a) Conclusiones que afectan a ambos Hospitales:
1. En los dos Hospitales existen protocolos o manuales de procedimiento que afectan a todas las funciones a realizar, con más o menos detalle, verificándose que éstos se cumplen razonablemente salvo excepciones que en algunos casos son puntuales, siendo de destacar que prácticamente en toda la documentación analizada las firmas que constan de responsables, no se identifican, y que en las dispensaciones de medicamentos principalmente en concepto de Botiquín y Dosis unitaria, no se firma ningún recibí por persona responsable del GFH que recibe los medicamentos (apartados V y VI)
2. En ambos Hospitales se ha puesto de manifiesto que se adquieren medicamentos por debajo del PVL como consecuencia del permanente objetivo que se persigue de conseguir reducciones en el precio de compra para contener el gasto en productos farmacéuticos (apartado IV.3).
3. Ambos Hospitales cuentan para la gestión integral del Servicio de Farmacia con una aplicación informática denominada Farmatools.
Esta aplicación está integrada por una serie de módulos, que por parte del HULP se utilizan en mayor medida que en el HU12OCT (apartados III, V.3 y VI).
4. El registro del consumo de los productos utilizados en la composición de preparados para Nutrición parenteral y Farmacia oncológica, se realiza por aplicaciones independientes de la AIF a la que posteriormente se vuelcan los datos y en las preparaciones intervienen medidas diferentes a las unidades en que cada producto está distribuido. Por este motivo, es necesario efectuar regularizaciones de consumo para adecuar el Inventario permanente a las existencias reales (apartados VI.2.3 y 5).
5. Las salidas en concepto de Botiquín se dan como consumo cuando se distribuye el medicamento a los diferentes GFHs, no llevándose un seguimiento de las existencias ni durante el ejercicio ni al cierre, a efectos de regularizar éstas y el consumo (apartado VI.2.6).
b) Hospital Universitario La Paz:
1. El gasto de productos farmacéuticos del ejercicio 2009 según la Contabilidad financiera, asciende a un importe de 115.977 miles de euros, y en la Contabilidad presupuestaria las obligaciones contraídas son por 97.115 miles
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de euros debido principalmente a que en Contabilidad financiera se incluyen facturas pendientes de aplicar a presupuesto. Adicionalmente a los importes anteriores, en el ejercicio 2009 han tenido entrada medicamentos por importe de 6.029 miles de euros, sobre los que a 31 de diciembre no se ha recibido la correspondiente factura (apartado IV.1).
2. Si bien para que un medicamento sea adquirido por el Hospital se requiere que previamente se registre debidamente identificado por el Servicio de Farmacia en la AIF, no cuenta el Hospital con una Guía Farmacoterapéutica configurada como tal, donde se reflejen los medicamentos que se pueden adquirir en el Hospital, con indicación de cuando han sido aprobados por la Comisión de Farmacia y Terapéutica (apartados V.1.1 y V.1.2).
3. Las devoluciones al Servicio de Farmacia de GHFs incluidas en el sistema de Dosis unitaria, se registran en la AIF, aunque no se identifica al paciente al que corresponden (apartado VI.2.1.1).
4. En los registros de Pacientes externos, las anulaciones de salidas porque sea necesario modificar a la baja la cantidad a dispensar no quedan identificadas como tales, por lo que no es posible conocer si su registro es por este motivo o si se trata de una devolución real (apartado VI.2.4.1).
5. En el HULP existen conteos periódicos de medicamentos en los diferentes almacenes en que se configura el almacenamiento de productos, a través de los que se adaptan las existencias reales a los datos de inventario permanente.
En el ejercicio 2009 el importe de las regularizaciones ha ascendido a 83 miles de euros, que representa un 0,08% sobre el total de las compras (apartado VI.4.1).
6. Los consumos de medicamentos del ejercicio 2009 han ascendido a un importe de 113.260 miles de euros, un 4% superiores al ejercicio anterior. Del consumo total, el 85% se registra en el Servicio de Farmacia, indicando los pacientes a quienes se va a dispensar cada medicamento (apartado VI.5.1).
c) Hospital Universitario 12 de Octubre:
1. El gasto de productos farmacéuticos del ejercicio 2009 según la Contabilidad financiera asciende a un importe de 87.768 miles de euros, y en la Contabilidad presupuestaria las obligaciones contraídas ascienden a 88.627 miles de euros debido principalmente a que en Contabilidad financiera se incluyen facturas pendientes de aplicar a presupuesto. Adicionalmente a los importes anteriores, en el ejercicio 2009 han tenido entrada medicamentos por importe de 1.082 miles de euros cuya factura a 31 de diciembre no se ha recibido (apartado IV.2).
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2. La Guía Farmacoterapéutica donde se reflejan los medicamentos que se pueden adquirir en el Hospital es manual y está actualizada a noviembre de 2008, no constando cuando los medicamentos incluidos han sido aprobados por la Comisión de Farmacia y Terapéutica.
No obstante, para que un medicamento sea adquirido por el Hospital se requiere que previamente sea registrado por el Servicio de Farmacia, en la AIF (apartados V.1.1 y V.1.3).
3. Para la adquisición de los medicamentos no se utilizan los datos de la AIF, lo que motiva que para hacer los pedidos a los proveedores sea necesario previamente llevar a cabo un conteo físico para conocer las existencias, lo que requiere una fuerte carga de trabajo manual, habiéndose detectado incidencias en la documentación soporte de estos conteos. (apartado V.2.2). 4. El Servicio de Farmacia del HU12OCT no cuenta con medios mecánicos de
almacenamiento de productos excepto los armarios mecanizados para dispensación de Dosis unitaria y prácticamente no estaba implantada en ninguna de sus Áreas la solicitud informatizada de dispensaciones en el ejercicio 2009. Ambas circunstancias redundan en una mayor carga de trabajo (apartado VI).
5. Las devoluciones de medicamentos a la Farmacia Central desde GFHs cuya dispensación es mediante el sistema de Dosis unitaria, y los productos caducados que no son devueltos a los proveedores no se registran en la AIF (apartados VI.2.1.2 y VI.3.2).
6. Con respecto a estupefacientes, en los registros de planta analizados, no consta en todos los casos el paciente al que se dispensa el medicamento. Por otra parte, las Declaraciones que semestralmente el Hospital remite a la Consejería de Sanidad, presentan unos importes en consumos y existencias con diferencias respecto a los que constan en la AIF (VI.2.7.2).
7. Se han puesto de manifiesto diferencias, tanto en la verificación del volcado de los consumos gestionados por aplicaciones independientes a la AIF, como en la prueba de conteo de existencias realizada.
Es de señalar, que la implantación de la nueva versión de la AIF en el año 2009 ha ocasionado problemas y, como consecuencia de ello, es la empresa suministradora de la AIF, la encargada de realizar los volcados a ésta desde las aplicaciones independientes, con la particularidad de que en el ejercicio 2010 los consumos no están actualizados en el Inventario permanente y no ha sido posible efectuar recuento de existencias de productos Citostáticos (apartados III.2 y VI.4.2).
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8. Los consumos del ejercicio 2009 han ascendido a un importe de 83.071 miles de euros, un 2% superiores al ejercicio anterior. De este importe, el 79% se registra en el Servicio de Farmacia, indicando los pacientes a quienes se va a dispensar cada medicamento (apartado VI.5.2).
d) Contratación (apartado VII):
En la tramitación y en ejecución de los contratos celebrados por los Hospitales Universitarios 12 de Octubre y La Paz, se ha detectado lo siguiente:
1. Los órganos de contratación utilizan preferentemente la contratación menor, el procedimiento negociado y las prórrogas de contratos celebrados en ejercicios anteriores.
2. En las adquisiciones directas examinadas del Hospital Universitario del 12 Octubre, el importe anual supera el autorizado en las normas internas, por lo que se han producido fraccionamientos del objeto de la prestación con objeto de disminuir su cuantía y eludir los requisitos de publicidad y concurrencia. Un estudio de las necesidades del Servicio de Farmacia y una adecuada planificación anual hubiera permitido reunir en un expediente único las compras directas y, en algunos casos, convocar un procedimiento abierto de licitación y, en otros casos, solicitar varias ofertas para comprobar la adecuación al mercado del precio del producto suministrado.