Componente 7: Información y comunicación

En esta parte básicamente se realizarán recomendaciones en relación a cómo se debe manejar la información del Sistema de Gestión de Riesgos de MM S.A.

para que cumpla con sus propósitos y que se puedan realizar acciones oportunas. Por otro lado se retomarán acciones importantes en cuanto a la comunicación que se debe impartir por parte de la Dirección General para reforzar ciertos componentes revisados anteriormente como la filosofía del manejo del riesgo.

El Sistema de Gestión de Riesgos propuesto necesita de un trabajo eficiente en cuanto a los mecanismos de comunicación entre cada paso. Además se deben definir las maneras en que la compañía deberá llevar su información de manera que se puedan tomar decisiones en un tiempo adecuado.

La Figura 3.12 a continuación muestra el flujo de información y comunicación que recorren las actividades del Sistema de Gestión de Riesgos, se podría decir que este componente es el engranaje a través del cual toda la metodología

Figura 3.12 Flujo del Sistema de Gestión de Riesgos en MM S.A.

Como se muestra en la gráfica todo el sistema tiene una serie de documentos resultantes del sistema como tal para los cuales se han asignado sus respectivos responsables y que se resumen de la siguiente manera:

• Componente 1: Filosofía del manejo de riesgos (Consejo de Dirección,

Equipo ERM) que está compuesto por el cuestionario de la Figura 3.1;

Apetito al riesgo (Consejo de Dirección, Director de Riesgos, Equipo ERM, Comité Ejecutivo, Gerencias Medias, Empleados en General) que está compuesto por los pasos expuestos para la identificación de riesgos y los objetivos de la compañía.

• Componente 2: Objetivos, KPI, Tolerancia al riesgo (Todos los empleados), Inventario de oportunidades (Equipo ERM, Comité Ejecutivo, Gerencias Medias, Empleados en General).

• Componente 3: Inventario de Riesgos (Equipo ERM).

• Componente 4: Riesgos Inherentes y Residuales (Equipo ERM, Comité Ejecutivo, Gerencias Medias, Empleados en General).

• Componente 5: Respuestas al riesgo y Portafolio de riesgos (Consejo de Dirección, Director de Riesgos, Equipo ERM, Comité Ejecutivo, Gerencias Medias, Empleados en General).

• Componente 6: Informes de Selfasessments; Indicadores de Gestión; Otros reportes (Equipo ERM, Director de Riesgos, Responsables de riesgos para cada proceso).

• Componente 8: Monitoreo que se hablará más adelante.

Toda la información es alimentada en cada estructura o componente en base a

las flechas que se han establecido en la gráfica. En el COSOII se muestra cómo

el Sistema de Gestión de Riesgos fluye con sus componentes en un proceso de ventas de una empresa ejemplo.

Las tareas que se deben llevar a cabo para presentar la información de una manera adecuada a través de todo el flujo son cruciales y puede requerir de muchas medidas, como formatos estandarizados que de hecho deben ser desarrollados por el Equipo ERM. En este sentido se recomienda a MM S.A. que desarrolle un proyecto con la participación indispensable del Departamento de IT para identificar alternativas para llevar esta información y que pueda ser monitoreada constantemente por el Equipo ERM. El Sistema de Gestión de Riesgos no tendrá ningún efecto positivo si no se establece un mecanismo a través de sistemas para el flujo de la información y comunicación de las partes.

Por lo pronto MM S.A. puede utilizar un sistema que ya se ha desarrollado a nivel corporativo y que se fundamenta en los conceptos del GRC. Este sistema

aún no ha sido aplicado para las regiones de Latinoamérica pero está previsto que los mercados de la región mencionada lo utilicen a partir del primer trimestre del 2015, fecha en la cual se deben incluir todos los mecanismos de control que tiene MM S.A. para identificación de riesgos y actividades de monitoreo. De esta manera MM S.A. se estaría alineando con los requerimientos corporativos y tendrá un sistema que puede contener todo el flujo de información resultante de la implementación de la metodología abarcada en este documento.

Aparte de estas acciones se recomienda también que se haga un levantamiento de todos los indicadores de gestión que están disponibles para MM S.A. en la actualidad a través de los diferentes sistemas y servicios de terceros para introducir esta data dentro de los componentes del Sistema de Gestión de Riesgos como sea necesario. Por ejemplo es evidente que para que los empleados responsables de riesgos en cada proceso puedan controlar sus actividades, cuenten con indicadores de sus procesos asignados. De otra manera no podrán evaluar adecuadamente el funcionamiento de estrategias de respuesta a riesgos y oportunidades que han sido aprobadas por el Consejo de Dirección y materializadas en políticas y procedimientos.

Siguiendo con lo propuesto en el COSO II, MM S.A. debe, a través de Dirección General y el Consejo de Dirección, realizar una declaración de la filosofía del manejo del riesgo en la compañía y su importancia. A pesar de que el Código de

Conducta es modificado y comunicado por Casa Matriz, MM S.A. puede utilizar otros medios para comunicar este particular:

• E-mails

• Noticias Corporativas a través de una iniciativa interna que en la

actualidad ya realiza acciones en este sentido para encontrar recursos en la web.

• Grupos de discusión a través de la web.

• Acceso a información de riesgos identificados para el personal

autorizado.

• Mensajes de Texto.

• Reuniones presenciales o remotas.

• Reuniones con el Equipo ERM, Director de Riesgos, Comité Ejecutivo para riesgos.

• Entrenamientos para el Equipo ERM especializando nuevas habilidades

en la materia.

• Auspicio y comunicación a todos los empleados sobre nuevas

tecnologías y procedimientos establecidos para detección de riesgos.

• Noticias sobre eventos adversos ocurridos en la industria y en otros

campos.

• Otros.