Regularizaciones
El control del Inventario permanente de productos farmacéuticos se ejerce, llevando a cabo recuentos periódicos programados para todos los productos almacenados. Para ello, el Hospital dispone de un manual de procedimiento debidamente protocolizado de aplicación en cada uno de los almacenes, que sirve a la vez para el control de caducidades de los productos almacenados.
El objetivo fundamental de este proceso, según se detalla en el propio manual, consiste en “……… mantener la fiabilidad del Stock, ejercer un control de existencias y lotes muy exigente, dadas las características tan especiales de este tipo de productos, y evitar regularizaciones sin el pertinente análisis”. Así como “conocer las existencias
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reales en cada Almacén y su ubicación, subsanando las diferencias que pudieran generarse por los movimientos diarios, mediante albaranes de regularización.”
La periodicidad y los medicamentos a recontar, varían en función del número de especialidades en uso por cada Almacén, siendo objetivo del Servicio de Farmacia la realización de tres vueltas de Inventario al año. Una de estas vueltas, se realiza a lo largo del mes de diciembre de cada ejercicio y, en esta ocasión, se recuentan en el día la totalidad de los medicamentos existentes en cada Almacén.
Los recuentos periódicos se documentan mediante un albaran de regularización, al que se une el listado de los medicamentos recontados.
Se han efectuado verificaciones tanto del recuento anual como de los recuentos periódicos, poniéndose de manifiesto lo siguiente:
a) El recuento del mes de diciembre, en su conjunto, ha afectado a 4.218 especialidades y ha supuesto una disminución neta del valor del Inventario por importe de 116 miles de euros, resultado de realizar incrementos por 38 miles de euros y disminuciones por 154 miles de euros.
De las pruebas realizadas sobre una muestra de 10 especialidades en 3 almacenes, se puede concluir que las actas recogen adecuadamente el resultado de los recuentos efectuados y que estos son trasladados correctamente a la AIF.
b) De las regularizaciones que se efectúan como consecuencia de los recuentos periódicos, se ha seleccionado una muestra de 367 especialidades, en tres almacenes y tres meses distintos, cuyos datos se recogen en el cuadro siguiente:
Cuadro 27
HULP – Detalle regularizaciones 2009 Almacén/Mes Citostáticos Noviembre 2009 Nutrición Marzo 2009 Dosis unitaria General Enero 2009 Total Nº medicamentos recontados 152 50 165 367 Nº medicamentos regularizados en mas 46 36 52 134 % s/Total recuento 30% 72% 32% 37% Nº medicamentos regularizados en menos 22 7 61 90 % s/Total recuento 15% 14% 36% 24% Nº medicamentos coincidentes 84 7 52 143 % s/Total recuento 55% 14% 32% 39%
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Según lo recogido en el cuadro anterior, el número total de medicamentos que presentaban diferencias entre el Inventario y el recuento fue de 224, es decir, el 61% de los 367 recontados.
En el año 2009, el importe neto del total de regularizaciones es negativo por 83 miles de euros, como resultado de que en 4.513 productos se han producido regularizaciones positivas y en 5.939, negativas. Esta regularización ha supuesto que el valor del Inventario ha tenido que disminuirse en dicha cifra para ajustarlo al de las existencias reales, representando el importe de la regularización, un 0,08% sobre el total de compras, cifrado en 113.487 miles de euros según consta en apartado IV.1. Recuentos efectuados por la fiscalización
Se ha procedido mediante el recuento de existencias de productos farmacéuticos y revisiones analíticas del Inventario obtenido de la AIF, a verificar si la aplicación informática de gestión del Servicio de Farmacia a la fecha de realización de la fiscalización, ofrece información suficiente sobre las existencias reales de Almacén, si la ubicación de los productos almacenados es adecuada según su naturaleza y si no existen productos caducados. En el caso de estupefacientes, se ha comprobado que las existencias reales coinciden con las que figuran en el Libro de Estupefacientes oficial. El recuento se ha dividido en una prueba directa de 129 medicamentos, es decir seleccionando los productos de la AIF y en una prueba inversa sobre 67 medicamentos, para la que se han seleccionado los productos directamente del Almacén correspondiente, ya que el recuento se ha realizado para cada uno de los almacenes y se ha llevado a cabo en diferentes días teniendo en cuenta los conteos periódicos que realiza el propio Hospital de forma selectiva.
Como resultado del conteo efectuado, se han puesto de manifiesto diferencias en 76 productos, no obstante en 28 de éstos las diferencias únicamente han sido en 1 o 2 unidades. En importe neto, las diferencias totales detectadas suponen que había 7.081 unidades menos en almacén según el recuento físico que las que figuran en la AIF (7.306 unidades menos y 225 unidades más).
Las diferencias más significativas, se han detectado en los Almacenes de Nutrición parenteral y de Citostáticos, por los problemas que se indican en las áreas correspondientes, así como en el Área de Pacientes Externos.
Por otra parte, también como resultado de las verificaciones efectuadas es de significar que:
a) En el Almacén de Nutrición parenteral en la documentación soporte del recuento físico efectuado por el propio Almacén, no consta la firma de personal responsable.
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b) Si bien en el Almacén de Pacientes externos es el Farmacéutico responsable el que firma los albaranes de regularización de Inventarios, no consta la identificación de la firma.
c) En ninguno de los almacenes se han encontrado incidencias en cuanto a la ubicación de los productos, no habiéndose detectado medicamentos caducados.
El detalle de diferencias por almacenes se recoge en el Anexo VIII.
El Hospital ha procedido en todos los casos a regularizar el Inventario en cada uno de los Almacenes, como resultado de los correspondientes conteos, extendiendo el albarán de regularización procedente.