CAPÍTULO 3. PROPUESTA DE PERFECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE
3.4. Conclusiones del tercer capítulo
1. El sistema de relación con proveedores propuesto incluye el proceso de búsqueda, evaluación, selección, negociación y contratación, así como el seguimiento y monitoreo de los contratos.
2. La búsqueda de proveedores en la actualidad está muy limitada, puesto que en la mayoría de los casos son proveedores únicos.
3. La evaluación de proveedores con el nivel de servicio al cliente, constituye un elemento importante para la negociación.
4. El seguimiento y monitoreo de los contratos es un elemento esencial en el sistema diseñado.
5. Los expertos coinciden en que el sistema diseñado es aplicable en las condiciones actuales de la sucursal Caracol Villa Clara y que aporta beneficios tangibles e intangibles.
Conclusiones
CONCLUSIONES
1. El estudio teórico realizado, permitió conocer los principales elementos planteados en la literatura actual acerca del tema tratado.
2. El diagnóstico realizado corroboró la necesidad de que la sucursal Caracol Villa Clara debe perfeccionar su sistema de relación con los proveedores. 3. El sistema integra básicamente la búsqueda de ofertas, la selección y
evaluación de proveedores, la negociación y contratación.
4. El sistema de relaciones con los proveedores está compuesto por el diagrama del proceso, la ficha, el sistema de indicadores, los procedimientos requeridos y las funciones asociadas al proceso.
5. El principal beneficio esperado con la implantación del sistema de relaciones con los proveedores son el establecimiento de una herramienta que permitirá mantener una relación estandarizada, que llevará al perfeccionamiento de la logística del aprovisionamiento.
Recomendaciones
RECOMENDACIONES:
1. Implementar el sistema propuesto por parte de los responsables directos de su ejecución en la práctica
2. Seleccionar y capacitar el equipo de trabajo interno que tendrá a su cargo la implementación del sistema diseñado.
3. Elaborar un cronograma detallado de implementación del sistema propuesto de relaciones con los proveedores por el equipo de trabajo, el cuál debe someterse a la consideración del consejo de dirección de la sucursal para su aprobación.
4. Preparar los cuadros y trabajadores de la sucursal en los temas que se requieran en cada caso para la implementación del sistema diseñado una vez aprobado.
5. Presentar el sistema de relaciones con los clientes diseñado para la sucursal Villa Clara al consejo de dirección del GECC, para su posible generalización al resto de las sucursales del país con los ajustes pertinentes.
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Anexos
ANEXOS
Anexo 1. Entrevista estructurada a miembros del consejo de dirección. CUESTIONARIO
1. Dentro de la cartera de proveedores, ¿cuáles considera usted que son sus proveedores más importantes?
2. ¿Dentro de estos ¿cuáles son los proveedores que más dificultades presentan?
3. ¿Cuenta la sucursal con procedimientos para evaluar los proveedores?
4. ¿Cuáles son las principales dificultades que se presentan con la contratación? 5. ¿Existe algún procedimiento para realizar la contratación?
Anexos
Anexo 2. Encuesta Diagnóstico Logístico de Caracol.
Compañero(a):
Nos encontramos realizando un estudio del Sistema de relaciones con los proveedores de la sucursal Caracol Villa Clara con el objetivo de perfeccionarlo, para este trabajo nos será muy útil su colaboración. Le rogamos la mayor sinceridad y objetividad en sus respuestas.
Muchas gracias por su cooperación.
Si No
Logística Estratégica - Análisis de la Cadena de Suministros.
1. ¿Proporciona el sistema actual flexibilidad suficiente para atender las peticiones de los clientes en los plazos y cantidades demandados? 1. ¿Existen estrategias colaborativas con proveedores?
2. ¿Se han definido procedimientos para actuar en caso de contingencias? 3. ¿Está bien definida la cartera con proveedores?
4. ¿Existen contratos con todos los proveedores con que opera la sucursal 5. ¿Se buscan varias ofertas antes de firmar un contrato?
6. ¿Se seleccionan los proveedores atendiendo a políticas bien definidas? 7. ¿Se lleva a cabo un proceso de negociación antes de firmar los
contratos?
8. ¿Los contratos firmados cumplen con los requisitos establecidos por el Grupo?
9. ¿Se lleva a cobo el seguimiento y monitoreo de los contratos?
10. Ante el incumplimiento del contrato por los proveedores ¿Se hacen las reclamaciones pertinentes?
11. ¿Existe algún procedimiento para evaluar a los proveedores? 12. ¿Se negocia con los proveedores sobre la base de su evaluación?
Anexos
Anexo 3. TORMENTA DE IDEAS REALIZADA CON EL CONSEJO DE DIRECCIÓN DE CARACOL VILLA CLARA
Se necesita planificar las compras específicas y no por subcuentas
Hay que crear los mecanismos para las devoluciones cuando son
responsabilidad de la importadora
Los contratos a nivel de grupo deben corresponderse con los pedidos reales de la base
Necesidad de descentralizar las compras
Desarrollar acciones para mejorar la comunicación
Hay que rescatar que los compradores compren en show room, para que los
compradores vean y toquen directamente las mercancías
El caralog.net puede ayudar a tener estadísticas mas confiables. Debe
aplicarse
Apoyarse mas en la tecnología informática para trabajar los procesos
Deben hacerse los pedidos automáticos desde las sucursales a través del
sistema
Se requiere trabajar con información diaria
Definir la cartera de productos a tener para después aplicar los sistemas y garantizar reaprovisionamiento de los productos
Definir los segmentos a atender y la demanda de estos
Definir las facultades de cada nivel de dirección
Necesidad que el grupo y el resto de las sucursales entren en
perfeccionamiento empresarial
El grupo debe dedicarse a la dirección y control
Revisar la base normativa legal, ya que hay normativas de todos los niveles que incluso a veces se contradicen
Es necesario contar con transportación propia o que garantice las
necesidades
Solicitas adecuación y/o flexibilización de la legislación vigente. Ej Resolución 54 del Mincin
Anexos
Usar más la consignación, pero con seguimiento del contrato y una buena
negociación
Las sucursales deben proponer su lento movimiento, hoy las rebajas se hacen centralizadas
Los contratos que se firman son de compra venta y en realidad son de
suministros
Cuidar que no exista divorcio entre la letra del contrato y la realidad de la política financiera
Flexibilizar la política financiera, utilizando instrumentos de pago mas variados y flexibles (pagos anticipados, notas de crédito, etc)
Anexos
Anexo 4. Lista de Chequeo para Proveedores. 1. Proveedores
a) ¿Existe una carpeta de proveedores definidos en la empresa que permita llevar el historial, calificación y rápida identificación de los mismos para ejecutar las compras?
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1-No existe 5- Existe y se utiliza sistemáticamente
b) ¿Se realiza la selección y evaluación de proveedores sistemáticamente?
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1-No se realiza 5- Se realiza sistemáticamente
c) ¿Existe un sistema de certificación de los proveedores?
Si ____ No ____ Cuales: _____ Normas ISO 9000 Otros: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ d) En la evaluación de proveedores se toman en cuenta parámetro como:
_____ Tamaño de embalaje _____ Consolidación de carga _____ Calidad del embalaje _____ Señalización de la carga _____ Unitarización de carga
_____ Si la mercancía requiere de condiciones especiales de almacenamiento
Anexos
_________________________________________________________ _________________________________________________________ e) La organización utiliza en sus procesos la misma identificación de las cargas(códigos, denominación, etiquetas) que vienen del proveedor.
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1-No la utiliza 5- Se utiliza en todos los casos
f) Existen estándares, políticas y procedimientos de trabajo en conjunto con los proveedores.
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1-No existen 5-Existen procedimientos
g) La empresa tiene una política de reducción de proveedores.
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1-No está definida 5-Correctamente definida
h) Existe algún sistema que permite evaluar como el proveedor brinda el servicio en cuanto a:
_____ Disponibilidad del producto _____ Plazo de entrega
_____ Cantidad solicitada/ cantidad despachada _____ Servicios post-venta _____ Reclamaciones (atención) Otros _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Compras
Anexos
a) ¿Cuáles son las principales fuentes que generan las compras de mercancíaen la organización?(1- Poco frecuente, 5- Muy frecuente)
Procesos Grado
Solicitudes urgentes por falta de productos Pedidos por necesidades que han surgido. Un programa de necesidades. (Plan de compra) El comportamiento del inventario.
Es una compra programada sistemáticamente cada cierto plazo.
Otros procesos:
b) Exprese aproximadamente en días cual es el ciclo de una compra de importación. (Desde que se comienza a preparar el pedido hasta que se recepciona en el almacén la mercancía)
Días
Máximo.(Caso de mayor retraso) Promedio.(Caso más común) Mínimo.(Caso de gestión urgente)
c) Exprese aproximadamente en días cual es el ciclo de una compra nacional. (Desde que se comienza a preparar el pedido hasta que se recepciona en el almacén la mercancía)
Días
Máximo.(Caso de mayor retraso) Promedio.(Caso más común) Mínimo.(Caso de gestión urgente)
d) Para concretar los pedidos en los proveedores exprese con que frecuencia se utilizan las distintas vías. (1- No se utiliza, 5- Casi siempre)
Vías Frecuencia
Anexos
e) Exprese en que grado se utilizan las distintas formas de compra. (1-
No se utiliza, 5- Se utilizan casi siempre)
Formas de Compra Grado de
Empleo
Pago anticipado contra prefactura. Transferencias condicionadas. Compras a crédito.
Compras contra orden de servicio o compras y pago posterior.
Entrega programada contractualmente y pago a recepción. Otros.
f) Del total de compras que realiza la unidad que porcentaje se realiza centralizadamente y que porcentaje se realiza descentralizadamente.
_____ % Centralizadamente _____% Descentralizadamente
g) Se aplica la técnica del Costeo Basado en la Actividad en el proceso de compras, que permita conocer, planificar y controlar el costeo que genera cada pedido de compra.
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1- No se aplica 5- Se aplica con buenos resultados Por teléfono.
Por Fax.
Por correo electrónico. Por Internet.
Anexos
h) Qué grado de utilización tiene la informatización para la ejecución de los distintas funciones de compra? (1- Totalmente manual, 5- Totalmente informatizada)Funciones de Compra Grado de
informatización
Evaluación y selección de proveedores Contratación
Seguimiento y control de los pedidos a los proveedores Planificación de necesidades
Control de la recepción de los pedidos
Información a las áreas consumidoras (clientes internos) Investigación del mercado de aprovisionamiento
Pagos a Proveedores
Control de las cuentas a pagar Negociación con los proveedores Gestión y control de créditos
Gestión de la transportación de las mercancías Gestión de las importaciones
Gestión de inventarios
Gestión de los trámites aduanales
i) En que grado los proveedores responden adecuadamente a las reclamaciones que le realiza la organización.
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1- Nunca responde 5- Siempre responden
k) Está definido algún procedimiento para incorporar nuevos productos al sistema.
Si _____ No ______
Anexos
1 2 3 4 5
Mal Regular Bien Muy
Bien
Excelente
1- Nunca 5- Siempre
l) Que porcentaje del servicio de trámite aduanal se ejecuta por la propia empresa.
_____ % realizado por la propia empresa _____ % realizado por un tercero
m) ¿Cómo se pueden calificar las distintas funciones que debe realizar compra?
1- No se realiza 2- se realiza deficientemente 5- se realiza con excelencia
Funciones de Compra Calificación
Evaluación y selección de proveedores Contratación
Seguimiento y control de los pedidos a los proveedores Planificación de necesidades
Control de la recepción de los pedidos
Información a las áreas consumidoras (clientes internos) Investigación del mercado de aprovisionamiento
Pagos a Proveedores
Control de las cuentas a pagar Negociación con los proveedores Gestión y control de créditos
Gestión de la transportación de las mercancías Gestión de las importaciones
Gestión de inventarios
Gestión de los trámites aduanales
Preguntas generales
Generales Si No NP Observaciones
Anexos
procedimientos dentro del proceso decompra.
¿Están implementados?
¿Se han definido políticas de compras?
¿Está estructurado el comité de Compras?
Se ha definido:
* Personal autorizado para ordenar una compra.
* Limites de compra.
* Políticas para la selección de proveedores.
* Evaluación de los proveedores. * Formas de pago y plazos. • Chequeo de su cumplimiento. Del presupuesto de compras:
* Se hace seguimiento mensual a su cumplimiento.
* Se analizan las variaciones y se toman acciones.
Se cuenta con planes de
contingencia ante posibles fallas en el proceso de compras.
Se realizan capacitaciones al
personal que participa en el proceso de acuerdo con las necesidades de entrenamiento.
El reconocimiento salarial está
relacionado con el resultado de la evaluación de desempeño.
Anexos
Se han implementado medicionesdentro del proceso de compra en las que se especifica qué, cómo, cuando, donde y para qué se compra.
Para implementar mejoras en el proceso, se realizan encuestas de satisfacción a los clientes.
Selección de proveedores
¿Se realiza una planeación de las
compras de acuerdo a las
necesidades?
Se definen los requisitos de los productos
o servicios que se van a comprar Se cuenta con un proceso de selección de
proveedores en donde se tienen en cuenta:
1) Que los productos del proveedor cumplen con los requisitos de compra especificados.
2) Capacidad demostrada del
proveedor para realizar los
suministros en el tiempo acordado y