2. MARCO REFERENCIAL
3.8 CLIENTES
A nivel nacional, por casi todo el país la empresa se encuentra vendiendo y promocionando los productos, a través de tres vendedores.
3.9FUNCIONES DEPARTAMENTALES
3.9.1 PRESIDENCIA
Las funciones de la presidencia se basan dentro de la empresa, de acuerdo a lo que se encuentra establecido en los estatutos.
a) Convocar a Junta General de socios, ordinaria o extraordinaria.
b) Presidir las sesiones de la Junta General y designar a la persona que deberá actuar de secretario en caso de ausencia del Gerente.
c) Autorizar con su firma, conjuntamente con la del secretario, las actas de la Junta General de Socios.
d) Reemplazar al Gerente de la Compañía con todas sus atribuciones, en caso de ausencia temporal de este último. De producirse la falta o ausencia definitiva del Gerente, reemplazará el Presidente, hasta cuando la Junta General de socios designe el nuevo Gerente. Para ser designado y desempeñar el cargo de presidente, se requiere necesariamente ser socio de la Compañía.
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3.9.2 GERENCIA GENERAL
De la misma forma, las funciones del Gerente General, se encuentran estipuladas en los estatutos de la empresa, así:
a) Representar legalmente a la compañía y como tal ser personero judicial y extrajudicial.
b) Convocar a la Junta General o sesiones ordinarias y extraordinarias.
c) Ejecutar las resoluciones de la Junta General.
d) Organizar y dirigir la administración y las actividades económicas de la compañía con facultad de nombrar y remover a los empleados y obreros de la misma.
e) Intervenir a nombre de la compañía en toda clase de actos, contratos, convenios, transacciones, operaciones bancarias, líneas de crédito y movimiento financiero de la compañía hasta el monto del capital social; si excede de este monto, requerirá la autorización de la Junta General.
f) Extender y suscribir los certificados de aportación y las actas de la Junta General.
g) Controlar y dirigir el trabajo del personal de Secretaría y Contabilidad.
h) Presentar a la Junta General los informes, sobre el movimiento económico de la compañía, sus resultados y el Balance anual.
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j) Ejercer las demás atribuciones que le confieren la Ley y los presentes Estatutos. Para ser designados y desempeñar el cargo de Gerente, no se requiere necesariamente ser socio de la empresa68.
3.9.3 SUBGERENCIA
Para determinar las funciones de la Subgerencia, se estableció una conversación con dicha persona, acudiendo a la empresa.
a) Se encarga de la Administración de la empresa.
b) Es responsable del manejo de Bancos y proyectos de inversión.
c) Administra el Flujo de Caja de la empresa, así como proyecciones.
d) Maneja Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar (Proveedores).
e) Se encuentra a cargo de la parte de Ventas.
f) Realiza análisis de inversión en maquinaria.
g) Contacta a los proveedores y realiza las compras de materia prima e insumos.
h) Maneja los pedidos de clientes.
i) Origina las Ordenes de Producción.
j) Se encarga de la facturación.
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k) Planifica y proyecta compras y reestructura presupuestos.
l) Realiza los presupuestos de pagos e ingresos
3.9.4 CONTABILIDAD
Luego de una entrevista con el Contador, dio a conocer las funciones que realiza en su cargo, así:
a) Registro en Libro Diario de compras y ventas. Controla la cuenta de proveedores y clientes, al mismo tiempo las contabiliza.
b) Contabiliza las retenciones en la fuente de compras y ventas.
c) Encargado de facturación.
d) Registra asientos contables de provisiones, remuneraciones y depreciaciones.
e) Efectúa un análisis de cuentas, así como también procesa balances comparativos mes a mes, especialmente para revisar la cuenta de cartera y de ventas.
f) Controla la cartera de clientes.
g) Realiza las declaraciones de Impuesto a la Renta, Impuesto al Valor Agregado y Retención en la Fuente.
h) Control de asistencia.
i) Elabora roles de pagos, realizando los respectivos cálculos de los elementos de ingresos, así como de los egresos.
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j) Pago de planillas de nómina.
k) Llena el formulario de pago del Impuesto a la Renta (F101), es decir, el Balance General de la empresa.
l) Controla inventarios de materia prima, insumos y herramientas.
m) Contabiliza los demás movimientos que se realicen dentro de la empresa, como por ejemplo, registro de notas de crédito y/o de débito.
n) Realiza funciones de apoyo cuando el Subgerente se ausenta en la empresa69.
3.9.5 ASISTENTE DE CONTABILIDAD
La asistente de contabilidad, dio a conocer sus funciones a través de una conversación personal que se mantuvo con ella y supo indicar que ella es también Jefa de Seguridad y Salud y Secretaría de Gerencia y subgerencia, así:
Como Asistente de Contabilidad, menciona que:
a) Lleva un reporte de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
b) Emite cheques.
c) Realiza anexos de impuestos.
d) Efectúa pagos en general.
e) Elabora las salidas de zapatos, órdenes de producción a consumidores finales.
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f) Emite de Notas de Crédito y de Débito.
g) Realiza facturación.
En lo que respecta a Jefa de Seguridad y Salud:
a) Elabora el reporte de bomberos.
b) Prepara el Plan de Brigadas y de Seguridad.
c) Elabora el Plan de peligro y riesgos a los que se exponen los trabajadores, y propone soluciones. Realiza mapa de riesgos.
d) Realiza los planos de evacuación requeridos por el Cuerpo de Bomberos.
Como Secretaria de Gerencia y Subgerencia, se comunica con las empresas, elabora y recibe comunicaciones.
3.9.6 VENTAS
La persona que se encarga de las ventas es el Subgerente de la empresa, el cual cuenta con tres vendedores que cumplen con las siguientes actividades:
a) Visitan personalmente a los clientes en las diferentes ciudades del país, llevando consigo muestrarios de los productos que se fabrican en la empresa.
b) Encargados de llenar la Nota de Pedido.
c) Pasan las Notas de Pedidos al Subgerente, para que él realice las Órdenes de Producción respectivas.
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d) Llevan los comprobantes de cobro a los clientes, para la respectiva cobranza al contado o con cheques a plazo70.
3.9.7 PRODUCCIÓN
3.9.7.1Jefe de producción
Es importante aclarar que, el funcionario que ejerce esta actividad, se encarga del personal de planta y de diseñar los moldes de los diferentes modelos de zapatos a producirse luego en la planta.
Así entonces en primer lugar se describirá a continuación las funciones que realiza como Jefe de Personal.
a) Determina los tiempos de producción por cada modelo de zapatos: en corte, costura y montaje.
b) Planifica cuantos zapatos se producirán en determinado tiempo.
c) Realiza un control de calidad.
d) Aprueba la que materia prima comprar o no de acuerdo a las necesidades de producción.
e) Ayuda en los procesos.
f) Clasifica el personal para la planta de producción.
g) Maneja asistencias, puntualidad y permisos.
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h) Controla horas extras.
En lo que se refiere a la parte de Diseño de nuevos modelos y de moldes de los mismos, realiza:
a) Investiga en revistas, ferias, internet, etc. para proponer nuevos modelos a la gerencia.
b) Ejecuta un análisis para determinar si el diseño se encuentra o no acorde a las necesidades de la empresa y luego desarrolla la idea.
c) Solicita a la Gerencia la compra de los materiales e insumos, por ejemplo hormas, cueros, maquinaria, etc.
d) Envía Orden de producción u Orden de Compra a la Gerencia.
e) Luego de adquiridos los materiales necesarios, obtienen los moldes, y realizan pruebas para corregir y poder desarrollar la serie.
f) Luego pasan en latas o troqueles para que los moldes sean consistentes.
g) Aprobadas las pruebas, ya se da la orden para producir.
3.9.7.2Jefe de bodega
a) Envía los pedidos de materia prima con las Órdenes de Compra a Gerencia.
b) Recibe la materia prima, mediante la Orden de Compra.
c) Cuando llega la materia prima e insumos adquiridos por Gerencia a las bodegas, el Jefe de Bodega, está encargado de verificar si físicamente se
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encuentra lo que está detallado en la factura y en la Orden de Pedido. Este procedimiento lo realiza absolutamente con todos los materiales e insumos.
d) Ejecuta un control de calidad, si se encuentra bien sigue el proceso normal, caso contrario se devuelve al proveedor para que solucionen de alguna manera el daño que se haya encontrado en la materia prima.
e) Adjunta la factura al Ingreso de Bodega e ingresa al Kárdex para llevar la Contabilidad de la empresa.
f) Revisa los planos de producción, para saber las cantidades a despachar y producir.
g) Despacha a cada sección de la planta de producción, los materiales que cada una requiere para la fabricación de los zapatos. Dichas cantidades las destina de acuerdo a lo que se especifica en los Planos de Producción.
h) Realiza Egresos de materia prima, cuando despacha a cada sección.
i) Arma las cajas de empaque de los zapatos71.