CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL

GOBIERNO MUNICPAL DE ANTONIO ANTE Antonio Ante

4.2 Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones Comentarios de Auditoría Financiera

Las existencias no son controladas mediante el método permanente

Los movimientos por adquisiciones y consumos de las existencias para consumo corriente no fueron controlados contablemente mediante el método de inventarios permanente o perpetuo, a base del registro oportuno de los ingresos y egresos de bodega. Se limitaron a efectuar un ajuste anual al saldo de mayor general para reflejar el valor de las existencias constatadas. Se inobservó lo dispuesto en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.4.4, Control de existencias, en la parte pertinente señala:

“… La documentación relativa a los movimientos de ingresos y egresos se

harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.- Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual; ocasionalmente deberán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos una vez al año a

efecto de establecer correspondencia con las cifras contables…”.

Este hecho se produjo debido a que la Contadora, no requirió a bodega la documentación de respaldo de los movimientos para su contabilización, ocasionando que estas operaciones no sean registradas en el momento que ocurren, para producir información contable completa y confiable que sirva de base en la toma de decisiones.

Conclusión

El Contador no realizó oportunamente el registro contable de los movimientos de bodega en la cuenta Existencias para Consumo Corriente mediante el método de inventarios permanente o perpetuo, ocasionando que estas operaciones no se registren en el momento que ocurren para facilitar la toma de decisiones.

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Recomendación

A la Directora Administrativa Financiera

Dispondrá al Contador General utilice el sistema de control permanente o perpetuo respecto a las existencias para consumo corriente, registrando las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y de egresos de bodega, aperturando registros auxiliares, que permita conciliar la información contable con el mayor general de la cuenta y presentar los saldos de la cuenta en forma completa y razonable.

Comentarios de Auditoría de Control Interno Falta de codificación y control de los bienes

Los bienes de administración del GAD Municipal no se encuentran codificados en su totalidad; debido a que la Guardalmacén y el Contador General, no emplearon procedimientos de control, ocasionando dificultad en la localización e identificación de los mismos, y la falta de control administrativo sobre los bienes no considerados Activos Fijos de la Entidad.

Se inobservó las Normas de Control Interno 100-03, Responsables del control interno; 406-05, Sistema de registro; y, 406-06, Identificación y protección; la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.31 Cuentas de Orden y el artículo 77, numeral 3, letras a) y c), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

La Guardalmacén y el Contador, no efectuaron procedimientos de control que permitan mantener codificados los bienes de administración y un control

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administrativo sobre los bienes no depreciables, tampoco se registraron en las Cuentas de Orden de la entidad.

Recomendaciones

A la Directora Administrativa Financiera

 Dispondrá a la Guardalmacén, realice la codificación de todos los bienes de larga duración, ubicando el código de cada bien en una parte visible, para una fácil localización, identificación y control.

 Dispondrá a la Guardalmacén, efectúe el inventario de los bienes no depreciables, detallando tipo de bien, su ubicación y custodio responsable, a efecto de mantener un adecuado control administrativo.

Inventario de bienes de larga duración no se mantiene actualizado

No se ha registrado en el inventario varios bienes de larga duración, por lo que este se encuentra desactualizado; además, no se clasificaron de acuerdo a su naturaleza que permita tener referencia correcta y completa de estos recursos; y, no se elaboraron las correspondientes actas de entrega recepción de bienes individuales a los servidores usuarios; inobservando los artículos 3 y 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.

Estos hechos se produjeron debido a que el Contador General y la Guardalmacén, no incluyeron en el inventario la totalidad de bienes, por la falta de registros y documentos en los que conste: ubicación, unidad administrativa, custodio- responsable, lo que no permitió mantener información completa de estos recursos y de los responsables del uso y conservación.

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Se inobservó lo dispuesto en los artículos 77, numeral 3, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, la Norma de Control Interno 406-10, Mantenimiento de bienes de larga duración.

Conclusión

La Guardalmacén y el Contador General, no coordinaron acciones tendientes a actualizar el inventario de los bienes de larga duración, por la falta de información sobre: ubicación, unidad administrativa, custodio-responsable; situación que no permitió se realicen las actas de entrega recepción a los responsables custodios de los bienes, consecuentemente los inventarios no se presentan en forma completa, real y confiable.

Recomendación

A la Directora Administrativa Financiera

 Dispondrá a la Guardalmacén y al Contador realicen la constatación física anual de la totalidad de los bienes de administración, e implementen registros en los que conste ubicación, unidad administrativa, custodio- responsable; y, efectúe las actas de entrega recepción individual de los bienes a su custodio, a fin de mantener actualizado el inventario.

Falta de constataciones físicas de las existencias para consumo corriente y de los bienes de administración

No se realizaron constataciones físicas de las existencias para consumo corriente y de los bienes de administración por lo menos una vez al año, que permita la conciliación con la información contable, para determinar posibles diferencias y proceder a los ajustes respectivos; este hecho se presentó por la falta de gestión

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de los Directores Administrativos Financieros al no implementar procedimientos de control, que permitan, que los bienes se administren adecuadamente y se mantenga conciliado la información financiera, y la Guardalmacén no efectuó este procedimiento de control, lo que ocasionó que estos recursos no estén controlados adecuadamente.

Se inobservaron los artículos 77, numerales 1, literal a); y 3, literal c), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, la Norma de Control Interno 406-10, Constatación física de existencias y bienes de larga duración.

Conclusión

No se realizaron constataciones físicas de las existencias y bienes de administración por lo menos una vez al año; originando que estos recursos no se controlen adecuadamente.

Recomendación

A la Directora Administrativa Financiera

 Dispondrá al Guardalmacén coordinar con la Comisión Económica, la realización de la constatación física de las existencias para consumo corriente y de los bienes de administración, por lo menos una vez al año; de esta diligencia dejarán constancia escrita, y darán a conocer los resultados a las autoridades, para la toma de decisiones.

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Comentario de Auditoría de Cumplimiento Se mantienen bienes inservibles y obsoletos

Se determinó que bienes inservibles, obsoletos o que han dejado de usarse, como equipos de computación, máquinas de escribir, retroproyectores, impresoras, fax, sumadora, parlantes, entre otros que, forman parte del inventario de bienes, sin que se hayan realizado los trámites administrativos para la baja correspondiente, conforme lo establece el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; y, la Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos 406-11, Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto

Este hecho se produjo, por cuanto la Directora Administrativa Financiera y Guardalmacén no efectuaron procedimientos de control para identificar a los bienes que dejaron de usarse, lo que ocasionó que se ocupe espacio físico necesario para otras actividades y sobrestimando innecesariamente el saldo de la cuenta y la responsabilidad del custodio.

Recomendación

A la Directora Administrativa Financiera

 Dispondrá a la Guardalmacén realice los procedimientos para identificar los bienes inservibles, obsoletos y fuera de uso y efectué las gestiones administrativas para agilitar el trámite de baja, donación o remate de bienes de conformidad a lo señalado en las disposiciones legales vigentes.

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Comentario de Auditoría de Gestión

Falta de aplicación de indicadores de gestión

El Gobierno Municipal de Antonio Ante, no sustentó la programación del presupuesto anual de los Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente en base a los objetivos y metas establecidos en la Planificación Estratégica y tampoco se evalúa en forma periódica la eficiencia y eficacia de la ejecución del presupuesto de estos rubros, a través de indicadores.

La Directora Administrativa Financiera inobservó la Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos 200-02, Administración Estratégica.

Este hecho se produjo debido a la falta de aplicación de indicadores de gestión para medir el avance y logro de los procesos y actividades en los componentes antes mencionados.

Conclusión

En el Gobierno Municipal de Antonio Ante, no se establecieron indicadores de gestión que permitan evaluar la programación y ejecución presupuestaria de los Bienes de Administración y Existencias para Consumo Corriente en base a los objetivos y metas establecidos en la Planificación Estratégica, ocasionando que no se cuenta con estas herramientas de evaluación estratégica.

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Recomendación

A la Directora Administrativa Financiera

 Evaluará periódicamente el cumplimiento de la planificación operativa y del presupuesto institucional a través de indicadores de gestión e índices financieros.

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4.3 Plan de Implementación de Recomendaciones

In document Examen de auditoría integral a bienes de administración y existencias para consumo corriente del Gobierno Municipal de Antonio ante en el período 1 de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012 (página 63-71)