INDICADORES DE RENTABILIDAD
3.6. INFORME GENERAL
3.6.6. Diagnóstico
3.6.6.1. Ciclo de ventas: Abarca el proceso de gestión de ventas, los documentos empleados para su control, su debido cumplimiento
tributario, el proceso de gestión de cobro y recuperación de cartera juntamente con su respectiva provisión.
a) Después de describir el proceso de ventas y levantar la información
necesaria, se realizó una entrevista a la persona encargada del área para determinar los controles internos existentes en este ciclo, esta información se recolectó por medio de un cuestionario descrito anteriormente.
b) Se describen los controles básicos a los cuales se asigna una
ponderación y una calificación, de acuerdo a la importancia de cada uno de ellos. (Anexo 5.1.)
c) Una vez evaluados los controles del ciclo se realiza la calificación
del riesgo. Por medio de este proceso se determina la matriz de Venta
Compra y desembolsos Nómina
Tesorería Conversión
riesgo, la cual tiene como objetivo evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración. (Anexo 5.1.)
d) El riesgo del ciclo de ventas corresponde a 66%. (Anexo 5.5.)
e) Del informe de facturas emitidas en el 2013, se determinó una
muestra de la cual se evaluó mencionados controles además del cumplimiento tributario. (Anexo 5.6.)
Control Interno
El control interno de este proceso es efectivo ya que tanto la firma
de recepción como el número interno poseen aproximadamente el total de cumplimiento, 100%.
El número interno es un parámetro muy importante que debe ser
evaluado periódicamente, ya que así el negocio tendrá un control de cada una de las facturas estén activas o anuladas.
La firma de recepción es un control interno de responsabilidad
absoluta de los despachadores, el cual se encuentra ligado directamente a cartera debido a que la firma de recepción es la evidencia de que el cliente recibió la mercadería y por lo tanto tiene una deuda con Distribuidora Jerusalén. Dentro de la muestra el 0,72% no cumplió con este requisito, lo ideal es un cumplimiento del 100% en el caso de que existan inconvenientes de cobro en un futuro.
En cuanto a la firma de recepción su cumplimiento puede
Cobro
En cuanto al proceso de cobro, consta de dos partes en el sistema
informático que manejan, el cobro y el depósito los cuales están directamente relacionados. Los cobros no pueden ser mayores a los depósitos. Por lo tanto el nivel de cumplimiento de este control es satisfactorio (100%).
Este indicador se evalúa en la cuenta de "cuentas por cobrar".
Impuestos
Los anexos fueron declarados en total cabalidad todos los meses.
Tanto IVA como Retención en Fuente.
Todas las facturas gravan IVA, debido a que todos los productos
tiene tarifa 12%, (excepto alcohol), además que Distribuidora Jerusalén no emite ninguna factura al consumidor final.
En cuanto a las retenciones en la fuente e IVA, depende de cada
cliente. Aquellos contribuyentes especiales les corresponde retener el 30% de IVA o 100% (si son exportadores).
Cuentas por cobrar
El negocio comercializa suministros de limpieza a clientes localizados en todo el Ecuador; consecuentemente, el riesgo de crédito se ve afectado principalmente por las características individuales de los clientes. El negocio no ha definido una política de riesgo, bajo la cual analice a cada cliente individualmente en lo que respecta a su solvencia, antes de ofrecer las condiciones estándares de cobro y
entrega del producto. El negocio no solicita garantías en relación con los deudores comerciales.
Con el detalle de cartera al 31 de diciembre del 2013 se realizó la conciliación de las cuentas individuales de cada cliente con el total presentado en el estado de situación financiera. (Anexo 5.10.)
La antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar comerciales a la fecha del estado de situación final, (Anexo 5.11.) se clasifica así:
Días Valor 1 a 30 días $80.561,47 31 a 60 días $73.961,13 61 a 90 días $34.907,58 91 a 120 días $40.016,22 121 a 150 días $22.800,87 151 a 180 días $61.505,12 181 a 210 días $3.463,61 211 a 270 días $67.317,44 271 a 300 días $2.817,97 301 a 360 días $5.748,84 Más de 360 días $9,00 Total $393.109,25
La política de crédito es de 30 días, dicha política no se cumple. Después de un análisis de las cuentas por cobrar se determinó, que en promedio el tiempo de recaudación de cartera es de 59,2 días, equivalente a 2 meses, lo que conlleva que los clientes en promedio toman el doble del tiempo pactado de crédito para cancelar sus deudas.
No existe documentos de respaldo para crédito, no existe cheques post-fechados, letras de cambio o algún otro documento que garantice el pago de la deuda. Al no tener garantía, ni un proceso de calificación de crédito (por más pequeño que sea), existe un gran riesgo de no recuperar la cartera.
Dentro de la cartera existen 3 cuentas grandes que corresponden al mayor porcentaje de cartera:
Cliente Monto % total
cartera
Dissalen Cia. Ltda. $146.104,68 37,17%
Centro Médico Quirúrgico $38.916,94 9,90%
Universidad de las
Américas
$42.241,73 10,75%
Total tres clientes $227.263,35 57,82%
Otros menores $165.845,90 42,18%
TOTAL $393.109,25 100%
En cuanto a Dissalen Cía. Ltda., se acordó realizar pagos temporales. De Centro Médico Quirúrgico su deuda fue transferida a un fideicomiso que tiene un plan de pagos hasta el 2015.
La factura de Universidad de las Américas no es real, ya que no existe despacho.
Efecto Financiero: No tener una gestión de cobro eficiente, reduce
en gran manera la liquidez de la empresa, es muy importante mencionar que "una empresa puede quebrar por falta de liquidez no por falta de rentabilidad".
Reconociendo que es muy importante, si no se recupera la cartera pronto, el negocio no tendrá los fondos necesarios para cancelar sus deudas corrientes y tendrá que recurrir en préstamos bancarios.
Con respecto a la factura de Universidad de las Américas, surgieron los siguientes efectos:
En el Reglamento de Facturación (Decreto N°1011) en el Art. 14
establece que: “Los comprobantes de venta deberán ser entregados en la transferencia de bienes muebles, en el momento en que se realiza el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto
transferir el dominio de los mismos”. Por lo tanto la factura no es
real, debido a que el despacho no se ha efectuado.
Efecto Tributario: No se perjudica, por el contrario se favorece al
fisco. Debido a que se reconoce como ingreso incrementando el valor generado por Impuesto a la Renta. El cliente emitirá el comprobante de retención de la factura (debido a que es contribuyente especial retiene el 1% de la fuente y el 30% del IVA), en los cinco días siguientes después de la facturación. Por lo tanto en enero dichas retenciones se deben pagar al fisco.
Efecto Financiero: Consta como venta, por lo cual en el estado de
resultados los ingresos tendrán un valor que no es real. Como vimos en el efecto tributario se realizó el pago al fisco del Impuesto a la Renta y las retenciones en fuente e IVA antes de lo que corresponde. Por lo cual el negocio se desprende de sus recursos
económicos antes de lo debido.
Efecto Contable: Se utilizó ajustes de ingreso, por lo que las
cuentas de: Inventario y Costo de mercadería fueron manipuladas.
No existe un proceso de gestión establecido para emitir ajustes de
ingresos, estos se los realiza por la persona encargada de facturación sin la aprobación del gerente general o gerente administrativo. Al no tener supervisión de este parámetro muy importante, puede manipularse fácilmente la información, además que no existe un control eficiente de los movimientos de compra y venta.
Debido a la ineficiente gestión de cobro, es necesario calcular los intereses implícitos en la cartera vencida, los cuales se determinan a partir del día 31. (Anexo 5.12.)
Intereses que perdió el negocio $10.192,73
Provisión cuentas incobrable año 2013 $3.650,00
Diferencia: $6.542,73
La provisión se debe determinar del interés que Distribuidora Jerusalén deja de percibir al financiar a sus clientes por su retraso en el pago.
Conforme al Art. 10 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno: “Son deducibles las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren
pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total.
Las provisiones voluntarias así como las realizadas en acatamiento a leyes orgánicas, especiales o disposiciones de los órganos de control no serán deducibles para efectos tributarios en la parte que excedan
de los límites antes establecidos”. Por lo tanto la diferencia calculada
corresponde a un gasto no deducible.
Efecto Tributario: No existe efecto tributario debido a que el SRI
reconoce como gasto deducible únicamente el 1%. El monto de
provisión que Distribuidora Jerusalén determinó se detalla a continuación:
Según estado
Cuentas x Cobrar Clientes $ 393.109,19
Provisión de cuentas Incobrables $ 3.801,23
Saldo Inicial $ 151,23
Provisión año 2013 $ 3.650,00
Gasto Cuentas Incobrables año
2013 $ 3.650,00
Cálculo de la provisión
Cuentas x Cobrar Clientes $ 365.000,00
Cuentas por cobrar $ 393.109,19
(-)Monto parcial de la factura UDA $ 28.109,19
1% provisión cuentas por cobrar $ 3.650,00
(-) Provisión estado año 2013 $ 3.650,00
Diferencia $ -
Gasto prov. Cuentas incobrables $ 3.650,00
Gasto Cuentas Incobrables (estado) $ 3.650,00
Del total de la factura del cliente: "UNIVERSIDAD DE LAS AMÉRICAS" $42.241,73, se descontó el 67% para el cálculo de la provisión de cartera.
Realmente se debe descontar el total de la factura para la provisión
debido a que esta factura no es real. Por lo tanto el cálculo no es correcto.
Más que un error de cálculo, el error corresponde a considerar como una venta un monto que aún no ha sido despachado.
Cuentas dadas de baja: Provisión
En el año 2013 se dieron de baja las siguientes facturas:
Provisión de cuentas Incobrables $ 3.062,30 Año 2012
(-) Cuentas dadas de baja $ 2.911,07 Cuentas que se dio de baja en
el año 2013 (=) Diferencia- S.Inicial Año 2013 $ 151,23
Nombre Número Monto Días de
vencimiento
Produlux CIA. LTDA. 41642 $ 57,12 733
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 39084 $ 203,77 821
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 40282 $ 751,30 787
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 40654 $ 58,80 774
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 41069 $ 799,10 760
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 41298 $ 161,29 746
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 41303 $ 141,14 746
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 41494 $ 722,48 730
COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social 41697 $ 16,07 730
$ 2.911,07
La cuenta de Produlux es pequeña, por lo que no existe un mayor
Cossfa S.A posee una deuda de $2.853,95, el cliente extravío las facturas y debido a un cambio en el personal administrativo y financiero no se responsabilizaron por la deuda. Se dio de baja dicha cartera ya que Distribuidora Jerusalén no tiene documentos de garantía, ni un proceso efectivo de cobro.
No existen características definidas y tampoco un proceso
determinado para dar de baja una determinada factura.
Conforme al Art. 10 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno: “La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones:
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la
contabilidad;
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de
vencimiento original del crédito;
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito;
En caso de quiebra o insolvencia del deudor;
Si el deudor es una sociedad, cuando ésta haya sido liquidada o
cancelado su permiso de operación.”
No se cumplen los requisitos que determina el SRI para dar de baja una cuenta.
Efecto Tributario: Las cuentas dabas de baja deben tener el soporte necesario de incobrables.
Efecto Financiero: Al no poseer un buen sistema de recuperación de cartera, el negocio pierde dinero. Es preferible no vender a no recuperar la cartera.