Ciclo de nómina

a) Después de describir el proceso de nómina y levantar la

información necesaria, se realizó una entrevista a la persona encargada del área para determinar los controles internos existentes en este ciclo, esta información se recolectó por medio de un cuestionario descrito anteriormente.

b) Se describen los controles básicos a los cuales se asigna una

ponderación y una calificación, de acuerdo a la importancia de cada uno de ellos. (Anexo 5.3.)

c) Una vez evaluados los controles del ciclo se realiza la calificación

del riesgo. Por medio de este proceso se determina la matriz de riesgo, la cual tiene como objetivo evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración. (Anexo 5.3.)

d) El riesgo del ciclo de nómina corresponde a 47%. Siendo este el

más bajo de todos. (Anexo 5.5.)

e) Del resumen de sueldos y salarios del año 2013, se determinó una

muestra de la cual se evaluó mencionados controles además del cumplimiento laboral legal (Ministerio de relaciones laborales e IESS). (Anexo 5.8 y Anexo 5.19)

 El Art. 19 del código de trabajo establece:“la obligatoriedad del contrato escrito a aquellos que versen sobre trabajos que requieran de una profesión determinada, los que se estipulan por

uno o más años, entre otros”. Estos contratos según el Art 20.

“Deben registrarse dentro de los treinta días siguientes a su

suscripción ante el inspector del trabajo del lugar en el que preste sus servicios el trabajador, el método de realización se modificó ya que a partir del 30 de septiembre se lo realiza por

internet”.

No existen contratos legalizados en el Ministerio de Relaciones Laborales, su cumplimiento es 0%. Y aquellos contratos internos firmados corresponden a un 50%, es indispensable legalizarlos por obligación laboral. El contrato interno es elaborado de acuerdo a las clausulas legalizadas (horario, hora de entrada y salida, sueldo y beneficios).

 El Art.73 de la Ley de Seguridad Social establece que: “El

empleador está obligado, bajo su responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al trabajador o servidor como afiliado del Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor y a remitir al IESS el aviso de entrada dentro de los primeros quince (15) días, no realizarlo conlleva multas e

intereses”. Por lo tanto esta obligación debe cumplirse a

Dentro de este punto un empleado no fue afiliado durante los 4,5 meses de trabajo por negligencia del negocio.

Gladys Ruíz cumple con el papel de administradora, no se encuentra afiliada debido a que es conyugue del gerente-

propietario del negocio. Según el Art. 157 del Código Civil “el

haber de sociedad conyugal se compone: de los salarios devengados durante el matrimonio, del lucro de cualquier naturaleza que provengan sea de los bienes sociales o de los bienes propios de cada uno de los conyugues y del dinero que

cualquiera de los conyugues aportare a la sociedad”. Lo que

abarca al aporte social al IESS.

Efecto tributario: Para fines tributarios esta gasto de remuneración no es deducible, debido a que como conyugue corresponde a la misma persona (el empleador).

 El Art.73 de la Ley de Seguridad Social establece que: “El

empleador dará aviso al IESS de la separación del trabajador, dentro del término de tres (3) días posteriores a la ocurrencia del hecho, al no realizarlo el empleador debe cancelar multas e

intereses”. El aviso de salida se encuentra directamente

involucrado al aviso de entrada. Este no se cumplió a una persona de tres que salieron en el año 2013, pertenece a la misma persona a la cual no se realizó el aviso de entrada. Alcanzando así un nivel de cumplimiento del 33%.

 De acuerdo al Art.170 del Código Laboral “cuando la terminación de la relación laboral se produjo sin desahucio se debe entregar el respectivo finiquito ante la autoridad del trabajo, que a partir del 30 de septiembre se lo realiza vía internet. El incumplimiento de

esta normativa genera multas e intereses”. De las tres personas que

salieron del negocio en el año 2013, a una persona no se legalizo el finiquito.

 Los fondos de reserva se cumplen debidamente con las personas

correspondientes. Aquellas que laboran en el negocio más de un año.

 13° sueldo, 14° sueldo y vacaciones poseen un nivel de

cumplimiento del 100% ya que su pago se lo realiza en la respectiva liquidación en el caso de que el empleado renuncie. A todos los empleados se otorga estos beneficios, lo respalda los formularios internos que lleva el negocio.

 Los roles de pago se realizan quincenalmente. Cada uno de los

empleados posee un rol individual, dichos roles no se encuentra numerados por lo que posee un riesgo de manipulación.

 El negocio no realiza provisiones mensuales de 13° sueldo, 14°

sueldo y vacaciones. De acuerdo al principio de contabilidad “del devengo”, los movimientos de cualquier empresa o negocio deben registrarse en el momento en que estos sucedan.

 Dentro del análisis del rol de pagos correspondiente a dos meses,

La bonificación por alimentación resulta confusa al presentar así en el rol general de pagos. Debido a que consta como ingreso y posteriormente al final se lo descuenta. El motivo es que la bonificación por alimentación se proporciona al empleado el primer día de cada semana.

 Efecto tributario: Para que resulte un gasto deducible los

empleados deben justificar su alimentación con factura.

 Efecto laboral: Si Distribuidora Jerusalén desea dar una

bonificación por alimentación debe cambiar la forma de presentación. Proporcionar esta alimentación al inicio del mes y pedir sustento al finalizar dicho mes a cada empleado.

3.6.6.7. Propuesta ciclo de nómina

 Solicitar los servicios de un abogado para que agilite el proceso

para la legalización de todos los contratos.

 Después de realizar cualquier contratación comunicar a la persona

que redacta los contratos (la contadora), el cargo y el salario a percibir del nuevo trabajador, esto se realizará en el primer día de labores de la persona para su respectiva firma y posteriormente legalización.

 Cerciorarse que el acta de finiquito se encuentre registrada en el

portal, si no se encuentre comunicarse con el Ministerio de Relaciones Laborales.