Comprometer y motivar a los funcionarios es la clave del éxito en toda institución, ya que es fundamental tener personal identificado con la filosofía institucional que facilitará el logro de objetivos, y la resistencia por implementar cambios en los sistemas de trabajos se verán disminuidos.
Ante lo mencionado, se indagó a los funcionarios del VPOLEX si se sentían comprometidos con la institución, encontrando que un significativo 63% afirma su total compromiso y lo demuestran a través de su trabajo activo, al dar su mejor esfuerzo que permita el cumplimiento de metas y objetivos a nivel personal e institucional.
Por otro lado, cuando se realiza el análisis por la variable motivación, se observa que el 36% (ver Figura 36) no se siente motivado en su trabajo, principalmente porque no hay un reconocimiento al esfuerzo realizado ni a los logros alcanzados, es decir no existe un sistema de incentivos a la buena labor desempeñada, concordando éstos resultados con los encontrados en el Principio 2: Liderazgo.
Nunca Rara vez Algunas
veces Casi siempre Siempre
Gestión de las Relaciones
Políticas Bilaterales 0% 8% 54% 31% 8% 100%
Gestión de las Relaciones
Políticas Multilaterales 0% 9% 45% 18% 27% 100% Gestión de Migración y Extranjería 8% 0% 38% 38% 15% 100% Gestión de Documentos de Viaje y Legalización 0% 0% 33% 44% 22% 100% Gestión de Refugio 0% 8% 38% 31% 23% 100% Gestión de Asuntos y Servicios Consulares 0% 0% 33% 67% 0% 100% Total 2% 5% 42% 34% 18% 100% Proceso
En mi Unidad existe un trabajo en equipo
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Figura 36. Compromiso y motivación por parte de los funcionarios
Figura 36
Fuente: Cuestionario de Opinión aplicado en el VPOLEX – julio 2014 Elaborado por: Silvia Jara Olmedo
Aplicabilidad del Principio 3: Participación del personal
Al analizar las respuestas obtenidas por los 60 encuestados, y considerando los criterios; Desarrollo de competencias y fomento de trabajo en equipo, y Compromiso y motivación del personal; se determinó que la aplicabilidad del Principio 3: Participación del Personal en la Gestión por Procesos del VPOLEX es Notable (Ver Figura 37), es decir que los funcionarios presentan una actitud, en promedio, proactiva que responde a la demanda de la ciudadanía y autoridades demostrando su compromiso para con la institución, sin embargo es necesario poner énfasis en el tema de incrementar las capacitación y crear un sistema de incentivos a los logros alcanzados que podrían ser factores determinantes en la motivación del personal. De igual forma es necesario establecer estrategias internas a fin de incentivar el trabajo en equipo considerando aún más que Cancillería cuenta con un alto número de personal de carrera con vasta experiencia en las relaciones internacionales y que podrían compartirla con el personal nuevo que se incorpora a la Institución.
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Figura 37. Nivel de aplicabilidad del Principio 3 de Calidad
Figura 37
Fuente: Cuestionario de Opinión aplicado en el VPOLEX – julio 2014 Elaborado por: Silvia Jara Olmedo
Finalmente, no se puede concluir el análisis del Principio 3: Participación del Personal, sin mencionar que una de las principales dificultades encontradas en ésta investigación es el alto índice de rotación de personal, especialmente de quienes mantienen una relación de contrato por servicios ocasionales, que hasta mayo 2014 representaba el 51% del total de funcionarios en Cancillería. Ésta alta rotación se debe a que la Ley Orgánica de Servicio Público en su Art. 143 establece que el plazo máximo de duración de los contratos de servicios ocasionales será de veinte y cuatro meses, provocando así una fuga de conocimientos institucionales.
El índice de rotación a nivel operativo en Cancillería, de acuerdo al Informe de Gestión del I cuatrimestre 2014, alcanzó los 3.97% valor que expresa la relación porcentual entre las admisiones y desvinculaciones con relación al número total de funcionarios en la institución, reflejando que hasta el mes de abril salieron de la institución 70 funcionarios e ingresaron 84 nuevos servidores públicos, a esto se debe añadir la rotación obligatoria hacia el exterior de los funcionarios de carrera diplomática que se lo realiza de manera semestral, perjudicando así la continuidad de varios proyectos planteados o simplemente la pérdida de eficiencia a nivel institucional hasta que el nuevo personal retome los procesos.
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Al consultar a los funcionarios del VPOLEX si consideran que la rotación de personal influye negativamente al cumplimiento de los objetivos, se encontró que un 61% estima que efectivamente ésta perjudica el desenvolvimiento institucional, como se lo puede observar en la Figura 38.
Figura 38. La rotación de personal perjudica al cumplimiento de los Objetivos Institucionales
Figura 38
Fuente: Cuestionario de Opinión aplicado en el VPOLEX – julio 2014 Elaborado por: Silvia Jara Olmedo
Si el análisis se lo realiza por tipo de relación laboral, se identifica que el personal que trabaja bajo la figura de Carrera Diplomática son quienes en mayor porcentaje consideran a la rotación como un obstáculo para alcanzar la efectividad en la gestión (ver Tabla 11), criterio indispensable si se toma en cuenta que se trata de funcionarios que tienen varios años dentro de Cancillería y que han experimentado por más de una vez el cambio constante de personas en sus procesos.
Tabla 11. La rotación de personal influye negativamente en el cumplimiento de los Objetivos Institucionales Tabla 11
Fuente: Cuestionario de Opinión aplicado en el VPOLEX – julio 2014 Elaborado por: Silvia Jara Olmedo
Totalmente en
desacuerdo desacuerdoEn Ni de acuerdo ni en desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo
Contrato de Servicios Ocasionales 0% 9% 23% 36% 32% 100% Nombramiento Administrativo 0% 21% 21% 36% 21% 100% Carrera Diplomática 15% 15% 12% 19% 38% 100% Total 6% 15% 18% 29% 32% 100% Relación Laboral
La rotación de personal influye negativamente al cumplimiento de Objetivos
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5.3.3.4 Principio 4: Enfoque basado en procesos
Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso (ISO 9000-2005).
La gestión basada en procesos conlleva una estructura coherente que representa el funcionamiento de la institución, posibilitando mejorar el desempeño integral del trabajo, a través de la designación de responsables, que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso, mejorando así la efectividad, optimizando los recursos, cumpliendo con tiempos de entrega, y otros elementos o indicadores importantes de la institución. La relación entre la gestión basada en procesos y el incremento de la competitividad se la representa en la Figura 39, donde se hace hincapié en que la eficacia es un criterio relacionado con la calidad y por lo tanto con la satisfacción de las necesidades del usuario.
Figura 39. La Gestión por Procesos y la competitividad
Figura 39
Fuente: Gerencia Pública Integral, 2009, p.53 Elaborado por: Silvia Jara Olmedo
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Como se describió en el presente Capítulo, el Viceministerio de Relaciones Exteriores actualmente dispone de su Mapa de Proceso definido, en el cual se detallan los procesos gobernantes, adjetivos y sustantivos. De igual manera sus procesos se encuentran levantados y documentados con los involucrados de los mismos. Tienen identificados indicadores, y se evidencia claramente su objetivo, alcance, política, y el responsable. Por lo señalado y con el objeto de medir la aplicabilidad de éste Principio, se considerarán dos criterios;