Y por último en esta fase se presentarán las conclusiones a las que se llegó después de realizado el análisis así como las recomendaciones pertinentes para alcanzar los planes y objetivos trazados en la compañía.
3.4 Implementación del sistema de control interno en el área de tesorería.
Al revisar la información obtenida en los procesos de tesorería de la empresa Rio Bado S.A.C. se ha identificado la carencia de controles por tal motivo en necesario aplicar un sistema de control interno que permita un crecimiento económico y organizacional.
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Metodología de la implementaciónA continuación, se presentan las herramientas a ser utilizadas en la implementación de controles del proceso de tesorería llevado a cabo en la empresa, esta implementación ayudara a aumentar los procesos, mejorar la rentabilidad y optimizar la gestión.
Ambiente de control
A. Para la implementación del ambiente control fue necesario que la empresa formule una filosofía que común consolidado prenda conductas y actitudes que caractericen a la gestión del área de tesorería de la empresa, además de demostrar su compromiso con el control interno de manera formal, por lo que se recomendó la elaboración de documentos internos (tales como Acta de compromiso de la Gerencia), en donde consta no solo el compromiso sino también las acciones tomadas para la implementación del SCI en el área de tesorería. Estos documentos se han difundido para el conocimiento y participación del personal dicha área. (Anexo 1)
B. En la Estructura Organizacional la alta dirección de la empresa dispuso adecuadamente sus recursos, graficando un modelo gráfico de organigrama que representa como se han agrupado las funciones y tareas en la empresa y como se encuentra dividida el Área de tesorería. (Anexo 5)
C. La Gerencia es la encargada de difundir al área de tesorería los reglamentos de valores éticos, normas de conductas esenciales, perdurables o garantizar el cumplimiento de sus objetivos, lo que representa un sólido fundamento moral por el que se rige la empresa.
Todo ello fue regulado en el nuevo código de ética. (Anexo 6)
D. Se especificó las tareas a realizar en cada puesto de trabajo del área de tesorería, esto se dio a través del Manual de Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos. (Anexo 7) y (Anexo 8)
Evaluación de riesgos
A. Para el desarrollo del plan de gestión de riesgos se requirió la designación de un equipo de trabajo conformado por personal disciplinario, que cuente con conocimientos
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de administración de riesgos. El presente equipo realizo reuniones que contribuyeron al desarrollo del plan de riesgos, donde se consideró la participación del jefe del área de tesorería, de quien se obtuvo la información necesaria para la identificación de riesgos.
(Anexo 9)
B. La valoración de riesgos se efectúa con base a la información obtenida en el registro de riesgos, elaborado en la etapa de identificación, con el fin de obtener información para determinar el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.
C. Para el manejo de riesgos se analizó las posibles acciones a emprender, las cuales debían ser factibles y efectivas, tales como: la implementación de las políticas, definición de estándares, optimización de procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. Para la selección de las acciones más convenientes se consideró la viabilidad jurídica, técnica, institucional, financiera y económica. Después de haber seleccionado las respuestas al riesgos, la Gerencia identifico las actividades de control que permiten asegurar que las respuestas a los riesgos se lleven a cabo de manera adecuada y oportuna; además de evaluar si las existentes son suficientes o no. (Anexo 9)
Actividades de control
A. La Gerencia determino que actividades requieren aprobación sobre la base del nivel de riesgo que asumirá la organización. Así, cada vez que se presente cada una de estas actividades, deberá aplicarse el procedimiento establecido, así mismo se fijó con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad según el MOF, además se aseguró que las condiciones y los términos de las autorizaciones estén documentados y sean comunicados en tiempo y forma oportuna.
B. Se consideró la asignación de responsabilidades a las diferentes personas que integran un proceso y que cumplen una función específica; para lo cual las categorías de, autorización procesamiento, revisión, control, custodia, registro de operaciones y archivo de la documentación están separadas, de forma que ningún individuo o sector ejerza más de una de ellas a la vez, y que exista “oposición de intereses”, es decir, un control mutuo.
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C. El control de los documentos de la compañía se realiza mediante el registro del archivo central del área, en donde los documentos que son solicitados por el personal de otra área tendrán que previamente firmar y llenar unos formularios en solicitud de préstamo, de esta manera se puede evitar que se extravíen documentos como guías de remisión, etc.
D. Se efectúa verificaciones y conciliaciones bancarias que permitan comprobar la veracidad de la información y contrastar la misma, de tal manera que se pueda dar conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado.
(Anexo 10)
E. El seguimiento y evaluación de los planes estratégicos dispone de sistemas de información que permiten contar con datos confiables y oportunos para medir el avance de los indicadores de desempeño. Asimismo, estos indicadores están encaminados al cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia, economía y legalidad.
El proceso de formulación para la medición de desempeño que a continuación se presenta corresponde a la visión genérica, el cual pudo adaptarse para un mejor ajuste:
Se propuso un flujo de proceso para el área de tesorería (Anexo 11)
Se identificó las actividades críticas que deben ser medidas.
Se establecieron metas de desempeño o estándares. Para ello se modificaron los formatos de evaluación de desempeño. (Anexo 12)
Se estableció la medición de desempeño. (Anexo 12)
Se identificó las partes responsables.
De acuerdo a las necesidades que requería el área de tesorería, se diseñó un sistema informático para que cada solicitud de requerimiento de efectivo cuente con la aprobación sistemática del área responsable, y se pueda hacer un seguimiento en línea del movimiento en efectivo, operaciones, rendiciones, autorizaciones entre otros.
(Anexo 14)
F. La rendición de cuentas implica un proceso que se efectúa por parte de todos los trabajadores de la empresa en cumplimiento de la normatividad vigente, con la
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finalidad de dar cuenta del ejercicio de sus funciones, del cumplimiento de sus objetivos y del uso de los bienes y recursos recibidos; asimismo la alta dirección a definido las políticas y procedimientos para que el personal pueda rendir cuenta ante sus respectivos jefes. Para eso en el sistema de control de gastos, se añadió el modulo re rendición de viáticos y gastos del personal para tener un mayor e inmediato control.
(Anexo 13)
G.Los procesos están siendo monitoreados y evaluados de manera permanente para detectar si cumplen con las necesidades y expectativas de los usuarios, y así poder realizar los cambios y ajustes necesarios de acuerdo con el entorno y las exigencias de la demanda o la normatividad. La empresa debe estar siempre predispuesta positivamente al cambio y a la adaptación de nuevos escenarios.
H. Se sugirió que los datos recopilados provenientes del seguimiento y medición de los procesos se analicen con el fin de conocer las características y la evolución de los procesos. De este análisis de datos se debe obtener la información relevante para conocer: Que procesos no alcanzan los resultados planificados, y donde existen oportunidades de mejora. Cuando un proceso no alcanza sus objetivos, la compañía establece las acciones correctivas necesarias para asegurar que las salidas del proceso estén conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control para que el proceso alcance los resultados planificados; también puede ocurrir aun cuando un proceso este alcanzando los resultados planificados, la organización identifique una oportunidad de mejora en éste que por su importancia, relevancia o impacto en la empresa amerite ser mejorado.
Información y comunicación
A. La alta dirección estableció información para cada uno de los niveles de organización, con la finalidad de mantenerla ordenada, facilitar su acceso y utilización y cubrir tanto aspectos financieros como de gestión; las características que debe poseer son: integridad, oportunidad, actualización, exactitud, accesibilidad, certidumbre, racionalidad y objetividad. (Anexo 15)
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B. Se está generando un clima de confianza mutua que permita la comunicación directa, así como oportuna de buenas y malas noticias propiciando una comunicación abierta y honesta, dejando constancia de los problemas detectados. (Anexo 15)
C. Para implementar los controles de datos fue necesario que la compañía designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Además se recomendó que la compañía establezca normas para la asignación de cuentas de acceso, incluyendo las medidas de seguridad aplicables tales como: claves secretas (contraseñas), controles de acceso a los servidores y sistemas para auditar su uso, la integridad y la seguridad de datos y comunicaciones que se envían.
D. Todo el personal del área de Tesorería está recibiendo constantemente información relativa a sus responsabilidades sobre operaciones y el control de las mismas, como también de la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros colaboradores. En este sentido la información debe permitir al personal dar cumplimiento a las siguientes acciones:
Conocer funciones específicas asignadas y los resultados esperados.
Desarrollar adecuadamente las tareas correspondientes para el ejercicio de sus funciones.
Responder integral y oportunamente por los resultados obtenidos.
E. La compañía ha implementado políticas para establecer medios de comunicación que faciliten y estandarices una comunicación interna y externa efectiva.
Supervisión
A. La prevención y monitoreo se está efectuando sobre los diferentes documentos que regulan y sustentan el desarrollo de las actividades de la empresa en el área de tesorería sean estos de gestión, operativos o de control, con la finalidad de tener una seguridad razonable de que se van a cumplir con los objetivos institucionales, así como aquellos relacionados con el control interno. (Anexo 14)
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B. Las diversas medidas correctivas instauradas en el comportamiento del control interno en el área de tesorería de la empresa, se encuentran sujetas a monitoreo con el fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad.
C. Las deficiencias encontradas durante el seguimiento continuo o a través de evaluaciones puntuales son registradas y comunicadas de manera oportuna, a través de reportes con la finalidad que se tomen acciones correctivas.
D. La empresa en su conjunto tiene la capacidad de conocer y registrar todas las recomendaciones que, como producto de las autoevaluaciones y las evaluaciones independientes se hayan realizado, con la finalidad de obtener un plan de mejoramiento que ayude al fortalecimiento de SCI en el área de tesorería. Se cuenta con un registro general de las recomendaciones y mejoras a efectuar; motivando a las diversas áreas a mantener actualizados dichos registros, siendo éstos a su vez supervisados.
E. La autoevaluación también está permitiendo monitorear las operaciones de la empresa en el área de tesorería a través de la medición de los resultados generados en los procesos y el análisis de indicadores, evaluando su diseño y operación en un periodo determinado.
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3.5 Comparación y análisis del impacto de la implementación de un sistema de control interno del área de tesorería en la rentabilidad de la empresa Rio Bado S.A.C.
Se puede observar la comprobación de la hipótesis tomando en cuenta los resultados que se obtuvieron en la Implementación del Sistema de Control Interno en el área de tesorería de la Constructora Rio Bado S.A.C.
Se emplea como herramienta el cuadro comparativo de la matriz de riesgos que se incurren en el área de tesorería, para visualizar las variaciones que se presentan antes y después de la implementación del Sistema de Control Interno.
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Detalle de cuentas por pagar a proveedores por problemas de control en el área de tesorería.Tabla N° 11- Resumen de cuentas por pagar proveedores
EMPRESA: RIO BADO SAC
RUC: 20481148571
N° DATOS DEL COMPROBANTE DATOS DEL PROVEEDOR TIPO IMPORTE SALDO POR GLOSA O ID F. EMISIÓN TIPO SERIE-NÚMERO RUC RAZÓN SOCIAL PAGO FACTURA PAGAR DETALLE
1 02/12/2015 FACTURA 0002-232 10182038399 NECIOSUP ALVA NILTON CHARLTON SEGÚN VALORIZACIÓN S/.25,000.00 S/.16,100.00 INSTALACIÓN DE POLICARBONATO,CANALETA Y ESTRUCTURA.
NO SE PROGRAMÓ SU PAGO DEBIDO A QUE LA SUPERVISIÓN NO ENTREGÓ LA CONFORMIDAD DEL SERVICIO Y EL ÁREA DE TESORERIA
NO LE HIZO EL SEGUIMIENTO RESPECTIVO, POR CONSECUENCIA
NO SE CUMPLIO EL PAGO EN LA FECHA DEL CONTRATO.
2 21/12/2015 FACTURA 0001-20792 20477152962INVERSIONES RIMAC S.R.L. SEGÚN VALORIZACIÓN S/.18,800.00 S/.18,800.00 ELABORACIÓN E INSTALACIÓN DE VIDRIOS TEMPLADOS
NO SE PROGRAMÓ SU PAGO DEBIDO A QUE LA SUPERVISIÓN NO ENTREGÓ LA CONFORMIDAD DEL SERVICIO Y EL ÁREA DE TESORERIA
NO LE HIZO EL SEGUIMIENTO RESPECTIVO, POR CONSECUENCIA
NO SE CUMPLIO EL PAGO EN LA FECHA DEL CONTRATO. 3 21/12/2015 FACTURA 0003-0020 10179585486 CARRANZA ESCOBEDO EUGENIO SEGÚN VALORIZACIÓN S/.9,600.00 S/.960.00 INSTALACIÓN DE PISO DE PORCELANATO
DEBIDO A LA FALTA DE CONTROL EN EL ÁREA DE TESORERIA NO SE
PROGRAMÓ EL PAGO DE LA DETRACCIÓN
4 26/12/2016 FACTURA 0001-000300 20539734424 SNG ASOCIADOS S.A. SEGÚN
VALORIZACIÓN S/.6,300.00 S/.9,800.00
INSTALACIÓN DE GRAS SINTETICO
ERROR POR PARTE DE TESORERIA YA QUE AL MOMENTO DE RECEPCIONAR LA DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR NO SE PERCATÓ DE ALGUNOS DATOS INCORRECTOS DEL
MISMO Y NO SE REALIZÓ LA REGULARIZACIÓN EN EL MOMENTO OPORTUNO, POR ENDE EL PAGO NO SE CUMPLIÓ EN LA FECHA PACTADA
EN EL CONTRATO.
S/.45,660.00
OBSERVACIÓN
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
TOTAL DE DEUDA
En la tabla nro. 11 se detallan las cuentas que debido a la mala organización del área de tesorería se encuentran pendientes de pago. Fuente: Registro de pagos pendientes de la empresa Rio Bado S.A.C.
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Detalle de tributos por pagar por problemas de control en el área de tesorería.Tabla N° 12- Resumen de cuentas por pagar proveedores
Detalle cuantificado de gastos en el área de tesorería por la falta de control Tabla N° 13- Resumen de pago de intereses a sunat por Tributos pagados fuera de plazo
En la tabla nro. 12 se observa los tributos que debido a una mala planificación en el área de tesorería, no se cumplieron con pagar en la fecha establecida y causaron pago de intereses adicionales según la tabla nro. 13.
Fuente: Registro de gastos de la empresa Rio Bado S.A.C. Fuente: Registro de pagos pendientes de la empresa Rio Bado S.A.C.
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Tabla N° 14- Exceso de movilidad a trabajadores
Fuente: Registro de gastos de la empresa Rio Bado S.A.C
En la tabla nro. 14 se ha registrado gastos por concepto de movilidad en exceso de sus trabajadores la suma de S/517.00 , correspondiente al ejercicio 2015, sustentado con la planilla de gastos de movilidad, llevada de acuerdo a la forma señalada por el Reglamento de la Ley. (Límite Máximo por día 4% de la RMV*)
Tabla N° 15- Total de gastos no deducibles
En la tabla nro. 15 se puede observar los gastos no deducibles en los que incurrió la empresa debido a las mala gestión organizacional del área de tesoreria, los cuales fueron detallados en la tabla nro. 11.
El total de gastos no deducibles y que se ve reflejado en el estado de resultados asciende a S/. 14,236.00
Fecha Nombres y apellidos del trabajador Importe Limite maximo Gasto deducible Exceso
10/01/2015 Margarita Ramirez O. 85 30 30 55
08/02/2015 Pedro Sanchez Quispe 160 30 30 130
20/04/2015 Ana Lopez de Oca 90 30 30 60
06/06/2015 Cesar Perez Guevara 172 30 30 142
03/07/2015 Alonso Hernandez Soto 62 30 30 32
23/08/2015 Nicolas Ruiz Morales 128 30 30 98
697 - 180 517
TOTAL DE GASTOS NO DEDUCIBLES S/.14,236.00
Totales
EXCESO DE MOVILIDAD DE TRABAJADORES
S/. 826.00 S/. 12,893.00 S/. 517.00
S/. 14,236.00 TOTAL DE GASTOS NO DEDUCIBLES
GASTOS NO DEDUCIBLES
PAGO DE INTERESES A SUNAT POR PAGO FUERA DE PLAZO PAGO DE PENALIDAD POR PAGO FUERA DE PLAZO
EXCESO DE MOVILIDAD DE TRABAJADORES
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Costos de implementación del sistema de control internoCOSTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL S.C.I.
MEDIDA DE CORRECCIÓN SCI COSTO DE
IMPLEMENTACIÓN
% DE IMPLEMENTACIÓN
Adquisición de sistema de informático elaborado de acuerdo
a las necesidades del área de tesorería.
2,100.00 25%
Contratación de 1 profesional adicional para el área de
tesorería.
2,200.00 20%
Honorarios de profesionales encargados de la supervisión de la implementación del Sistema de
Control Interno
3,000.00 40%
TOTAL S/. 7,300.00 100%
En la tabla nro. 16 se observa los costos que conllevaria implementar el sistema de control interno al área de tesoreria de la empresa Rio Bado S.A.C., los cuales ascienden a S/. 7,300.00
Tabla Nro. 16 - Costo de implementación del S.C.I. en tesorería
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GASTOS NO DEDUCIBLES OCASIONADOS POR EL ÁREA DE TESORERÍA. COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE TESORERÍA COSTO BENEFICIO 14,236.00 7,300.00 6,936.00- En la tabla nro. 17 se puede observar el costo beneficio inicial que conllevaría implementar el sistema de control interno el cual asciende a S/. 6,936.00
Con la implementación del S.C.I. la empresa podrá estar más organizada, ya que se les facilitará herramientas como el MOF, manual de procedimientos, metas de desempeño, código de ética, etc. para la realización de sus labores y buena productividad dentro de la organización.
En el estado de resultados después de implementar el sistema de control interno se verá favorecido al no tener que realizar adiciones por gastos no deducibles e innecesarios.
La utilidad al finalizar el ejercicio será el reflejo de haber llevado una gestión y un adecuado control, asimismo la rentabilidad obtenida indicará el buen aprovechamiento de los activos de la empresa.
Tabla Nro. 17 - Costo beneficio
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Gráfico nro. 08- Comparativo de Estado de Situación Financiera
2015 S/. 2016 S/. S/. 82,750.00 77.02% S/. 9,900.00 9.14% S/. 9,131.52 8.50% S/. 10,326.00 9.53% S/. 68,450.00 63.18% INVENTARIOS S/. 4,799.24 4.43% S/. 91,881.52 S/. 93,475.24 S/. 18,880.00 17.57% S/. 18,880.00 17.43% -S/. 3,382.00 -3.15% -S/. 4,012.00 -3.70% S/. 58.00 0.05% 0.00% S/. 15,556.00 S/. 14,868.00 S/. 107,437.52 100% S/. 108,343.24 100% S/. 26,835.00 24.98% S/. 1,000.00 0.92%
CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES TERCEROS S/. 33,043.00 30.76% S/. 10,001.00 9.23% S/. 59,878.00 S/. 11,001.00
- S/. 31,000.00 29%
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS -RELACIONADAS -
S/. 31,000.00 S/. 59,878.00 S/. 42,001.00
S/. 31,575.00 29.39% S/. 31,575.00 29.14%
RESULTADOS ACUMULADOS S/. 8,965.00 8.34% S/. 15,984.52 14.75%
UTILIDAD DEL EJERCICIO S/. 7,019.52 6.53% S/. 18,782.72 17.34%
S/. 47,559.52 S/. 66,342.24
S/. 107,437.52 100.00% S/. 108,343.24 100.00% ACTIVO NO CORRIENTE
EMPRESA CONSTRUCTORA RIO BADO SAC ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX (EN NUEVOS SOLES)
CAJA Y BANCOS
OTROS ACTIVOS CORRIENTES CTAS COBRAR DIVERSAS ACTIVO CORRIENTE
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO
DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULADA ACTIVO DIFERIDO
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
CAPITAL
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO ACTIVOS TOTALES
PASIVOS TOTALES
REMUNERACIONES
TOTAL PASIVO CORRIENTE
PASIVO NO CORRIENTE
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
PATRIMONIO
TRIBUTOS POR PAGAR
En el estado de situación financiera se promueve la eficiencia se reducen los riegos de pérdida de activo y ayudan a asegurar la confiabilidad de los mismos, de la misma forma se promueve que se cumpla con pagar sus pasivos y a no quedarse con demasiada liquidez de efectivo.
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Gráfico nro. 09- Comparativo de Estado de Resultados EMPRESA CONSTRUCTORA RIO BADO SAC
ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
(EN NUEVOS SOLES)
2015 2016 Ventas 425,798.00 579,907.00 Costo de ventas (398,196.00) (499,196.00) Utilidad bruta 27,602.00 80,711.00 Gastos de ventas (16,210.00) (29,600.00) Gastos de administración (18,450.00) (40,100.00)
Otros gastos intereses y
multas (no deducibles) 14,236.00 23.00
Utilidad operativa 7,178.00 11,034.00
Gastos financieros - neto (1,694.00) (3,640.00)
Utilidad antes de
Participación 5,484.00 14,674.00
Distribución legal de la renta 0.00 0.00
Resultado antes del impuesto 5,484.00 14,674.00
Impuesto a la renta 1,535.52 4,108.72
Resultado Neta 7,019.52 18,782.72
En el estado de resultados después de implementar el sistema de control interno se verá favorecido al no tener que realizar adiciones por gastos no deducibles e innecesarios, puesto que al año 2015 los gastos no deducibles eran por S/. 14,236 y para el año 2016 los gastos constan solo de S/. 23.00
La utilidad al finalizar el ejercicio será el reflejo de haber llevado una gestión y un adecuado control, asimismo la rentabilidad obtenida indicará el buen aprovechamiento de los activos de la empresa, como podemos observar la utilidad neta para el año 2015 fue de S/. 7019.52 mientras que para el año 2016 ascendió a S/.18,782.72
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COMPARACIÓN DE LOS RATIOS FINANCIEROS AÑO 2015 Y 2016
En la tabla nro. 18 al analizar los ratios vemos que los ratios de liquidez en comparación del año 2015 y 2016, ratios de liquidez de 1.53 a 8.50, margen de utilidad