Clasificación según las compras y adquisiciones

Orden de compra: cuando se observa que un artículo está llegando a su cantidad mínima en el inventario, se debe elaborar la solicitud de compra para informar a ésta área que se hace necesario adquirir más productos, se diligencia en original y la copia, la primera para ésta y la segunda para archivo de almacén. Una vez elaborada esta solicitud, se elabora el documento orden de compra a cargo de dicha área. Por lo regular se utiliza en original, que se envía al proveedor y tres copias así: una para contabilidad, una para almacén y una para archivo de compras.

Este documento, consta de:

 Información básica de la empresa, tales como el nombre, el NIT, dirección y teléfono.

 Estar debidamente identificado como orden de compra y llevar un consecutivo.

 Fecha de realización del documento

 Datos básicos del proveedor: nombre, Nit, dirección, teléfono y ciudad.

 La referencia del producto el cual se solicita

 La descripción y características de la mercancía

 La cantidad en unidades que se requiere.

 El valor en unidad y total.

 Notas, en donde se colocan las observaciones necesarias del producto

120

Figura 28. Formato orden de compra

100 FECHA: COMPRA DE MERCANCIA PROVEEDOR: NIT: DIRECCION: TELEFONO: CUIDAD: CANTIDAD UNIDAD NOTAS ELABORADO APROBADO TOTAL Cr 1 # 8 - 42 Buga Tel: 2370535

REFERENCIA DESCRIPCION VALOR EN PESOS

LOGO

LA GRAN BODEGA DE LA LECHE Y EL PAÑAL ORDEN DE COMPRA No.

NIT 14.898.200 -1

TOTAL

Fuente: Elaboración Propia

Factura de proveedor: este documento acredita la pertenencia de las mercancías u objetos motivos de compra y venta. Es una relación detallada y referenciada de cada uno de los bienes, indicando la cantidad, valor unitario, valor total y firma del responsable que realizó la venta. De acuerdo a las necesidades de la empresa, esta puede determinar el número de copias de la factura de venta, por lo general son una original para el cliente, copia para archivo consecutivo y otra para contabilidad.

Para efectos legales, las facturas de venta deben cumplir una serie de requisitos estipulados en el código de comercio y en el estatuto tributario en sus artículos 774 y 617 respectivamente, así:

121

 Código de Comercio

Art. 774. Requisitos adicionales de la factura cambiaria de compraventa. La factura cambiaria de compraventa deberá contener además de los requisitos que establece el artículo 621, los siguientes:

a. La mención de ser "factura cambiaria de compraventa"; b. El número de orden del título;

c. El nombre y domicilio del comprador;

d. La denominación y características que identifiquen las mercaderías vendidas y la constancia de su entrega real y material;

e. El precio unitario y el valor total de las mismas, y

f. La expresión en letras y sitios visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio.

La omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura cambiaria, pero ésta perderá su calidad de título valor.

 Estatuto tributario

Art. 617. Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o

servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de

122

impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

PAR. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

PAR 2. ** Adicionado- Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

De igual manera, otro de los requisitos que debe contener la factura es indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas según el art 437-2 del estatuto tributario.

Por otro lado, la Ley 1231 de 200876, unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, deja sin valides lo que antes se denominaba factura de compraventa en los artículos 774 del código de comercio y el articulo 617 del estatuto tributario.

Informe de recepción: cuando llega la mercancía a la empresa, se debe elaborar este documento en el cual se registra la recepción de la mercancía, indicando la cantidad, descripción del producto, observaciones y proveedor. Este debe ir en original y tres copias, la primera, junto con la copia del pedido y la factura del proveedor se envían a contabilidad para que se haga el respectivo comprobante y se contabilice y las copias del informe de recepción se envían al departamento de compras, a almacén para su respectivo ingreso al kardex y copia para archivo de recepción.

Este documento contiene información de:

 Datos básicos de la empresa, tales como nombre, NIT, dirección y teléfono.

 Estar debidamente identificado como informe de recepción y su número consecutivo.

 Fecha de elaboración

 Datos básicos del proveedor del producto, nombre NIT, teléfono y dirección

 Referencia y nombre del producto

 Cantidad de producto recibido

76

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1231 (17, julio, 2008). Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá D.C.: 2008.

123

 Descripción de la mercancía

 Observaciones sobre el estado de la mercancía que se recibe

 Nombre de la persona que realiza el documento

 Nombre de la persona que aprueba el recibido del producto

 Descripción del lugar donde se debe almacenar los artículos.

Figura 29. Formato informe de recepción

100 FECHA: RECIBIDO DE: PROVEEDOR: NIT: DIRECCION: TELEFONO: CUIDAD: OBSERVACIONES UBICACION MERCANCIA SECCION ESTASTE LOGO

LA GRAN BODEGA DE LA LECHE Y EL PAÑAL INFORME DE RECEPCION NIT 14.898.200 -1 Cr 1 # 8 - 42 Buga Tel: 2370535 DESCRIPCION CANTIDAD PRODUCTO

RECIBIDO POR: COMPROBADO POR:

Fuente: Elaboración Propia