Capítulo 6. Valoración de Objetivos, Trabajos Futuros y Conclusiones
6.3 Conclusiones
Con el presente proyecto se logró formular un Plan Estratégico para desarrollar Sistemas de información, puesto que es imposible realizar todos ellos al mismo tiempo, por lo que, a través de la Metodología de Planeación Estratégica de Sistemas de Información (PESI), se obtuvo la creación de un Plan de Acción más recomendado, que en este caso fue el desarrollo de un Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional. Se partió de lo general como lo fue la empresa, llegando al caso particular como lo es el área de Costos Aeroportuarios, y de ahí la determinación de dicho Plan de Acción. Se comprobó que al desarrollar algún sistema bajo una metodología eficiente, conlleva a un exitoso Sistema, que en este caso fue un Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional perteneciente al Área de Costos Aeroportuarios.
Todo lo anterior conlleva a un índice competitivo tanto del área como de la propia empresa en la cual se participa.
Así mismo, se logró apoyar a los procesos de las áreas involucradas con Costos Aeroportuarios.
Como se puede notar la importancia de la aplicación de las metodologías, son una base fundamental para el buen desarrollo de cualquier proyecto, como en este caso lo fue la Metodología de Planeación Estratégica de Sistemas de Información; para apoyar a las necesidades demandadas por el área de estudio, así como, el logro de los objetivos de la misma.
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ANEXOS
ANEXO A. MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE COSTOS DE COMBUSTIBLE INTERNACIONAL
A continuación, se muestra una breve explicación de los elementos que componen al sistema. Es decir, una ayuda para usar el Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional.
El sistema esta compuesto de la siguiente forma:
Sistema de Información Integral de Costos de Combustible Internacional Contenido
♣ Introducción
o ¿Cómo usar la ayuda? o Base de datos
o Terminal o Servidor
♣ Iniciar una sesión
o ODBC
♣ Entorno de Costos de Combustible
o Barra de Menú Sistema Edición Facturación Herramientas Ayuda o Árbol de la Aplicación o Barra de Herramientas o Barra de estado o Reloj ♣ Herramienta Buscar
o ¿Cómo hacer una búsqueda? o Comandos
♣ Registros
o ¿Cómo crear un nuevo registro? o ¿Cómo modificar un registro? o ¿Cómo eliminar un registro
♣ Costos de Combustible
o Combustible Internacional o Combustible Nacional
Introducción del Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional
El Sistema de Costos de combustible Internacional es posible modificar la base de datos para llevar a cabo un control sobre aeropuertos, matriculas de aviones, calendarios de vuelo, combustible, y otros servicios.
El sistema de información proporciona todas las herramientas necesarias para administrar la base de datos general; dicha aplicación permite ser utilizada en un entorno de red local, desde un servidor que contenga la base de datos general y atienda a otras computadoras como terminales.
A continuación, se da una breve explicación de los términos involucrados en el Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional:
Los datos son representaciones de la información que se pueden presentar en muchas formas como: un número, una letra, una cadena de letras, una cantidad monetaria, valores lógicos.
Una base de datos puede ser manipulada por un programa que nos permita realizar distintas funciones u operaciones a nuestros datos. Las operaciones nos sirven para modificar la base de datos, las operaciones más comunes son edición, actualización, búsqueda, borrado, ordenamiento y clasificación.
Terminal: Es una computadora capaz de ejecutar programas y aplicaciones locales y de red. Esta computadora puede compartir información con otras computadoras, también llamadas terminales, para que se establezca una comunicación entre terminales se realiza mediante la conexión a un servidor.
Servidor: Es una computadora encargada de administrar y controlar la comunicación entre terminales. Esta computadora proporciona información a las terminales.
El sistema de Costos de Combustible Internacional es un programa de administración de información contenida en una base de datos, las funciones principales contenidas son:
♣ Creación de nuevos registros
♣ Edición y actualización de los registros existentes
♣ Organización de los registros contenidos en la base de datos ♣ Búsqueda de registros en la base de datos.
El sistema de información trabaja con una base de datos que se encuentra en un servidor, el cual se encarga de proporcionar la información a una terminal en donde se encuentra el sistema.
Desde la terminal se puede acceder a la información contenida en la base de datos del servidor y modificarla mediante las funciones antes descritas.
El Sistema de Información presenta una interfaz gráfica de usuario con distintas zonas de trabajo y barra de herramientas disponibles para el usuario.
PASOS A SEGUIR PARA LA EJECUCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE COSTOS DE COMBUSTIBLE INTERNACIONAL
Iniciar una sesión
Al ejecutar la aplicación se presenta una ventana que pide al usuario su nombre y contraseña para tener acceso al sistema.
Se presentan dos opciones para iniciar una sesión, utilizando la autentificación del usuario por Windows NT y por nombre de usuario, la diferencia radica en que al utilizar la autentificación de Windows NT se usa el nombre de usuario que contiene Windows por default, en otro caso se debe teclear el nombre del usuario y contraseña. En la ventana Conectar se piden el Nombre de usuario y la Contraseña.
El usuario debe proporcionar su nombre y contraseña, después oprimirá el botón OK para iniciar una sesión. Si, el usuario no existe; no tendrá acceso a la aplicación.
Si oprime el botón de Avanzado se ampliará la ventana de conectar, y aparecerán las opciones de ODBC que se utilizan para especificar la base de datos que se trabajará con el Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional.
En el ejemplo anterior se tendrá que registrar el nombre de la base de datos que utilizará el Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional.
ENTORNO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Cuando se comienza una nueva sesión, se presenta la siguiente pantalla:
En la ventana anterior se encuentra una imagen de la pantalla mostrada al inicializar el sistema de información. En esta pantalla se observan varias zonas de trabajo y barras de herramientas:
o Barra de menú
o Barra de herramientas o Árbol de la aplicación o Barra de estado o Reloj
Barra de menú: Esta zona se encuentra en la parte superior de la pantalla del sistema de información, aquí se encuentran distintos menús de comandos y herramientas, y en ellas son activadas con un “clic” del ratón sobre el nombre del menú que se desea accesar. Después se desplegará una ventana donde se mostrarán los comandos y herramientas disponibles. Los menús contenidos en esta barra son:
Edición
Facturación
Sistema: Herramientas Ayuda
Sistema: Esta opción se encuentra dentro de la barra de menú y presenta las siguientes alternativas:
Edición: En este menú se muestras las opciones para modificar registros:
Eliminar: Si desea borrar algún elemento de la base de datos, se requerirá a la herramienta Eliminar. Este comando borra el elemento que se encuentre
seleccionado. Funciona sólo si el elemento no contiene a otros.
Propiedades: Para cambiar las propiedades de los elementos, como son: el nombre, ícono, etc. la herramienta de Propiedades permite ejecutar una pantalla
en donde se mostrarán y podrán modificar las propiedades de cada uno de los elementos.
Actualizar: La herramienta Actualizar se utiliza cuando la base de datos
contenida en el servidor es continuamente modificada, por lo que, si se desea obtener una actualización de los elementos mostrados, este comando actualiza la información en la terminal.
Ayuda: Aquí encontramos a la herramienta Ayuda, que contiene las librerías
sobre temas y preguntas que se presentaran en el momento de la ejecución del Sistema de Información.
Nuevo: La herramienta Nuevo, inicializa un nuevo elemento, el cual será
insertado en la ramificación del Árbol de la aplicación que se encuentre posicionado.
Vistas
Íconos: Esta herramienta cambia la forma de presentar los elementos con íconos grandes vistosos.
Íconos pequeños: Los elementos son mostrados como íconos pequeños y optimizar el espacio en pantalla.
Lista: La Lista es otra forma de presentar los elementos con íconos pequeños y alineados en columnas.
Detalles: Las propiedades de los elementos pueden ser visualizadas mediante el comando Detalles, los elementos son mostrados como en la Lista
Facturación: Esta opción se encuentra en la barra de menú. Contiene las siguientes opciones:
Herramientas: En este menú se muestran opciones para modificar registros:
Buscar: Este icono se activa a la herramienta de búsqueda.
Iconos de sistema: Esta opción abre una ventana para cambiar los íconos de los registros seleccionados en el árbol de la aplicación.
Árbol de la aplicación: El árbol de la aplicación forma parte del entorno del Sistema de Información, constituye una zona de trabajo capaz de visualizar los elementos que se están trabajando, su uso es similar a los árboles utilizados por Windows, en muchas aplicaciones (comúnmente en búsquedas de unidad y el directorio para abrir o guardar un archivo). El árbol de la aplicación del Sistema de Información, tiene la siguiente forma:
Existe un nivel raíz llamado Combustibles y Costos Aeroportuarios, se desprenden ramificaciones que podrán contener elementos de la base de datos del servidor. Al dar un “clic” sobre una ramificación nos mostrará los elementos contenidos en dicha ramificación además de las posibles ramificaciones que estén contenidas.
El Árbol de la aplicación trabaja con los comandos: Subir un nivel, Mostrar / Ocultar Árbol. Que se encuentran en las barras de Herramientas.
Conociendo los elementos necesarios para acceder al Sistema de Información de Costos de Combustible Internacional, se puede realizar tantas aplicaciones como se requiera, solo basta ubicar el ratón en cada uno de los niveles, aplicaciones, íconos, etc., para que se pueda manipular el sistema como según se requiera, el sistema es muy amigable que solo basta algunas recomendaciones para su utilización y listo.
ANEXO B. ENTREVISTAS Y PREGUNTAS ENTREVISTAS:
Una entrevista para la recopilación de información es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basa en un formato de pregunta y respuesta. En la entrevista desea conocer tanto las opiniones como de los sentimientos del entrevistado acerca del estado actual del área, sistema o alguna información que se requiera obtener.
En el caso de este proyecto de tesis, fue fundamental toda una serie de entrevistas, ya que, gracias a ellas se logró construir un modelo así como los conocimientos de los problemas del área en estudio.
A continuación, se muestran las entrevistas, cuestionarios y respuesta realizados en el área de estudio, con el fin de captar las necesidades y proponer soluciones hacia estas necesidades.
Principales Preguntas:
o ¿Hacia dónde quiere ir?
Hacia la integración total de las áreas que conforma a Costos Aeroportuarios, para así tener elementos para una mejor toma de decisión.
o ¿Qué información le gustaría obtener?
Reportes, donde muestren todo el comportamiento de cada uno de los servicios recibidos en los diferente Aeropuertos que opera la Línea Aérea, así como la información referente a los proveedores, como son: estados de cuenta, consumos, servicios, etc.
Tabla B.1. Principales preguntas realizadas en el Área de Costos Aeroportuarios (inicio)
o ¿Cuáles son los principales problemas que usted se ha enfrentados para
cumplir sus requerimientos?
Retrabajar la información obtenida y emitida, duplicidad de información.
o ¿Qué es lo que le ha impedido obtener sus objetivos establecidos?
Trabajar la información por partes y captura muchas veces la misma información, así como recepción de información desfasada de otras áreas.
o ¿Qué necesita para resolverlos?
Establecer lineamientos para la entrega de documentos, información requerida por Costos Aeroportuarios, disminución de captura de datos, concentrar en un solo sitio la información que se requiere en varios procesos.
o ¿Cuáles de sus funciones, considera que presenta mayores problemas?
La obtención de estados de cuentas de cada uno de los proveedores, estos no se obtienen con la oportunidad que se requieren, no hay conocimiento del comportamiento de cada uno de los servicios recibidos en cada uno de los Aeropuertos que opera La Línea Aérea.
Tabla B.1. Principales preguntas realizadas en Costos Aeroportuarios (fin)
Se realizó un análisis de cómo se encontraba la información que se controla en el Área de Costos Aeroportuarios, con el fin de conocer la frecuencia de la información generada en la misma, forma en que se registra la información, como los usurarios perciben que es el crecimiento. Por lo que a continuación, se muestra una tabla donde se observa los conceptos anteriores.
Área Frecuencia Registro Antigüedad Crecimiento Actual
Costos de Combustible Diaria Manual 17 meses 100%
Costos de Servicios
Aeroportuarios Diaria Manual 17meses 100%
Costos de Servicios de
Tierra Diaria Manual 16 meses 100%
Costos de Servicios del
Espacio Aéreo Mexicano Diaria Manual 16 meses 100%
Tabla B.2. Forma en que se produce la información actual en el Área de Costos Aeroportuarios
De la tabla B.2, se puede identificar que la facturación se registraba de cada uno de los costos controlados en Costos Aeroportuarios es diaria, el registro de los mismos es de forma manual, y se tiene una antigüedad de 17 y 16 meses que se registraba de forma manual. Se observa que la cantidad de información está creciendo al 100%.
o ¿Cuál es la información que usted necesita recibir por parte de otras áreas, y
cuál le gustaría obtener de su área?
La información que se necesita recibir es: programas de vuelos, vuelos reales realizados, precios o tarifas de los servicios recibidos en los diferentes aeropuertos en los que opera la empresa aérea, consumos de combustible promedio de cada una de las aeronaves, etc.
Por lo que se refiere a la información que se necesita obtener es: el seguimiento de cada uno de los proveedores, comportamiento de los servicios adquiridos, estados de cuenta, proyecciones, etc.
o ¿Se entregan reportes oportunos, a las áreas tomadoras de decisiones?
Se trata de entregar oportunamente, pero desafortunadamente no siempre es posible.
o ¿Cómo le gustaría obtener sus resultados?
A través de una herramienta visual, permita al personal autorizado los resultados de análisis, comportamiento de proveedores, estados de cuenta, estadísticas, etc.
Proporcionar a los tomadores de decisiones las bases para realizar mejores decisiones.
Tabla B.3. Principales requerimientos del Área de Costos Aeroportuarios (fin) Así mismo se preguntó acerca de dónde obtienen información que apoya al Área de Costos Aeroportuarios y si existen sistemas externos que se utilicen para el logro de sus funciones. Por lo que, a manera de ejemplo, se muestra una de las funciones del Área de Costos Aeroportuarios, que información requiere y que información proporciona:
Descripción de la función realizada Fuente / Destino
Registro y cotejo de facturación de Combustible
Control de vuelos / Cuentas por Pagar Registro y cotejo de facturación de
Servicios Aeroportuarios
Control de vuelos / Cuentas por Pagar Registro y cotejo de facturación de
Servicios de Tierra
Control de vuelos / Cuentas por Pagar Registro y cotejo de facturación de
Servicios del Espacio Aéreo Mexicano
Control de vuelos / Cuentas por Pagar
Tabla B.4. Fuente y destino de la información que se requiere de y para el Área de Costos Aeroportuarios.
Los sistemas externos que se utilizan para obtener información necesaria y el buen logro de las funciones del Área de Costos Aeroportuarios, se muestran a continuación:
Sistema de Control Área que lo Controla Exporta / Importa / No
SARA Operaciones Exporta
Control de vuelos Control de vuelos Exporta
Internet Informática Exporta
COI / SAE Contabilidad No
Tabla B.5. Sistemas Externos de Enlace con el Sistema de Costos Aeroportuarios. Con base a la información recabada a través de las entrevistas presentadas, se puede lograr realizar una propuesta de solución para el Área de Costos Aeroportuarios de una Línea Aérea