CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 Archivar los documentos de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías de la Universidad Nacional de Chimborazo es una de las tareas más importantes, debido en parte a la gran cantidad de documentos que se generan y de los cuales se necesitan respaldo.

 El sistema de documentación presentado sirve de mucho al tener una visión clara de donde podremos encontrar la información de una manera fácil y eficiente, lo que permitirá ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos

 Para el archivo de los documentos y la creación del sistema se necesitan recursos materiales tales como carpetas, guías, pestañas, guías faltas, indicadores, compresores, pinzas, fichas etc.

 Existen varios métodos de clasificación de los documentos, clasificados en sistemas como el alfabético, numérico, geográfico, por asuntos o temas, de dígitos terminales, decimal, alfanuméricos, y archivadores.

 Se ha diseñado el sistema de documentación basado en los diferentes tramites que se realizan en la escuela y que tienen como implicados al estudiante, secretarias, consejo directivo, vicerrector académico, decanato, docentes, rector.

 Se ha realizado a través de un diagrama de flujo el cual permite además de conocer los procesos que se realizan, el determinar en qué archivador, carpeta y que sistema de clasificación se utiliza.

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RECOMENDACIONES

1. Dada la gran cantidad de documentos que se generan y de los cuales se necesita respaldo se recomienda el archivo ordenado de los mismos.

2. Se recomienda para la implementación adecuada del sistema de documentación contar con todos los recursos materiales para cumplir con el diseño preestablecido. 3. Para la puesta en marcha del sistema de documentación se recomienda para la

clasificación de archivos principalmente el sistema “alfabético” en lo que respecta a los estudiantes y docentes, sistema por “asuntos y temas” en lo que corresponde a actividades que se realizarán o se realizaron en la facultad, y por último el sistema de archivadores en combinación con los dos anteriores.

4. Se recomienda aplicar el sistema de documentación, pues el mismo facilitará el obtener los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario y servirá como guía a los implicados, para saber dónde encontrar los documentos y hasta que procedimientos se realizan en cada uno de sus trámites.

BIBLIOGRAFIA

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ANEXOS

ENCUESTA

ENCUESTA PARA CONOCER EL CRITERIO DE DOCENTES Y ESTUDIANTES SOBRE EL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN, HUMANAS Y TECNOLOGÍAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

INSTRUCCIONES

Por favor solicito a usted expresar su nivel de acuerdo con las siguientes proposiciones, hacerlo de la forma más sincera, manteniendo el anonimato pues esta encuesta es para fines exclusivos de una investigación con fines de titulación.

Las equivalencias de sus respuestas, corresponden a las siguientes valoraciones:

5= Totalmente de acuerdo 4 = De acuerdo

3= Medianamente de acuerdo 2 = Parcialmente de acuerdo 1= En desacuerdo

No. INDICADOR VALORACIÒN

1 2 3 4 5

1 El proceso de documentación y archivo en la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías de la UNACH es conocido por todos

2 La documentación y archivo en la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías, está organizada como un sistema 3 La documentación y archivo de la Facultad de

Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías, permite realizar auditorías por parte de los organismos de control

4 La aplicación del sistema de documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías, permite una atención ágil y oportuna a los usuarios 5 La documentación y archivo de la Facultad de

Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías, puede ser utilizado

emergentemente por otro empleado

6 La documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías, tiene una interrelación entre las diferentes oficinas o dependencias

7 La documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías tiene un uso óptimo de la tecnología

8 La documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías permite evitar el desperdicio de recursos materiales

9 La documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías mantiene archivos activos y pasivos y están enlazados a un archivo central

10 La documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías está organizado en base a una normativa legal institucional.

Escriba sus sugerencias para mejorar el sistema de documentación y archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación, Humanas y Tecnologías

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