Estadística descriptiva

A continuación se muestran las diferentes estadísticas obtenidas mediante el análisis de los datos recopilados. Para cada pregunta de la encuesta se muestra una grafica con los resultados y una descripción de los mismos.

6.2.1 Datos Generales

La primera sección de la encuesta indagaba datos generales de las empresas, la primera pregunta cuestionaba el tamaño de la empresa que era encuestada. En la figura 6.1 se puede observar la distribución del tamaño de las empresas, el 43% de las empresas encuestadas tienen de 50 a 100 empleados por lo que se consideran empresas medianas, otro 20% de las empresas tienen de 10 a 20 empleados por lo que se consideran empresas pequeñas, el 37% restante son empresas que tienen de 20 a 50 empleados por lo que caen en un rango en el que se considerarían empresas medianas. Lo anterior demuestra que la mayoría de las encuestas fueron contestadas por empresas medianas aun y cuando al momento de aplicar las encuestas se buscó que las empresas pequeñas y medianas tuvieran una participación igualitaria.

Distribución del Tamaño de las Empresas (Numero de Empleados) 10 a 20 20% 20 a 50 37% 50 a 100 43%

Figura 6.1 Distribución del Tamaño de las Empresas

La segunda pregunta estaba destinada a determinar que área de las empresas era la que más participaba dentro de la encuesta. En la figura 6.2 se puede

observar que el área que más participó en la encuesta es el área Gerencial con un 36% de las encuestas contestadas seguida del área de Finanzas con un 29%. El área de Informática tuvo una pequeña participación de tan solo el 9%, de igual manera las áreas de Recursos Humanos y Ventas solo tuvieron un 6% cada una.

Otras áreas que también participaron y que se engloban dentro de la categoría “Otras áreas” son Distribución, Logística, Calidad, Facturación y Ventas.

Área laboral de la persona encuestada

Gerencia 36% Finanzas 29% Otras áreas 14% Informática 9% Ventas 6% Recursos Humanos 6%

Figura 6.2 Áreas laborales que colaboraron en la investigación

Lo anterior muestra que la mayor parte de las encuestas fueron contestadas por personas del área gerencial o empleados del área administrativa, las demás áreas con menor participación se debieron a la posible delegación de la tarea de contestar la encuesta por parte de las personas del área gerencial.

6.2.2 Situación Inicial

Esta sección de la encuesta estaba destinada a indagar los problemas que se encontraban presentes dentro de la empresa antes de implementar el sistema ERP. La pregunta planteaba posibles situaciones problemáticas presentes antes de la implementación del sistema, las personas encuestadas debían calificar cada situación problemática en base al grado en el que se encontraban presentes, utilizando una calificación de 1 a 5, siendo 1 igual a Bastante, 2 a Mucho, 3 a Medio, 4 a Poco y 5 a Muy Poco.

Para cada una de las situaciones problemáticas se promediaron las calificaciones asignadas por los encuestados, en la figura 6.3 se pueden observar que el principal problema presente dentro de las empresas era la Duplicación de esfuerzos con un promedio de 1.71 lo cual significa que esta situación problemática se encontraba presente en un grado alto. El siguiente problema que se encontraba más presente era la Falta de información táctica y operativa con un promedio de 1.91, seguida de la Desorganización de la información con un

promedio de 1.97. Por otro lado los problemas que se encontraban en un grado medio eran los referentes a la Baja productividad de la empresa, la Poca responsividad hacia clientes y proveedores, la Falta de comunicación con los proveedores y la Falta de competitividad con la empresa, todas con una calificación promedio de 2.51.

Problemas presentes antes de implementar el sistema de ERP

2.51 2.51 2.51 2.51 2.29 2.23 2.17 2.17 2.14 2.11 2.03 1.97 1.91 1.71 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 4.50 5.00 Falta de competitividad de la empresa

Falta de comunicación efectiva con el proveedor Poca responsividad hacia los clientes y proveedores Bajo nivel productivo Falta de comunicación efectiva con el cliente Poca innovación dentro de la empresa Falta de una cultura empresarial Gran cantidad de cuellos de botella dentro del proceso productivo Procesos fragmentados Altos costos de cuentas por cobrar vencidas Altos costos de inventario Desorganización de la información Falta de información táctica y operativa Existencia de duplicación de esfuerzos

Figura 6.3 Problemas presentes en la empresa antes de implementar el sistema ERP

Este análisis muestra que los problemas que se encontraban en mayor grado eran los referentes a la falta de información y a la desorganización de la misma, estos dos problemas pueden dar pauta a que exista la duplicación de esfuerzos y al retrabajo dentro de la empresa, sin una buena organización de la información los empleados pueden verse en la necesidad de realizar dos veces la misma cosa, de igual manera sin información el proceso de toma de decisiones puede verse afectado y una decisión mal tomada puede dar pauta a tener que volver a realizar un proceso que se realizó de forma errónea.

6.2.3 Sistema ERP

La tercera sección de la encuesta estaba destinada a la indagación de datos referentes a la implementación del sistema ERP. La primera pregunta de la sección estaba enfocada a determinar cuanto tiempo había durado la implementación del sistema dentro de la empresa.

En la figura 6.4 se puede observar que la mayoría de las empresas logró implementar el sistema en 1 año o menos. El 45% de las empresas encuestadas lograron terminar la implementación del sistema ERP en un periodo de 1 a 6 meses, un 37% de las empresas tardaron de 6 meses a 1 año, un 9% tardo un poco más llevándose de 1 año a 2 años y el 9% restante tardó más de 2 años en terminar de implementar el sistema ERP.

Los resultados anteriores muestran que las PyMEs cuentan con la ventaja de que su tamaño y su flexibilidad les proveen de una gran facilidad para poder llevar a cabo proyectos de tecnología que apoyen su funcionamiento.

Duración de la implementación del sistema de ERP

1 a 6 meses 45% 6 meses a 1 año 37% 1 año a 2 años 9% Más de 2 años 9%

Figura 6.4 Duración de la implementación del sistema ERP

Otra de las cuestiones que se pretendía indagar en la sección relevante al sistema ERP implementado corresponde a la pregunta de si hubo o no un rediseño de los procesos de la empresa al momento de llevar a cabo la implementación del sistema. En la figura 6.5 se puede observar que el 46% de las empresas sí realizo un rediseño de sus procesos internos, sin embargo otro 45% de las empresas no realizo un rediseño, lo anterior muestra una distribución muy balanceada de si hubo o no un rediseño, el 9% restante no supo si se realizo algún rediseño.

A las empresas también se les cuestionó acerca de la relación costo-beneficio que tuvieron con la implementación del sistema ERP, en la figura 6.6 se observa que el 46% de las empresas mencionaron que la relación había sido Muy Buena, un 34% de las empresas consideraron la relación costo-beneficio como Excelente y el 20% restante la catalogó solo como Buena. En la encuesta también se contemplaban las opciones de Mala y Pésima, sin embargo ninguna empresa selecciono alguna de estas opciones. Los resultados anteriores muestran que las PyMEs están concientes de que el dinero invertido en el sistema y en la

infraestructura no supera el retorno de la inversión que el sistema trajo para la empresa.

Empresas que realizaron un rediseño de procesos al implementar el sistema de ERP

No 45% Si 46% No se 9%

Figura 6.5 Empresas que realizaron un rediseño de procesos al implementar el sistema ERP

Relación costo-beneficio percibida por las empresas de la implementación del sistema de ERP

Excelente 34% Muy Buena 46% Buena 20%

Figura 6.6 Relación costo-beneficio percibida acerca de la implementación el sistema ERP

La cuarta pregunta de esta sección se refiere al tipo de implementación que se llevo a cabo dentro de la empresa, ya sea que haya sido una solución subcontratada, un desarrollo propio o una combinación de ambas estrategias. En la figura 6.7 se puede observar que la mayoría de las empresas optó por la subcontratación ya que el 63% de las empresas se inclinó por esta opción, el 14% decidió llevar a cabo un desarrollo propio y un 20% se enfocó en llevar a cabo un enfoque que combinara ambas estrategias. Esto muestra que a pesar de que existe un cierto numero de empresas dispuestas a implementar un sistema por sus

propios medios, la mayoría de las empresas prefiere adquirir algún sistema, lo cual reduce los riesgos durante la implementación ya que para una PyME es mas fácil ajustarse al flujo de trabajo establecido por el sistema que tratar de construir un software que se ajuste a la forma de trabajar de la organización.

Tipo de implementación utilizada por las empresas

Desarrollo propio 14% Solución subcontratada (comprada) 63% Una combinación de ambas estrategias 23%

Figura 6.7 Tipo de implementación llevada a cabo por las empresas

Relacionado con la pregunta anterior, a aquellas empresas que hubieran optado por una solución subcontratada o por una combinación de ambas estrategias se les cuestionó acerca del sistema ERP que habían adquirido, en la figura 6.8 se puede observar que el sistema que más se adquirió fue el ASPEL SAE, con 8 empresas que lo implementaron, seguido del Compac WinPAQ con 4 empresas que lo seleccionaron, el Vital fue implementado por 3 empresas, el sistema MEGA por 2 y el sistema Microsip por 2, ya en menor grado con una sola implementación están el Baan, el EXXYSTECH, el Aasasoft Comercial, el QuickBooks, el Prophet 21 de Acclaim, el Mapics SyteLine, el sistema de Kepler, el SGA de Quantum y el SAP. De las empresas que subcontrataron el sistema o que combinaron las estrategias, 2 se abstuvieron de mencionar el sistema de habían implementado.

Relacionado también con la temática de la implementación del sistema de ERP a las empresas se les cuestionó acerca de los módulos del sistema que fueron implementados en la empresa. La figura 6.9 muestra un condensado de los módulos que fueron implementados dentro de las empresas. El módulo que más fue implementado fue el módulo de Contabilidad Financiera ya que 32 de 35 empresas lo implementaron, el siguiente módulo que más fue implementado fue el módulo de Ventas con 30 de 35 empresas que lo implementaron. Los módulos menos implementados fueron los de Proveedores, Compras y Dirección los cuales fueron implementados por 1 sola empresa de las 35 encuestadas.

Sistemas de ERP implementados 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 4 8 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 SAP Quantum SGA Kepler Mapics SyteLine Prophet 21 Acclaim QuickBooks Aasasoft Comercial EXXYSTECH Baan Microsip MEGA Vital Compac WinPAQ ASPEL SAE

Figura 6.8 Sistemas de ERP que fueron implementados

Módulos del sistema de ERP que fueron implementados

1 1 1 3 3 13 13 13 14 26 30 32 0 5 10 15 20 25 30 Dirección Compras Proveedores Planeación de la Producción Clientes Distribución Administración de Materiales Logística Recursos Humanos Inventarios Ventas Contabilidad Financiera

A las empresas también se les cuestionó sobre la participación de las diferentes áreas internas en tres preguntas diferentes, primero se les cuestionó sobre que áreas participaron en la implementación, en seguida se les preguntó sobre que área había propuesto inicialmente la idea de implementar el sistema ERP y por ultimo se les cuestionó sobre que área había sido la encargada de tomar la decisión sobre si se implementaba o no el sistema ERP.

En la figura 6.10 se muestra un resumen de las áreas que participaron en la implementación del sistema ERP. Las 2 áreas que más participaron fueron las de Ventas y Finanzas con 29 ocurrencias, seguidas de la Gerencia con solo 23 ocurrencias. Las áreas menos participativas fueron las de Mercadotecnia, Inventarios y Compras con 5, 3 y 2 ocurrencias respectivamente. Es importante señalar que el área de Informática estuvo involucrada en la implementación del sistema en solo 17 de las 35 empresas. Los resultados de esta pregunta concuerdan con los resultados de la pregunta anterior, ya que los módulos que mas fueron implementados fueron los de Contabilidad y Ventas y las áreas que mas estuvieron involucradas fueron las de Ventas y Finanzas.

Participación de las diferentes áreas de las empresas en la implementación del sistema de ERP

2 3 5 8 13 13 15 17 23 29 29 1 6 11 16 21 26 31 Compras Inventarios Mercadotecnia Producción Distribución Logística Recursos Humanos Informática Gerencia Finanzas Ventas

Figura 6.10 Participación de las áreas en la implementación del sistema ERP

En la figura 6.11 se muestra el resumen de las áreas que propusieron inicialmente la idea de implementar el sistema ERP. En primer lugar se encuentra el área Gerencial con 17 ocurrencias, seguida del área de Finanzas con solo 10 ocurrencias. Las áreas de Logística e Inventarios fueron las que participaron menos con solo 1 ocurrencia cada una. El área de informática propuso la idea original en tan solo 4 ocasiones de las 35 empresas encuestadas.

Áreas que propusieron la idea de implementar el sistema de ERP 1 1 2 2 2 4 6 10 17 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Inventarios Logística Recursos Humanos Producción Dirección Informática Ventas Finanzas Gerencia

Figura 6.11 Áreas que propusieron inicialmente la idea de implementar el sistema ERP

Por ultimo en la figura 6.12 se muestra a las áreas que fueron las encargadas de tomar la decisión final sobre la implementación del sistema ERP. En el 69% de las empresas la Gerencia fue la encargada de decidir si se implementaba o no el sistema, en el 14% de las empresas el área que tomo la decisión fue el área de Dirección, después el área de Finanzas con un 11% y por ultimo el área de Ventas con el 6% restante de las empresas. Los resultados de esta pregunta muestran que la Gerencia sigue teniendo un papel predominante en la toma de decisiones, sin embargo en algunas empresas otras áreas ajenas a la gerencia tienen la capacidad de decidir la implementación de un sistema de información

Áreas encargadas de tomar la decisión final sobre la implementación del sistema de ERP

Gerencia 69% Finanzas 11% Dirección 14% Ventas 6%

Relacionado a con la implementación del sistema ERP, a las empresas se les preguntó acerca de los problemas que se pudieron haber presentado durante el proceso de implementación. La pregunta planteaba posibles situaciones problemáticas que se pudieron haber presentado durante la implementación del sistema ERP, las personas encuestadas debían calificar cada situación problemática en base al grado en que se encontraban presentes al momento de la implementación, utilizando una calificación de 1 a 5, siendo 1 igual a Bastante, 2 a Mucho, 3 a Medio, 4 a Poco y 5 a Muy Poco.

Para cada una de las situaciones problemáticas se promediaron las calificaciones asignadas por los encuestados. La figura 6.13 muestra que los problemas solo se presentaron en un grado medio, siendo el problema de Poca cooperación inter-departamental el más estuvo presente con una calificación de 2.86, por otro lado el problema que menos estuvo presente fue el de Equipo de proyecto poco competente con una calificación de 3.69 lo cual lo pone cerca del nivel de “Poco presente” en la escala utilizada.

Problemas presentes durante la implementación del sistema de ERP

3.69 3.66 3.49 3.26 3.23 3.20 3.20 3.11 3.03 2.91 2.86 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 4.50 5.00 Equipo de proyecto poco competente

Falta de una buena administración del proyecto Mala selección de la herramienta adecuada Falta de una buena administración del cambio Poca participación de los usuarios Falta de metas y objetivos claros Falta de soporte por parte de los proveedores Cultura organizacional renuente al cambio Poco apoyo y compromiso de la alta dirección Falta de participación de los consultores externos Poca cooperación inter-departamental

Figura 6.13 Problemas presentes durante la implementación del sistema ERP

Lo importante de los resultados mostrados en la figura 6.13 es que los promedios muestran que ninguno de los problemas se presentó en un grado extremo, es decir si estuvieron presentes pero solo hasta un grado medio.

Por otro lado los problemas que más estuvieron presentes muestran que las PyMEs tienen una cultura que puede ser renuente el cambio y que los empleados así como los directivos pueden no contar con la visión de que la implementación del sistema ERP requiere de la colaboración de todos los departamentos y de

La última pregunta de la sección 3 estaba destinada a determinar el porcentaje de los ingresos de ventas que se destinan a la inversión en el área de Tecnologías de Información.

Porcentaje de ingresos destinado a inversión en Tecnologías de Información 1% a 2% 65% 3% a 4% 29% 5% o más 6%

Figura 6.14 Porcentaje de ingresos destinado a inversión en Tecnologías de Información

Como se puede observar en la figura 6.14, la gran mayoría de las empresas, es decir el 65% de las mismas, destinan entre un 1% y un 2% de los ingresos de ventas en el área de Tecnologías de Información, un 29% de las empresas destina entre un 3% y un 4% de los ingresos a actividades relacionadas con TI y tan solo el 6% destina un 5% o más a esta área. Esta falta de re-inversión en tecnologías de información puede indicar una falta de visión por parte de las empresas que puede hacer que las mismas no logren visualizar el potencial que puede tener la tecnología para poder apalancar el crecimiento y la competitividad de la empresa

6.2.3 Beneficios

La ultima sección de le encuesta estaba enfocada a determinar los beneficios económicos, organizacionales y sociales que la empresa encontró después de implementar el sistema ERP.

La pregunta destinada a la determinación de los beneficios presentaba diferentes beneficios que es común que las empresas perciban después de implementar el sistema ERP, los beneficios estaban clasificados dentro de Beneficios Económicos, Beneficios Organizacionales y Beneficios Sociales, las personas encuestadas debían calificar cada beneficio en base al grado en que estos se presentaron después de implementar el sistema ERP, utilizando una calificación de 1 a 5, siendo 1 igual a Mejoro Mucho, 2 a Mejoró, 3 a Se mantuvo igual, 4 a Empeoró y 5 a Empeoró Mucho.

Para cada uno de los beneficios encontrados se promediaron las calificaciones asignadas por los encuestados, en la figura 6.15 se pueden ver los resultados promediados de los beneficios económicos, el rubro que representó un mayor beneficio fue el Tiempo de ciclo de cierre financiero con una calificación de 1.40, el beneficio que fue percibido en menor grado fue la reducción del Costo directo de la operación con un promedio 1.80. Es importante señalar que todos los rubros dentro de esta categoría de beneficios tienen una calificación menor que 2.0, lo que quiere decir que todos representaron beneficios para las PyMEs.

En la figura 6.16 se observan los resultados promediados para los beneficios organizacionales. Dentro de los beneficios organizacionales el mayor beneficio percibido fue la Organización de la información de la empresa con un promedio de 1.40, seguido del rubro de Calidad de información táctica generada con un promedio de 1.49. El beneficio que fue percibido en menor grado fue el de la reducción de Cantidad de cuellos de botella en el proceso productivo con una calificación de 2.03. Al igual que en la categoría de beneficio económicos todos los beneficios tuvieron un calificación promediada menor o igual a 2.0 por lo que se puede concluir que todos los rubros representaron beneficios para las empresas.

Beneficios económicos percibidos por las PyMEs después de implementar el sistema de ERP

1.80 1.69 1.60 1.40 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 4.50 5.00 Costo directo de la operación Costo del inventario

Costo de cuentas por cobrar vencidas

Tiempo de ciclo de cierre financiero

Beneficios organizacionales percibidos por las PyMEs después de implementar el sistema de ERP 2.03 1.86 1.83 1.80 1.80 1.77 1.71 1.71 1.60 1.54 1.54 1.49 1.40 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 4.50 5.00 Cantidad de cuellos de botella en el proceso productivo

Cultura corporativa presente en la empresa Productividad de la empresa Innovación dentro de la empresa Fragmentación de procesos Duplicación de esfuerzos Competitividad de la empresa Ef iciencia y efectividad de las operaciones Cantidad de información táctica generada a tiempo