RELACIONES DEL SISTEMA CONTABLE

En este capítulo se tienen en cuenta las relaciones de la dinámica del Sistema Contable y el campo donde surgen los medios para que se cumpla su misión y objetivos, siendo esto su origen, todo sucede de las áreas que se identifican y que son relevantes para la organización como son las de Contabilidad - Finanzas, Recursos Humanos y Mercadeo y Ventas; a continuación se hace una caracterización de las actividades esenciales que se deben desarrollar en la empresa, es por esto que se basa esta información en lo expuesto por el profesor Delgadillo74, para lo cual se tiene lo siguiente:

5.1.1 Área contable – financiera. Con el fin de tener una información más efectiva, verídica y en el tiempo necesario, se pretende contratar un profesional contable medio tiempo en la empresa, que lleve a cabo las labores correspondientes y que permita un efectivo desarrollo de éstas realizadas diariamente.

Dichas actividades se pueden considerar como la administración de los activos y de la información contable financiera, el control de los recaudos y los desembolsos, entre otras; considerándose como los objetivos del trabajo contable – financiero y las actividades esenciales.

Igualmente se determinan las relaciones más importantes tanto con el entorno de la empresa como con otras áreas y personas dentro de ella, así:

 Las instituciones financieras se relacionan con el entorno de la empresa por medio de las operaciones y documentos como los pagos, abonos e información económica concerniente al objeto social.

 Los clientes se relacionan con el entorno de la empresa por las facturas, los desembolsos de efectivo, los informes y los estudios de cuenta.

 Los proveedores tienen relación con la empresa por las facturas, órdenes de pago, información y estado de cuentas.

 En cuanto a los socios y entidades estatales, los primeros se relacionan con el entorno de la empresa por medio de políticas financieras y dividendos y los segundos por las normas fiscales, comerciales, laborales y por los

74 _{Ibíd., p. 87.}

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informes financieros que se generen en el trascurso normal de las operaciones.

 El personal tiene relación importante con otras áreas de la empresa por medio de la información de sueldos y salarios, al igual que los reportes e informes financieros.

 Área y proceso de mercadeo por medio de los recaudos, datos y pronósticos de ventas.

 La dirección general se relaciona por medio de los informes financieros y los empleados por los pagos de sueldos, salarios y prestaciones sociales.

De esta manera, las actividades que se realizan generan ciertos informes o datos que son necesarios en el trascurrir de la organización, como son los desembolsos de efectivo, informes de venta, programas de pagos, registros legales de la información, entre otros.

5.1.2 Área de recursos humanos. Teniendo en cuenta las falencias con las que cuenta la empresa, por su falta de organización y estipulación de cargos y funciones, se determina la necesidad de establecer un área que se encargue directamente del personal que labora dentro de ella, que lleve el control de las necesidades y pueda vigilar de una manera permanente las actividades realizadas. Con este propósito se hace necesario implementar el área de recursos humanos, dirigida por el administrador, quien es la persona que permanece dentro de la organización y quien supervisa en su totalidad todas las operaciones que se generen, es así que se puede delegar funciones y que no exista saturación de responsabilidades, sino por el contrario que se pueda cumplir con las obligaciones que contiene cada cargo. Aunque cabe resaltar, que por ser una empresa familiar, con miras a su expansión no deja de lado que el administrador esté enterado de todo lo que se presente dentro de ella.

Se presentan los objetivos y actividades más influyentes dentro de esta área como es la contratación de nuevo personal, su capacitación, entrenamiento y educación, la administración de los sueldos y seguridad social.

Igualmente se determinan las relaciones más importantes tanto con el entorno de la empresa como con otras áreas y personas dentro de ella, así:

 Las agencias de empleo se relaciona por medio de la información del mercado y las necesidades del personal dentro de la empresa.

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 Los medios de comunicación a través de las relaciones públicas, como los periódicos o prensa local.

 Área de mercadeo se relaciona con los requerimientos de fuerza de trabajo, tiempo y datos de operación.

 Área de contabilidad y finanzas tiene relación con los datos de nóminas, como los pagos y remuneraciones por las labores realizadas.

 Los empleados se relacionan por medio de ofertas para su capacitación y educación laboral.

Es así, como las actividades que se realizan generan ciertos informes o datos que son necesarios en el trascurrir de la organización, como son los requerimientos y necesidades del personal, estado de nóminas y la rotación del personal, el desempeño que se presente en las labores y los pronósticos o planes de educación y capacitación.

5.1.3 Área de mercadeo y ventas. En el área de mercadeo, las principales operaciones que se llevan a cabo son la de promoción y publicidad, la prestación de servicios y/o asesorías a los clientes, el marketing, las ventas y el respectivo análisis de las mismas al igual que los pronósticos de ventas.

Dentro de esta área, existen relaciones significativas entre personas, entidades o áreas y los diferentes componentes del sistema, como lo son:

 Clientes: estos se conectan con el sistema gracias a las sugerencias dadas, a las asesorías o servicios prestados, las órdenes de compra, la facturación y las encuestas de satisfacción, entre otros.

 Medios de comunicación: estos son indispensables ya que por medio de ellos se puede diseñar estrategias de publicidad que permitan dar a conocer al cliente los diferentes productos, promociones y demás.

 Área de productos nuevos: esto tiene relación con los pronósticos de demanda y las necesidades cambiantes de la sociedad.

 Área de personal: incentivos y comisiones por buenos resultados en las ventas.

 Área de contabilidad y finanzas: se relaciona directamente ya que esta área es la encargada de llevar los informes de venta, cartera, costos y facturación.

 Área de dirección: su relación se debe a que esta área es la encargada de realizar el análisis de mercado, revisar los informes de ventas e incluir nuevos productos según los estudios realizados.

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Todos estos proceso generan una serie de informes que son productos de las operaciones realizadas, tales como: resultados de las investigaciones de mercado, informes de ventas y económicos, pronósticos y programas de ventas. Informes de cartera, costos y gastos.

5.2 PROCESOS DE TRABAJO, FLUJOS DE INFORMACIÓN Y CONTROL