La clasificación es una operación que pertenece al orden del sistema. Reconocer unidades significativas que tienen semejanzas en cuanto al sentido que se deriva de su utilización, sirve en las organizaciones para poner de manifiesto la coherencia expresiva que debe establecerse entre ellas.
La coherencia expresiva hace creíble el discurso de una organización. La clasificación que se propone tiene el propósito de alertar la conectividad de los sistemas de significación, implica reconocer clase de elementos cuya afinidad prescribe que, si se cambia alguno de ellos, inevitablemente debe revisarse los otros para ver cuales son los cambios correlativos que permitan la conservación de su coherencia expresiva.
Se clasificarán las unidades significativas de una organización según sus referentes:
• Sistemas que refieren a los modelos subyacentes
Sus unidades significativas son aquellas cuya consideración permite inferir cuales son las representaciones funcionales que gobiernan los procesos de la organización. Estos modelos se consideran subyacentes ya que, por lo general, no están explicitados sino que precisamente se deducen de las unidades significativas que componen esta clase.
1) Estructura:
La estructura organizativa configura el territorio en el que los miembros tratan de ubicarse. En los modos de relación prescriptos y estables entre individuos, grupos, secciones, departamentos, etc., cada uno busca dilucidar el grado de autonomía que posee. Esto adquiere importancia en términos absolutos (el grado de autonomía que yo o mi sector poseemos) y relativos (la autonomía de que gozo en relación con los demás). La cantidad de niveles jerárquicos que incluye una estructura es un indicador relevante para medir el grado de autonomía.
La estructura está en relación semántica con los sistemas de decisión, información y control, ya que es la intersección entre estos sistemas la que permite comprender su adecuación y funcionalidad. Por otra parte, la relación entre estructura y roles es de solidaridad, se necesitan recíprocamente.
Es importante relevar el modo de expresión de esta estructura. En la mayoría de las organizaciones en las que se encuentra formalizada, se denota a través de un organigrama, el cual es una representación pobre de la realidad interaccional de la organización, de la que resultarán en general acciones también empobrecidas.
También, en términos de estructura, es esencial la identificación de la forma jurídica de la organización.
2) Sistema de Roles:
Los roles configuran cadenas sintagmáticas. El sistema de roles está, por lo tanto, al revés que la estructura, más cerca del habla que de la lengua de un organización. La segmentación que se realice permitirá identificar las unidades significativas,
relacionadas entre sí de tres maneras: relaciones de solidaridad (díadas institucionales),
relaciones de implantación simple (relaciones jerárquicas verticales) y relaciones de combinación (las que se establecen en distintas funciones).
Los sistemas de roles son sintácticos, ya que existen reglas de articulación entre ellos. Su sintaxis es mixta, espacial en el sentido de su ubicación relativa en la estructura, temporal porque están encadenados en términos del cumplimiento de los ciclos de la organización.
3) Sistemas de Planeamiento. Objetivos:
Los planes, presupuestos y programas de una organización, explícitos o implícitos, tienen un valor denotativo y un valor connotativo.
Denotan la teleología de la organización, las metas que persigue y los objetivos que se elaboran para alcanzarlas. Connotan los supuestos básicos que subyacen por debajo de la enunciación de las metas.
Es importante observar el grado de participación que tienen los distintos sectores en la elaboración de los planes, ya que ello señala el poder y la autonomía que posee cada uno de ellos en relación con los demás.
Para el análisis de los objetivos, es muy útil ver si están en relación de solidaridad, implantación simple o combinación, ya que ello permite extraer conclusiones acerca de la coherencia teleológica de la organización.
4) Sistemas para la Toma de Decisiones:
Aquí es relevante poner de manifiesto la participación. Para el análisis semiótico de estos sistemas importa la identificación del quién y del cómo. Si las decisiones se toman lejos del lugar de los problemas, además de resultar probablemente inapropiadas y costosas, indican dificultades en los procesos de delegación. Sin delegación no hay autonomía y sin autonomía se resiente la motivación.
Hay organizaciones en las que el modelo para la toma de decisiones es secuencial, en particular las de la administración pública.
Un modo de decisión simultáneo, con todos los interesados interactuando en el mismo espacio, da cuenta por el contrario de un orden interaccional diferente, de la posibilidad de tratar los disensos de otra manera.
La sintaxis de estos procesos es temporal; importa su encadenamiento en el tiempo, el lapso que se demora en algunas de ellas más que en otras, el reconocimiento del momento oportuno para tomarlas. La sistemática postergación de cierto tipo de decisiones marca la rigidez que suelen exhibir las organizaciones en todo lo relativo a esas cuestiones en particular.
5) Sistemas de Comunicación Formales:
La significación a la que se refiere aquí no es respecto de lo literal de sus contenidos, sino en relación con sus soportes, su estilo, sus modalidades, su distribución.
Hay organizaciones donde el análisis de las comunicaciones escritas revela mensajes muy calientes, la notoria presencia de la intención del emisor, la preocupación por eliminar toda ambigüedad.
El habla es siempre más fría que la escritura; en una conversación el oído del que escucha tiene al menos tanta importancia como la lengua del que habla.
6) Sistemas de Información:
Un sistema de información adecuado solo es posible a partir de un modelo comprensivo de la propia organización, de sus procesos y de sus relaciones con el contexto. En la mayoría de los casos, los sistemas son fragmentarios, parciales, iluminan quizás en exceso ciertas porciones de realidad y dejan totalmente oscuras otras.
Los sistemas de información son una instancia mediadora para la construcción del presente; su falta de adecuación resiente la comunicación.
Los sistemas de información, como componente de los de comunicación, están en las organizaciones más o menos formalizados, y su grado de formalización es un indicador de la coherencia de sus modelos.
7) Sistemas de Control:
Son los mecanismos puestos en juego para asegurar la ocurrencia de las actividades prescriptas y los procesos programados en la forma esperada. Interesan los controles que tienen que ver con las actividades de las personas y, en relación con ellas, el privilegio de los medios físicos, materiales o simbólicos.
Es necesario indagar si son explícitos o implícitos, conocidos o desconocidos, si se controla o se vigila, qué hace el controlador si no controla.
8) Sistemas de Trabajo :
Importa aquí qué modelo vincular connota. La cadena seriada de producción es un ejemplo de trivialización de los comportamientos, de empobrecimiento de las relaciones. Señala un privilegio de lo utilitario por sobre lo interactivo, de lo físico sobre lo intelectual en cuanto a las capacidades que demanda.
La relación entre especialistas y generalistas, entre los que planifican, los que ejecutan y los que controlan es uno de los indicadores más precisos para los integrantes respecto de lo que se espera de ellos y de lo que ellos pueden a su vez esperar de la organización.
9) Relaciones con el exterior :
¿Cómo considera la organización a su entorno? ¿En qué medida está atravesada por él? ¿Cómo se “adapta” a las demandas del contexto, cómo procesan las perturbaciones bajo las reglas de sus propias coherencias internas?
¿Qué tipo de relaciones establece con proveedores, competidores, clientes, instituciones públicas? ¿Que preocupación exhibe en términos de solidaridad con la comunidad?
Estas y otras preguntas se plantean explícita o implícitamente los participantes para saber a qué tipo de organización pertenecen. Es un hecho que la gente adquiere mayor compromiso cuanto más siente que la suya es una organización con “personalidad”, con una fuerte determinación interna que la orienta es la consecución de sus propios imperativos éticos.
Una de las unidades más potentes en términos de comunicación. Interesa comos sintagma y como sistema. Como sintagma, exhibe su analogía metonímica con las funciones de las personas en la organización. Como sistema, importa su analogía metafórica con el orden jerárquico, con el poder.
11) Administración del tiempo:
Ritmos, cadencias, urgencias, sincronías y asincronías, tiempo deificado y tiempo internalizado, tiempo como permiso y tiempo como obligación. He aquí las múltiples significaciones del factor temporal, adosadas inevitablemente a su carácter cronológico.
Tiempos perdidos y tiempos ganados, la valoración del tiempo del otro como muestra de su consideración, el tiempo extendido como una cinta que une a las personas, que anuda sus relaciones, que determina encuentros y desencuentros.
12) Manejo del dinero:
El dinero es un poderoso analizador. A través de los lugares en que se exhibe y de las maneras en que se oculta es que habla la organización. Reverenciado, denigrado, atesorado, sirve para que la gente se valore, se compare, se aprecie y se envidie. La manera como se maneja es significativa.
La ubicación de esta unidad en la clase que se refiere a los modelos subyacentes tiene su justificación en la diferencia que se establece en el manejo de los distintos tipos de organizaciones (empresa privada, instituciones de bien público, etc.).
Dinero y educación, dinero y salud, dinero y trabajo, dinero y justicia, dinero y tiempo libre, dinero y control social: he aquí su inevitable connotación institucional.
• Sistemas que refieren a los recursos humanos
Sus unidades significativas son las que se utilizan concretamente en la administración de dichos recursos y arrojan luz sobre la consideración que la organización tiene para con sus integrantes.
1) Sistemas de Socialización en el Ingreso:
El pasaje de cada uno de nosotros por nuestras organizaciones configura un proceso continuo de socialización. Indagamos a cerca de cómo nos seleccionan, cómo nos valoran, que factores concurren a nuestra reputación. Nos preocupamos más por ser bien vistos en algunas de las organizaciones que en otras; adquirimos competencia social para saber que no es lo mismo el club que la empresa.
Esta socialización continua tiene momentos preponderantes de expresión en el ingreso, adquiere allí relevancia simbólica.
a) Sistemas de selección: Todos estamos atentos a cada detalle cuando entramos a trabajar en alguna organización. Tanteamos la organización mientras somos tanteados por ella, nos formamos una “proto-representación” que después no se modificará muy fácilmente. Nos aferramos mucho a nuestras primeras impresiones que estructuran rápidamente una imagen temprana de un modo extraño, como forma de bajar el nivel de ansiedad que nos provoca lo desconocido.
b) Sistemas de incorporación e inducción: Ya seleccionados, la incorporación es un proceso más o menos ritualizado destinado a perfeccionar nuestra competencia social en la organización. En este momento somos inducidos a exhibir ciertos comportamientos y no otros, es aquí donde se perfecciona el contrato significante que ya viene signado por nuestro aprestamiento social.
2) Sistemas de Socialización en la Transformación:
Somos particularmente vulnerables a la socialización secundaria continua en los momentos de pasaje, aquellos en que mutamos, cuando nos transformamos (para la organización) de una cosa en otra, aunque sigamos siendo la misma persona. Esto sucede cuando somos evaluados, capacitados y promovidos, y se refuerza mediante sanciones y recompensas.
a) Sistemas de evaluación de desempeños: son sistemas donde se evalúa el desempeño del rol de cada miembro de la organización. A cada cualidad que se vaya a evaluar se la pondera cuantitativamente. El modo en que se evalúe y las cualidades que son evaluadas nos habla de en que tipo de organizaciones estamos.
b) Sistemas de capacitación: La capacitación, allí donde existe formalmente, suele ser un sistema reductor de variedad. A la gente no se la educa, sino que se la entrena; hay poca estimulación de su capacidad reflexiva y creativa. c) Sistemas de promoción: los sistemas de promoción junto con los de sanciones
y recompensas, son esenciales respecto de cómo la gente percibe la administración de justicia en las organizaciones. Esto está claramente denotado por el lenguaje que se utiliza para su valoración; se las califica como justas o injustas, merecidas o inmerecidas; demuestran imparcialidad o favoritismo.
d) Sistemas de sanciones y recompensas: La sanción es una señal para el afectado y para el resto; aunque no se explicite todo el mundo opina sobre los motivos de la sanción. Las recompensas suelen ser importantes por omisión; allí donde no existe se resiente la motivación, ya que da lo mismo hacer las cosas muy bien que mas o menos.
3) Sistemas de Egreso :
Es importante evaluar quién se va, porque se va, si se fue o lo “hicieron ir”. La particularidad de los egresos es que siempre implican la elaboración de un duelo.
4) Sistemas de Remuneraciones :
Son sintagmáticos y sintácticos. A los efectos de su racionalidad, importa la relación entre sus términos; cada uno de ellos adquiere valor en función de los demás. La expansión semántica de cada término está limitada por los términos contiguos de la cadena sintagmática.
Palabras frecuentemente asociadas a estos sistemas, como arbitrariedad, discrecionalidad, confidencialidad, dan cuenta de su estrecha relación con el poder.
Son esenciales en los procesos de cambio innovativo. 5) Demografía:
Las edades, los orígenes sociales de los integrantes, su nivel cultural, su procedencia étnica, su religión, su filiación política, todos estos son factores de un análisis demográfico muy revelador para la semiótica de las organizaciones. Movilidad y mortalidad pueden analizarse en relación con estos factores, y ello nos dará cuenta de discriminaciones que no suelen ser evidentes pero que existen y son significativas para los participantes.
Para el análisis de esta cadena sintagmática es esencial la segmentación y su posterior clasificación. Interesa distinguir todos los factores señalados para los distintos sectores y los distintos puestos, analizar por ejemplo que funciones desempeñan hombres y mujeres. El análisis demográfico es una herramienta apropiada para identificar subculturas en las organizaciones.
6) Sistemas de Propiedad de los Objetos:
La confianza es el elemento que distingue a los paradigmas subyacentes en estos sistemas y, por lo tanto, la que los torna significativos.
La vinculación con los objetos está en relación semántica con las formas jurídicas de la organización y los modos de dirección. No será igual en una cooperativa que en una empresa pública y cambiará allí donde haya cogestión o autogestión.
7) Sistemas de Tiempo Libre. Ocio:
Se evalúa cuando descansa la gente y qué hace cuando descansa, qué relación hay entre el ocio y el trabajo, si los períodos de descanso están pautados o no, cuál es la relación entre el tiempo para la empresa y el tiempo para sí mismo.
8) Sistemas de Identificación personal:
Tarjetas personales, carnets de identificación, nombres en las puertas, uniformes, ropa de trabajo, son todos modos de identificar a quienes son sus portadores. Pero también los designan sus espacios, el modo en que se controla su ingreso y egreso, sus objetos y sus prerrogativas.
9) Relaciones Laborales:
¿Cómo es la relación de la empresa con el sindicato?¿Hay comisión interna, comité de empresas?¿Cuál es la representación que tienen los distintos niveles jerárquicos?¿Las relaciones laborales están signadas por la persuasión, la negociación o la compulsión?
• Sistemas que Refieren a la Interacción
Sus unidades significativas son específicamente, las reuniones y eventos que se realizan para planificar, tomar decisiones, comunicar, evaluar, etc.
La reunión es una instancia cotidiana de las organizaciones. Hay reuniones fijas,
programadas y contingentes.
La observación de las reuniones en una organización permite entender cómo se estructura la interacción. Interesa registrar el clima de formalidad o informalidad, el cumplimiento de los horarios, el lenguaje que se utiliza, las interrupciones, los silencios, el tiempo dedicado al tema específico y el tiempo ocupado en hablar de generalidades, quiénes son los asistentes, a quiénes se ha omitido, quién no ha asistido habiendo sido invitado.
La oportunidad y modalidad de las reuniones varía mucho de acuerdo con el nivel jerárquico considerado y a la cultura de la propia organización.
• Sistemas que Refieren al Área Expresiva
Sus unidades significativas son el conjunto de palabras, objetos, comportamientos y eventos a los que se recurre en la organización para expresar un estado. La expresión puede ser: afectiva, relativa al clima emocional; estética, indicativa de una concepción armónica de las relaciones entre elementos; cultural, marcada en las instancias a través de las cuales los miembros expresan sus valores y creencias.
1) Área Afectiva
a) Comportamientos indicativos de la intensidad emocional de los vínculos entre las personas: El mundo de lo gestual, de lo preverbal como indicador de lo que
sucede, un registro que, al no estar mediatizado por la palabra, descubren detalles que, de otra manera, permanecen invisibles. La intensidad emocional denota el clima.
b) Comportamiento de los superiores en relación con sus subordinados: los
superiores marcan a través de su estilo de conducción los vínculos entre sus subordinados. Se erigen en modelos de identificación o provocan rechazo, pero nunca generan indiferencia.
c) Signos de relación: sabemos como es la relación entre dos personas por el
modo en que se saludan. Para el análisis semiótico, es interesante analizar como se establecen los signos de relación entre los distintos niveles jerárquicos, si se presentan homogéneamente o bien dependen mucho de los sujetos particulares que se encuentran. Los signos de relación están presentes también en las comunicaciones escritas a través de las formulas de encabezamiento y de despedida. El lenguaje utilizado en una conversación o comunicación escrita también es un signo de relación.
a) Arquitectura, interiorismo, equipamiento. Paredes. Climatización ambiental.
Acústica ambiental: las decoraciones son significativas, el cuidado expresado
en una ambientación, los muebles, la iluminación. Las paredes hablan tanto si están vestidas o desnudas.
b) Imagen institucional, identidad corporativa. Objetos, diseño industrial.
Diseño de las comunicaciones formales, diseño gráfico: esto está de moda. Se
dirige principalmente hacia el exterior, para gestar una imagen rápidamente identificable en el entorno. La identidad de la organización como sujeto organizador se convierte en un activo. Estas identidades son vehiculizadas por los procesos de comunicación social, pero a la vez los constituyen. La preocupación estética por el diseño de los productos es señal de la necesidad de ser identificado.
3) Área Cultural :
a) Vestimenta: el vestido es un objeto típico en el que el sentido desborda su uso. b) Comida: La comida configura un lenguaje. Un menú es una cadena
sintagmática y cada uno de los platos que propone es una unidad significativa. En el comedor de una empresa, las opciones que tienen los empleados pueden ser las mismas que la de sus jefes o diferentes, y esto ya es un indicador de las relaciones que existen entre ellos.
c) Relaciones de género. Hombres y mujeres: hay roles típicamente femeninos y otros paradigmáticamente masculinos. Hay organizaciones más machistas que otras.
d) Tratamiento de las minorías: es un poderoso indicador para saber que sucede en una organización. A la consideración de lo religioso, lo étnico, lo político, debe agregarse el tratamiento de los discapacitados. Es este un mundo hecho para mayorías; la discriminación de las minorías es una señal de perdida de individuación; la diferencia se combate, es indeseable.
e) Ritos y ceremonias: la presencia de lo ritual no se remite a la consideración de los grandes eventos solamente. La vida cotidiana de las organizaciones está