoria, Tamaulipas. Fue creada hace 6 años por el Lic. Iván Arturo Saucedo Navarro quien inicio esta empresa con 1 solo empleado. Cellmart emplea actualmente a aproximadamente 55 personas a lo largo de 15 sucursales localizadas en diversas ciudades de los estados de Tamaulipas y San Luís Potosí. Cuentan con 8 sucursales en Cd. Victoria, 3 en Cd. Mante, 1 en Madero, 1 en Altamira y 2 en Cd. Valles.
En el 2002 la empresa adquirió el sistema Aspel-SAE ya que necesitaba llevar un control más estricto de los inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, así como de las ventas de cada una de las sucursales. De acuerdo con el Lic. Hugo Torres Guevara, Jefe de Sistemas de Cellmart, el sistema de Aspel-SAE solo se usaba para llevar el inventario, la nomina y el control bancario se llevaban en Excel, el sistema Aspel-COI no se usaba óptimamente.
La solución consistió en realizar una revisión de todos los procesos de la organización ya que no existía información actualizada y por lo tanto no se podían tomar decisiones acertadas. La solución fue llevada acabo por ACESA un distribuidor de Aspel y esta consistió en actualizar todo los sistemas ya implementados, se capacito la personal, se enlazaron las diferentes sucursales y se implemento una modificación al sistema para mejorar el control de cada tienda. El sistema de Aspel-COI también fue modificado, se reestructuró la contabilidad así como el catalogo para poder tener información más actualizada. También se implementaron los sistemas Aspel-Banco y Aspel-NOI para evitar el descontrol de las chequeras y tener la información de los empleados al día.
Los beneficios percibidos por Cellmart incluyen:
• Información actualizada de inventarios, ventas y cobranza de cada una de las sucursales
• Optimización de procesos internos como lo es la captura de inventarios
• Reducción de los tiempos y ahorro de dinero
• Integración de la información de todas las sucursales.
De acuerdo con el Lic. Arturo Saucedo los sistemas implementados por ACESA han apoyado al área directiva de la organización a controlar la empresa mediante una mejor toma de decisiones y por ende ha apoyado a crecimiento de la misma.
4.3 Caso de Éxito – Promobell
De acuerdo con Promobell (2006), Promobell es una empresa mexicana con más de 25 años de experiencia en la distribución y venta de productos de belleza nacionales e importados. Se encuentran dirigidos al segmento de salones de belleza en el cual tienen una gran penetración así como presencia en diversas ciudades del país.
La empresa cuanta con más de 150 clientes y más de 1,500 productos enfocados al tratamiento del cabello como tintes, pasadores, tijeras de corte, muebles de salón, secadoras de pelo, tratamientos capilares, etc. Para la distribución de los productos Promobell cuenta con tres canales de venta: Venta en sucursales Promobell en Monterrey, ventas foráneas al mayoreo y la línea profesional mediante la cual se realiza la venta directa a los salones de belleza. Promobell ha tenido la filosofía de apoyar sus operaciones mediante el uso de la tecnología para automatizar sus operaciones y así aumentar la competitividad. Hace 10 años se implemento un sistema basado en DOS que cubría sus necesidades de información, sin embargo debido al crecimiento de la compañía la solución se volvió obsoleta y las adecuaciones que se le hacían al sistema tardaban una cantidad considerable de tiempo lo que causaba retrasos en el manejo de la información. Al final se tomó la decisión de cambiar el sistema y Promobell inicio un proceso de búsqueda y selección de soluciones que cubrieran dos necesidades básicas, administrar y controlar toda la información así como controlar las ventas por Internet.
El tiempo que tomó el proceso de evaluación fue alrededor de 3 meses, al final se decidió adquirir Solomon por ser un sistema flexible y adaptable. El proceso de implementación fue relativamente rápido ya que tardaron poco más de 10 meses. La solución consistió en el ERP Solomon 4 edición Select el cual corre sobre una base de datos Microsoft SQL Server. Los módulos implementados fueron los de Sistemas Genera, Inventarios, Compras, Cuentas por pagar, Cuentas por Cobrar y Administrador de Adaptaciones.
Los beneficios percibidos por Promobell fueron:
• Simplificación del trabajo y actividades
• Optimización de las labores personales
• Integración de la información de todas las áreas de las empresas
La solución fue implementada por Cathedral Consulting Services la cual es una empresa regiomontana dedicada a ofrecer servicios de consultoría e integración de soluciones empresariales para empresas mediadas.
4.4 Caso de Éxito – Libríndice
De acuerdo al caso de éxito descrito en Libríndice (2006), Libríndice es una empresa con una tradición de las de 52 años en la fabricación y comercialización de artículos de papelería de oficina. Entre las diversas líneas de producto se encuentra la marca Perfex con la cual ofrecen engargoladoras, perforadoras, organizadores, sistemas de encuadernación, herrajes, libretas, equipo para enjicado, etc..
Mediante la marca Perfex, la empresa busca la satisfacción integral de los clientes ofreciendo no solo la distribución del producto, si no también apoyo en servicios como:
• Asesoría y atención personalizada
• Entrega a domicilio en menos de 48 horas
• Entrega al interior de toda la republica mexicana
• Alto inventario de la marca Perfex
• Renta de equipo
• Refacciones y servicio técnico
• Maquila
• Revisión de equipos a domicilio
• Centro de copiado y enmicado.
La empresa tuvo un problema cuando su sistema financiero y de administración del negocio que había sido desarrollado en el lenguaje C se hizo obsoleto y no permitía el manejo eficiente de archivos, además el sistema centralizaba la información y solo permitía ingresar información mediante alguna de las terminales. El ambiente era multi-usuario y el sistema operativo sobre el que la aplicación corría era Unix.
La compañía inició el proceso de implementación analizando diversos sistemas empresariales de ERP, al final se optó por la solución de Solomon debido a que ofrecía capacidades de interfase grafica y operación basada en soluciones estándar como lo son Microsoft Windows, Microsoft SQL Server y Visual Basic.
La implementación quedo a cargo de la empresa MultiConsulting Solutions, distribuidor autorizado de Solomon. El proceso de implementación demoró más de lo previsto ya que Libríndice aprovecho esta oportunidad para realizar reingeniería de procesos lo que implico:
• Un cambio de la plataforma tecnológica
• Una reestructuración de la información de los catálogos de producto
• Un margen de tiempo de aprendizaje del manejo de computadoras
• Una reingeniería de las operaciones para agilizar los trabajos en diferentes áreas
El mayor beneficio percibido por Libríndice fue la que integración de los datos de todas las áreas de la empresa ha permitido el control de las operaciones así como el contar con información oportuna para la toma de decisiones.
4.5 Conclusión
Los casos de éxito mencionados con anterioridad muestran dos aspectos muy importantes, primero que las empresas pequeñas y medianas tienen la capacidad de implementar un sistema ERP dentro de sus operaciones lo que demuestra que este tipo de soluciones empresariales no son exclusivas de las grandes corporaciones. Por otro lado los beneficios percibidos por estas compañías concuerdan perfectamente con la importancia de los sistemas de ERP la cual radica en la integración de la información a lo largo de toda la empresa.