CONTRATACIONES ESTATALES
III. COMITÉ ESPECIAL
La información remitida por las Entidades al OSCE, tiene el carácter de declaración jurada y está sujeta a las responsabilidades legales correspondientes. La simple presentación de la mencionada información no implica la convalidación o conformidad de la información reportada que no se ciña a lo dispuesto en la Directiva expresa.122
II. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
El Reglamento de la Ley, por su lado, define al Expediente de Contratación como el conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.123
El Expediente de Contratación tiene naturaleza de intangible en razón que en cada fase del proceso de contratación se incorporan sistemática, ordenada y preclusivamente los documentos derivados de las actuaciones y actos administrativos en forma definitiva, sobre los que no puede actuarse enmendaduras, regularizaciones, alteraciones, entrelineados u modificaciones posteriores, salvo que se declare previamente la nulidad de la actuación administración correspondiente. 124
La estructura del Proceso de Contratación nos indica que después de aprobado el Expediente de Contratación se desarrollan o actúan las demás fases del proceso tales como, la designación del Comité Especial, la elaboración y aprobación de Bases, organización, conducción y ejecución del proceso de selección, la fase o etapa contractual y la culminación del contrato con cuya actuación se cierra el Expediente. 125
El Órgano Encargado de las Contrataciones es el responsable de remitir el expediente de contratación al funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna, para su aprobación. El funcionario competente para aprobar el Expediente de Contratación, obviamente, tiene descrita en ROF o en otro instrumento de organización en virtud del artículo 6° de la Ley; no se le designa discrecionalmente para cada caso toda vez que de acuerdo con la normativa el Órgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad debe remitir el expediente al funcionario competente.126
III. COMITÉ ESPECIAL
122 ÁLVAREZ PEDROZA, ALEJANDRO. Ibid., p. 47-58 123 ÁLVAREZ PEDROZA, ALEJANDRO. Ibid., p. 66. 124 ÁLVAREZ PEDROZA, ALEJANDRO. Ibid., p. 67. 125 ÁLVAREZ PEDROZA, ALEJANDRO. Ibid., p. 68. 126 ÁLVAREZ PEDROZA, ALEJANDRO. Ibid., p. Pág. 66-77.
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El Titular de la Entidad es la autoridad competente para designar a los integrantes del Comité Especial, competencia delegable, esta designación tiene la categoría de “Acto Preparatorio”127 por lo tanto no constituyen actos administrativos en sentido estricto, ya
que no producen un efecto jurídico inmediato, sino que posiblemente tendrán un efecto jurídico a través del o de los actos administrativos que dicten después durante el proceso de selección cuando los postores tengan legitimidad procesal.
De acuerdo con el artículo 24° de la Ley, en las licitaciones y concursos, la Entidad designará a un Comité Especial que deberá conducir el Proceso de Selección. Es decir, se colige que la designación es para cada proceso de selección excepto en los casos a que se refiere el artículo 32° de la Ley, procesos declarados desiertos, en que el mismo Comité Especial que condujo el proceso original conduce el de segunda
IV. BASES
Dentro del contexto señalado, debemos denotar que las Bases constituyen las reglas del proceso de selección y es en función de ellas que se debe efectuar la calificación y evaluación de las propuestas, conforme a lo dispuesto en el artículo 26° de la Ley, norma según la cual, “lo establecido en las Bases, en la presente Ley y su Reglamento obliga a todos los postores y a la Entidad convocante”. Es así, como la Entidad tiene el deber de calificar las propuestas conforme a las especificaciones técnicas y a los criterios objetivos de evaluación detallados en las Bases, las que deben ser congruentes con la adquisición a efectuar y, deben apreciarse conforme a los principios que rigen las contrataciones y adquisiciones del Estado.128
Fundamentalmente las Bases o pliegos de condiciones son el conjunto de disposiciones que rigen el procedimiento de selección y también la ejecución contractual. Este documento contiene, dependiendo del ordenamiento local, cuestiones relacionadas a la descripción del objeto contractual (especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico), el precio, valor estimado o referencial, los criterios de exclusión, evaluación y/o adjudicación del contrato, la proforma del contrato y condiciones de tipo procedimental.129
127 DORMÍ, Roberto. Derecho Administrativo Licitación Pública p. 194 “Fase Preparatoria. En esta fase se
llevan a cabo los presupuestos que toman jurídicamente posible la manifestación de voluntad contractual administrativa. Es puramente interna de la Administración, sin intervención ni participación de los administrados oferentes, licitadores o terceros interesado. Incluye los análisis jurídicos, contables, financieros, económicos, …”
128 ÁLVAREZ PEDROZA, ALEJANDRO. Ibid., p. 120. 129 MARIO LINARES. Ibid., p. 171.
- 66 - 3.11.2. FASE DE SELECCIÓN
La fase de selección se desarrolla en ocho etapas:
a. Convocatoria; es el mecanismo a través del cual la entidad pone en conocimiento de los administrados la iniciación del proceso de selección. b. Registro de participantes; la persona natural o jurídica que desee participar en
un proceso de selección deberá registrarse como participante conforme las reglas establecidas en las Bases, para cuyo efecto debe contar con inscripción vigente en RNP conforme el objeto de la inscripción.
c. Formulación y absolución de consultas; las bases pueden contener un conjunto de elementos que no resultan claros para aquellos que las adquieran y que vayan a desempeñarse como eventuales postores, siendo necesario habilitar la presentación de consultas, que constituyen un pedido de aclaración.
d. Formulación y absolución de observaciones; a diferencia de las consultas, las observaciones tienen por finalidad cuestionar las bases, pero deben ser debidamente fundamentadas, relativas al incumplimiento de las condiciones mínimas de la misma.
e. Integración de bases; una vez absueltas todas las consultas y/o observaciones, o si las mismas no se han presentado, las Bases quedaran integradas como reglas definitivas y no podrán ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del titular de la entidad convocante.
f. Presentación de propuestas; esta fase del proceso de selección implica que los postores procedan a ofertar a la entidad, a fin de que luego de la calificación y evaluación a ser efectuada por el comité especial se determine aquel postor más idóneo para contratar, mediante el otorgamiento de la buena pro,
g. Calificación y evaluación de propuestas; esta etapa del proceso de selección tiene por finalidad determinar el postor más idóneo, a fin de otorgarle la buena pro sobre la base de los puntajes obtenidos por sus respectivas propuestas. h. Otorgamiento de la buena pro; es el acto administrativo a través del cual la
entidad define con cuál de los postores va a contratar. El mismo requiere la realización previa de un procedimiento de selección enteramente valido, así como la debida competencia de quien lo emite. Como resultado, la buena pro se otorgará a quien haya obtenido el mayor puntaje una vez aplicado el método de evaluación y calificación que corresponda.
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Estas ocho etapas si bien demoran en ser realizadas, permitirán que el contrato con el proveedor elegido tenga resultados productivos y logre ser satisfacer las necesidades de la población.
3.11.3. FASE DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Esta fase comprende desde la celebración del contrato respectivo hasta la conformidad y pago de las prestaciones ejecutadas, en el caso de los contratos de bienes y servicios, y con la liquidación y pago correspondiente, tratándose de contratos de ejecución o consultoría de obras.
3.12. RESPONSABILIDAD Y SANCIÓN DE LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES PÚBLICOS
En este punto, la ley establece130 que los funcionarios y servidores, así como los
miembros del Comité Especial que participan en los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, son responsables el cumplimiento de dicha norma y su Reglamento. Ello implica la generación de responsabilidad administrativa, penal y civil; y dentro de la primera, la responsabilidad disciplinaria y la responsabilidad ética, conforme las normas respectivas.
Por otro lado, se establece que, en caso que las normas permitan márgenes de discrecionalidad para la actuación del servidor o funcionarios, este deberá ejercerla de acuerdo con los principios de la contratación administrativa. La discrecionalidad implica la posibilidad de optar determinadas acciones dentro del marco de la legalidad, por razones de mérito, oportunidad o conveniencia, lo cual explica la necesidad de establecer un marco de acción en el ámbito de la Contratación Administrativa.
La norma señala además que la evaluación del adecuado desempeño de los servidores o funcionarios en las decisiones discrecionales es realizada por la más alta autoridad de la entidad a la que pertenece, a fin de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. Para tal efecto, la entidad podrá disponer, en forma periódica y selectiva, la realización de exámenes y auditorias especializadas. La norma preceptúa además que en el caso de las empresas del Estado, dicha evaluación es efectuada por el Directorio.
En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley, se establece que se aplicarán, de acuerdo con su gravedad, las sanciones establecidas en el ordenamiento, que son la amonestación escrita, la suspensión sin goce de
130 Artículo 46° de la ley.
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remuneraciones de treinta (30) a noventa (90) días, el cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce (12) meses: así como la destitución o despido.131
En el Reglamento de la Ley N° 29622 que modifica la Ley N° 27785 Ley orgánica del Sistema nacional de control y de la Contraloría General de la Republica, se encuentra reguladas las infracciones en un procedimiento de exoneración:
“Artículo 6°.- Infracciones por incumplimiento de las disposiciones que integran el marco legal aplicable a las entidades y disposiciones internas relacionadas a la actuación funcional Los funcionarios o servidores públicos incurren en responsabilidad administrativa funcional por la comisión de infracciones graves o muy graves, relacionadas al incumplimiento de las disposiciones que integran el marco legal aplicable a las entidades para el desarrollo de sus actividades, así como de las disposiciones internas vinculadas a su actuación funcional, específicamente por:
h) Incumplir las disposiciones que regulan las causales y procedimientos para la exoneración de los procesos de selección para la contratación de bienes, servicios y obras, en aquellos casos que dicho incumplimiento genere perjuicio al Estado. Esta infracción es considerada como grave. Si el perjuicio es económico o se ha generado grave afectación al servicio público, la infracción es muy grave.”
Como vemos cualquier conducta que incumpla las disposiciones referentes a las exoneraciones tanto de servicios de publicidad estatal como en las demás causales tienen el grado de infracción grave o muy grave, siempre que causen daño al Estado, la libre disposición de los recursos públicos sin control podría acarrear un uso irracional y desproporcional del mismo perjudicando el satisfacer otras necesidades de mayor importancia, esto precisamente es lo buscamos evitar respecto del servicio de publicidad estatal el cual consideramos requiere limitaciones para su ejecución.
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