Comunicación de Resultados

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA -1

1 / 2

3.2.4.1. Opinión del examen de auditoría del control interno al departamento de crédito y cobranza de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA TMM. Correspondiente al periodo 2014.

Santo Domingo, 02 de octubre del 2015 Señor.

Nubia Andrade Moncayo. GERENTE GENERAL

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

De mi consideración:

He practicado una auditoría de control interno a la compañía NUEVA DISTRIBUIDORA TMM, , en el mes de septiembre del 2015, la cual cubre laevaluación del control interno y gestión de cartera al departamento de crédito – cobranzas., Cabe señalar que la gerencia es responsable de la elaboración, integridad y presentación de la información financiera, así como de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la distribuidora así como de estrategias para la conducción ordenada y eficiente de sus operaciones.

Mi responsabilidad radica en expresar las conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoría de control interno; con base a los procedimientos que he considerado necesarios

62

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA-1

2 / 2

para la obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente, con el objetivo de obtener una seguridad razonable de mis conclusiones. Dadas las limitaciones de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también proyecciones de cualquier evaluación de control interno para periodos futuros; por lo que están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tomar por los cambios en sus elementos.

He realizado la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S, las normas me indican que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad; si el control interno ha sido diseñado adecuadamente y este opera de manera efectiva. Me he apoyado y fundamentado en lo que indican las normas tributarias y contables vigentes en el país para el registro y manejo de las cuentas por cobrar.

En base a los procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluyo que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes relacionados con la gestión de cartera una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus operaciones.

Atentamente;

Srta. Ana Vargas Intriago Auditora Estudiante

63

3.2.4.2. Informe examen de auditoría del control interno al departamento de crédito y cobranza de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA TMM. Correspondiente al periodo 2014.

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA -2

1 / 5

AL GERENTE GENERAL DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM RESULTADOS DEL EXAMEN

HOJA DE HALLAZGO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO INADECUADO REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES De la revisión efectuada de la cartera de crédito que consta en el reporte emitido por la empresa se pudo observar que existen cuatro facturas emitidas entre el 31 de diciembre del 2012 y el 10 de abril del 2013, que suman USD 4.788,76, a nombre de Consumidor Final. Por lo tanto se incumple con el principio de contabilidad generalmente aceptado PCGA de Realización, que manifiesta que los resultados económicos se registran cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación

Adicionalmente no se puede evidenciar la afirmación de Veracidad y Legalidad señala que las operaciones deben sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los activos y el reconocimiento legal de los pasivos

CONCLUSIÓN

Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques y que los mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron la prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores, por lo que Se encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre de cliente final y que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la cartera vencida.

64

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA -2

2 / 5

RECOMENDACIÓN

A la Gerente General

Establecer cursos de capacitación del personal relacionado con ventas y contabilidad respecto a facturación de tal manera que se pueda evitar estos inconvenientes en un futuro que afectan acciones efectivas para la recuperación de dicha cartera.

En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se sugiere eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de ejercicios anteriores el valor de 4.788,76

FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS EN LA CONCESIÓN DE CRÉDITOS

Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y procedimientos operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de inventarios, política de inversiones, finanzas, por lo tanto, en cuanto se refiere a la concesión de créditos, la empresa ha establecido políticas relacionadas a la imposibilidad de conceder créditos a empresas o personas naturales que mantengan obligaciones pendientes.

CONCLUSIÓN

Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de las ventas, sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la generación de notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectizada oportunamente, por lo que Distribuidora MM mantiene créditos de ejercicios pasados por un monto superior al 60% de su cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.

65

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA -2

3 / 5

RECOMENDACIÓN.

A la Gerente General

Elaborar un manual de procedimientos para el área de créditos y cobranzas y velar por el cumplimiento del mismo, de tal manera que la generación y aprobación de un crédito cuenten con las autorizaciones respectivas, disminuyendo el riesgo.

Al Contador

Depurar la alta cartera morosa de difícil recuperación, especialmente por los créditos concedidos en años anteriores, afectando a resultados de ejercicios anteriores

FALTA DE APLICACIÓN DE PRINCIPIOS CONTABLES Y POLÍTICAS DE AUTORIZACIÓN DE NOTAS DE DÉBITO

El. Principio de realización establecen que los resultados económicos solo deben de computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Adicionalmente las Notas de Débito constituyen un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

66

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA -3

4 / 5

CONCLUSIÓN

El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de pago de los clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la deuda del cliente a través de la aplicación de 19 notas de débito que han sido autorizadas por los Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD 15.653,50 que corresponde al 21% de la cartera.

RECOMENDACIÓN

A la Gerente General

Incluir en el manual de procedimientos la verificación de los cheques de pago que se recibe para la fecha, dando cumplimiento a lo que establece la Ley de Cheques, y eliminando el riesgo crediticio.

Capacitar al personal respecto a normativa contable, tributaria y de cheques a fin de su aplicación y conocimiento limite el cometimiento de este tipo de errores.

Al contador

Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra resultados de ejercicios anteriores.

67

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

IA -2

5 / 5

PROCEDIMIENTOS DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS.

Mediante la aplicación de instrumentos de evaluación de control interno se pudo evidenciar que la administración de la empresa Nueva Distribuidora MMT, son empíricos y diseñados considerando políticas elementales y mínimas con el afán de resguardar las operaciones crediticias. No obstante, en el momento de vender, estos procedimientos y políticas son dejadas a un lado para concretar las ventas, imponiendo la autorización gerencial, antes que la visión de las consecuencias que puede contraer.

CONCLUSIÓN

Una de las limitaciones de control interno conviene en señalar que el autoritarismo constituye un elemento radical para que las operaciones no alcancen los niveles de eficiencia y salvaguarda de los activos, situación que se ve reflejada en la falta de autorización y garantías que tiene Distribuidora MMT respecto a su cartera.

RECOMENDACIÓN

Fortalecer el sistema de control interno que se tiene a través de la elaboración de manuales de procedimientos que direccionen técnicamente las operaciones relativas al giro del negocio sin poner en riesgo la liquidez y estabilidad financiera de la empresa.

68