4. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD TÉCNICA / ORGANIZACIONAL
4.1.3. Casos de uso del desarrollo informático PymSI
Los siguientes casos de uso se han diseñado con el propósito describir algunos procesos del sistema de información.
o Login
Gráfica 24 Caso de uso Login
Tabla 18 Descripción caso de uso Login
o Crear pedido cliente
Gráfica 25 Caso de uso Ingresar pedido comercial
CU- 001 Ingreso en el sistema (Login) Descripción
El sistema debe permtir el ingreso de cualquier usuario registrado según el siguiente caso de uso
Precondiciones
Usuario debe pertenecer a alguna de las empresas cliente El administrador del sistema debe haber creado las credenciales del usuario en el sistema y haberle asignado roles.
1. Usuario ingresa nombre de usuario y contraseña 2. Sistema PimSI valida los datos de acceso 3. Sistema PimSI permite el acceso del usuario Poscondiciones
Usuario visualiza los mmódulos a los que tiene acceso según sus roles
Excepciones
En el paso 2. si el usuario o clave es incorrecta el sistema solicita que se ingresen nuevamente los datos de acceso, si se ingresan datos ncorrectos en 5 intentos seguidos el sistema bloqueará el usuario.
Secuencia normal
Tabla 19 Descripción caso de uso crear Pedido Comercial
CU- 002
Crear pedido comercial
Descripción
El sistema debe permitir a los vendedores en cualquier
momento crear pedidos comerciales de sus clientes
Precondiciones
Usuario con rol Vendedor o Similar y con permisos sobre
el módulo de mercadeo
1. Usuario ingresa al módulo de mercadeo
2. Selecciona opción "Pedidos"
3. Selecciona opción "Crear nuevo pedido"
4. Ingresa datos encabezado del pedido:
-Cliente (Tipo identificacion, Numero Identificación,
Dirección, Telefono, Persona de Contacto)
-Fecha Solicita
-Forma de pago
-Observaciones
5. Ingresa datos detalle del pedido:
-Producto
-Cantidad
-%Descuento
6. Guarda pedido
7. El sistema asigna un número únicoconsecutivo al
pedido, y gusarda datos de auditoria: Fecha creación,
vendedor, estado ='Pendiente'
8. El jefe de ventas aprueba el pedido
9. El sistema cambia el estado del pedido a "Autorizado"
Poscondiciones
El pedido queda en estado "Autorizado" y queda a cargo
del area de planeación.
Excepciones
En el paso6. si el jefe de ventas no autoriza pedido se envia
notificacion al usuario vendedor para que realice
modificacines.
Secuencia
normal
o Caso de uso proceso compras
Gráfica 26 Caso de uso Proceso general compras
CU- 003 Proceso general compras
Descripción
El sistema debe permitir a los usuarios pedir materiales bien se apara producción, mantenimiento, papelería u otros.
Precondiciones
Usuario con cualquier rol con acceso al módulo de Abastecimiento>Requisiciones
Secuencia normal
1. Usuario ingresa al módulo de Abastecimiento 2. Selecciona opción "Requisiciones"
4. Ingresa datos encabezado de la requisición:
-Fecha solicita
-Observaciones
5. Ingresa datos detalle de la requisición:
-Código material
-Unidad de medida
-Cantidad
6. Guarda requisición
7. El sistema asigna un número único consecutivo a la requisición, y guarda datos de auditoria: Fecha creación, solicitante, área responsable. El sistema envía alarma al jefe del área del usuario solicitante, para que realice solicitud de compra. 8. El jefe del área ingresa al módulo de Abastecimiento
9. Selecciona opción "Solicitudes de compra"
10. Selecciona opción "Crear nueva solicitud de compra"
11. Ingresa consecutivo de la requisición
12. El sistema copia los datos de la requisición en la solicitud, asigna un consecutivo único a la solicitud de compra y guarda cambios
13. El sistema envía alarma al área de compras para que continúen con el proceso de compra.
14. Auxiliar de compras ingresa al módulo de Abastecimiento
15. Selecciona opción "Cotizaciones"
16. Selecciona opción "Crear nueva cotización" 17. Ingresa datos encabezado de la cotización -Proveedor
- Fecha estimada entrega
18. Selecciona solicitud o solicitudes de compra relacionadas
19. El sistema calcula los subtotales y totales de la cotización
20. El Auxiliar de compras guarda los cambios
21. El sistema asigna un número único consecutivo a la cotización y guarda datos de auditoria: Fecha creación, responsable compras
22. El auxiliar de compras entra a consultar la cotización y selecciona opción "Generar orden" 23. El sistema copia los datos de la cotización en una nueva orden de compra
24. El auxiliar de compras modifica los datos necesarios y guarda los cambios
25. El sistema asigna un consecutivo único a la orden de compra y envía alarma al jefe de compras para que autorice la orden
26. Jefe de compras autoriza la orden de compra
28. Se envía orden de compra al Proveedor
Pos condiciones
Orden de compra autorizada, no se pueden realizar cancelaciones.
Excepciones
En el paso 26. Si el jefe de compras no autoriza la orden de compra se envía notificación al usuario auxiliar de compras para que realice modificaciones. Tabla 20 Descripción caso de uso Proceso general compras
Gráfica 27 Caso de uso Mantenimiento
Tabla 21 Descripción caso de uso Mantenimiento
CU- 004 Proceso mantenimiento
Descripción
El sistema debe permtir solicitar y programar
mantenimientos a los equipos, maquinas y o infrestructura.
Precondiciones
Usuario con cualquier rol con acceso al módulo de Producción>Mantenimiento
1. Usuario ingresa al módulo de Abastecimiento 2. Selecciona opción "Mantenimiento"
3. Selecciona opción "Solicitud de Mantenimiento" 4. Ingresa datos de la solicitud:
-Equipo, maquina u otros -Observaciones
5. El sistema guarda datos de auditoria Fecha solicitud, solicitante, area solicitante
El sistema asigna un consecutiv unico a la solicitud El sistema envia alarma al jefe de mantenimiento 6. El jefe de mantenimiento asigna la solicitud
7. Auxiliar de mantenimiento se contacta con el usuario quien realizó la solicito para conocer los detalles y la necesidad.
8. Jefe programa el mantenimiento según el calendario y programación del sistema.
9. Auxiliar de mantenimiento realiza el mantenimiento
Poscondiciones
Excepciones
En el paso 7. el auxiliar de mantenimiento es encargado de pedir repuestos, herramientas u otros materiales si son necesarios para realizar el mantnimiento.
Secuencia normal
o Caso de uso administración
Gráfica 28 Caso de uso Administración
CU- 005 Proceso general Administración
Descripción
El sistema debe permitir al administrador u administradores del sistema realizar las acciones según el siguiente caso de uso:
Precondiciones
Usuario con rol Administrador con acceso al módulo de Administración
Secuencia normal
1. Usuario ingresa al módulo de Administración 2. Crear usuario
2.1. Selecciona opción "Usuarios" 2.2. Selecciona opción "Nuevo usuario"
2.3. Ingresa datos de usuario: Nombres, Apellidos, Tipo identificación, Identificación, Fecha inicio, Fecha fin, Nombre usuario, Contraseña.
3. Crear rol
3.1. Selecciona opción "Roles" 3.2. Selecciona opción "Nuevo rol" 3.3. Ingresa: Nombre rol, descripción 3.4. El sistema asigna un único id al rol
4. Asignar roles
4.1. Selecciona opción "Usuarios" 4.2. Selecciona usuario
4.3. Selecciona opción "Asignar roles"
4.4. El sistema muestra el listado de roles creados
4.5. Usuario chulea roles a asignar al usuario y guarda los cambios.
4. Asociar módulos y roles
4.1. Selecciona opción "Módulos" 4.2. Selecciona Módulo
4.3. Selecciona opción "Asociar roles"
4.4. El sistema muestra el listado de roles creados
4.5. Usuario chulea roles a asociar al módulo y guarda los cambios.
5. Parametrizar tablas del sistema
5.1. Productos: ingresar datos de Código, Nombre producto, Descripción, Unidad de medida, Tipo producto.
5.2. Tipos: ingresar datos de código, Nombre tipo, descripción, abreviatura.
5.3. Unidades de medida: ingresar datos de Código unidad, nombre unidad, abreviatura.
5.4. Factores de conversión: Código unidad de origen, Código unidad de destino, factor de conversión.
5.5. Días hábiles y festivos: Ingresa en el calendario los días festivos y no hábiles.
5.6. Estados: Ingresa datos de código de estado, nombre estado, abreviatura.
Pos
condiciones
El sistema queda parametrizado de acuerdo a las modificaciones realizadas en este módulo, solo permite ingresar a los usuarios creados desde la opción usuarios con el nombre de usuario y contraseña asignado por el
administrador y les deja ver los módulos asignados allí. Tabla 22 Descripción caso de uso administración