Se destaca que la empresa Seguridad Monserrate Ltda. hasta la fecha no había realizado ninguna actividad de auditoría del control interno para las áreas de Talento Humano y Operaciones, ni el pertinente análisis de riesgos, por lo que resultó interesante la aplicación de este trabajo en la mencionada empresa, y la gerencia se mostró interesada en el desarrollo del trabajo.
Inicialmente, durante el proceso de desarrollo del trabajo, se logra observar que la gerencia de la empresa no había contemplado anteriormente la importancia del control interno y las implicaciones de los riesgos que se corren por las falencias en este aspecto. Al respecto se logra generar conciencia alrededor del tema.
La aplicación de la herramienta informe COSO- ERM, fue fuente fundamental para la evaluación del sistema de control interno para las áreas de Talento Humano y Operaciones, pues los parámetros definidos por este Informe, permiten abarcar cada una de las instancias de mayor influencia en el desempeño y supervisión de las actividades de la empresa, siendo esta el ambiente de control como base de toda la gestión empresarial.
Se utiliza el método de observación no sistémica (no requiere ningún conocimiento inicial sobre la actividad que ha de ser estudiada) a fin de establecer los eventos que ponen en riesgo el logro de los objetivos de la empresa. Para esto se revisa y analiza el plan estratégico general y se plantean los objetivos y estrategias de las áreas estudiadas a fin de generar el inventario de eventos.
Uno de los principales resultados del diagnóstico, se relaciona con el hecho de que la empresa presenta falencias en aspectos importantes como el ambiente de control. Estas fallas impiden que se difunda en los trabajadores postulados claros sobre el proceder y fundamentación ética de la empresa y admite que el tema ético sea interpretado y aplicado en la organización al criterio de cada cual.
En los resultados de la evaluación de la filosofía de la gestión de riesgos se evidencia la falta de políticas, procedimientos o normas de conducta ética escritas y divulgadas a todos los empleados, orientadas a promover y mantener un ambiente adecuado para el control interno. Esta carencia expone a la empresa al desconocimiento de una normatividad ética clara que fortalecería el ambiente de control.
Aunque los resultados de las encuestas presentan que la gerencia y los directivos imparten las sanciones pertinentes cuando se presentan conductas contra la ética,
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no hay documentos divulgados a todos los empleados, de tal manera que sea posible conocer el interés de la gerencia por mantener los principios éticos en pro de un buen desempeño empresarial y del control de riesgos.
Al realizar el inventario de riesgos para las áreas evaluadas, se destacan debilidades como una alta rotación de personal, deficiencias en la prestación del servicio, posibles hurtos a los clientes, demandas laborales, perdida de dotaciones (armas de fuego y radioteléfonos) y accidentes de trabajo entre otros. Estos riesgos no habían sido tomados en cuenta anteriormente por la gerencia, y por tanto las actividades para minimizarlos fue pertinente.
Otras de las debilidades destacadas en el diagnóstico, es que se observa la falta de procedimientos para muchas actividades importantes relacionadas con el manejo de personal y el área de operaciones, como por ejemplo falta de procedimientos para el manejo de las armas, selección, contratación y despidos entre otros. Estas carencias se identifican al solicitarles a los directores los procedimientos escritos y estos manifiestan no tenerlos. Por tal razón dentro de la propuesta de mejora se señala la importancia de implementar el diseño de algunos procedimientos y así suplir esta necesidad.
La evaluación del Sistema de Control Interno para la empresa, permitió identificar la necesidad de replantear y documentar el mismo. La gerencia adquiere conciencia sobre la importancia del control y los riesgos que implica no aplicar eficientemente todos los criterios relacionados con el tema, por lo que se compromete a evaluar la implementación de la propuesta de mejora y evaluar el sistema mínimo una vez al año.
En la propuesta de mejora se establece la evaluación del clima laboral de la empresa, especialmente para determinar y sustentar las causas de la alta rotación del personal. Con los resultados será posible proponer estrategias encaminadas a mejorar las falencias según los hallazgos y con esto disminuir el riesgo de alta rotación que afecta factores del desempeño empresarial tan importantes como es la prestación del servicio de vigilancia.
También se propone realizar una capacitación y servicio al cliente, encaminada a reducir el riesgo de una mala prestación del servicio a los clientes, aspecto que puede denigrar la imagen de la empresa en el mercado y ocasionar pérdida de clientes. Además, una capacitación en este sentido fortalece el sentido de pertenencia y la imagen de la empresa ante los clientes.
Se diseñan procedimientos relacionados con la selección, contratación y despidos de personal. El ideal es hacer cumplir la normatividad vigente para disminuir el riesgo de demandas laborales por incumplimiento o demoras en los trámites relacionados con estos aspectos.
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Es muy pertinente evaluar y fortalecer las actividades de seguridad laboral y accidentes de trabajo. Esto reduce los riesgos en este sentido y mantiene actualizado al personal en estos temas para un buen manejo de los elementos de trabajo y otras medidas para reducir el riesgo de enfermedades y accidentes.
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