Introducción
01. Esta Sección proporciona los lineamientos necesarios para la identificación de condiciones relacionadas con la estructura del control interno de la entidad, que se presentan durante una auditoría de estados financieros. Esta Sección establece, también que la comunicación de tales condiciones se debe mantener principalmente con el comité de auditoría o, donde ése no existe, con personas de más alto nivel de autoridad y responsabilidad o equivalentes, tales como el directorio, el consejo de administración, el dueño de una empresa o con quienes hayan contratado al auditor. Para el propósito de esta Sección, el término "Comité de Auditoría", se utilizará para referirse al receptor adecuado de esa comunicación. Ésta, también proporciona los lineamientos para establecer un criterio de acuerdo entre el auditor y el cliente para identificar e informar asuntos adicionales a los requeridos por esta Sección.
Condiciones a Informar
02. Ciertas condiciones relacionadas con la estructura de control interno de la entidad deberán ser comunicadas al comité de auditoría, al directorio o a otra autoridad. Esta Sección 325, también, proporciona los lineamientos para establecer un criterio de acuerdo entre el auditor y el cliente para identificar e informar asuntos adicionales a los requeridos. Durante el curso de una auditoría, el auditor debe tomar conocimiento de los asuntos relacionados con la estructura del control interno, que puedan ser de interés para el comité de auditoría. Los asuntos que esta Sección requieren que se informen al comité de auditoría, se reconocen como «condiciones a informar». Específicamente, estas condiciones son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión se deben comunicar al comité de auditoría, ya que representan importantes deficiencias en el diseño u operación de la estructura del control interno, que podrían afectar negativamente, la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y presentar información financiera uniforme con las afirmaciones de la administración en los estados financieros. Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos de los elementos de la estructura del control interno, como pueden ser: (a) ambiente de control (b) sistema de contabilidad o (c) procedimientos de control. (Ver en el «Apéndice A, Sección 325» los ejemplos de «condiciones a informar»).
03. El auditor, también debe identificar asuntos que en su opinión no son «condiciones a informar», según se definen en el párrafo 01 de esta Sección 325; sin embargo, el auditor tendrá que decidir si comunicar o no estos asuntos, para beneficio de la administración (y de otros interesados, si les concierne).
Identificación de Condiciones a Informar
04. El objetivo del auditor en la realización de una auditoría de estados financieros, es formarse una opinión sobre los estados financieros de la entidad en general. El auditor no tiene la obligación de investigar y encontrar «condiciones a informar». Sin embargo, debe estar atento a posibles «condiciones a informar», a través de la consideración de los elementos de la estructura de control interno, o de la aplicación de procedimientos de auditoría en saldos o transacciones, o de alguna otra manera dentro del curso de la auditoría. La conciencia del auditor con respecto a las «condiciones a informar», varía en cada auditoría y está influenciada por la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría y otros numerosos factores, tales como el tamaño de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificación de sus actividades en los negocios.
05. Al hacer la evaluación de cuáles son las «condiciones a informar», el auditor deberá considerar varios factores en relación con la entidad, como son su tamaño, complejidad diversidad de actividades, estructura organizacional y las características de los dueños.
06. La existencia de «condiciones a informar», en relación con el diseño y operación de la estructura de control interno, es y de hecho representa, una decisión consciente de la administración, de la que el comité de auditoría está al tanto, para aceptar el grado de riesgos por costos incurridos u otras consideraciones. Es responsabilidad de la administración, tomar las decisiones con respecto a los costos a ser incurridos o beneficios relacionados. Suponiendo que el comité de auditoría reconozca su conocimiento de tales deficiencias y los riesgos asociados y tome en consideración las deficiencias y posibles riesgos, el auditor debiera decidir cuando es necesario informar un asunto. Periódicamente, el auditor debe considerar si a causa de los cambios de la administración, en el comité de auditoría o simplemente por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno comunicar tales asuntos.
07. El auditor y su cliente deberán analizar el funcionamiento de la estructura del control interno en el cumplimiento de compromisos de auditoría. Los clientes deben pedir al auditor que esté pendiente de posibles asuntos y «condiciones a informar», adicionales a los que se señalan en esta Norma. El auditor debe informar asuntos que considere de importancia para la administración, en caso que se lo requieran.
08. Los acuerdos condicionales entre el auditor y el cliente, para comunicar ciertas condiciones, deben incluir, por ejemplo, los informes de asuntos de menor importancia que los que se dan en esta Norma, la existencia de condiciones especificadas por el cliente, o los resultados de investigaciones adicionales para identificar causas importantes. Bajo estos términos, es posible que se le pida al auditor que visite ciertos establecimientos del cliente y que evalúe procedimientos de control específico o que aplique otros procedimientos que no tenía planeado utilizar.
Forma y Contenido del Informe
09. Las condiciones que el auditor considera que son «condiciones a informar» según los principios de esta Sección, o que son el resultado de un acuerdo con el cliente, las debe informar preferentemente por escrito. Si la información se comunica oralmente, el auditor deberá documentar la información en memoranda o notas adecuadas en los papeles de trabajo.
10. En el informe se debe indicar que la comunicación es exclusivamente para información y uso del comité de auditoría, de la administración o de otras personas responsables de la organización. Cuando existen requerimientos de autoridades gubernamentales para que se les proporcione tal información, se tendrá que hacer una referencia específica de tal autoridad reguladora.
11. Cualquier informe de «condiciones a informar» debe:
- Indicar que el propósito de la auditoría fue informar sobre los estados financieros y no proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura del control interno
- Incluir la definición de «condiciones a informar»
- Incluir las restricciones que se establecieron en el párrafo 02 de esta Sección 325, para la distribución de la comunicación
12. El siguiente es un ejemplo de las secciones de un informe en que se considera los requerimientos mencionados: En la planificación y ejecución de nuestra auditoría de los estados financieros de la Corporación XYZ, al 31 de diciembre de XXXX, consideramos su estructura del control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de expresar una opinión sobre los estados financieros. Si el objetivo de esta revisión hubiese sido expresar una opinión sobre los sistemas de control interno, los procedimientos de evaluación habrían sido más extensos y específicos que los practicados. Por lo anterior, no se ha probado el cumplimiento y continuidad de todos los controles vigentes en Corporación XYZ.
En el estudio y evaluación efectuado con el limitado propósito descrito, notamos ciertos asuntos en relación con su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Las «condiciones a informar» son los asuntos que nos llamaron la atención y que están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructura del control interno, que en nuestra opinión, podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y presentar información financiera uniforme con las afirmaciones de la administración en los estados financieros, son los siguientes:
(Incluya el párrafo para describir las «condiciones a informar» que se hayan identificado).
Este informe es únicamente para conocimiento y uso del comité de auditoría (el directorio, consejo de administración, o el dueño de la empresa), de la administración y otras personas de la organización (o especifique la agencia reguladora o cualquier otra tercera parte específica).
13. En algunos casos, el auditor puede incluir declaraciones adicionales en su informe con respecto a limitaciones que dependen de la estructura del control interno en general, como también con relación a la extensión y naturaleza y su consideración sobre ésta, durante la auditoría, o bien otros asuntos relacionados con los comentarios que se hicieron. 14. Cuando se comunican observaciones del auditor sobre «condiciones a informar», según se definen en esta Norma, como de otros comentarios, será necesario indicar el origen de cada una de éstas.
15. Una «condición a informar» puede ser de tal magnitud, que se puede considerar en ciertos casos como una debilidad importante. Tal debilidad en la estructura del control interno, es una «condición a informar», en la que el diseño u operación de los elementos específicos de la estructura del control interno, no reduce a un nivel relativamente bajo, el riesgo de que errores e irregularidades en cantidades que podrían ser importantes en relación con los estados financieros que están siendo auditados, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los empleados en el curso normal de su trabajo. Aunque esta Norma no requiere que el auditor identifique y comunique separadamente las debilidades importantes, éste puede optar por identificar o el cliente le puede solicitar que identifique por separado, como debilidades importantes, aquellas «condiciones a informar», que a juicio del auditor, son debilidades importantes.
16. El siguiente es un ejemplo de las secciones que debe contener un informe que se presenta cuando el auditor decide, o se le ha pedido enviar una comunicación por escrito al comité de auditoría, de una o más «condiciones a informar» identificadas, pero que ninguna se ha considerado como una debilidad importante.
(Incluya los tres primeros párrafos del informe que se presenta en el párrafo 11 de esta Sección 325).
Los asuntos que nos llamaron la atención y que están relacionados con el diseño y operación de la estructura del control interno, son los siguientes:
(Incluya uno o varios párrafos para definir las «condiciones a informar» identificadas).
Una debilidad importante es aquella en que el diseño u operación de uno o más elementos de la estructura del control interno, no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que errores o irregularidades en cantidades de importancia relativa en relación con los estados financieros que puedan ocurrir y o ser detectados oportunamente.
Nuestra consideración de la estructura del control interno, no necesariamente cubre la totalidad de las debilidades eventualmente existentes en las áreas sujetas a revisión ni se indican aquellos numerosos procedimientos correctamente establecidos. Por todo lo anterior, el presente informe no debe interpretarse como una opinión sobre los sistemas de control interno de Corporación XYZ, tomados tanto particularmente como en su conjunto. Sin embargo, ninguna de las «condiciones a informar» descrita anteriormente se ha considerado una debilidad importante.
(Incluya el párrafo final del informe que se presenta en el párrafo 11 de esta Sección 325).
17. Dada la importancia de las interpretaciones erróneas con respecto al grado limitado de seguridad, en lo que se refiere a la emisión del informe escrito del auditor, declarando que no se identificaron «condiciones a informar» durante la auditoría, no es necesario que el auditor incluya tal declaración en su informe.
18. Debido a que la comunicación oportuna es muy importante, el auditor deberá considerar si debe comunicar los asuntos relevantes durante el curso de la auditoría, o al concluirla. En la decisión de si una comunicación intermedia se debe emitir, se deberá considerar la importancia de los asuntos y la urgencia de una acción correctiva inmediata.
19. El contenido de esta Norma, no impide al auditor comunicar a un cliente diferentes situaciones y sugerencias con respecto a actividades que van más allá de los asuntos relacionados con la estructura del control interno. Tales asuntos se pueden relacionar con eficiencia operacional o administrativa, estrategias de negocios y otras partidas de utilidad potencial para el cliente.
APÉNDICE A